Dossier suivi par : Dany Hoch, Olivier Philipe, Jean Pierre Poinsard, Olivier Schneider, Anne Ther-Guillet

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1 Formation permanente nationale Paris, le 3 février 2011 Cahier des charges pour l élaboration et l animation de sessions de formation sur l outil HR Access destinées aux gestionnaires «Ressources humaines» de l INRA et à déployer dans les centres Dossier suivi par : Dany Hoch, Olivier Philipe, Jean Pierre Poinsard, Olivier Schneider, Anne Ther-Guillet Adresse de retour de la proposition avant le : cf.date mentionnée au portail Inra - par voie électronique à : dany.hoch@nantes.inra.fr, olivier.philipe@paris.inra.fr, jeanpierre.poinsard@nancy.inra.fr, olivier.schneider@versailles.inra.fr, anne.therguillet@versailles.inra.fr et anne.degoulet@nantes.inra.fr et - et obligatoirement par courrier à : Inra Nantes - Service de la formation permanente nationale - à l attention de Anne Degoulet rue de la Géraudière BP Nantes cedex 03 Toute offre adressée par mail (dans les délais indiqués au portail) devra obligatoirement être confirmée par un envoi postal, à l adresse indiquée ci-dessus, sous peine de ne pouvoir être étudiée. Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 1

2 Cahier des charges pour l élaboration et l animation de sessions de formation sur l outil HR Access destinées aux gestionnaires «Ressources humaines» de l INRA et à déployer dans les centres 1. Présentation de l Inra L Institut National de la Recherche Agronomique (Inra), EPST regroupant environ agents permanents auxquels de nombreux personnels non titulaires apportent leur concours, a été créé en Placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture, il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, principalement dans les domaines de l'agriculture, de l'alimentation et de l'environnement, et de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et technique, au débat science/société. Face à un environnement de la recherche qui évolue, «l Inra a réorganisé son dispositif scientifique pour répondre de manière plus équilibrée aux enjeux scientifiques et sociétaux dans les domaines de l alimentation, de l environnement et de l agriculture dans une perspective de développement durable. Ces nouvelles orientations sont déclinées dans les objectifs des 14 départements scientifiques L Institut participe aussi aux grands programmes de recherche français financés par l ANR et «entretient de nombreuses collaborations dans le cadre de la communauté internationale et de la construction de l espace européen de la recherche, par sa participation au programme cadre de recherche et développement (PCRDT).» Troisième institut de recherche publique en France par la taille, l Inra a développé un fort ancrage régional : près de 150 implantations réparties dans 19 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte 208 unités de recherche (dont 137 associées à d'autres organismes dites UMR), 51 unités expérimentales et 88 unités d'appui et de service. Chaque unité est rattachée fonctionnellement à un centre et hiérarchiquement à un département scientifique ou à une direction d appui à la recherche. Chaque centre est doté d un service d appui à la recherche afin d exercer les différentes missions collectives déconcentrées : GRH/formation, gestion financière, gestion patrimoniale etc et chaque unité (dont la taille varie de 2 à 200 personnes) est dotée de personnel de gestion, aux effectifs et aux compétences variables d une unité à l autre et participant aux éléments de gestion de proximité. 2. Contexte et enjeux L Inra s est doté depuis 2009 d un dispositif de formation métiers renforcé à destination des gestionnaires d unité et de centres de l Inra (environ 1000 personnes). Ce dispositif de 7 modules de formation porte notamment sur les domaines finances et ressources, et s appuie sur un réseau de formateurs internes compétents et formés. Centrées sur les processus métier, les formations font référence aux outils de gestion déployés à l Inra (HR ACCESS, PEOPLESOFT, Ulysse ) mais sans viser pour autant leur appropriation technique, qui avait fait l objet d un déploiement dans les années 2006 à 2008 mobilisant également des formateurs internes. Aujourd hui : - les évolutions des outils et l arrivée de nouveaux gestionnaires - les fonctionnalités plus ou moins bien exploitées et appropriées - le constat d une qualité hétérogène des données saisies dans les outils nous amènent à programmer de nouvelles formations davantage centrées sur les outils, en complément du dispositif formation métiers. Il s agit en particulier de proposer une formation sur l utilisation de l outil HR ACCESS, en lien direct et en application des processus RH portés par les gestionnaires d unité, qui associerait une prestation externe et les experts fonctionnels sur ces processus dans les centres. Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 2

3 3. Public visé par la formation Le public-cible est constitué des gestionnaires d unité, Cette formation s adresse aussi bien à des personnes venant de prendre leur fonction qu à celles ayant bénéficié des formations lors du déploiement de l outil. 4. Forme et durée du marché Le marché sera un marché à bons de commande signé pour la période du 1 er avril 2011 au 30 juin 2012 et passé pour un minimum de six sessions et un maximum de dix-huit sessions sur la période précitée. En cas de nécessité (évolutions de l outil, prise de fonctions de nouveaux gestionnaires, besoin d approfondissement, ) le marché pourrait être prolongé, par voie d avenant, pour une durée de 6 mois à compter du 1 er juillet 2012 et pour un minimum d une session et un maximum de six sessions sur la durée de l avenant. 4. Durée et lieu de la formation Nombre de participants - Période souhaitée Les sessions de formation se dérouleront dans les centres Inra (prévoir quelques regroupements intercentres). Chaque session de formation se déroulera généralement sur une journée, dans les locaux mis à disposition par le centre et équipés à cet effet. Les sessions seront co-animées par le prestataire de service et par au moins un expert fonctionnel et outil du centre Le nombre de sessions par centre (ou regroupement de centres) et la durée exacte de chaque session dépendront à la fois du nombre de personnes à former et des besoins spécifiques identifiés (niveau d appropriation initial, état des lieux sur la qualité des données, attentes particulières ). Les sessions seront programmées par le groupe projet national, en concertation avec les acteurs de centre (Directeur des services d appui, responsable de gestion du personnel qui est l expert fonctionnel des processus RH d un centre, responsable formation de centre, expert fonctionnel des processus RH du centre) et le prestataire. Les groupes seront composés de 6 à 10 personnes, en fonction du nombre de personnes à former et dans la limite de nombre de postes informatiques disponibles dans chaque centre (une personne par poste informatique). 5. Objectif, modalités pédagogiques et éléments de contenu L objectif de la prestation est de permettre aux participants de s approprier l outil HR ACCESS et ses évolutions en application directe des règles de gestion déconcentrée dans les unités. Plus précisément, il s agira : - de maîtriser les fonctionnalités de l outil HR ACCESS liées aux activités de gestion déconcentrées dans les unités, - de découvrir et utiliser les potentialités de l outil pour une gestion facilitée, - de remédier aux défauts de qualité des données qui auraient été diagnostiqués. La formation devra en particulier aborder, outre une présentation du portail Système d information RH et de l environnement HR Access, la mise en œuvre dans HR Access des processus fonctionnels liés à :: Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 3

4 - La gestion des personnels non rémunérés par l INRA (PEPS): description de la population concernée, enjeux pour l établissement de la gestion de ces agents, processus fonctionnels associés, gestion dans HR - Les actes de gestion administrative de proximité - La gestion des congés - Les requêtes : intérêt fonctionnel des requêtes au bénéfice des besoins de gestion des unités et de la qualité des données, requêtes existantes, lancement des requêtes - Le self service L utilisation des requêtes et du self-service sera traitée dans une optique de fiabilisation des données (données cible, processus de fiabilisation). Pour cela, il est demandé de s appuyer sur une pédagogie interactive avec des apports et des travaux pratiques sur l outil. L outil mis à disposition sera soit une base école soit une duplication de l outil en production Les formations auront lieu dans un premier temps dans quelques centres pilotes (deux ou trois) afin d ajuster la formation et les modalités de prise en compte des besoins particuliers. Les supports de formation pourront devoir être revus à l issue des formations «pilote» Les participants devront avoir a minima découvert l outil HR ACCESS et réalisé quelques opérations courantes en lien avec leurs activités de gestion en amont de la formation. Un temps de préparation est à prévoir : - réunion préparatoire avec le groupe projet national pour affiner le contenu et le déroulé de la formation, ainsi que pour coordonner les actions de formation, - réunion avec chacun des centres pour ajuster le programme aux besoins, au regard des éléments de diagnostic sur la qualité des données et de la connaissance des attentes particulières exprimées par les participants. Chaque session de formation comportera un temps de bilan à chaud conduit avec les acteurs de centre puis d un débriefing avec ces mêmes acteurs pour identifier les suites à donner en local pour poursuivre l amélioration de l appropriation de l outil et la qualité des données. 6. Finalités de la prestation et résultats attendus Il est demandé au consultant de : Concevoir le déroulement des sessions de formation, Elaborer et réaliser les supports pédagogiques de ces sessions en lien avec le groupe projet national, Animer les sessions de formation, selon des modalités pédagogiques participatives et pratiques (en particulier exercices pratiques sur l outil en lien direct avec les règles de gestion), Evaluer les sessions de formation (contenus, déroulé, supports, atteinte des objectifs, niveau atteint par les stagiaires et recommandations éventuelles pour ajuster la formation), Participer aux débriefing à l issue des sessions de formation avec les acteurs de centre (repérage des difficultés perçues et échanges sur les remédiations à mettre en œuvre), Participer aux réunions de préparation avec le groupe projet national et avec chacun des centres. NB : Tous les livrables seront la propriété exclusive de l Inra, en particulier : - le déroulé pédagogique ; - les supports de formation : support de présentation des apports, travaux dirigés et exercices ; Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 4

5 - les compte-rendus d évaluation des sessions. 7. FORME ATTENDUE DE LA REPONSE Les candidats doivent présenter : - les modalités retenues pour la conception, l évaluation et l adaptation des sessions de formation à la pédagogie, - une proposition de déroulé pédagogique, - la nature des supports pédagogiques. Les candidats doivent répondre à l offre de base et peuvent, en les justifiant, présenter des variantes concernant les modalités pédagogiques. Les candidats doivent préciser : - Le nom, qualité et expérience professionnelle de l intervenant proposé ; - L Inra demande que le même formateur assure les sessions de formation. En cas d absence de ce formateur, le formateur proposé en remplacement devra être de même niveau et agréé par l Inra. - Des références de réalisations similaires ou une expérience signifiante dans le domaine (connaissance de l outil HR ACCESS et des activités de gestion). - Les coûts de réalisation en distinguant les frais de déplacements et en distinguant le coût unitaire par session supplémentaire Après une sélection sur dossiers, L Inra se réserve la possibilité d auditionner et de négocier avec certains candidats à partir des propositions écrites. Les candidats seront convoqués par courriel via l adresse qu ils auront transmis à l Inra. 8. Critères de choix des offres Outre le respect de la procédure d envoi des offres, les critères de choix des candidats sont les suivants : 1 Le coût global des prestations : l offre financière, présentée en euros HT et TTC, devra être détaillée. En outre, le prestataire fera apparaître le coût journalier. 2 La valeur technique de l offre : la pertinence de la proposition au vu des objectifs (prestations proposées, livrables ). 3 Compétences de l intervenant appréciées à partir de : expériences professionnelles du formateur prévu pour assurer les prestations, en particulier connaissance de l outil HR ACCESS, des activités de gestion RH de la Fonction Publique Les prix comprendront tous les frais nécessaires à l'exécution du marché. 9. Commandes Les prestations feront l objet de bons de commande pour l exécution de la prestation entre le premier semestre 2011 et le premier semestre Délai de validité des offres 90 jours Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 5

6 11 CONTACTS : Dany Hoch : dany.hoch@nantes.inra.fr / Jean-Pierre Poinsard : jean-pierre.poinsard@paris.inra.fr / Anne Degoulet : anne.degoulet@nantes.inra.fr Cahier des charges «sessions de formation sur l outil HR Access» 6