Du Pes à la dématérialisation Guide de déploiement

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1 Du Pes à la dématérialisation Guide de déploiement Octobre 2011 Table des matières Introduction 2 Contexte 3 Hélios et son nouveau guichet XML 3 PES et processus de validation DGFIP 3 La dématérialisation des pièces justificatives 6 La dématérialisation des bordereaux 7 Tiers de Télétransmission ou Dépôt manuel sur le Portail DGFIP 7 Anticiper votre passage au PES _ mise en conformité des tiers 8 Synthèse processus de déploiement 8 Installation 8 Migration des données C/S vers E - tiers 9 Audit Accompagnement mise en conformité de vos tiers / PES 9 Formation E- E tiers 11 Complément et mise à jour des données par vos soins 12 Passage au PES Du test à la Validation en production 15 Accompagnement à la validation PES 15 Dématérialisation des bordereaux et Télétransmission 17 Synthèse du processus de déploiement 17 Audit préalable à la démat des données comptables 17 Création des comptes i-parapheur i 20 Mise en œuvre du paramétrage e-démat e 20 Formation e-demat e 22 Formation signataires 22 i

2 Généralités Introduction Objet du guide Ce guide présente les modalités de mise en œuvre du PES à la dématérialisation des données comptables au sein de la gestion financière Sedit GF Rappel du contexte. Identification des pré requis Présentation du processus de mise en service et du contenu des prestations d accompagnement Information sur les traitements qui vous incombe en vue d anticiper au mieux votre organisation interne. Copyright Copyright Berger-Levrault 2011 Tous droits de traduction, d'adaptation et de reproduction par tous procédés réservés pour tous pays, ce document ne peut, ni en totalité ni en partie, être copié, reproduit, ou transcrit sans le consentement écrit de la société Berger-Levrault. "Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite" (article L122-4 du code de la propriété intellectuelle). Cette représentation ou reproduction par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 et suivants du code de la propriété intellectuelle, n'autorisant d'une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective" et, d'autre part, que "les analyses et les courtes citations dans le but d'exemple et d'illustration". Coordonnées Adresse Téléphone Internet SEDIT -Marianne Parc Club du Millénaire Bâtiment rue Henri Becquerel Montpellier Tel : Fax : Site web : 2

3 Contexte Contexte Hélios et son nouveau guichet XML Le programme Hélios, du Ministère de l Economie, des finances et de l emploi, vise à réaliser une application informatique unique de gestion comptable et financière, baptisée Hélios, permettant la tenue des comptabilités de l ensemble des collectivités et des établissements publics locaux. o o Un des principaux objectifs de cette application est de moderniser et simplifier la gestion budgétaire et comptable. Elle permet au réseau de la Direction Générale des Finances Publiques d offrir à tous ses partenaires un service personnalisé, enrichi et adapté à la diversité du Secteur Public Local ainsi qu une meilleure fluidité des échanges. L application hélios permet de traiter les protocoles actuels et constitue un prérequis à l exploitation du nouveau protocole d échange standards (PES) Nouvelle architecture technique : Le guichet XML Afin d'assurer une gestion plus performante des flux XML, Hélios met en place une nouvelle architecture technique, dénommée le guichet XML en remplacement de la chaîne actuelle d'acquisition Trade Express. Cette évolution est de nature à impacter le mode de passage en production des collectivités qui choisissent le PESV2 comme mode d'acheminement de leurs données comptables et financières à destination d' Hélios,dans la mesure où le guichet XML effectue notamment des contrôles supplémentaires. Tout nouveau passage en production d'une collectivité au PES devra désormais se réaliser via le guichet XML, qui est actuellement en production pour la partie dépense (septembre 2011). Il est impératif de : - Veiller à la qualité des flux transmis. Cela implique la mise à jour de vos données et l absence de transmission de flux Bloqués en cas d anomalies bloquantes. - Mettre à jour régulièrement votre environnement avec la dernière version Sedit GF en vigueur qui intègre les nouvelles règles de contrôles supplémentaires (Contrôle sur l absence d alimentation des fonctions typage paie des mandats sur chapitre 012..). PES et processus de validation DGFIP 3

4 Généralités Définition et opportunités du PES Le Protocole d Echange Standard (dit PESV2) a été défini avec les représentations nationales d ordonnateurs locaux et les juridictions financières afin de moderniser les échanges d informations entre le progiciel financier des collectivités & établissements publics locaux (collectivité) et le progiciel Hélios. Les fonctionnalités du PESV2 sont triples - Il permet de remplacer le ou les protocoles actuellement utilisé (s) par les collectivités pour la transmission des données budgétaires et comptables à Hélios. La structuration des données assure une meilleure qualité d information tant au comptable qu à l ordonnateur. - Il est la condition préalable à toute dématérialisation des données comptables (mandat, titre, pièces justificatives et bordereaux) - Il peut être le vecteur de transmission de l ordonnateur au comptable des pièces justificatives dématérialisées et de leurs références. Les opportunités - Le passage au PES dispense la collectivité d éditer les mandats et les titres. En l absence de mise en œuvre de la dématérialisation des PJ et bordereaux, seuls les bordereaux papier seront édités assortie des PJ papier et soumis à signature manuscrite de l ordonnateur. - Le PES constitue un pré requis à toute volonté de dématérialisation des pièces justificatives et des bordereaux. la mise en œuvre de la dématérialisation des bordereaux permet la suppression totale du papier (moyennant signature électronique). Processus DGFIP de validation du passage au PES Le processus de validation du PES s effectue selon un long processus intégrant plusieurs étapes - Lancement du projet et Signature de la note de Cadrage - Validation par le correspondant Dématérialisation Local à l issue de plusieurs mois de test - Validation en suivant du pôle National de Dématérialisation - Signature du formulaire d adhésion par la collectivité pour passage en production 4

5 Contexte Dispositif de validation DGFIP 2 niveaux de validation Local : le Correspondant Démat (CD), avec le soutien de la Cellule régionale (étapes 1,2,5,7,8) Central : le Pôle Démat (étapes 3,4 et 6) Signature formulaire d adhésion Phase 1 Phase 2 (12 sem.) Phase 3 (12 sem.) Phase 4 Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Étape 6 Étape 7 Étape 8 LANCEMENT CADRAGE PRE- VALIDATION du progiciel VALIDATION du progiciel PRE- VALIDATION CD VALIDATION Pole Démat PASSAGE en PRODUCTION PASSAGE à la DEMAT. (3 sem.) EDITEUR EDITEUR CEPL CEPL (2 sem.) Signature Note de cadrage Nos produits sont déjà validés Cette Phase n est plus requise 27 Les préconisations p de la DGFIP visent à : Optimiser les travaux de pré-validation et validation des flux, sur un périmètre PES le plus large possible Valider en même temps les domaines Recette et Dépense Valider la totalité des budgets Valider la totalité des nomenclatures couvertes par le progiciel prévues d être au format PES Identifier clairement les différentes CEPL et budgets (Ex.: commune, BA, CCAS.) La DGFIP préconise d Initier le PES PJ dès le début du projet. Cela ne remet pas en cause une dématérialisation progressive des Pièces justificatives. La seule contrainte consiste à mettre en œuvre la dématérialisation par Typologie de PJ sur une année complète. Lancement du projet et Note de cadrage (environ 3 semaines) L objectif de cette phase est d identifier les différents acteurs (collectivité, poste comptable, trésorier, éditeur), de définir le périmètre cible du PES et de statuer sur le calendrier des travaux - Réunion de présentation du dispositif global de validation et dialogue de pré-cadrage - discussion autour de la note de cadrage du dispositif (périmètre, domaine, calendrier ) 5

6 Généralités - Inscription des acteurs locaux à l espace partagé PES - Réunion de validation de la note de cadrage en vu de son accord final Phase de Test en vue de la validation PES (à minima 12 semaines) La collectivité effectue pour chaque domaines (Dépenses, Recettes) et typologie de pièces gérés des envois de flux en Test. Cet envoi est reproduit pour tous les budgets de la collectivité. Cette phase de Test requière une formation sur les nouveaux modes opératoires et nouvelles caractéristiques de saisie. Elle est dispensée dans le cadre de la prestation sur site d accompagnement à la validation PES Cette phase est de nature à impacter votre organisation interne en terme de mise à jour et mise en concordance des données (cf. accompagnement à la validation PES pour plus de détail) La période de phase de test dure à minima environ 12 semaine et varie en fonction de la volumétrie des budgets gérés. Validation DGFIP La validation PES est réalisée au niveau local et national à l issue de l envoi de l ensemble des flux Test par typologie de pièces. Elle requière une qualité élevée de flux et l absence d anomalie bloquante. Passage en production A l issue de la validation du pole national de dématérialisation, le passage en production est planifié sur 2 semaines. Elle requière la signature du formulaire adhésion par la collectivité pour le passage en production. Echéance obligatoire à l horizon Le passage au PES constitue une démarche volontaire de la collectivité. Le PES ne constitue pas un protocole généralisé à l ensemble des collectivités de manière obligatoire Comme évoqué précédemment, la collectivité doit faire acte de candidature auprès du pôle national de dématérialisation en vue d intégrer une vague de passage au PES. La collectivité doit signer une note de cadrage définissant le périmètre de la dématérialisation souhaité et son cadencement. - La généralisation obligatoire du PES à l ensemble des collectivités est annoncée par la DGFIP à l horizon La dématérialisation des pièces justificatives La dématérialisation des pièces justificatives constitue une fonctionnalité offerte par le protocole PES. Elle ne constitue pas néanmoins une obligation. La DGFIP préconise de procéder à la dématérialisation des pièces justificatives de manière globale par typologie de piècep justificative. 6

7 Contexte La collectivité peut continuer à transmettre les PJ «papier» parallèlement au flux PES en complément de l édition des bordereaux. Néanmoins, dans une approche de dématérialisation des bordereaux, la dématérialisation des pièces justificatives constitue une étape préalable. La dématérialisation des pièces justificatives implique un travail préparatoire au sein de votre collectivité en vue d organiser la gestion des pièces justificative de leur référencement, au scan et au stockage. La dématérialisation des bordereaux La dématérialisation des bordereaux nécessite un outil de signature : le parapheur électronique et une authentification de la signature métiers de l ordonnateur : le certificat de classe 3 Elle permet de supprimer totalement les échanges papiers. Sedit GF intègre dans sa procédure d ordonnancement le service i-parapheur de la plateforme de dématérialisation berger levrault. Tiers de Télétransmission ou Dépôt manuel sur le Portail DGFIP Le tiers de télétransmission constitue une possibilité de transmission sécurisée des flux PES à destination du trésorier Il ne constitue pas une obligation mais offre des opportunités complémentaires en terme d automatisation de l envoi, d horodatage et de traçabilité des échanges avec votre trésorerie. Berger Levrault est doté d un tiers de télétransmission homologué conforme au protocole PES et Actes (démat du document budgétaire) : Le TDT BLES Autres tiers TdT compatible avec sedit GF : S2Low, SRCI, Fast L alternative au tiers de télétransmission consiste pour la collectivité à déposer manuellement le fichier PES sur le portail de la DGFIP. 7

8 Généralités Anticiper votre passage au a PES _ mise en conformité des tiers Le passage au PES implique un lourd travail de mise en conformité de vos tiers au vu des contrôles rigoureux mis en œuvre dans le PES (au dela du travail effectué lors du déploiement d hélios de votre poste comptable). C est la raison pour laquelle, nous vous recommandons, - d anticiper ce travail de mise en conformité de vos tiers avant votre planification de passage au PES - de déployer e-tiers intégrant en natif ces contrôles et disposant d une fonctionnalité de validation PES pour une mise à jour aisée de vos tiers existants. Synthèse processus de déploiement Pré- requis Techniques et Installation Installation E-tiers 1 jour par base / environnement (en l absence d environnement WEB 2) Mise en conformité de vos tiers (Déploiement E-Tiers) E Audit Mise en conformité Tiers PES Formation service centralisée (finances) Base (à minima) : 1 jour en atelier et 1 jour sur site 1 jour sur site (base de 8 personnes Maxi) Complément et mise à jour sur vos données A votre charge Installation L installation d E-tiers est à la charge de notre intervenant CPI. Son intervention est conditionnée par le respect des pré requis techniques relatifs à l environnement Web L intervenant procède à la migration technique des données vers E-tiers. Les éventuels scripts spécifiques liés à vos données seront traités par votre chef de projet applicatif avant la formation. La prestation d installation se termine par la vérification de la conformité de l installation. L activation de la licence E-tiers sera réalisée au moment de la mise en service du module. Dès activation de la clé, il n est plus possible de créer un tiers à partir de l application C/S. Seule la consultation est éventuellement autorisée. Cette disposition vous garantit le respect des nouvelles contraintes d intégrité de vos tiers que vous procure le nouveau module. A prévoir à votre charge 8

9 Anticiper votre passage au PES _ mise en conformité des tiers La mise à jour de votre environnement (Test, production..) avec la dernière version en vigueur est de votre responsabilité. Migration des données C/S vers E - tiers Migration en environnement de Test Dans le cadre de l audit et l accompagnement à la mise en conformité de vos tiers, la migration de vos données en Test sera réalisée en atelier Berger Levrault. Migration en environnement de Production La migration technique de vos données est effectuée sur site dans le cadre de la prestation d installation de votre environnement production. Certains traitements sur vos tiers sont effectués automatiquement pour mise en conformité avec les nouvelles contraintes PES. Audit Accompagnement mise en conformité de vos tiers / PES Cette prestation se déroule en plusieurs étapes : Audit de votre base Tiers en atelier Berger Levrault Cet audit, réalisé en atelier par l intervenant Berger Levrault constitue la première étape de la prestation de mise en conformité de vos tiers au regard du PES. Cet audit d une journée (de base) est variable en fonction de la volumétrie de vos tiers. La réalisation de cette prestation est conditionnée par la mise à disposition de votre base de données conformément au planning défini. L audit se déroule en plusieurs étapes : Lancement de requête sur votre base C/S Dont : Transposition partielle des codes APE Une fois vérifié sur votre base Test, ces traitements devront être effectués sur votre environnement production. Migration de votre base Notre intervenant procède à la migration des données sous E-tiers Il effectue une évaluation quantitative et qualitative des anomalies à l issue du calcul de l audit 9

10 Généralités Extraction de contrôle des natures juridiques (après migration) Nous mettons à votre disposition (Excel) la liste de vos tiers vous permettant d analyser et d interpréter vos données notamment au regard de la transposition effectuée lors de la migration sur la nature juridique de vos tiers (particulier, artisan, association..). Cette liste peut être partielle suivant la volumétrie rencontrée. Ce fichier vise à vous permettre d identifier et d isoler les tiers saisis incorrectement au sein de C/S pour modification par vos soins. Fourniture d un rapport d audit pour mise en conformité de vos tiers (fourniture du détail des erreurs bloquantes au format Excel sur demande). Cet audit contient une proposition d automatisation de certaines erreurs en standard : Gestion des prénoms Simplification des civilités et correspondances avec les natures juridiques Modification des natures juridiques A prévoir: - La mise à disposition de votre base de données préalablement à l intervention d audit planifiée en atelier. - Disponibilité des chefs de projets concernant l interprétation éventuelle de vos données. Définition par vos soins des correspondances et interprétations des éventuelles erreurs sur vos données Définition des correspondances Il vous incombe de procéder à la mise en correspondances des données transmis lors de l audit. Civilités Nature juridique erronée (tiers avec Siret commençant par 1 ou 2) Vérification et interprétation de vos données sur la base de l extraction fournie Il vous appartient de procéder au contrôle de vos tiers (notamment la nature juridique) à l issue du traitement de migration en vue d identifier les incohérences de saisie initiales pour modification ultérieure par vos soins. - L analyse des erreurs et de leur volumétrie suite à interprétation de vos données pourra donner lieu à étude pour développement spécifiques. Toutes demandes de traitements spécifiques, au-delà du périmètre définit au sein de l audit ci-dessus, devront faire l objet d un chiffrage complémentaire au devis initial en fonction du niveau de qualité de saisie de vos tiers et de vos spécificités. 10

11 Anticiper votre passage au PES _ mise en conformité des tiers - En cas de mise en œuvre d un environnement de test préalablement à la mise en production, les traitements effectués lors de l audit (correspondances et scripts post migrations) devront être effectués de nouveau lors du déploiement sur votre base de production. Ajustement de vos données suite migration L intervenant Berger Levrault procède à l exécution de requête sur votre base E-tiers (test et ou production) afin de mettre à jour les données en masse conformément aux correspondances définies à l issue de l audit. Possibilité de mettre en œuvre les requêtes standards suivantes pour : La mise à jour de la zone prénom L initialisation du sexe à partir de la civilité L alimentation automatique de la référence stable (si valeur Vide) avec N Siret pour tiers autres que particulier Formation et mise en œuvre de la validation PES de vos tiers A l issue du traitement «validation PES», le formateur vous dispense la formation sur la fonctionnalité d audit Validation et vous accompagne dans la mise à jour de vos premières mises à jour. A prévoir: La mise à jour et les compléments d informations nécessaires à la validation PES vous incombe Formation E- E tiers Lors de cette formation, un transfert de compétence est fournit aux agents du service financier en charge de la gestion des tiers. La formation dure une journée (groupe maxi de 10 personnes) au cours de la quelle sont abordés les points suivants : Présentation des concepts et de la nouvelle ergonomie Les différents onglets de la fiche tiers Opérations courantes sur les tiers Recherche Gestion des doublons Création, modification Validation Suivi des réalisations Editions 11

12 Généralités Opérations exceptionnelles sur tiers Paramètres métiers Imports du fichier des banques de France Import tiers Complément et mise à jour des données par vos soins Ce traitement vous incombe intégralement. Nous avons intégré une fonctionnalité «audit Validation PES» vous permettant de procéder à l identification de vos tiers en erreur (bloquante ou non) et à la modification à la chaîne au sein de l application. Ce travail devra être effectué sur votre environnement de production. A prévoir (non exclusif) - Compléments sur adresse - Compléments sur SIRET - Correction des clés RIB ou IBAN invalides - Ajustement à la marge des prénoms des particuliers - correction des éventuelles erreurs de saisies que vous avez détecté sur la base de l interprétation de notre fichier d export pour contrôle. Vous trouverez ci-joint la liste des contrôles effectués par la fonctionnalité d audit «Validation PES». Les anomalies bloquantes devront être traitées à titre obligatoire en vue d obtenir la mise en conformité de vos tiers au regard du PES. Ces anomalies sont de nature à bloquer la transmission de vos flux PES. Nous vous recommandons de procéder à la fin de validité de vos tiers non utilisés en masse afin de limiter le contrôle PES sur vos tiers actifs Domaine Cas Détecté Erreur Anomalie Identité Nature juridique non renseignée La nature juridique est obligatoire Identité Catégorie non renseignée La catégorie est obligatoire Identité Incohérence entre la catégorie et la nature juridique (table TIE_NATURE_CATEGORIE) La catégorie n'est pas compatible avec la nature juridique Identité Nature juridique "00 - Non déterminé" La nature juridique "OO Non déterminé" est interdite Identité Code tiers non renseigné Le code tiers est obligatoire 12

13 Anticiper votre passage au PES _ mise en conformité des tiers Identité Nom non renseigné Le nom est obligatoire Identité Nature juridique = "01 - Particulier" Prénom non renseigné Identité Nature juridique = "01 - Particulier" Civilité non renseigné Le prénom est obligatoire pour un particulier La civilité est obligatoire pour un particulier Identité Nature juridique <> "01 - Particulier" Nature juridique <> "06 - Association" (SIRET obligatoire définit sur le budget ou SIRET obligatoire définit sur l'activité) SIRET non renseigné Le numéro de SIRET est obligatoire Identité SIRET renseigné Le numéro de SIRET est invalide SIRET invalide Identité Nom1 ou Nom2 contient Le code régie doit être saisi dans Alerte "REGIE" le cadre d'une régie code régie non renseigné Identité Nom1 avec caractères Le nom1 comporte des caractères spéciaux spéciaux Identité Nom2 avec caractères Le nom2 comporte des caractères spéciaux spéciaux Identité Prénom avec caractères Le prénom comporte des spéciaux caractères spéciaux Adresse Aucune adresse n'est renseignée Une adresse doit être saisie Adresse Longueur du code postal Le code postal est invalide différent de 5 pour une (longueur différente de 5) adresse en France Adresse Numéro de rue non renseigné Le numéro et la rue sont obligatoires Adresse Commune non renseigné La commune est obligatoire Adresse Numéro de rue avec Le numéro de rue comporte des caractères spéciaux caractères spéciaux Domiciliati Banque Française La clé RIB est invalide on Clé RIB invalide Bancaire Doublon Nom Le nom existe déjà pour un autre tiers Doublon Référence bancaire LA référence bancaire existe déjà pour un autre tiers Alerte Alerte 13

14 Généralités Doublon Adresse L'adresse existe déjà pour un autre tiers Doublon SIRET Le numéro de SIRET existe déjà pour un autre tiers Doublon FINESS Le numéro de FINESS existe déjà pour un autre tiers Alerte Alerte Alerte 14

15 Passage au PES Du test à la Validation en production Passage au PES Du test à la Validation en production Accompagnement à la validation PES Passage au PES Accompagnement à la validation du PES 1 jour sur site + suivi à distance jusqu au passage en production Cette prestation à pour objectif de vous accompagner dans votre passage au PES : De la note de cadrage à la mise en production réelle du PES. Elle s inscrit en complément de la mise de conformité de vos tiers. Elle se décompose en deux temps - une journée sur site dédiée à la formation et à la mise en œuvre du paramétrage Cette journée débute par une réunion de démarrage présentant le processus de validation et les nouvelles contraintes liées au PES Mise en œuvre du paramétrage Mise à jour des modes de règlement Mise à jour des budgets (idpost, N siret) Formation sur les nouveaux modes opératoires et règles associées Informations concernant la typologie des natures de pièces Informations complémentaires à saisir pour certaines catégories de pièces (admissions en non valeur, régie, N d emprunt.) Gestion des mouvements d ordre et rapprochement des écritures de contrepartie. Identification des pièces justificatives Gestion des DGP et codes produits locaux Génération des flux PES Automatisation des contrôles Xémélios avant envoi du flux PES Génération des premiers flux de test et dépôt sur la plateforme d échange du pôle de dématérialisation. - Suivi à distance par un interlocuteur spécialisé Suivi des retours du pôle démat sur les flux de test et accompagnement accompagnement au premier flux en production. Cette phase est de nature à impacter votre organisation interne en terme de mise à jour et mise en concordance des données => Le plus gros travail sur les données concerne la mise en conformité de vos tiers. C est la raison pour laquelle nous vous recommandons d anticiper votre passage au PES en travaillant bien en amont sur la mise en conformité de vos tiers (notamment via e-tiers) en vue d alléger et fiabiliser votre passage au PES. 15

16 Généralités => Il vous appartient d organiser les concordances et modalités de transmission des informations en relation avec la trésorerie Identification des numéros de marchés en cohérence avec Hélios Identification des Codes produits locaux / imputations Modalités de transmission dématérialisé les listes de références de pièces concernant les titres émis après encaissements les régies, les admissions en non valeur Vérification de la concordance des N d emprunt Etablissement du listing des PJ à transmettre Nommage des tiers régies => Il vous appartient de préparer et organiser les nouvelles règles de gestion au sein de la collectivité Organisation interne Rédiger les procédures internes à destination des services relatives aux nouvelles règles de saisie liées au PES Modalités de référencements des Pièces justificatives (en cas de démat des PJ) Nouvelles gestions Mise en œuvre de la gestion des DGP et natures de prestations Mise à jour des imputations en vue de valoriser les codes produits locaux Vérification et mise en conformités des imputations / niveau règlementaire Prise en compte des Interactions, cas spécifiques En cas d utilisation de Batch spécifique de validation multi budgets, vous devez modifier votre traitement spécifique du batch. La génération du PES impose un flux par budget (mono budget). Modification du paramétrage de la Paie en vue de dissocier les mandats salaires et indemnité des élus (typologie de pièces différente). 16

17 Dématérialisation des bordereaux et Télétransmission Dématérialisation des bordereaux b et Télétransmission Synthèse du processus de déploiement Pré- requis Techniques et Installation Abonnement i-parapheur et TDT BLES Abonnement TDT BLES Requis pour signature électronique Requis Pour Télétransmission Requis (base 1 jour / base environnement) Installation e-demat (en l absence d environnement Web 2 existant) Dématérialisation des Bordeaux et télétransmission Audit préalable à la démat des données comptables Création de compte TDT BLES hélios et i- parapheur Mise en œuvre Paramétrage E-demat Formation E-demat Formation signataire i-parapheur 1 jour sur site A distance En atelier (à distance) 1 jour sur site Sur site, variable selon nombre de signataire Audit préalable à la démat des données comptables L objectif de cette prestation est : - De vous informer sur les opportunités de la solution pour une exploitation optimale. - De définir les nouveaux processus comptables liés à la mise en œuvre de la dématérialisation (PJ et signature électronique des bordereaux, télétransmission) Elle se déroule au sein d une journée sur site et s adresse aux responsables financiers et aux agents du service financier en charge de la procédure d ordonnancement comptable (de la validation des bordereaux à la mise en liaison Trésorerie) Présentation de la dématérialisation au sein de l application Sédit GF en conformité avec votre périmètre de dématérialisation (note de cadrage). Intégration du processus de signature dès la validation des bordereaux d E-sedit (paramètre budget, paramètre pré bordereaux ) Présentation des concepts et opportunités en matière de circuit signature. Gestion des pièces justificatives Processus d identification des PJ au sein de l application E-Sedit GF. Recensement et définition des types de flux Identification des signataires 17

18 Généralités Identification des circuits de validation Identification des types de flux (e-demat) Identification des associations entre pré bordereaux C/S et les types de flux Identification des délégations de signatures Identification des paramètres liés à la liaison sécurisée du flux PES (TdT) 18

19 Dématérialisation des bordereaux et Télétransmission A l issue de cette prestation, l intervenant Valorise le guide de paramétrage. En fonction de la volumétrie des circuits, la valorisation intégrale du guide de paramétrage au dela de la journée d audit vous incombe. Ce formulaire constitue un préalable à la mise en œuvre du paramétrage et doit être retourné à berger Levrault avant cette date. Identification des viseurs éventuels Un «viseur» est un utilisateur habilité à apporter un visa interne au sein du circuit préalablement à la signature électronique du signataire. Nom Prénom Nom de connexion au parapheur Mot de passe Adresse Identification des signataires Un signataire est la personne habilitée à signer les bordereaux afin de leur donner une valeur «métier» probante. Il s agit de l ordonnateur ou toutes autres personnes ayant reçu délégation de signature de l ordonnateur. Un utilisateur «signataire» doit être détenteur d un certificat électronique de classe 3 pour chaque fonction exercée. (Exemple le maire d une commune exerçant également les fonctions de président d un syndicat devra détenir 2 certificats et être référencé deux fois dans la liste des signataires. La clé publique certificat est obligatoire pour un signataire Nom Prénom Mot de passe Adresse Clé publique certificat Identification des circuits Il s agit d identifier les circuits de signature indépendamment de toutes règles de gestion métiers (ex : liaison avec pré bordereaux associés ). Les règles de gestion seront pilotées par vos applications métiers (E-démat, Sédit GF). Un circuit représente le cheminement du flux PES qui sera soumis en signature Les actions possibles sont : Visa / Signature Nom du circuit : 19

20 Généralités Transmission TDT : Oui / Non Etape Nom prénom action. Nous vous recommandons en cas de gestion multiples de collectivité de faire référence au code collectivité dans la désignation du circuit. Cela vous permettra de mieux identifier les circuits lors de l affectation au sein de l application finance. Adresse e émetteur Il convient de définir la boîte aux lettres de la personne ou du service qui sera informé par mail d un changement d état dans le parapheur. Cette information est unique pour toutes les collectivités que vous gérez. Création des comptes i-parapheur i Cette prestation réalisée à distance consiste à créer votre compte collectivité au sein du i- parapheur et de créer les circuits identifiés à l issue de l audit Mise en œuvre du paramétrage e-démat e L objectif de cette prestation est de - Paramétrer les circuits de signature de vos flux métier (PES) en conformité avec vos nouveaux processus comptables liés à la dématérialisation - D appliquer la codification définie lors de l audit sur la dématérialisation de vos données comptables - Mettre en œuvre la liaison éventuelle avec le TDT 20

21 Dématérialisation des bordereaux et Télétransmission Cette prestation est effectuée à distance en atelier et requière en pré-requis la transmission par vos soin du guide de paramétrage éventuellement complété à l issue de l audit. Paramétrage de la liaison avec le i- parapheur Paramétrage des types de flux Paramétrage E-sedit GF Paramétrage de la liaison avec le tiers de télétransmission (optionnel) Vérification : test de connexion et de bon fonctionnement de la configuration Informations de connexion au i-parapheur i Informations réservées à Berger Levrault lien URL parapheur Login (webservice) Mot de passe (webservice) Mel émetteur Personnalisation des types de flux Automatisation envoi en signature (O/N) Il s agit de définir par défaut si l envoi au parapheur pour signature est automatique à l issue du traitement de génération du flux PES Il est possible de définir des Valeurs spécifiques applicables pour certains circuits les circuits énumérés ci-dessous Paramétrage sedit GF Paramètre annuel du budget : Il s agit de définir par nature de mouvement (Dépenses, recettes, mouvements d ordre) le circuit (ou type de flux) applicable par défaut. Cette information est obligatoire. Pré bordereaux : Il s agit de préciser l affectation par défaut du circuit par pré bordereaux afin de personnaliser Si vous avez un seul circuit, il n est pas nécessaire de l identifier au niveau des bordereaux. La valeur indiquée dans le paramétrage du budget s appliquera. Si vous souhaitez affiner l affectation du signataire par pré bordereaux, il convient de renseigner la correspondance souhaitée entre le pré bordereau et le circuit par défaut. Afin de gérer au mieux vos mouvements d ordre, il conviendra de préciser les pré bordereaux utilisés pour transmettre les flux d ordre. (La contrainte du PES impose de transmettre au sein d un même flux PES les dépenses et les recettes associées). Modalité de constitution du flux PES : Les flux PES sont constitués à minima par budget. L introduction des circuits et des signataires impose de tenir compte de cette information en vue de transmettre le flux en signature électronique. Une option vous permettra de regrouper les bordereaux soumis à un même circuit signataire au sein d un même flux PES. Si vous ne choisissez pas cette option un flux PES sera généré par bordereau. En cas de transmission de mouvement d ordre, le flux PES comprendra obligatoirement le bordereau de dépenses et de recettes. La notion de mouvement d ordre a été ajoutée dans la définition des pré bordereaux. Cela vous permet d identifier le circuit par défaut au sein des paramètres du budget et d affiner si besoin le circuit au niveau des pré bordereaux. 21

22 Généralités Formation e-demat Cette formation d un jour sur site vise à vous rendre autonome dans l exploitation courante du module. E-demat en vue de Piloter vos flux métiers de l envoi en signature à la liaison trésorerie. Elle s adresse aux agents du service financier et à l administrateur informatique en charge du pilotage des flux PES (dela mise en signature à la liaison trésorerie) Le module e-demat à vocation à effectuer la liaison technique et transparente entre sedit GF et le i- parapheur lors de la procédure d ordonnancement comptable.il vous permet également de piloter vos échanges avec la trésorerie et de visualiser l état d avancement d un flux dans le processus de signature et de télétransmission. Gestion des flux Page d accueil des flux Identification des flux Suivi de l état d avancement d un flux dans la procédure comptable (signature, liaison en trésorerie) Suivi du processus de signature en liaison directe avec le service E-parapheur de la plateforme BLES Suivi de la liaison en trésorerie (en liaison directe avec le tiers sécurisée de télétransmission) Opérations spécifiques sur un flux Application du droit de remord Mise en signature manuelle d un flux Transmission manuelle d un flux en trésorerie Paramétrage Présentation des types de flux Visualisation des circuits définis au sein du parapheur Formation signataires Cette formation s adresse à l ensemble des signataires dotés d un certificat électronique en vue de se former à l usage du parapheur électronique et à la signature des bordereaux. 22