Aide mémoire : Location de salles au CCSB

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1 Aide mémoire : Location de salles au CCSB Afin de faciliter le processus de réservation de salles, la CDC vous offre l opportunité de réserver vous même vos salles et par le fait même de connaître les moments où les salles sont déjà réservées. Une fois votre demande faite, vous recevrez un premier courriel vous indiquant les informations de votre demande, et par la suite vous recevrez un deuxième courriel vous indiquant la confirmation de la réservation. La méthode proposée est simple et ne demande aucune inscription. Pour un groupe de moins de 12 personnes : Salle 122 > Salle 222 > > Salle à dîner, doit être libre entre 12 :00 et 13 :00 Pour un groupe de moins de 24 personnes : salle 119 > > Possède un projecteur Salle 208 > > Possède un projecteur Pour un groupe de moins de 50 personnes : Chœur > Pour un groupe de moins de 100 personnes : Salle R > Pour un groupe de moins de 150 personnes : Nef > Procédure : Attention : Vous devez sélectionner une seule plage horaire par salle, si vous voulez louer la salle plusieurs fois, vous devez recommencer le processus. 1. Cliquez sur le lien (ci haut) de la salle que vous désirez louer 2. Sélectionnez dans le calendrier la plage horaire où vous utiliserez le local 3. Cliquez sur «Commencer la demande de réunion» situé au bas de la page 4. Remplissez les champs : a. «Demande de réunion pour»: METTRE LE NOM DE VOTRE ORGANISME b. «Description» : NOMBRE DE PERSONNES PRÉVU ET COMMENTAIRES (voir page suivante) c. «Votre nom» : INSCRIVEZ VOTRE NOM ET PRÉNOM d. «Adresse courriel» : INSCRIVEZ L ADRESSE COURRIEL OÙ VOUS AIMERIEZ RECEVOIR LA CONFIRMATION 5. Cliquez sur «continuer» situé au bas de la page 6. Cliquez sur «envoyer» situé au bas de la page. Félicitation! Vous avez réservé une salle, vous en recevrez la confirmation prochainement. 1

2 Description : Dans le processus de réservation de salles, un espace pour vos commentaires est disponible. Voici ce que vous devez y indiquer : Le nombre de personnes prévu Si votre location est cyclique (ex : location à toutes les semaines, n oubliez pas d indiquer la date de fin) Détails techniques (chaises roulantes) Besoin de location de matériel (ordinateur portable, projecteur, toile, machine à café, tableau blanc) Motif de la réunion (CA., Assemblée de membres, formation, etc.) Tarifs : Salles de 12 et 24 personnes : 15 $ pour une plage horaire de 4 heures. (8 : : 00, 13 : : 00 ou 18 : : 00) Nef (église), chœur (église), salle R (sous sol de l église): 45 $ pour une plage horaire de 4 heures. (8 : : 00, 13 : : 00 ou 18 : : 00) Si votre réunion empiète sur deux plages horaires (ex : 10 : 00 à 14 : 00), 2 plages horaires vous seront facturées. Conseils d administration et assemblées générales annuelles Tous les organismes communautaires ont droit à une plage horaire par mois gratuite pour leur réunion de conseil d administration. De plus, les organismes ont droit à une plage horaire gratuite par année pour leur assemblée générale annuelle. Grandeur de la salle Si vous utilisez volontairement une salle trop grande pour vos besoins (ex. : une salle de 24 personnes pour une réunion de 8 personnes), la facture sera de 30 $ par plage horaire. Par contre, s il n y a plus de petite salle, nous vous offrirons une grande salle sans frais supplémentaire. Annulation Vous pouvez annuler sans frais une salle jusqu à 48 heures ouvrables avant la location. Sinon, des frais de 50 % du coût de la location seront facturés. Exemple : vous avez une réservation pour lundi le 27 janvier, pour éviter des frais vous devez annuler avant jeudi 23 janvier. Location cyclique ou à long terme Notez qu il n y a aucun tarif réduit concernant les locations cycliques (ex : à toutes les semaines) ou des locations à plus long terme (ex. : un mois de location continu). Par exemple : le tarif d une salle louée de jour pendant une semaine correspond au nombre de plages horaires utilisées (10) multiplié par le coût de la salle par plage horaire (15 $) =150 $. Appariteur Si votre organisme n est pas situé au Centre Communautaire Saint Benoît et que vous désirez louer un local de soir, notez que l appariteur sera présent du mercredi au vendredi jusqu à 22h. En d autres moments, des coûts supplémentaires pourraient être facturés si nous jugeons que la présence d un appariteur est requise. Dans de tels cas, vous serez avertis à l avance. 2

3 Autres informations Rôle de la CDC Haute Yamaska La CDC Haute Yamaska organise la location de salles et facture mensuellement les organismes selon leur utilisation des salles au cours du dernier mois. De plus, la CDC Haute Yamaska tient compte de vos préférences de réservation mais sélectionne les salles pour les organismes. Elle peut dans des cas précis, décider de vous changer de local. Dans ce cas, vous en serez informés à l avance et la nouvelle assignation, à notre évaluation, répondra à vos besoins. Confidentialité des locataires La CDC Haute Yamaska tient à garder l identité des organismes ayant fait une réservation confidentielle. Par conséquent, la CDC Haute Yamaska ne fournira pas les noms de ceux ci à la demande d un organisme intéressé par le même local, dans la même plage horaire. Ordre de priorité Normalement, les salles sont louées selon l ordre d arrivée des demandes. Si un local désiré est déjà loué par un premier organisme, la CDC ne changera pas le premier organisme de salle pour satisfaire la deuxième demande. Ce sera au deuxième organisme de trouver une autre salle correspondant à ses besoins. Propreté des salles Notez que lors de votre arrivée les tables et les chaises sont disposées d une manière précise. Nous vous demandons de replacer les tables et chaises de la même façon dont ils étaient disposés à votre arrivée. Des plans de salle sont disponibles à l entrée pour vous aider. De plus, nous vous demandons de jeter les déchets et de laisser les tasses souillées sur le plateau laissé à votre disposition. Des frais de 10$ pourraient s appliquer si la salle n est pas laissée dans l état initial. Tout bris de matériel vous sera facturé. Contactez nous Pour toutes questions ou demande d information, contactez l agent e d accueil du Centre communautaire Saint Benoît. Centre Communautaire Saint Benoît 170 rue Saint Antoine N. Bureau 111 Granby (QC) J2G 5G accueil@cdchauteyamaska.ca 3

4 En images : 1. Cliquez sur le lien (exemple : de la salle que vous désirez louer, vous devriez arriver sur une page internet comme celle ci : ÉTAPE 1 Le lien sur lequel vous aviez cliqué devrait se retrouver dans la barre d adresse de votre navigateur. ÉTAPE 2 Assurez vous que le fuseau horaire indiqué au dessus du calendrier soit «Eastern» sinon, modifiez le. 4

5 2. Sélectionnez dans le calendrier la plage horaire où vous utiliserez le local 3. Cliquez sur «Commencer la demande de réunion» situé au bas de la page Les flèches permettent de changer le mois et la semaine affichée dans le calendrier ÉTAPE 3 Avec votre souris, vous pouvez sélectionner dans le calendrier le moment de votre réservation. Les carrés gris sont les moments où la salle est déjà occupée Ignorez ce commentaire ÉTAPE 4 Cliquez ici après avoir sélectionné la plage horaire désirée. 5

6 4. Remplissez les champs : a. «Demande de réunion pour»: METTRE LE NOM DE VOTRE ORGANISME b. «Description» : NOMBRE DE PERSONNES PRÉVU ET COMMENTAIRES c. «Votre nom» : INSCRIVEZ VOTRE NOM ET PRÉNOM d. «Adresse courriel» : INSCRIVEZ L ADRESSE COURRIEL OÙ VOUS AIMERIEZ RECEVOIR LA CONFIRMATION 5. Cliquez sur «continuer» situé au bas de la page ÉTAPE 5 A. Inscrire le nom de votre organisme. ÉTAPE 5 B. Vous devez y inscrire ces informations : nombre de personnes prévu Nom de l activité Heure du début de votre activité Utilisation du projecteur ou du tableau blanc prêt ou location de matériel motif : assemblée générale, c.a. etc. toute autre information pertinente ÉTAPE 5 C. Inscrire votre nom. ÉTAPE 5 D. Le courriel où vous désirez recevoir la confirmation de réservation de salle. ÉTAPE 6. Cliquez sur «continuer». 6

7 6. Cliquez sur «envoyer» situé au bas de la page. Vous pouvez modifier votre message ou ajouter des éléments, si nécessaire ÉTAPE 7 Cliquez sur «envoyer». Félicitations! Vous avez réservé une salle, vous en recevrez la confirmation prochainement. 7

8 Confirmation par courriel que vous avez bel et bien fait une demande de réservation de salle (Dans les minutes suivantes de votre demande) ***Il est fortement recommandé de garder ce courriel jusqu au moment de la location de salle puisque le lien vous permet de modifier ou annuler votre location. Confirmation de l envoi de la demande Lien permettant de modifier et annuler la location Confirmation par courriel qu Élodie a bel et bien réservé votre salle (Peut prendre jusqu à 2 journées ouvrables) Confirmation de location Message d Élodie 8

9 Annexe 1 Description des salles Info. Max. places Max. places Téléphone Canon Autres Wi Fi Tables Salles réunion 1 conférence 2 sortant 3 Chaises Adapté 4 inclus informations Oui Oui Non 4 20 Oui Oui Non Non 3 Bistro 1 longue 12 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 9 28 Oui Chœur de l église Salle R (sous sol de l église) 50 Non Non Non 5 + de 235 Oui 100 Non Non Non 0 0 Non Nef de l église 150 Non Non Non 5 + de 235 Non Ne peut pas être louée entre 12 :00 à 13 :00 Projection au mur Projection au mur Système électrique rudimentaire Système électrique rudimentaire Système électrique rudimentaire Les salles 122, 119, 208 et 222 incluent : Un nombre suffisant de tasses Un comptoir pour y mettre la vaisselle et du matériel Avec chaque location de salle, il est possible d emprunter gratuitement ce matériel, selon les disponibilités : Toile de projection Crayons et lingettes pour tableau blanc Percolateur à café (filtres non inclus) Ordinateur portable Télévision et lecteur DVD VHS Il est aussi possible d emprunter sans coût à la CDC Haute Yamaska : Un projecteur/canon pour les salles où il n est pas déjà inclus (voir le tableau ci haut), lorsqu il est disponible. Mis à jour le Le maximum de personnes en réunion indique qu il y a des tables au centre de la pièce. 2 Le maximum de personnes en conférence indique que les chaises sont placées en rangées. 3 Pour plus de tables ou de chaises, veuillez en faire la demande lors de la location de la salle. 4 Adapté signifie que les personnes en chaise roulante peuvent se rendre à la salle et ont accès à une salle de bain. 9

10 Salle 119 Salle

11 Salle 208 Salle

12 Salle Chœur Salle Nef 12

13 Salle R 13