Ordre des métiers de l Ontario Plan d activités 2013

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1 Ordre des métiers de l Ontario Plan d activités avril 2013

2 TABLE DES MATIÈRES 1 L ORDRE DES MÉTIERS DE L ONTARIO APERÇU VISION, MISSION, VALEURS ET ORIENTATIONS STRATÉGIQUES Vision, mission et valeurs Orientations stratégiques GOUVERNANCE Conseil d administration Comités du conseil d administration prévus par la loi Règlements administratifs ANALYSE DU CONTEXTE Contexte externe Le système d apprentissage et de qualification existant Contexte interne La mise en marche de l organisme INITIATIVES ET CIBLES DE PERFORMANCE COMMUNICATIONS Prises de contact par courrier auprès des membres Communications par différents médias, y compris médias sociaux Prises de contact auprès des intervenants RESSOURCES HUMAINES FINANCES Stratégie financière Recettes projetées Dépenses d exploitation projetées Dépenses en capital Mécanismes de financement Plan d urgence ÉVALUATION ET GESTION DES RISQUES Interaction avec le MFCU Perception du public, image de marque et réputation Conformité et application de la loi Viabilité financière Structure de gouvernance SERVICES AUX MEMBRES Barème des cotisations et modèle de prestation de services

3 Services à la clientèle Service des dossiers des membres POLITIQUES ET PROGRAMMES Service des normes Service des évaluations Service des politiques et de la recherche CONFORMITÉ ET APPLICATION DE LA LOI Service de l application de la loi Service des plaintes et de la discipline

4 1 L ORDRE DES MÉTIERS DE L ONTARIO APERÇU Historique En 2007, le gouvernement de l Ontario a commandé une étude sous le titre de Projet d accréditation obligatoire. Le but était d examiner l impact qu aurait le fait d étendre l obligation de qualification prévue pour les métiers à accréditation obligatoire et les métiers comportant un ensemble restreint de compétences (en vertu de la Loi sur la qualification professionnelle et l apprentissage des gens de métier et de la Loi de 1998 sur l apprentissage et la reconnaissance professionnelle), particulièrement en ce qui concernait les ramifications en termes de santé et de sécurité, l inscription de nouveaux apprentis, les taux de diplomation, la protection du consommateur, l impact économique et tout autre facteur pertinent. Un autre aspect du projet consistait à «recommander un cadre de travail pour aborder et prodiguer des conseils quant aux demandes de qualification obligatoire». Dans son rapport final, M. Tim Armstrong a conclu que les préoccupations du gouvernement ne pouvaient pas être dûment résolues sans d abord réexaminer en profondeur la manière dont les métiers sont régis en Ontario, recommandant la création d une institution de gouvernance pour tous les métiers, l Ordre des métiers. En août 2008, le gouvernement a publiquement annoncé son intention de créer l Ordre des métiers en tant qu organisme autonome, sans lien de dépendance avec le gouvernement, avec pour mandat de promouvoir les métiers spécialisés et de moderniser le système d apprentissage en Ontario. M. Kevin Whitaker a été nommé Conseiller à la mise en œuvre, sa tâche consistant à créer un cadre directeur définissant la structure de gouvernance de l Ordre, le champ d activité de l Ordre et son mandat. À l issue de consultations générales menées auprès des intervenants, M. Whitaker a publié son rapport (Rapport Whitaker), qui examinait le rôle de l Ordre, ses responsabilités, ses pouvoirs, et donnait des conseils sur la manière d établir une relation d autonomie avec le gouvernement et sur l entrée en opération organisée de l organisme. Dans ce rapport, M. Whitaker note que «[l] établissement d un Ordre des métiers présentera une série de défis uniques pour l organisation en soi et pour les métiers. Lorsqu il sera pleinement établi, l Ordre constituera probablement la plus vaste organisation professionnelle autonome au Canada, réunissant plus de 150 différents métiers d apprentissage et un effectif possible de bien plus de membres». Introduite le 28 octobre 2009, la Loi de 2009 sur l Ordre des métiers de l Ontario et l apprentissage (la LOMOA ou la Loi) a créé l Ordre des métiers de l Ontario. En mai 2010, le gouvernement a créé le Conseil des nominations, qui a agi temporairement en tant que conseil d administration de l Ordre jusqu à ce qu un conseil d administration ait été nommé. Le ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU ou ministère) a créé le Bureau du projet de mise en œuvre pour guider la mise sur pied de l Ordre. La structure de gouvernance de l Ordre est actuellement en voie de formation. On s applique à l équilibrer avec l inclusion de représentants de tous les métiers (à accréditation obligatoire ou facultative) employeurs et employés, professionnels syndiqués et non syndiqués et avec l établissement d autres critères visant à faire en sorte que tous les professionnels des métiers partout en Ontario puissent faire entendre leur voix. 3

5 2 VISION, MISSION, VALEURS ET ORIENTATIONS STRATÉGIQUES 2.1 Vision, mission et valeurs Vision Une main-d œuvre de métier professionnelle, qualifiée et réglementée au service des Ontariens. Mission Mener la promotion, la réglementation et la gestion des métiers spécialisés de l Ontario. Values Professionnalisme Autoréglementation Respect des métiers Protection du public Égalité des règles de jeu Perspectives de carrière 2.2 Orientations stratégiques Guidé par la loi habilitante de l Ordre, le conseil d administration a approuvé le Plan stratégique. Les objectifs stratégiques et stratégies de l Ordre sont présentés ci-dessous : Objectifs stratégiques et stratégies L Ordre a établi 4 objectifs stratégiques à atteindre durant la période Chaque objectif est assorti de plusieurs stratégies qui seront utilisées pour le réaliser. L Ordre a l intention d atteindre chacun des objectifs stratégiques énoncés au cours des trois prochaines années, et cela dans un ordre de priorité logique. Objectif stratégique 1 : Promouvoir l Ordre des métiers et développer et accroître les adhésions Éduquer les membres potentiels sur le rôle et la valeur de l Ordre. Éduquer le public sur le rôle et la valeur de l Ordre. Rechercher des services à valeur ajoutée. Objectif stratégique 2 : Réglementer les métiers Revoir le champ d exercice des métiers et faciliter l examen indépendant des ratios compagnonapprenti des métiers et du classement des métiers. Établir des normes d admissibilité pour les membres de l Ordre et délivrer les certificats de qualification et les attestations d adhésion aux membres. 4

6 Faire valoir le droit exclusif d exercer le métier pour les métiers à accréditation obligatoire. Intégrer les personnes formées dans d autres provinces et territoires canadiens ou dans d autres pays. Objectif stratégique 3 : Régir les professionnels des métiers Inscrire les membres et délivrer les certificats de qualification et les attestations d adhésion. Établir et gérer un tableau public des membres de l Ordre. Recevoir les plaintes, enquêter à leur sujet et les régler. S occuper des problèmes quant à l aptitude à exercer. Objectif stratégique 4 : Attirer les gens vers des carrières dans les métiers spécialisés Promouvoir les métiers auprès des apprentis potentiels. Encourager les écoles à promouvoir les métiers et à les inclure dans les options de carrière. Développer des stratégies de prise de contact pour les groupes sous-représentés. 5

7 3 GOUVERNANCE La Loi de 2009 sur l Ordre des métiers de l Ontario et l apprentissage établit la structure de gouvernance de l Ordre des métiers. Le modèle établi est conforme aux recommandations du Rapport Whitaker. En résumé, la structure de gouvernance comprend les éléments suivants : 3.1 Conseil d administration Le conseil d administration est composé de 21 membres nommés par le Conseil des nominations conformément à la loi habilitante. Parmi ces 21 membres : 1. Quatre (4) membres sont choisis dans chacun des secteurs suivants : construction, industrie, force motrice, et services. Deux (2) des membres de chacun de ces secteurs sont choisis comme représentants des employés et deux (2) comme représentants des employeurs. 2. Quatre (4) membres sont choisis comme représentants du public. Ces particuliers ne doivent pas être membres de l Ordre ni avoir une affiliation avec un membre de l Ordre, ou avec un métier à accréditation obligatoire ou un métier à accréditation facultative, ou avec un employeur de personnes exerçant un métier à accréditation obligatoire ou un métier à accréditation facultative. 3. Un membre (1) est choisi pour représenter les collèges d arts appliqués et de technologie (CAAT) établis en vertu de la Loi de 2002 sur les collèges d arts appliqués et de technologie. En plus des 21 membres, le registraire fait office de secrétaire du conseil d administration; il participe pleinement aux réunions du conseil, ayant les mêmes droits qu un membre du conseil, sauf le droit de vote. Le conseil d administration est conseillé par quatre (4) conseils sectoriels, un pour chacun des secteurs de la construction, de l industrie, de la force motrice et des services. Le conseil sectoriel donne des conseils sur les questions concernant les métiers du secteur qu il représente et s acquitte d autres fonctions que le conseil d administration lui attribue. Chaque conseil sectoriel est composé de 5 membres; l un des membres est président du conseil sectoriel et aussi membre du conseil d administration. Le conseil d administration peut créer un conseil de métier pour un métier ou un groupe de métiers d un secteur donné. Le conseil de métier conseille le conseil sectoriel de son secteur sur les questions concernant le métier ou le groupe de métiers qu il représente, peut lui faire des recommandations relativement au métier ou au groupe de métiers et s acquitte d autres fonctions que le conseil sectoriel ou le conseil d administration lui attribue. Le conseil d administration décide si le conseil de métier doit avoir 4, 6, 8, 10 ou 12 membres, et c est le Conseil des nominations qui nomment les membres. 6

8 Ce tableau montre le rapport entre les différents conseils de la structure de gouvernance. 3.2 Comités du conseil d administration prévus par la loi La loi qui a créé l Ordre des métiers exige la création des 5 comités suivants : le Comité exécutif le Comité d appel des inscriptions le Comité des plaintes le Comité de discipline le Comité d aptitude professionnelle Le conseil d administration a créé ces 5 comités; il a aussi créé les comités permanents suivants : le Comité des finances et de la vérification, le Comité de la gouvernance et des nominations, et le Comité des règlements. 3.3 Règlements administratifs Le conseil d administration a approuvé les règlements administratifs, qui lui permettent de s acquitter de ses fonctions législatives. Le Règlement administratif général a été modifié le 22 janvier

9 4 ANALYSE DU CONTEXTE 4.1 Contexte externe Le système d apprentissage et de qualification existant L Ordre est un organisme géré par l industrie, c est-à-dire par le secteur des métiers. Il régit les métiers par le biais de fonctions de réglementation standard. Il offre au secteur des métiers la possibilité de s autoréglementer dans l intérêt public, et lui fournit un mécanisme lui permettant d examiner et de déterminer en toute indépendance le nombre d apprentis que devrait avoir chaque métier. L Ordre conçoit actuellement son processus d exécution des programmes et se prépare à sa pleine entrée en opération (avec l accueil des membres et la perception des cotisations) tout en menant certaines activités fonctionnelles, comme l examen des ratios compagnon-apprenti, la consultation des intervenants et l offre de services au secteur des métiers. L Ordre a déjà mis en place et continuera de développer des systèmes pour faire appliquer l obligation de formation et de qualification professionnelle dans les métiers à accréditation obligatoire, et faire appliquer l obligation de paiement des cotisations, qui constituent son revenu. L Ordre s appliquera, et cela est important pour lui, à démontrer la valeur qu il offre en contrepartie de la cotisation payée par chaque membre, et à donner aux employeurs et aux parrains un rôle autre que la simple participation à des conseils de métier. 4.2 Contexte interne La mise en marche de l organisme Le personnel de l Ordre fournit le gros du soutien opérationnel et de l aide à l étape de la mise en marche. Il y a une interdépendance avec le ministère, particulièrement dans le domaine des règlements et pour le transfert des renseignements sur les membres et la communication de renseignements aux membres. Au moment de la préparation de ce plan d activités, l Ordre se prépare à accueillir des membres en avril Concrètement, il s est préparé à traiter le paiement des cotisations, à suivre les membres et à communiquer avec eux. En 2013, l Ordre accomplira ou continuera d accomplir des activités clés de son mandat : Accueil des membres, traitement des renouvellements d adhésion, délivrance des certificats de qualification et des attestations d adhésion, et perception et traitement des paiements de cotisations Accroissement et amélioration des services aux membres Examen du classement des métiers Création de mécanismes de gestion des plaintes, d application de la loi, et de discipline. 8

10 5 INITIATIVES ET CIBLES DE PERFORMANCE Cette section présente les initiatives clés à entreprendre pour la mise en place graduelle et organisée de l Ordre. L Ordre compte être pleinement opérationnel en 2013, avec des cibles de performance établies. INITIATIVE / OBJECTIF STRATÉGIQUE 1. Soutenir tous les objectifs stratégiques 2. Réglementer les métiers ENGAGEMENTS Ce que l Ordre réalisera en 2013 Achever la mise en œuvre des fondations administratives de l Ordre Achever la mise sur pied de la structure de gouvernance et du mécanisme d obligation de rendre compte MESURES DE PERFORMANCE Comment l Ordre saura qu il a réussi dans ses tâches - 9 postes transférés du MFCU avant avril 2013, conformément à l entente sur le transfert de paiement - Personnes embauchées conformément au plan de sorte qu elles soient en poste au moment voulu pour soutenir la mise en œuvre du plan opérationnel - Mise en œuvre continue du système de gestion de la performance, conformément à la politique sur les ressources humaines s y rapportant - Mise en œuvre continue de la fonction «gestion des projets de l organisme» - Mesures et cibles de performance établies pour l entreprise - Mise en œuvre achevée, avant le 1 er trimestre 2013, de l infrastructure TI pour les opérations générales - Processus administratifs et opérationnels mis à jour et pleinement mis en œuvre avant juin Fonctionnalité de chaque secteur de programme établie, au besoin, et assortie de mesures de performance précises pour évaluer les résultats par rapport aux attentes - En 2013, les comités d examen poursuivent les examens des ratios compagnon-apprenti; examinent aussi, au besoin, les demandes de certificat de qualification - Le plan et le cadre de gestion des risques établis en 2012 sont surveillés tout au long de Les conseils de métier sont en fonction et font leur travail auprès des conseils sectoriels 9

11 INITIATIVE / OBJECTIF STRATÉGIQUE 3. Promouvoir l Ordre, accroître les adhésions et attirer des apprentis dans les métiers 4. Réglementer les métiers 5. Réglementer et régir les métiers 6. Régir les métiers 7. Régir les métiers ENGAGEMENTS Ce que l Ordre réalisera en Sensibiliser toujours plus les intervenants et promouvoir une proposition de valeur bien construite de sorte que les futurs membres soient en mesure de comprendre les renseignements sur l adhésion et les obligations qu elle entraîne, et d agir en connaissance de cause - S associer avec Compétences Canada Ontario pour promouvoir les métiers en tant que premier choix de carrière Créer des cadres de travail pour la gestion des adhésions et du paiement des cotisations, et établir les exigences pour l admission à l exercice de métiers Établir les procédures relatives à l inscription des membres et développer les fonctionnalités informatiques pour l inscription Mener les examens des ratios compagnon-apprenti Créer un cadre de gestion des plaintes, de la discipline, et de l application de la loi MESURES DE PERFORMANCE Comment l Ordre saura qu il a réussi dans ses tâches - Stratégie d intervention exhaustive auprès des intervenants lancée avant le 1 er trimestre Sensibilisation des intervenants améliorée par des réunions régulières avec eux en Mesures de performance visant à mesurer et à évaluer le niveau de sensibilisation des intervenants créées et utilisées au cours de Cérémonie de clôture de la compétition Olympiades ontariennes des compétences technologiques de Compétences Canada Ontario - Sont créés et prêts à être mis en œuvre avant janvier 2013 : les processus administratifs de l Ordre et le système de notification pour le transfert à l Ordre des professionnels existants qui ont un certificat renouvelé auprès du MFCU - Processus de demande clairement défini pour tous les demandeurs et intégré à un centre d appels et à une interface TI avant janvier Mécanismes de perception des cotisations définis et prêts à être mis en œuvre avant avril Système d inscription des membres prêt à inscrire les membres dès avril Services à la clientèle prêts à prendre des appels et à servir les membres dès février Tous les examens de ratios compagnonapprenti achevés en Processus ou mécanisme mis en place avant avril 2013 pour la gestion des plaintes, l application de la loi et la discipline - Service des plaintes et de la discipline créé, personnel en place et politiques et procédures établies et mises en œuvre dès avril

12 INITIATIVE / OBJECTIF STRATÉGIQUE 8. Réglementer les métiers 9. Élaborer une stratégie de prise de contact avec les groupes sousreprésentés ENGAGEMENTS Ce que l Ordre réalisera en 2013 Remplir les obligations légales prévues pour l Ordre Préparer un profil pour le poste de directeur général de la diversité (DGD); recruter un DGD; et commencer à préparer la stratégie de prise de contact MESURES DE PERFORMANCE Comment l Ordre saura qu il a réussi dans ses tâches - Règlements exigés pour l Ordre pleinement en vigueur dès la fin du 1 er trimestre Rapports exécutés conformément à l entente sur le transfert de paiement - Obligations remplies : celles prévues par les lois applicables, le protocole d entente, l entente sur le transfert de paiement, les contrats de prêt, et la garantie de prêt - Directeur général ou directrice générale de la diversité en place et stratégie d intervention en cours de préparation 11

13 6 COMMUNICATIONS L Ordre des métiers de l Ontario ouvre ses portes officiellement le 8 avril Plusieurs activités et tactiques de communications se dérouleront avant et après cette date dans le cadre du mandat de l Ordre, qui consiste, entre autres choses, à mobiliser les membres, les intervenants et le public. En 2012, les activités de prise de contact ont été très générales, s adressant à un large groupe d intervenants et au public. En 2013, les communications cibleront plutôt les membres et le public. Dans la première partie de l année, l Ordre s attachera à fournir des renseignements aux futurs membres et à s assurer que ceux-ci ont l information dont ils ont besoin pour comprendre et remplir leurs obligations en tant que membres. 6.1 Prises de contact par courrier auprès des membres En janvier 2013, l Ordre a commencé à envoyer aux futurs membres une trousse d information comprenant une lettre du président du conseil d administration, un document Questions fréquentes et un document promotionnel donnant les coordonnées contact de l Ordre. Après ce premier envoi, l Ordre a envoyé d autres correspondances pour informer les membres sur diverses questions, notamment pour leur dire ce qu ils pourront attendre de l Ordre et leur parler du tableau public. Ensuite, en avril, des avis de renouvellement seront envoyés aux membres à mesure que les certificats de qualification expireront. Une fois que les membres auront payé la cotisation de renouvellement, ils recevront une trousse d accueil renfermant leur carte de membre, leur certificat de qualification ou leur attestation d adhésion, des renseignements sur leur état de membre et du matériel promotionnel, dont un dépliant d information. Ces envois se poursuivront toute l année. 6.2 Communications par différents médias, y compris médias sociaux L Ordre prévoit aussi de communiquer en 2013 avec les membres, les intervenants et le public par les différents médias traditionnels. Dans les premiers mois de 2013, il s attachera à faire ressortir l importance de la création d un organe de réglementation et les avantages que représente l Ordre pour les membres et le public. Une stratégie médias sociaux, avec notamment le lancement d une page Twitter pour l Ordre, a été préparée dans les débuts de 2013 et est actuellement en voie de mise en œuvre. 6.3 Prises de contact auprès des intervenants Au début de 2013, l Ordre a mené un exercice de cartographie des intervenants. Il a ensuite développé un plan de communications stratégiques, qui est aujourd hui en cours de mise en œuvre. Il est essentiel pour l Ordre de multiplier les prises de contact avec les intervenants. Les communications se feront plus importantes dans le courant de 2013 et à l avenir, avec le déploiement de plusieurs moyens de communication et d interactions en personne. 12

14 7 RESSOURCES HUMAINES La structure organisationnelle de l Ordre reflète les fonctions qui sont nécessaires à l exploitation de l activité de l Ordre, compte tenu du volume de travail prévu en 2013 alors que l organisme se prépare à prendre la pleine responsabilité des inscriptions. Le tableau suivant montre succinctement les prévisions annuelles des besoins en personnel au sein de l Ordre pour la période de 2012 à Besoins en personnel Division 2012 (Chiffres réels) Gouvernance et services généraux Services aux membres Politiques et programmes Conformité et application de la loi Total Stratégie de recrutement Il est crucial pour l Ordre de recruter et de retenir des professionnels de haut calibre. L Ordre poursuivra la mise en œuvre de sa stratégie de recrutement qui privilégie une approche graduelle, voulant ainsi s assurer qu il a le personnel approprié aux postes appropriés, au bon moment. La stratégie relie les priorités de l Ordre à la conception des tâches, aux exigences en matière de compétences et à la planification de moyens visant à attirer des candidats qualifiés. 7.2 Diversité L Ordre entend créer un milieu de travail positif et respectueux pour tous les employés, offrir des services équitables et accessibles pour tous les travailleurs des métiers et promouvoir la diversité de la main-d œuvre dans le secteur des métiers. Ces objectifs sont actuellement ancrés dans les valeurs de l Ordre et dans les politiques existantes portant sur l accès et l équité. La promotion de la diversité au sein de l Ordre contribue à répondre efficacement aux besoins culturels et linguistiques des travailleurs et à donner aux gens de diverses origines un accès égal à des services de qualité. L Ordre a nommé un directeur général de la diversité (DGD), qui est chargé de gérer la diversité, l accès et l inclusion des travailleurs des métiers, des employeurs et du public. Avant l inscription de membres, le rôle du DGD est avant tout interne et stratégique; puis il s étendra à l externe (au secteur des métiers et aux membres) une fois que les membres seront en place. Son mandat s étendra encore, car il sera appelé à coordonner, à guider, à encourager et à soutenir la diversité de sorte à créer une culture de respect et d inclusion au sein de la gouvernance, des ressources humaines, dans la prestation des services, dans les partenariats communautaires et dans les relations avec les intervenants. Le DGD fournira à l Ordre de l expertise, un plan stratégique, de la formation, du leadership, du soutien et la coordination nécessaire pour les questions d accès et d équité relativement aux groupes de population d origines diverses. 13

15 8 FINANCES 8.1 Stratégie financière Le 5 octobre 2012, le ministre de la Formation et des Collèges et Universités a informé l Ordre qu il établissait des jalons clés pour permettre à l Ordre de commencer l inscription de membres le 8 avril Le ministère reconnaissait que la nouvelle date fixée pour l inscription de membres occasionnerait de fortes pressions financières sur l Ordre, acceptant alors de lui fournir une aide financière dans l entretemps. L Ordre continuera de se montrer prudent dans la gestion des dépenses. En mars 2013, l Ordre a révisé le budget original approuvé pour y inclure l impact du report des inscriptions au 8 avril Le nouveau budget prend aussi en compte l impact sur les dépenses liées au retard, telles que le report à 2013 d activités opérationnelles budgétisées à l origine pour Dans l entretemps, compte tenu des commentaires des intervenants, l Ordre a aussi décidé d accélérer la mise en œuvre de la Division de la conformité et de l application de la loi, ce qui a nécessité un accroissement de personnel au 8 avril 2013, le nombre d agents d exécution de la loi passant, à cette date, de 10 à 20, et devant encore s accroître pour passer à 40 à l automne 2013, si le revenu le permet. Les autres dépenses se rapportant à l activité de conformité et d application de la loi sont aussi prises en compte dans le budget révisé, qui, par ailleurs, affiche des chiffres exacts pour certaines dépenses dont les chiffres étaient estimés dans le budget original. En général, le budget révisé représente de manière plus exacte les besoins de l Ordre pour 2013, car l Ordre a maintenant plus de renseignements qu il n avait lors de la préparation du premier budget en août et septembre Un certain nombre de postes qui étaient au début des estimations sont maintenant des chiffres réels, puisés auprès de sources. Les activités planifiées à l origine pour 2012 qui n ont pas été achevées à la fin de l année, ont été examinées avec discernement pour inclusion dans le budget révisé de Les points saillants de ce budget sont une hausse du personnel, qui passe de 133 à 162 avec la mise en œuvre des activités d exécution de la loi; une réduction de 1,2 million $ des coûts des communications; une réduction des frais d impression et une augmentation des frais d affranchissement postal. Le budget d immobilisations a aussi augmenté pour prendre en compte l achat de véhicules, d outils et de fournitures pour les agents d exécution de la loi, et pour les rénovations et les améliorations supplémentaires apportées aux bureaux, et les besoins accrus en matériels et logiciels informatiques. Le MFCU et l Ordre ont signé une entente de transfert de paiement, selon laquelle le ministère s engage à transférer à l Ordre une somme supplémentaire pouvant aller jusqu à 8,8 millions $ en versements échelonnés de 3,6 millions $, à compter du 10 janvier Ce supplément de fonds vise à compenser le retard pris dans la perception des cotisations et à amortir les coûts d exploitation se rapportant à la planification des activités de mise en œuvre de l Ordre en Suite à une analyse attentive de l impact de la TVH sur les cotisations et autres divers frais perçus, l Ordre a, après avoir pris en compte les remboursements de TVH et les crédits de taxe sur les intrants, conclu que l impact sur les membres serait neutre ou positif. Par conséquent, le conseil d administration a décidé de facturer la TVH sur les cotisations et les divers frais de service perçus auprès des membres et d obtenir un remboursement correspondant pour tous les crédits de taxe sur les intrants payés. 14

16 8.2 Recettes projetées Bien que les inscriptions commencent le 8 avril 2013, il est prévu que les recettes issues des cotisations des membres commenceront à entrer en juin En 2013, l Ordre a trois sources principales de revenu les subventions provinciales, les cotisations des membres, et les droits perçus pour divers services offerts (frais de service). L Ordre a effectué une estimation révisée des recettes prévues (illustrée ci-dessous), qui a été calculée en fonction de la date du 8 avril Cette estimation remplace les estimations de recettes antérieures indiquées dans le budget qui avaient été approuvées par le conseil au moment où l Ordre présumait commencer les inscriptions au 1 er janvier L estimation révisée des recettes s affinera encore avec des estimations plus exactes du nombre de membres pour les années à venir, en particulier pour les trois premières années d activité. À partir de données plus récentes fournies par le MFCU concernant le nombre de membres et les réponses données à une correspondance envoyée à la fin de 2012, l Ordre a préparé une projection des recettes par métier. Ce calcul donne une estimation des recettes plus élevée, mais il est basé sur des taux hypothétiques de rétention des membres qui pourraient être optimistes car il n y a aucune tendance historique sur quoi s appuyer. Par conséquent, le montant des recettes estimé à l origine est celui qui est utilisé dans le budget, car il s agit d un chiffre modéré (chiffres Recettes (millions $) réels) Cotisations des membres (y compris frais de service et autres frais divers) 0,3 12,2 25,3 33,6 Fonds de mise en marche (subvention) 8,4 6,5 Cotisations reportées Transfert du MFCU 5,4 TOTAL des recettes 8,7 24,1 25,3 33,6 Subventions provinciales Le MFCU fournit des fonds destinés à couvrir les activités de mise en marche de l Ordre, cela jusqu à ce que l Ordre reçoive des membres et commence à percevoir les cotisations. Cotisations L Ordre a le pouvoir de fixer et de percevoir les cotisations. Le conseil d administration a établi et approuvé le barème des cotisations et d autres frais; par ailleurs, le MFCU a approuvé le règlement visant la perception des cotisations. Cotisations des membres Les cotisations, y compris, on anticipe, les cotisations de renouvellement de l adhésion, qui seront donc payées tous les ans par les membres, sont la principale source de revenus de l Ordre. Les cotisations visent à couvrir la majorité des frais d exploitation et des investissements en immobilisations à long terme. Le barème des cotisations prend en compte les diverses catégories de membres (Apprentis, Compagnons, Employeurs, etc.). Les cotisations de l Ordre sont moins élevées que celles perçues par tout autre organisme de réglementation de l Ontario. 15

17 Frais de service Les frais de service seront déterminés selon le modèle de comptabilisation après recouvrement des coûts. L Ordre peut fixer le montant des frais de service à 100 % des coûts à recouvrer et aura le pouvoir d accroître les services existants (les frais perçus et/ou le nombre de services), ce qui augmenterait les recettes à cet égard. Les frais de service seront prélevés au point de service. Ce sont : les frais d examen les frais de réexamen de l inscription et les frais d appel les frais de production d un certificat en double Frais de remise en vigueur (d un certificat ou d une attestation d adhésion) Recettes diverses L Ordre a un bail à long terme pour les locaux qu il occupe. Il n aura pas besoin de tout l espace loué jusqu à ce qu il entre pleinement en opération. Entretemps, l Ordre a sous-loué quelques-unes des salles disponibles jusqu à la fin d avril Dépenses d exploitation projetées Le tableau suivant présente une projection des dépenses : (millions $) 2012 (chiffres réels) Dépenses Salaires et avantages sociaux 4,739 10,379 14,987 17,649 Réunions des conseils de gouvernance et autres réunions 0,498 2,562 3,363 3,885 Programmes et exploitation 3,059 7,512 7,369 7,539 Amortissement 0,383 0,987 1,217 1,148 TOTAL des dépenses 8,679 21,440 26,936 30,221 Salaires et avantages sociaux Les prévisions portent sur 59 employés en poste à la fin de 2012, et on estime que l effectif passera à 162 en 2013, 186 en 2014, et 209 en 2015, ce personnel étant affecté à l exploitation au jour le jour de l organisme. À mesure que le nombre de membres et les recettes augmenteront, le rôle du personnel évoluera pour prendre en compte les besoins croissants des membres. L Ordre a pris comme point de référence d autres organismes de réglementation pour comparer les chiffres quant à l effectif et au budget, concluant que la comparaison est favorable. L Ordre des métiers de l Ontario sera le plus grand organisme de réglementation de l Ontario pour ce qui est du nombre de membres; il sera l organisme le plus complexe en raison du nombre de professions réglementées, des catégories de membres desservies et de l éventail de services fournis, qui vont de l établissement de normes professionnelles pour les métiers à la délivrance de certificats de qualification et d attestations d adhésions et au financement d examens indépendants visant à réviser les ratios compagnonapprenti et le classement des métiers. 16

18 Réunions des conseils de gouvernance et autres réunions Les estimations couvrent les frais de réunions et autres activités, tels que les frais de déplacement, de repas et d hébergement et les frais de matériel. Ils incluent aussi les indemnités journalières fournies pour les ateliers et au conseil d administration, et les frais de déplacement des employés. Programmes et exploitation Ce poste du budget couvre l impression des normes de formation théorique, la production des documents de qualification, l impression des factures, les communications et le marketing (p. ex. : campagnes d information auprès des membres et prises de contact avec les intervenants), les frais de poste des campagnes publicitaires et des envois aux membres, le traitement des paiements, les frais d intérêt et les services de technologie de l information et de soutien technique. Ce poste inclut aussi les frais relatifs à des activités de soutien, comme la création de processus administratifs relatifs aux membres (p. ex. : perception des cotisations, soutien aux Services à la clientèle), l élaboration de plans stratégiques, le recrutement, la gestion de projets, la comptabilité générale et juridique, les prises de contact avec les intervenants, la vérification des comptes, la gestion des risques et d autres frais généraux de bureau. Amortissement Les investissements en immobilisations sont amortis sur la durée de vie utile des biens. 8.4 Dépenses en capital Outre les besoins habituels en technologie de l information d un bureau, l Ordre a investi dans la création d une base spécialisée de données sur les membres qui soutiendra les programmes et les facturations des membres. L Ordre acquerra aussi en 2013 un système de gestion financière. Il a, dans le cadre d un processus concurrentiel, conclu un arrangement par lequel, au cours des trois prochaines années, il se procurera des ordinateurs au fur et à mesure des besoins aux termes de contrats de location-achat de trois ans. L Ordre achètera des véhicules et des outils pour la mise en œuvre initiale de la Division de la conformité et de l application de la loi, et en acquerra d autres en 2015 pour répondre aux besoins de la division en expansion. Dépenses en capital (millions $) 2012 (chiffres réels) Ordinateurs 0,127 0,459 0,230 0,115 Logiciels 0,851 0,525 0,050 0,040 Équipement 0,067 0,220 0,041 0,020 Mobilier 0,004 0,030 0,020 0,005 Améliorations locatives 0,310 0,050 0,030 Véhicules 1,160 0,580 Outils 0,040 0,020 TOTAL 1,049 2,744 0,391 0,810 17

19 Bien que l Ordre ait engagé d importantes dépenses en 2012 pour la mise en marche de ses activités, il devra encore engager des dépenses supplémentaires en 2013 avec la création et l entrée en opération d autres services et unités. 8.5 Mécanismes de financement Bien que l Ordre vise à opérer à long terme selon un mode de financement autonome, dans l entretemps, il nécessite un soutien financier pour combler ses besoins de trésorerie durant la période de mise en marche. Actuellement, l Ordre est tributaire de subventions ministérielles et d une ligne de crédit de 6 millions $ garantie par le gouvernement provincial. Les projections courantes des recettes et des dépenses montrent que l Ordre sera financièrement autonome en Plan d urgence L Ordre surveillera de près ses dépenses et, si nécessaire, reportera ou réduira des dépenses au cas où il y aurait du retard dans la réception des recettes de cotisations ou s il y avait une réduction des recettes de cotisations. À cet égard, il a préparé des prévisions de trésorerie pour un scénario d urgence impliquant une réduction de 25 % des recettes en 2013 et de 15 % en 2014 et Cette projection prend en compte une réduction correspondante des dépenses, comme les frais de traitement des paiements et les frais d impression se rapportant à l administration des membres, un gel de l embauche en 2014 et 2015, une réduction des déplacements et des formations du personnel, une réduction des réunions des divers conseils et une réduction des frais connexes de technologie de l information, de marketing, de matériels et d administration. 18

20 9 ÉVALUATION ET GESTION DES RISQUES Dans le cadre d un important projet visant à élaborer une stratégie d évaluation des risques et un cadre de gestion des risques, l Ordre a engagé un consultant pour mener une première évaluation du risque d entreprise. L évaluation visait à faire en sorte que les risques clés ayant une incidence sur l atteinte d objectifs stratégiques et opérationnels soient définis, analysés et contrôlés. L évaluation portait surtout sur les risques clés auxquels l Ordre fait face actuellement ou auxquels il pourrait être confronté dans les 12 à 18 mois prochains. Lors de sa réunion du 4 décembre 2012, le conseil d administration a accepté le rapport sur l évaluation des risques. L Ordre a commencé à préparer un cadre et une politique de gestion à cet égard. Afin de s assurer que l on prévoie une obligation de rendre compte, ainsi que les pouvoirs nécessaires et les compétences appropriées dans la gestion des risques, l Ordre a défini les rôles et les responsabilités de l équipe de la haute direction et des chefs de section œuvrant en ce domaine. Un groupe de travail sur la gestion des risques sera le moteur principal du processus de gestion, et des procédures ont été établies avec leur propre cadre de référence. Le groupe de travail s assurera que l on tient un registre des risques et que l équipe de la haute direction responsable est tenue informée des risques existants et prévisibles. 9.1 Interaction avec le MFCU L un des risques principaux que doit gérer l Ordre au cours des premières années de ses activités est sa relation de dépendance avec le ministère du fait des étroits rapports et interactions qu il doit entretenir avec lui. Jusqu à présent, la relation de travail entre les deux organisations est positive. L Ordre gère le risque en entretenant une communication constante avec le ministère. 9.2 Perception du public, image de marque et réputation Du fait qu il est tributaire des membres qui lui versent les cotisations et du fait que les intervenants ne comprennent pas tous ou ne soutiennent pas tous la création de l Ordre, l Ordre devra toujours gérer le risque lié à la perception de l organisme par le public et les risques d image et de réputation. Ceci est particulièrement crucial dans la phase de mise en marche et au cours de la première année d activité. Le risque d une perception publique négative et le manque d appui de la part des membres pourraient avoir un impact en ce sens qu il pourrait être difficile d accroître le nombre de membres, de promouvoir les métiers et d attirer de nouveaux apprentis, de gérer les intervenants et de s acquitter du mandat énoncé. Actuellement, l Ordre a le personnel et l infrastructure nécessaires pour mener une campagne efficace de sensibilisation du public. Les actions les plus efficaces pour atténuer ce risque dans l immédiat consistent à rester proactif dans l évaluation de la perception courante du public et l évaluation de la réputation, et de rajuster, s il y a lieu, les plans de communications externes et de sensibilisation. 19

21 9.3 Conformité et application de la loi Une composante clé du mandat et des objectifs stratégiques de l Ordre est l obligation de développer la capacité de gérer les plaintes (les recevoir, enquêter à leur sujet et les régler), et de faire appliquer les interdictions prévues par la LOMOA quant à l exercice non autorisé de métiers. Si l Ordre n a pas des mécanismes efficaces d investigation des plaintes et d exécution de la loi en place au moment où il commence à percevoir les cotisations des membres, le mandat de l Ordre risque de ne pas être rempli et la réputation et la crédibilité de l Ordre risquent d être compromises, ce qui, par ricochet, influerait sur le nombre d adhésions et la perception du public. L Ordre a engagé un directeur de la conformité et de l application de la loi et un chef des enquêtes et des audiences, qui vont commencer à établir les politiques et les procédures de recrutement pour la division en prévision de la mise en œuvre de ces activités en Viabilité financière L Ordre reconnaît le risque inhérent d un mode de financement reposant sur les cotisations payées par les membres. C est pourquoi, l objectif premier de la planification et de l exploitation à ce jour vise la nécessité d offrir de la valeur aux membres existants et potentiels. Les risques principaux en ce domaine se rapportent à l incertitude et à un changement de situation possible quant au supplément de financement fourni par le MFCU et quant à la réception en temps voulu des cotisations des membres. Le retard pris dans la campagne de sensibilisation ciblée ajoute à l incertitude de la planification et de la viabilité financière dans la première année d activité de l Ordre. Le risque est toutefois atténué avec l obtention d une ligne de crédit et l utilisation d estimations modérées du nombre de membres dans le budget et les prévisions détaillées. En outre, l Ordre dispose d un comité des finances et de la vérification dévoué et en service, et a un système interne complet de communication de l information financière. 9.5 Structure de gouvernance La taille et la complexité de la structure de gouvernance et des conseils (plus de 300 membres) créent un risque inhérent considérable pour l Ordre. Cependant, indépendamment des risques potentiels que cela crée, quand on considère l importance et l envergure du mandat de l Ordre et les nombreux groupes d intervenants, on comprend que la structure de gouvernance actuellement en place est nécessaire, appropriée, et qu elle représente une valeur ajoutée pour l Ordre. Actuellement, l Ordre gère les risques à cet égard au moyen de procédures d exploitation solides, telles que la création de comités, la formation des membres des conseils et le crédit budgétaire alloué aux conseils. 20

22 10 SERVICES AUX MEMBRES La Division des services aux membres a sous sa responsabilité les Services à la clientèle et le Service des dossiers des membres. Ces deux services sont entrés en fonction en 2012, avec des responsabilités limitées; en 2013, ils étendront leurs activités et recruteront du personnel supplémentaire Barème des cotisations et modèle de prestation de services Toute personne suivant un apprentissage ou travaillant dans un métier à accréditation obligatoire doit être membre de l Ordre pour apprendre ou exercer son métier toute légalité. Par ailleurs, l Ordre encouragera les personnes travaillant dans un métier à accréditation facultative et les employeurs et les parrains de travailleurs à devenir membres pour des raisons qu ils trouveront convaincantes. D importants efforts ont été déployés en 2012 pour mettre au point un cadre d adhésion et de prix avec, à l appui, un modèle de prestation de services. Les cotisations d adhésion annuelles et les frais prélevés sur des services fournis (p. ex. : frais d examen, frais de remplacement de certificats de qualification) ont été approuvés en 2012, et seront perçus par l Ordre. Celui-ci poursuivra en 2013 la mise en œuvre du plan de communications ciblées dans le but de bien faire connaître et comprendre la proposition de valeur de l Ordre ainsi que les obligations des membres. En 2013 et au-delà, le modèle de prestation de service comportera une collaboration étroite avec le MFCU, l Ordre nécessitant encore de l aide et des services du ministère. Par exemple, le MFCU continuera d administrer les programmes d apprentissage et apportera un soutien à l Ordre lors des premières prises de contact de membres potentiels. En 2013, l Ordre mettra aussi à profit l infrastructure, les ressources et l expertise du MFCU pour l administration des examens et les évaluations de l équivalence de la qualification. Une grande partie de l année consistera à gérer cette relation, mais aussi à planifier un modèle amélioré de prestation de services pour l avenir Services à la clientèle L équipe des Services à la clientèle gère tous les aspects de cette fonction, qui consiste à servir les gens qui cherchent à obtenir des renseignements au sujet de l Ordre, ceux qui veulent devenir membres, et les membres existants. Pour répondre aux préférences et aux besoins des clients, l Ordre s emploie actuellement à établir trois moyens d assurer les services à la clientèle : libreservice en ligne, service téléphonique, et service en personne au bureau. Ces divers mécanismes devraient entrer en opération en En 2013 et dans les années à venir, l équipe continuera de promouvoir et d étendre le partenariat opérationnel établi en 2012 avec la Direction de la prestation des services du MFCU. Cette relation permettra de guider le modèle de prestation de services en prévision du déploiement des services aux membres et d autres activités qui seront transférées à l Ordre en En cette année où l Ordre se prépare à accueillir les membres admissibles, l équipe des Services à la clientèle jouera un rôle clé dans le plan de promotion des adhésions, qui vise à établir le noyau de base, à maximiser la rétention des membres et à accroître le nombre de membres par une série de tactiques particulières et ciblées. Dans les débuts, l équipe inscrira les personnes «réputées» membres, et plus tard s appliquera à mieux comprendre et à cibler de nouveaux segments de marché potentiels. 21

23 En 2013, l équipe s emploiera d abord à établir l excellence à tous les niveaux de ses opérations en préparant des objectifs fermement axés sur l efficacité opérationnelle, la maîtrise des coûts et la qualité du service. La performance sera au cœur des objectifs et, à cet égard, l équipe présentera des rapports d exploitation détaillés, mènera des examens structurés de ses activités et s attachera à les améliorer en continu. Le système d administration des membres (Trades Membership System TMS) sera le système clé qui non seulement permettra de fournir les expériences de service centrées sur le client que l Ordre entend créer, mais qui, aussi, constituera le cadre de soutien aux rapports et aux analyses des activités Service des dossiers des membres Le Service des dossiers des membres gère les documents et les données se rapportant aux membres. Le MFCU a communiqué ses données à l Ordre aux fins de la préparation de rapports sur les adhésions et aux fins de la réglementation des membres. Les dossiers des membres renferment des documents que les candidats à l adhésion à l Ordre ont présentés, des rapports de comités et d autres documents produits à l interne et par des organismes extérieurs aux fins de la gestion et de la réglementation des membres. L Ordre est, par ailleurs, en train de mettre en œuvre un système de gestion des documents visant à gérer électroniquement l important volume de documents se rapportant aux adhésions et à offrir un milieu sécurisé pour la gestion des responsabilités de l Ordre en matière de confidentialité de l information. Le dépôt des données est le système d administration des membres (TMS) et constitue la source des renseignements affichés au tableau public de l Ordre. En outre, le Service des dossiers crée et met en œuvre actuellement des solutions visant à faciliter la production des documents de qualification (certificats de qualification et attestations d adhésion), des lettres et des factures à l intention des membres, et à aider les autres services de l Ordre à développer et à mettre en œuvre la Politique de confidentialité de l Ordre. Le Service des dossiers s appliquera à moderniser le système provincial de gestion des documents et des données sur les métiers. À cette fin, l équipe établit actuellement un fonds solide et fiable d information en utilisant des méthodes rigoureuses de validation, de déclaration, d entreposage et de conservation des données; ce fonds d information continuera de répondre aux besoins de l Ordre et de ses membres en 2013 et au-delà. 22

24 11 POLITIQUES ET PROGRAMMES La Division des politiques et des programmes a sous sa responsabilité le Service des normes, le Service des évaluations, et le Service des politiques et de la recherche. Le Service des normes et le Service des évaluations sont en activité et, tout en gérant leur domaine respectif, continuent de fournir des services aux conseils de métier et aux conseils sectoriels. La LOMOA oblige l Ordre à élaborer une série de règlements et à faire approuver ces règlements avant qu il entre pleinement en activité. Ces règlements cruciaux sont maintenant en place. Le Service des politiques et de la recherche est chargé de gérer le cadre réglementaire et de créer les instruments juridiques qui seront soumis au gouvernement pour approbation. Ce service fournit aussi des activités de recherche visant à soutenir d autres services de l Ordre Service des normes En 2013, le Service des normes travaillera encore étroitement avec nos intervenants principalement par l entremise des conseils de métier et des conseils sectoriels. Le service établit ou révise actuellement les normes de formation en milieu de travail, les normes de formation théorique (enseignement en classe), établit le contenu des examens et les exemptions, le but étant de faire sorte que le secteur des métiers de l Ontario respecte les normes les plus élevées. Le Service des normes continuera aussi de soutenir le programme Sceau rouge à titre de partenaire fédéral pour le développement de produits de qualité qui reflètent les besoins du secteur des métiers de l Ontario. Le Programme des normes interprovinciales Sceau rouge (programme Sceau rouge) est une norme d excellence reconnue à l échelle nationale, qui favorise la mobilité des compagnons ayant la qualification Sceau rouge. Chaque métier du programme Sceau rouge est géré par une province hôte, et l Ontario est l hôte d un certain nombre de ces métiers. Cette responsabilité mobilise un nombre important de ressources, car le coordonnateur du programme pour un métier donné sollicite des commentaires auprès de toutes les provinces impliquées dans ce métier, organise les réponses et les rend publiques aux fins de consultation dans tout le pays. En contrepartie de ses contributions financières et en ressources humaines au programme Sceau rouge, l Ordre reçoit les examens bilingues et l analyse des professions pour plus de 50 de ses métiers, qui font travailler plus de 80 % de ses membres. Le Service des normes s emploie en 2013 à élaborer un programme de perfectionnement professionnel qui permettra aux coordonnateurs de programme de se former et de se perfectionner à l aide d une variété d outils visant à optimiser leur efficacité dans la gestion des portefeuilles. Le programme inclura des points de référence pour évaluer la compétence et désignera les différents cours qui aideront les coordonnateurs à gérer les attentes établies pour les personnels existants et nouveaux, et établira un processus visant à former les coordonnateurs de programme ayant de l expérience au mentorat de collègues. Diverses stratégies en matière de recherche, de politique et de communications viendront compléter le perfectionnement professionnel Service des évaluations En 2013, l Ordre entretiendra une étroite relation avec le MFCU, qui demeurera le fournisseur de services pour les évaluations. Cela est une importante fonction dans la structure organisationnelle globale et l Ordre gérera ce partenariat tout en renforçant ses capacités et en développant un nouveau modèle pour l avenir. 23