INFORMATIONS PRATIQUES Version 25/05/13.

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1 INFORMATIONS PRATIQUES Version 25/05/13 L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 1

2 1. CONSEILS PRATIQUES FORMALITES : Carte d'identité ou passeport en cours de validité. Le certificat de vaccination contre la fièvre jaune est obligatoire. CLIMAT : Climat de type équatorial (90% d'humidité en moyenne). Les mois de Avril Mai - Juin sont considérés comme une «grande saison des pluies» en Guyane. Pensez aux vêtements de pluie et aux produits anti-moustiques. DECALAGE HORAIRE : Moins 5 h en été par rapport à la France métropolitaine. RECOMMANDATION POUR LES VISITES : La plupart des visites de projets se déroulant à l extérieur, les vêtements et chaussures de pluie sont conseillés. Concernant le circuit Cayenne-Rémire-Montjoly : Afin d être autorisées à accéder au Grand Port Maritime de Dégrad des Cannes, les personnes inscrites pour ce circuit doivent impérativement transmettre une copie de leur pièce d identité à guyane2013@seminaireconvergence.fr au plus tard pour le 17 mai Concernant le circuit Régina avec la visite d une exploitation forestière, les vêtements et chaussures de pluie ainsi qu une tenue de rechange sont indispensables. Une pièce d identité est également obligatoire. 2. ORGANISATION Pour toute question relative à votre inscription, à la réservation de votre hébergement et à la mise en place des transferts, vous pouvez contacter : Krystel LE NEGARET ou Louise SALVATI ou Olivier DE LA HOUSSAYE guyane2013@seminaireconvergence.fr Pour toute autre question, vous pouvez contacter : Gaëlle GUYOMARD ou Stéphanie BRETTENOUX convergence@asp-public.fr Vous pouvez consulter également le site internet dédié au séminaire via l url ci-dessous : L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 2

3 3. LIEU DU SEMINAIRE L'ENsemble Culturel REgional (EN.C.RE) Route de Montabo CAYENNE GUYANE Pour toute demande d envoi de documentation pour le séminaire, merci d adresser un à l adresse guyane2013@seminaireconvergence.fr 4. INSCRIPTION L inscription au séminaire est gratuite et obligatoire pour les participants et les intervenants. Il vous suffit de vous rendre dans la rubrique «Inscription», via l url La clôture des inscriptions est fixée au 14 mai Lors de votre inscription, vos coordonnées professionnelles (adresse, n de téléphone, mail ) vous seront demandées. Ces informations seront diffusées sur la liste des participants remise lors du séminaire et transmise aux organisateurs. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail à guyane2013@seminaireconvergence.fr Dans le cadre du séminaire des photos et des vidéos seront réalisées et auront vocation à être utilisées et diffusées par les organisateurs à des fins de communication sur les programmes européens, et en aucun cas à des fins commerciales. Votre participation vaut acceptation de cette disposition. Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail à guyane2013@seminaireconvergence.fr 5. TRANSPORTS 5.1. Informations transport aérien Les frais de transport aérien sont à la charge de chaque participant Transferts sur place Des navettes seront prévues et prises en charge par l'organisation entre les différents lieux sur place (aéroport, salle du séminaire, hôtels, lieux pour les dîners, lieux des visites) pendant les dates du séminaire Navettes à l arrivée et au départ des vols Navettes à l arrivée : le lundi 27 mai 2013 uniquement entre l'aéroport Cayenne Rochambeau vers les hôtels réservés par l organisation (Hôtels Novotel, Montjoyeux Les Vagues, Central et Amazonia). L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 3

4 le mardi 28 mai 2013 entre l'aéroport Cayenne Rochambeau et l'en.c.re ou les hôtels, selon l horaire d arrivée indiqué lors de votre inscription en ligne. Navettes au départ : le vendredi 31 mai 2013 entre 12h30 et 15h : uniquement entre l'en.c.re et l'aéroport Cayenne Rochambeau entre 16h et 19h : entre les hôtels réservés par l organisation (Hôtels Novotel, Montjoyeux Les Vagues, Central et Amazonia) et l'aéroport Cayenne Rochambeau ATTENTION : Les transferts ci-dessus ne seront assurés que pour les participants ayant fourni toutes les informations relatives à leur arrivée et à leur départ lors de leur inscription (dates, horaires, compagnies aériennes, n de vol). Aucune navette n est prévue en-dehors des dates du séminaire Autres transferts Selon le programme, les autres transferts seront organisés, aller-retour entre les hôtels Novotel, Montjoyeux Les Vagues, Central et Amazonia : - et l'en.c.re du 28 au 31 mai 2013, - et les 3 circuits de visites du jeudi 30 mai 2013, - et les lieux des dîners des 27, 28 et 29 mai Les points de rendez-vous pour le départ des transferts et les horaires seront affichés à la réception de chacun des hôtels et à l EN.C.RE. 6. HEBERGEMENTS L hébergement sur place est à la charge de chaque participant. Pour le séminaire Convergence 2013, l organisation a pré-réservé un certain nombre de chambres, de catégorie et de standing différents, dans des hôtels situés à Cayenne et à proximité du lieu du séminaire «EN.C.RE». De façon générale, les chambres peuvent être prêtes pour 14h00 et doivent être libérées pour 12h00 au plus tard Hôtels proposés et tarifs HOTEL AMAZONIA, 3*** HOTEL CENTRAL, 3*** RESIDENCE MONTJOYEUX LES VAGUES, 3*** L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 4

5 Hôtel AMAZONIA Hôtel 3 étoiles, situé au cœur du centre-ville de Cayenne L hôtel AMAZONIA dispose au total de : 77 chambres simples ou doubles réparties sur 3 étages avec ascenseur, 34 studios et 9 F2 suites, équipés de kitchenette. Toutes les chambres et les appartements sont équipés : de l air conditionné central, téléphone direct, télévision par satellite, de salle de bain équipée de sèche-cheveux, avec toilettes, coffres-forts, mini Bar, accès wifi gratuit. L hôtel Amazonia dispose d un étage fumeur. Pour le séminaire Convergence, l hôtel mettra à disposition 40 chambres en occupation individuelle dont : - 20 en catégorie standard, - 20 en catégorie confort. Tarif négocié par nuit / chambre - Petit déjeuner compris : Catégories de chambres Prix négocié En TTC - simple - standard 132,00 - simple - confort 142,00 Coordonnées : BEST WESTERN HÔTEL AMAZONIA 28 avenue Du Général De Gaulle CAYENNE - Guyane Réception : 33 (0) Fax 33 (0) L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 5

6 Hôtel CENTRAL Hôtel 3 étoiles, situé au cœur du centre-ville de Cayenne L hôtel CENTRAL dispose au total de : 57 chambres simples ou doubles réparties sur 3 étages avec ascenseur, équipées : - de l air conditionné central, téléphone direct, télévision par satellite, - de salle de bain équipée de sèche-cheveux, avec toilettes, - mini Bar, accès wifi gratuit. Pour le séminaire Convergence, l hôtel mettra à disposition 30 chambres en occupation individuelle, standard. Tarif négocié par nuit / chambre - Petit déjeuner compris : Catégories de chambres Prix négocié En TTC - simple - standard 75,00 Coordonnées : HÔTEL CENTRAL Angle des rues Molé et Becker CAYENNE - Guyane Réception : 33 (0) Fax 33 (0) Résidence MONTJOYEUX LES VAGUES La Résidence Montjoyeux les Vagues est située face à la mer, à 5 minutes du centre-ville, et à 10 minutes (en bus) de l EN.C.RE, idéalement conçue pour des séjours d affaire et de tourisme. La résidence dispose de 20 studios et suites, équipés : L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 6

7 Air conditionné, coffre-fort, téléphone, Wifi gratuit, télévision par satellite, Toutes les salles de bain sont équipées de baignoire à cabine de douche avec hydrojets massants, et de sèche-cheveux, Cuisine terrasse entièrement équipée, Chambre aménagée pour les personnes à mobilité réduite, Parking réservé à la clientèle. ATTENTION : Il n y a pas de restauration dans cette résidence. Pour le séminaire Convergence, la résidence mettra à disposition : - 5 studios en occupation individuelle supérieur. Tarif négocié par nuit / chambre - Petit déjeuner compris : Catégories de chambres Prix négocié En TTC - simple - supérieure 148,50 Coordonnées : HÔTEL MONTJOYEUX LES VAGUES Route de Montabo - Chemin Grant CAYENNE - Guyane Réception : 33 (0) Fax 33 (0) Réservation des hébergements Pour les participants qui souhaitent bénéficier des tarifs négociés sur les hébergements, dans le cadre du séminaire Convergence, la réservation se fera directement via le module d inscription en ligne, sur le site internet Le nombre de chambres pré-réservées dans chacun des hôtels étant limité, la répartition entre les hôtels sera faite lors de l inscription, en fonction du choix du participant et de la disponibilité de l hôtel, au moment de son inscription (les premiers inscrits seront prioritaires). Une information par mail sera systématiquement envoyée à chaque participant pour validation de son hébergement, avant paiement. La réservation sera confirmée définitivement dès paiement de la prestation Conditions de paiement des hébergements Chaque participant réglera ses frais d hébergement directement auprès de l Agence CARIB CONGRES après réception de la facture proforma : - soit par virement (RIB joint en annexe), - soit par carte bancaire (VISA ou MASTERCARD). Cas particulier de prise en charge du participant par son administration : Tout participant pris en charge directement par son administration devra impérativement transmettre par à l Agence CARIB CONGRES : L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 7

8 - une copie du mandat administratif ou du bon de commande, - ainsi qu un bordereau de paiement avant le séminaire pour garantir la réservation de l hébergement. Conditions d annulation des hébergements : Toute demande d annulation de réservation devra être adressée, par mail dans les plus brefs délais à guyane2013@seminaireconvergence.fr Des frais d annulation s appliqueront selon les modalités ci-dessous : entre 30 et 21 jours de la date d arrivée à l hôtel (1 ère nuit in) = 35 % du total TTC de la réservation entre 20 et 15 jours de la date d arrivée à l hôtel (1 ère nuit in) = 50 % du total TTC de la réservation entre 14 et 8 jours de la date d arrivée à l hôtel (1 ère nuit in) = 75 % du total TTC de la réservation à moins de 8 jours de la date d arrivée à l hôtel (1 ère nuit in) = 100 % du total TTC de la réservation ATTENTION : - Toute réservation non soldée avant le 3 mai 2013 sera annulée. - Toute chambre non annulée dans les délais ou non occupée sans annulation sera facturée au participant plein tarif. Note : Pour les arrivées tardives, l organisation s assurera auprès des hôtels des réservations et les préviendra des horaires des arrivées. Des consignes seront données au préalable à chacun des hôtels sur la non prise en charge des extras (bar, téléphone, internet,...) par l'organisation. Par conséquent, ces extras devront être réglés directement par le participant lors du check out. 7. RESTAURATION Selon le programme du séminaire Convergence, la restauration sera directement prise en charge pour : les déjeuners du mardi 28, mercredi 29, et vendredi 31 mai 2013 le déjeuner des participants aux 3 visites du jeudi 30 mai 2013 les 3 dîners du lundi 27, mardi 28, et mercredi 29 mai 2013 ATTENTION : - En-dehors de ces repas, les frais de restauration sont à la charge de chaque participant, y compris le dîner de la soirée libre du jeudi 30 mai Tout repas pris à l extérieur du séminaire ne sera pas remboursé. - Tous les «extras» sont à la charge du participant (boissons hors restauration prise en charge par l organisation ). L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional. 8