Cahier des Charges. Appel d Offres Syndic Syndicat Secondaire. Résidence Mouchotte 8/20 rue du Commandant Mouchotte PARIS

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1 Cahier des Charges Appel d Offres Syndic Syndicat Secondaire Résidence Mouchotte 8/20 rue du Commandant Mouchotte PARIS

2 Projet : Appel d offres Syndic Préambule En date du 20 novembre dernier a eu lieu l Assemblée Générale du Syndicat Secondaire. Pour des raisons techniques, celle-ci n a pu aller à son terme. Des points importants n ont pu être soumis aux votes des copropriétaires. Parmi ces points il y avait la désignation d un syndic pour le syndicat secondaire. Comme le prévoit le décret n du 17 mars 1967 pris pour l application de la loi n du 10 juillet 1965, en cas de défaut de nomination du syndic par l assemblée des copropriétaires dûment convoqués à cet effet, le président du Tribunal de Grande Instance peut, sur requête d un ou plusieurs copropriétaires, désigner, par voie d ordonnance, un syndic dont la mission n est que provisoire. C est ce qui a été fait. Maître Monique LEGRAND a été nommée comme syndic de l immeuble en date du 28 novembre 2013 pour une durée de 6 mois. Afin de mieux analyser les propositions, le conseil syndical se dote d un cahier des charges pour comparer les tarifs et les prestations offertes par les syndics candidats. Au vu de la multitude des informations nécessaires, nous vous invitons à lire ce document, afin d établir une réponse précise à nos attentes. Il convient de préciser toutefois que le présent document peut être complété si besoin, afin de faire apparaître des prestations complémentaires, ainsi que leurs tarifs. Ceux-ci devront être ajoutés dans la section autres informations. La proposition commerciale devra de surcroît faire la distinction entre les missions normales (comprises dans les honoraires courants) et les missions spéciales (qui feront l objet d honoraires particuliers). Ces éléments sont nécessaires et indispensables. 2

3 Descriptif de la Copropriété L immeuble est situé à PARIS sur les territoires du quatorzième et quinzième arrondissements, rue du Commandant René Mouchotte, numéros 8 à 20. Cet immeuble de logements est constitué de 17 étages sur rez-de-chaussée avec plusieurs niveaux de sous-sol dont un réservé aux caves et services généraux de l immeuble. Les autres niveaux de sous-sol sont pour une grande part réservés aux parkings (public et privé). L immeuble est construit sur une plate-forme générale appelée terrasse Modigliani. Cette dalle plate-forme comporte un système de voirie pour l accès et le stationnement des voitures et sert également de voie d accès aux pompiers en cas d incendie. Trottoirs, escaliers et d ascenseurs permettent l accès des piétons. D autres escaliers extérieurs (ou intérieurs côté escalier A) assurent l accès à la terrasse Modigliani depuis la rue du Commandant René Mouchotte. Cette barre avec un retour en L est divisée en 13 bâtiments. Le hall A compte 100 logements et les halls Bà G en comptent 300. Il sont gérés par le Syndicat Secondaire. Les halls H à M sont la propriété de GECINA et ne relèvent pas de la gestion du Syndicat Secondaire. BUDGET Annuel Charges Courantes 2010 / 2011 : euros 2011 / 2012 : euros 2012 / 2013 : euros Relation avec les copropriétaires et le conseil syndical Information et consultation du Conseil syndical Prévoir des consultations préalables avec les copropriétaires sur les projets importants avant l AG. Communication régulière des comptes. Prévoir la clôture des comptes 2 mois avant l AG qui ne devrait pas se tenir au delà du mois d octobre. Communication régulière et consultation écrite sur les problèmes de contentieux. 3

4 La mission du Syndic La fonction de syndic comprend les opérations ordinaires afférentes à la gestion administrative, financière et technique. La proposition du syndic prendra en compte les textes de lois, décrets et arrêtés en vigueur, en particulier : - Loi du 10 juillet Décret d application du 17 mars Décret d application du 14 mars Arrêté Novelli du 19 mars Loi du 13 décembre 2000 LISTE MINIMALE DES PRESTATIONS DE GESTION COURANTE I. - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE I-1. Elaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions. I-2. Réunion du conseil syndical précédant l assemblée générale. - Objet de la réunion. I-2.1. Etablissement de l ordre du jour. I-2.2. Présence du syndic ou de son représentant [3 heures 18-22h de lundi à vendredi]. I-3. Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l article 18-1 de la loi du 10 juillet I-4. Tenue de l assemblée générale. I-4.1. Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs. I-4.2. Tenue du registre des procès-verbaux. I-4.3. Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire. I-4.4. Envoi et notification du procès-verbal. I-4.5. Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux. I-4.6. Présence du syndic ou de son représentant [4 heures de 18 à 22h de lundi à jeudi]. II. COMPTABILITÉ GÉNÉRALE DE LA COPROPRIÉTÉ II-1. Etablissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires. II-1.1. Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. II-1.2. Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical. II-2. Compte copropriétaires. II-2.1. Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires. II-2.2. Tenue des comptes des copropriétaires. II-2.3. Appel des provisions sur budget prévisionnel. II-2.4. Imputations des consommations individuelles de fluide ou d énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic. II-3. Compte fournisseurs. Factures. II-3.1. Vérification et paiement des factures. II-4. Remise au syndic successeur de l état financier, de la totalité des fonds, de l état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. II-5. Compte bancaire séparé. 4

5 III. - ADMINISTRATION ET GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ EN CONFORMITÉ AVEC LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ III-1. Archives du syndicat. III-1.1. Détention : Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l état de répartition des charges, l état de division, les procèsverbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d assurance de l immeuble et documents nécessaires pour leur mise en oeuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans. [Archives mortes format papier, archives vivantes numérisées et plans papiers], III-1.2. Transmission des archives au syndic successeur. III-1.3. Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur. III-2. Conseil syndical. Obligations administratives. III-2.1. Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (plateforme, courriels*) III-2.2. Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. III-3. Entretien et maintenance. III-3.1. Visite de la copropriété dans les conditions définies au contrat. (visites hebdomadaires de 2 heures en présence d un membre du conseil syndical avec rapport écrit) III-3.2. Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans le cadre du budget prévisionnel. III-3.3. Gestion de tous les diagnostics/dossiers obligatoires. III-3.4. Carnet d entretien : établissement et mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n du 30 mai III-3.5. En vue de la consultation en assemblée générale, appel d offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l article 45 du décret n du 17 mars III-3.6. Gestion des travaux d entretien et de maintenance. IV. - ASSURANCES IV-1. Souscription des polices d assurance au nom du syndicat et avec l accord préalable du syndicat. IV-2. Déclaration des sinistres concernant : - les parties communes ; - les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. IV-3. Règlement des indemnités aux bénéficiaires. 5

6 V. GESTION DU PERSONNEL V-1. Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) V-2. Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants. V-3. Paiement du salaire et de toute indemnité, prime due au salarié. V-4. Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie. V-5. Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. V-6. Attestations et déclarations obligatoires. V-7. Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité. V-8. Mise en place du DUERSST et mise à jour. V-9. Gestion de la formation du personnel du syndicat. 6

7 VI HONORAIRES PARTICULIERS Vacation horaire gestionnaire Heures ouvrables Heures non-ouvrables Jusqu à 20 heures De 20 heures à 22 heures Assistance en heures ouvrables Administration Photocopie Forfaits administratifs Copie règlement de copropriété Publication règlement de copropriété Attestation pour déclaration fiscale Forfait internet Forfait SAV 24 heures/24 Assemblée Générale AG exceptionnelle Salle de réunion Recouvrement Mise en demeure Remise dossier huissier Remise dossier avocat Rejet de paiement Mutations Elaboration d état daté Actualisation d état daté Opposition sur vente Entretien Informations pour diagnostics et état réglementaires Gestion des compteurs Copie carnet d entretien Gestion financière Emprunts Placements de fonds Gestion des sinistres Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat. 7

8 Points obligatoires de l offre 1 Informations sur le Syndic L adresse, numéro de SIRET, numéro de carte professionnelle,téléphones, fax, , dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de commerce. 2 La garantie financière Le montant de la garantie ainsi que le nom de l organisme garantissant. 3 Le mode de révision tarifaire Le mode de révision devra indiquer les paramètres de modifications et comment est régi cette modification ainsi que la communication de la révision au Conseil Syndical. 4 Les prestations Un tableau récapitulatif des prestations devra être proposé au Conseil Syndical. Tableau réalisé sous Excel. Ce tableau devra faire apparaître les éléments suivants : Ce qui est inclus dans le forfait annuel Ce qui n est pas inclus dans le forfait annuel o Vacation o Forfait o Réel o Pourcentage o Gratuit Les délais de réponses aux mails, courriers simples et courriers recommandés. 5 Les sections obligatoires du tableau de synthèse Entretien et Maintenance (visites, maintenance, gestion appels d offre etc.) Carnet d entretien (etablissement, mise à jour etc.) Conseil Syndical et obligations administratives (réunions etc.) Archives (gestion, copie etc.) Contentieux (relance, mise en demeure etc.) Mutations de lots (etat, opposition, carnet d entretien etc.) Travaux hors budget votés en AG (appel d offre, négociations etc.) Comptabilité générale de la copropriété (règles de gestion, informations etc.) Comptes (copropriétaire et fournisseur) Assemblée générale (tenue, modalité, présence etc.) Réunions (préparation de l AG, exceptionnelles etc.) Assurances (souscription, déclaration etc.) Gestion du personnel (salaire, contrat de travail etc.) Frais de papeteries (photocopies, enveloppes, timbres, envois etc.) Autres missions (divers etc.) 6 Rémunération du Syndic Coût de la rémunération forfaitaire annuelle exprimée en TTC Modalités de règlement (terme échu ou à échoir, périodicité) Coût des vacations 7 Autres informations A la convenance du soumissionnaire. Toutes les informations pertinentes que vous jugeriez utiles. 8

9 8 Conditions particulières Mise à disposition d un collaborateur du syndic avec une expérience professionnelle de 8 ans minimum et 2 ans d ancienneté dans le cabinet. Ce collaborateur devra avoir géré des copropriétés d importance équivalente et de même époque que Mouchotte. Recevabilité de l offre : Votre proposition devra nous parvenir au plus tard le : Vendredi 07 février 2014 avant 12h00 Votre proposition devra etre présentée sous forme de tableau (fichier Excel) Votre proposition devra être valable 6 mois Le contrat de syndic devra être en double exemplaire. Un fichier électronique devra être joint à l enveloppe via une clé USB. Ce fichier devra contenir tous les éléments utiles à l étude de la candidature. Critères de choix : La proximité Le coût annuel du contrat La présence sur la résidence Le coût et la définition des prestations particulières Les références La communication (délais de réponses aux différents courriers et messagesetc.) Conditions de réception : L établissement de l offre se fera sous forme papier, double enveloppe cachetée à envoyer à l adresse suivante : Président du Conseil Syndical Secondaire 8/20 rue du commandant Mouchotte PARIS Paris le : 22 janvier