GESTION DES COMMANDES

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1 GESTION DES COMMANDES Date de mise à jour : 15 mars 2010 Version du logiciel : 4.2 et plus LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 1/21

2 Avertissement Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT, sans aucune garantie de performance. Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. LIVRALOG ne pourra être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, résultant d'une imperfection dans les programmes et le manuel, même s'il a été avisé de la possibilité de tels préjudices. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. SIREN APE : 722A Tel LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 2/21

3 Table des matières 1 DETAIL DE L ECRAN LE MENU LES STATUTS DES COMMANDES LA LISTE DES COMMANDES LE DETAIL D UNE COMMANDE AFFICHER LES COMMANDES D UN FOURNISSEUR PRECIS METTRE UNE ANNOTATION SUR UNE COMMANDE IMPRIMER UNE COMMANDE LES COMMANDES EN COURS DE SAISIE LES ACTIONS POSSIBLES MODIFIER UN ARTICLE AJOUTER UN CODE OPERATION A LA COMMANDE ENVOYER UNE COMMANDE ENVOI AU FORMAT PDF ENVOI DILICOM ENVOI PAR MAIL ENVOI D UN FICHIER LES COMMANDES ENVOYEES LES ACTIONS POSSIBLES RECEPTION D UNE COMMANDE ENVOYEE LES COMMANDES RECUES PARTIELLEMENT LES ACTIONS POSSIBLES CLOTURER UNE COMMANDE LES RESERVATIONS DANS UNE COMMANDE LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 3/21

4 1 DETAIL DE L ECRAN Dans le menu principal, appuyer sur le bouton Liste des commandes. 1.1 LE MENU Afficher au format PDF a. la commande pour imprimer, pour envoyer par mail ou fax b. afficher la liste des réservations de la commande 2. Créer un code opération donné par un fournisseur pour les commandes gérées par DILICOM ou envoyées par mail à INTERFORUM / SODIS / UNION DISTRIBUTION / VOLUMEN. 3. Accéder directement à la commande sauvegardée en cours de réception. 4. Envoyer une commande manuellement. La commande est créée au format PDF. Le PDF peut être imprimé et envoyé par courrier, faxé, envoyé par mail. 5. Réceptionner une commande. 6. Clôturer une commande. 7. Accès à un sous menu qui regroupe les différentes actions possibles sur la commande affichée. 8. Afficher les statistiques de ventes et de commandes de l article sélectionné. 9. Afficher l aide. 10. Quitter l écran. 1.2 LES STATUTS DES COMMANDES Affiche les commandes selon le statut sélectionné : - Commandes en cours de saisie - Commandes envoyées - Commandes reçues partiellement et à compléter - Commandes clôturées LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 4/21

5 1.3 LA LISTE DES COMMANDES Dans la colonne N de commande Indique que la commande a été envoyée sur le serveur DILICOM. Service facturé nécessitant un abonnement. Indique que la commande a été envoyée sous forme de fichier. Service gratuit. Indique que la commande a été envoyée par mail. Service gratuit ou payant selon le fournisseur. Exemple : liste des commandes en cours de saisie. Lors du passage d un représentant, une commande spécifique représentant peut être enregistrée. Les articles de cette commande ne sont donc pas ajoutés à une commande en cours de saisie pour le même fournisseur. Cet icône permet de retrouver facilement la commande, la transmettre au représentant, contrôler la commande enregistrée par le représentant lors de la réception. L icône jaune indique que la commande a été transmise avec succès par Internet pour les commandes DILICOM. L icône barré indique que la transmission de la commande ne s est pas bien passée. La commande n a pas été transmise. Il faut la retransmettre. Le paramétrage qui indique que la commande est à envoyer par DILICOM ou par le site Internet HACHETTE ou par mail pour SODIS, UNION DISTRIBUTION, INTERFORUM est fait dans la fiche fournisseur pour chaque fournisseur concerné. Le paramétrage qui fait le lien théorique entre l éditeur et le fournisseur est fait dans la fiche éditeur. Cependant c est l information dans la fiche article qui détermine qui est réellement le fournisseur et qui est réellement l éditeur d un article. Quelque soit le mode d envoi, le traitement manuel est toujours possible en plus des modes automatiques d envoi. Les paramètres affichés de la liste des commandes sont : - Le nom du fournisseur. - Le statut de la commande. - La date de création de la commande. - La date d envoi de la commande. - La date de réception de la commande. - La date de clôture de la commande. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 5/21

6 1.4 LE DETAIL D UNE COMMANDE Paramètres de la commande et rappel du statut 1.5 AFFICHER LES COMMANDES D UN FOURNISSEUR PRECIS Par défaut toutes les commandes sont affichées. Il est possible d afficher uniquement un fournisseur précis parmi les fournisseurs pour lesquels au moins une commande a été faite : 1.6 METTRE UNE ANNOTATION SUR UNE COMMANDE Il est possible de mettre une annotation de 255 caractères maximum sur une commande. L annotation sera indiquée sur l édition. Pour enregistrer l annotation, appuyer sur le bouton disquette. Pour effacer une annotation, effacer la saisie et appuyer sur le bouton disquette. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 6/21

7 L annotation est reproduite sur l édition. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 7/21

8 2 IMPRIMER UNE COMMANDE Les commandes sont affichées au format PDF. Elles peuvent être imprimées manuellement, envoyées par mail, faxées Les codes à barres sur toutes les éditions sont lisibles par les douchettes codes à barres et permettent un traitement plus rapide par les fournisseurs qui reçoivent ces commandes par courrier ou fax. Pour créer le PDF, appuyer sur le bouton correspondant : Exemple «Imprimer la commande» : Exemple «Imprimer la commande au format codes à barres» : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 8/21

9 3 LES COMMANDES EN COURS DE SAISIE 3.1 LES ACTIONS POSSIBLES Les seules actions possibles pour les commandes en cours de saisie sont : - Ajouter un code opération (1). - Supprimer la commande à partir du sous menu (7). - Envoyer la commande (4). - Modifier un article de la commande. 3.2 MODIFIER UN ARTICLE Sélectionner la ligne article à modifier (en bleu). : Quantité commandée pour l article en bleu. Pour modifier la quantité, saisir la nouvelle quantité et appuyer sur la touche Entrée ou le bouton Modifier quantité. Supprimer la ligne article. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 9/21

10 3.3 AJOUTER UN CODE OPERATION A LA COMMANDE Le code opération est sur 8 caractères alphanumériques. Ce code est communiqué par les distributeurs pour saisir des commandes spéciales (ex : opération livre de poche ou opération rentrée...). Il n est pas utilisé pour les commandes ordinaires. Ce code est à ajouter avant l envoi de la commande. Il est pris en charge uniquement par INTERFORUM et DILICOM. Appuyer sur le bouton : Et enregistrer le code opération : Le code est affiché sur la ligne de la commande : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 10/21

11 4 ENVOYER UNE COMMANDE Sélectionner la commande et appuyer sur le bouton Envoi. La fenêtre suivante est affichée : Selon le fournisseur différents modes d envoi sont proposés. Le format PDF est toujours proposé. Le mode d envoi choisi pour chaque fournisseur est gardé en mémoire et sera sélectionné par défaut pour le prochain envoi. Si un fournisseur propose un mode d envoi non référencé dans le logiciel, contactez nous pour l ajouter dans la prochaine mise à jour du logiciel. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 11/21

12 Détail du menu : Ouvrir le répertoire de stockage des fichiers de commande du fournisseur pour les commandes faites à partir d un fichier. 2. Ouvrir le site Internet client du fournisseur. 3. Envoyer la commande selon le mode d envoi sélectionné. 4. Fermer la fenêtre. Exemple avec HARMONIA MUNDI Exemple avec HACHETTE LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 12/21

13 4.1 ENVOI AU FORMAT PDF La commande est affichée au format PDF. Avec le format PDF, il est possible par exemple de réaliser les actions suivantes : Imprimer la commande avec les codes à barres o pour l envoyer par FAX o pour l envoyer par courrier o pour saisir les références sur un site Internet en scannant les codes à barres sur la feuille imprimée Envoyer la commande au format PDF par mail L envoi au format PDF est possible pour tous les fournisseurs. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 13/21

14 4.2 ENVOI DILICOM Le service proposé par DILICOM est payant. Un contrat DILICOM est nécessaire. La commande est envoyée sur le serveur DILICOM. Veuillez patienter quelques secondes pendant l envoi. C est dans la fiche fournisseur que la possibilité d envoyer par Dilicom est proposé en paramétrage. Lors de l achat du logiciel, plus de 2200 fournisseurs sont paramétrés dans le logiciel. Les fournisseur Dilicom sont paramétrés par défaut. 4.3 ENVOI PAR MAIL Le service proposé est gratuit ou payant selon les fournisseurs. Le poste doit disposer d une messagerie paramétré par défaut (pas une messagerie Internet). L envoi automatique est validé avec les logiciels OUTLOOK MICROSOFT et OUTLOOK EXPRESS. Le message suivant peut apparaître suivant la version de Windows et selon la présence d un Firewall : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 14/21

15 Attendre la fin du traitement (défilement de la barre de progression verte). Lorsque le traitement est terminé, le bouton OUI apparaît. Il faut appuyer sur le bouton OUI et vérifier ensuite que le mail a bien été envoyé (éléments envoyés dans OUTLOOK) Les fournisseurs paramétrés actuellement pour l envoi par mail selon les normes du fournisseur sont : SODIS UNION DISTRIBUTION INTERFORUM EDITIS VOLUMEN Si le service d envoi par mail est proposé par un fournisseur non référencé dans le logiciel, contactez-nous pour l ajouter. Le commande par mail peut nécessiter l ajout d un code dans l objet du mail pour authentifier que la librairie est bien l expéditeur de la commande par mail. La librairie sera informée par Dilicom si c est le cas lors de l envoi des premiers mails. Le code est à enregistrer dans le menu Paramétrage / onglet Sécurité : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 15/21

16 4.4 ENVOI D UN FICHIER Le service proposé est gratuit. Un fichier est créé selon la norme du fournisseur. Le fichier est stocké dans le répertoire de stockage du fournisseur. Appuyer sur le bouton «répertoire» pour ouvrir la fenêtre contenant les fichiers des commandes du fournisseur. Exemple avec HACHETTE LIVRE : Les fournisseurs paramétrés actuellement pour l envoi à partir d un fichier selon les normes du fournisseur sont : SODIS o Format XLS o Voir le site du fournisseur UNION DISTRIBUTION o Format XLS o Voir le site du fournisseur INTERFORUM EDITIS o Format XLS o Le fichier peut être téléchargé à partir du site client. VOLUMEN o Format XLS HACHETTE LIVRE o Format XLS avec délimitateur ; sans séparateur de texte. o Le fichier est à télécharger à partir du site client. Il appartient à la librairie d envoyer réellement le fichier et de vérifier sur le site du fournisseur le bon enregistrement de la commande. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 16/21

17 Exemple pour INTERFORUM : Exemple pour HACHETTE : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 17/21

18 5 LES COMMANDES ENVOYEES 5.1 LES ACTIONS POSSIBLES Les seules actions possibles pour les commandes envoyées sont : - Refaire l envoi ou remettre éventuellement en cours de saisie la commande (4). - Réceptionner la commande avec le bouton (5). - Revenir sur la commande sauvegardée en cours de réception pour reprendre la réception de la commande (3). 5.2 RECEPTION D UNE COMMANDE ENVOYEE Pour la réception d une commande envoyée, sélectionner la ligne de commande avec la souris puis appuyer sur le bouton de réception : Voir l écran ci-dessous. Après enregistrement des articles, le statut de la commande est «partiellement reçu» ou «clôturé». Les articles manquants d une commande partiellement reçue sont encore modifiables. Une commande clôturée n est plus modifiable. A noter Il n est pas possible de réceptionner une nouvelle commande tant qu une commande est déjà en cours de réception et sauvegardée en mémoire. Le bouton 3 indique qu une commande sauvegardée est à terminer quand le bouton n est plus grisé. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 18/21

19 Une commande est sauvegardée automatiquement quand on quitte l écran de réception ci-dessous sans enregistrer les articles. Le cas peut se présenter par exemple parce qu il faut faire un encaissement pendant la réception de la commande La réception d une commande par cet écran fait l objet d une documentation séparée : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 19/21

20 6 LES COMMANDES RECUES PARTIELLEMENT 6.1 LES ACTIONS POSSIBLES Les seules actions possibles pour les commandes reçues partiellement sont : - Revenir sur la commande sauvegardée en cours de réception (3). - Enregistrés les articles manquants livrés plus tard (5). Voir la notice séparée de réception des commandes. - Clôturer la commande qui ne sera plus modifiable (6). 6.2 CLOTURER UNE COMMANDE Les commandes d articles reçus en office sont automatiquement clôturées après enregistrement du stock. Les commandes du commerce dont toutes les lignes articles sont traitées et n ayant pas d articles manquants sont automatiquement clôturées après validation de la réception. Dans les autres cas, la commande est à clôturer manuellement. Une commande clôturée ne peut plus être modifiée. La clôture manuelle d une commande est faite en appuyant sur le bouton 6. Un écran de confirmation est affiché. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 20/21

21 7 LES RESERVATIONS DANS UNE COMMANDE Pour afficher les réservations de la commande, appuyer sur le bouton : Exemple : A noter Lors de la réception des articles d une commande, les réservations sont indiquées clairement pour mettre de côté les articles. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 21/21