VOTRE ÉVÉNEMENT À VINEXPO ASIA-PACIFIC HONG KONG MAI 2014

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1 VOTRE ÉVÉNEMENT À VINEXPO ASIA-PACIFIC HONG KONG MAI 2014

2 L ACADEMY VINEXPO ASIA-PACIFIC L Academy Vinexpo Asia-Pacifi c propose une série d espaces et de services permettant aux exposants du salon et aux organismes et associations de promotion nationaux et régionaux d organiser leur(s) événement(s) durant 3 jours. Les nombreux services inclus dans nos prestations et notre «kit communication» (voir notre règlement particulier) vous permettent de réussir votre(vos) évènement(s) au cœur du salon professionnel leader pour l Asie et le Pacifi que. 2

3 LES TASTING LOUNGES Ils vous permettent sur des surfaces de 400 à m 2 d organiser des dégustations debout en entrée libre ou sur invitation. LES TASTING LABS 3 salles d une capacité de 60 à 100 places assises en confi guration salle de classe vous permettent d organiser vos dégustations assises avec les services proposés par Vinexpo Asia-Pacifi c. Elles sont également disponibles pour des rencontres, sessions de formation, séminaires ou autre type d évènement. LA SALLE DE CONFÉRENCE Cette salle de 120 m 2 d une capacité de 100 places assises est créée pour les sociétés et organismes souhaitant mettre en place des présentations ou des conférences (sans dégustation). CONTACT : Jean-François Ley TÉL : FAX : jfley@vinexpo.com 3

4 OFFRE DE SALLES & SERVICES LES TASTING LOUNGES (Niveau 1 & 3) : Tarif de location en Euros net de taxes par demi-journée d utilisation (14H/18H) + 2 H de mise en place Tarif hors Kit communication (voir règlement particulier de l Academy Vinexpo Asia-Pacific) Location incluant le mobilier (tables, chaises), le nappage, les crachoirs, les verres, l eau minérale, le personnel de mise en place et de service durant la dégustation. LES TASTING LABS (Niveau 1) : Tarif de location en Euros net de taxes par créneau d 1H30 (+ 1 H de mise en place) Tarif hors Kit communication (voir règlement particulier de l Academy Vinexpo Asia-Pacific) Location incluant le mobilier (tables chaises, estrade), le nappage, les crachoirs, les verres (5 par personne), l eau minérale, le personnel pour la mise en place et le nettoyage de la salle. LA SALLE DE CONFÉRENCE (Niveau 1) : Location par demi-journée ( 2H H de mise en place) Location incluant la mise en place, le mobilier (chaises, estrade et son aménagement), la sonorisation de base, l eau minérale pour les conférenciers. Dénomination/localisation Surface Tarif «Le Grand Foyer» (Niveau 3) M A (Niveau 1) 450 M B (Niveau 1) 450 M * les salles 101 A & B peuvent être utilisées ensemble (900 M²) pour un tarif de location de Dénomination/localisation Capacité Tarif 104/105 (Niveau 1) /107/108 (Niveau 1) /110 (Niveau 1) Dénomination/localisation Capacité Tarif 111/112 (Niveau 1) CONTACTS : Jean-François Ley TÉL : FAX : jfley@vinexpo.com AUTRES CHARGES À PRÉVOIR POUR L ORGANISATEUR : Pour les dégustations : Kit communication (95 nets de taxes pour Château, Domaine, Cru participant). Pour les dégustations et conférences : location de matériel audiovisuel supplémentaire (Vidéo projection, sonorisation spécifi que ), traduction simultanée ou consécutive, personnel de service (hors mise en place et nettoyage). 4

5 FORMULAIRE DE PRÉ-RÉSERVATION RAISON SOCIALE :... NOM DU RESPONSABLE :... PRÉNOM :... ADRESSE :... CODE POSTAL :... VILLE :... PAYS :... TÉL. :... FAX : N.B : N envoyer aucun paiement ou acompte avec ce formulaire. Une facture vous sera adressée ultérieurement avec la confirmation de salle. DÉCLARATIONS DE L ENTREPRISE OU L ORGANISME EFFECTUANT LA RÉSERVATION : «Nous avons pris connaissance du fait que Vinexpo Asia-Pacific fera tout son possible pour nous allouer les espaces aux dates et heures demandées. En cas d impossibilité, une alternative nous sera proposée, en fonction des disponibilités». «Nous nous engageons à fournir la liste des propriétés/crus/châteaux/domaines présents lors de notre événement dans les délais prévus au règlement particulier». «Nous acceptons de régler le Kit communication (95 nets de taxes par château, cru, domaine participant à votre événement)». MERCI D ADRESSER CE DOCUMENT DÛMENT COMPLÉTÉ ET SIGNÉ AVANT LE 28 FÉVRIER 2014 À : Jean-François Ley VINEXPO ASIA-PACIFIC ACADEMY 2, cours du XXX juillet Bordeaux Cedex FRANCE... TÉL : FAX : jfley@vinexpo.com Cachet de l entreprise ou organisme Date et signature 5

6 FORMULAIRE DE PRÉ-RÉSERVATION NOUS PRÉVOYONS D ORGANISER Une conférence Une dégustation debout Une dégustation assise Sur invitation En entrée libre TITRE DE L ÉVÈNEMENT :. NOM DU CONTACT : FONCTION : ADRESSE NOUS SOUHAITONS RÉSERVER 14 :00 18 :00 14 :00 18 :00 14 :00 18 :00 10 :00 11 :30 13 :30 15 :00 16 :00 17 :30 10 :00 11 :30 13 :30 15 :00 16 :00 17 :30 10 :00 11 :30 13 :30 15 :00 16 :00 17 :30 10 :30 13 :00 15 :00 17 :30 Les Tasting Lounges Salle «Le Grand Foyer» (Niveau 3) 27/05 28/05 29/05 Salle 101 A (Niveau 1) Salle 101 B (Niveau 1) Les Tasting Labs Salle 104/105 (Niveau 1) 27/05 28/05 29/05 Salle 106/107/108 (Niveau 1) Salle 109/110 (Niveau 1) La salle de conférence Salle 111/112 (Niveau 1) 27/05 28/05 29/05 6

7 Niveau 1 PLAN GÉNÉRAL DU SALON Niveau 3 THE ACADEMY THE ACADEMY A B C D E F G H A A B C D E F G B B HALL D EXPOSITION EXPO DRIVE (Niveau G) C C HALL D EXPOSITION D D E HARBOUR ROAD (Niveau 1) 7 H

8 RÈGLEMENT PARTICULIER DE L ACADEMY VINEXPO ASIA-PACIFIC 2014 LE PRÉSENT RÈGLEMENT PRÉCISE LES CONDITIONS DE PARTICIPATION ET DE LOCATION DES SALLES ET SERVICES DE L ACADEMY VINEXPO ASIA-PACIFIC. ARTICLE 1 ER : Accession des organisateurs et des visiteurs Les salles et services de L Academy Vinexpo Asia-Pacific sont réservés aux exposants de Vinexpo Asia-Pacific. L accès aux salles de L Academy est réservé aux visiteurs (professionnels et journalistes) du salon Vinexpo Asia-Pacific dûment munis de leur badge d accès au salon. ARTICLE 2 : Dérogations Vinexpo Overseas peut autoriser l organisation de dégustations et/ou conférences par des non exposants du salon. Seuls les organisateurs intervenants à titre collectif peuvent prétendre à cette dérogation. Il s agit des associations et organismes de promotion nationaux ou régionaux reconnus dans leur bassin de production. Pour obtenir cette dérogation ils devront notamment fournir la liste complète des participants à leur dégustation/conférence (châteaux/domaines/crus ) au moins 2 mois avant l ouverture du salon. Vinexpo Overseas contrôlera, lors du salon, la conformité de cette liste avec les châteaux/domaines/crus effectivement présents à la dégustation. ARTICLE 3 : Kit Communication Les organisateurs doivent acquitter un forfait «Kit Communication» mis en place pour leur dégustation/ conférence. Ce forfait est de 95 net de taxes par château/domaine/cru participant à leur dégustation en sus des frais de location qui leur seront facturés. - Un accès à 500 contacts de visiteurs préenregistrés du salon sur la base de données internet pour les salles 101 A ou 101 B (fourniture d un code d accès entre 4 semaines et 2 semaines avant le salon). - Un accès à 1000 contacts de visiteurs préenregistrés du salon sur la base de données internet pour «le Grand Foyer» (fourniture d un code d accès entre 4 semaines et 2 semaines avant le salon). Les coûts de location des salles et des services ainsi que le kit communication de tous les châteaux/ domaines/crus participants devront être entièrement acquittés par l organisateur 1 mois avant l ouverture du salon. Vinexpo Overseas se réserve le droit de refuser ou d annuler une dégustation et/ou une conférence si ces conditions ne sont pas respectées. ARTICLE 4 : Conditions de réservation des salles et services Pour organiser une dégustation ou une conférence chaque organisateur doit effectuer une pré-réservation dans les délais prévus en retournant le bon de pré-réservation. Vinexpo Overseas s engage à répondre à toute demande. Aucune demande de pré-réservation d une salle de dégustation ne pourra excéder 2 jours consécutifs du salon. Une priorité sera donnée aux exposants de Vinexpo Asia-Pacific et aux pays/régions/bassins de production dont les participants sont exposants du salon. Dans le cas où le créneau ou la salle demandés seraient déjà occupés, Vinexpo Overseas s engage à faire une autre proposition à l organisateur dans la limite des disponibilités. Ce Kit comprend : Pour la location d une salle de dégustation assise : - La citation de la dégustation au programme des évènements de Vinexpo Asia-Pacific sur le site internet ainsi que dans le programme édité. - Un badge «Academy Vinexpo Asia-Pacific» pour les conférenciers et organisateurs (validité pour les 3 jours du salon). - Un accès à 200 contacts de visiteurs préenregistrés du salon sur la base internet (fourniture d un code d accès). Pour la location d une salle de dégustation debout : - La citation de la dégustation au programme des évènements de Vinexpo Asia-Pacific sur le site internet ainsi que dans le programme édité. - Une citation au catalogue de Vinexpo Asia-Pacific (section Academy Vinexpo Asia-Pacific) de tous les châteaux/domaines / crus. participants tels que déclarés par l organisateur dans les délais prévus à l article 2 du présent règlement. - 2 badges nominatifs «Academy Vinexpo Asia-Pacific» maximum pour chaque château/ domaine/cru participant (badges valables pour toute la durée du salon). - Un chevalet de table imprimé pour chaque château/domaine/cru participant tel que déclaré par l organisateur. - Un carnet de dégustation (500 exemplaires pour les salles du niveau 1 et 1000 exemplaires pour le Grand Foyer) reprenant tous les participants à la dégustation tels que déclarés par l organisateur. ARTICLE 5 : Vente et dégustation Les dispositions de l article 8 du règlement particulier de Vinexpo Asia-Pacific s appliquent également aux salles de dégustation et de conférence de L Academy Vinexpo Asia-Pacific. Les organisateurs peuvent cependant librement décider d organiser leur dégustation ou conférence «sur invitation» ou en «entrée libre». Si un organisateur souhaite organiser une conférence ou une dégustation avec «entrée payante» il devra préalablement en faire la demande à Vinexpo Overseas qui statue souverainement. ARTICLE 6 : Sécurité Les organisateurs doivent se conformer aux consignes et règlements de sécurité en matière d accueil des visiteurs du salon. Ces consignes sont disponibles dans le guide technique du salon sur Les capacités des salles de dégustations et de conférence doivent notamment être strictement respectées de même que les consignes de Vinexpo Overseas en matière d implantation des salles. Vinexpo Overseas se réserve le droit de refuser l organisation d une conférence ou d une dégustation qui ne satisferait pas à ces exigences. De même Vinexpo Overseas se réserve le droit d interrompre une conférence ou une dégustation dont les conditions de sécurité ne seraient pas respectées. ARTICLE 7 : Annulation ou défaillance d un organisateur L annulation ou la défaillance d un organisateur de dégustation et/ou de conférence dans les 60 jours précédant l ouverture du salon donnera lieu à facturation complète de la location de salle et de services prévus ainsi que du kit communication. 8