Découvrez Wansys le bureau mobile LES MODULES WANSYS. Documentation détaillée des modules existants Wansys MAJ 24/04/2014 Reproduction interdite

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1 LES MODULES WANSYS

2 Sommaire 1. / DEFINITION / TOUT CE QUI EST COMMUN / INFORMATIONS DIVERSES / CE QU IL FAUT SAVOIR / Les groupes utilisateurs / Les utilisateurs / Les succursales / Les villes/ régions/ départements/ pays / Les actualités / Les fonctions / Les camions et la gestion des tournées / Entrepôts / Civilités / Le module Sociétés / Le module Stagiaire / Le module Copropriété / Le module Groupe Stagiaire / Le module Contacts / Le module Rendez-vous / Le module Planning / Le module Tâches / Le module Suivi Interne / Le module Intervention... 10

3 4.20. / Le module Document / Le module Espace Client / Le module SMS / Les catégories / DEFINITION

4 Module : Un module est un gestionnaire d information. Pour chaque module vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données. 2./ TOUT CE QUI EST COMMUN Wansys respecte une nomenclature bien précise afin de ne pas perturber ses utilisateurs : Chaque module est disposé de la même manière. Une fois le module sélectionné dans le menu principal, vous aurez à l écran un listing correspondant avec diverses possibilités : Afficher/masquer des filtres, ce qui vous permettra d avoir plusieurs possibilités de filtre en fonction du module et de ses liaisons, Ajouter une nouvelle entrée (le bouton se situe à droite dans l entête de liste), Sur chaque ligne les boutons Modifier, Désactiver ou Restaurer, Supprimer Définitivement, en fonction de l état de la saisie et des droits d accès. Ce qui signifie que chaque ligne peut être désactivée de façon à ce qu elle n apparaisse plus dans les listes de choix mais néanmoins conserver un historique pour cette information. En cas d erreur vous pourrez alors restaurer l information. Un lien vers la fiche détail de l information, sur le libellé contenu dans la première colonne. Sur cette nouvelle page vous aurez plus d informations que sur le listing, ainsi que toutes les liaisons existantes avec d autres modules liés. 3./ INFORMATIONS DIVERSES Si vous laissez votre souris sur un lien durant 1 seconde, vous aurez alors une info bulle contenant plus de détails qui apparaitra. Chaque saisie permet la sélection d utilisateurs et/ou de groupes utilisateurs pour leur attribuer des droits en lecture mais aussi en écriture. Vous pouvez ainsi aisément limiter les accès de vos utilisateurs et veillez à ce que certaines informations restent privées.

5 4./ CE QU IL FAUT SAVOIR «Impossible n est pas Wansys!» Contactez-nous pour toutes demandes, nous pouvons importer vos données, modéliser vos documents, développer des modules sur-mesure, etc... Devenez comme la majorité de nos clients, qui n utilisent plus qu une seule et même solution pour gérer toutes leurs informations et répondre à tous leurs besoins : WANSYS. Alors n attendez plus et découvrez nos modules existants! 4.1./ Les groupes utilisateurs Module lié : Utilisateurs. Ce module permet le classement et la définition des droits par utilisateurs. Vous pourrez décider ici des accès de chacun / Les utilisateurs Civilités, Groupes utilisateurs, Succursales, Villes. Ce module vous permet de gérer les comptes de vos collaborateurs. Il existe trois types de comptes : Les utilisateurs internes : vos collaborateurs, Les utilisateurs externes : Un particulier effectuant des prestations de service pour le compte de votre société, Un prestataire : Une société effectuant des prestations de service pour le compte de votre société. Une licence est automatiquement décomptée à chaque création d utilisateur interne. Pour les prestataires externes, une licence ne sera décomptée que si vous décidez de leur ouvrir un accès sur votre planning.

6 Chaque utilisateur possède une couleur qui permet un visuel rapide sur le planning. 4.3./ Les succursales Utilisateurs, Entrepôts, Villes. Si vous êtes un groupe possédant plusieurs sociétés, vous pouvez les gérer dans ce module. 4.4./ Les villes/ régions/ départements/ pays Sociétés, Contacts, Utilisateurs, Stagiaires. Ce module qui s incrémentera au cours de vos saisies vous permettra d éviter d avoir des doublons tout en vous laissant le choix de personnaliser vos adresses (CEDEX). 4.5./ Les actualités Catégories. Ce module vous permettra de diffuser des actualités dans différents espaces : Sur la page d accueil de votre Wansys pour communiquer avec vos collaborateurs, Sur la page d accueil de vos espaces invités si vous avez souscrit au module, Sur votre site Internet, si nous en avons la gestion. 4.6./ Les fonctions Contacts, Utilisateurs, stagiaires. Ce module qui s incrémentera au cours de vos saisies vous permettra d éviter d avoir des doublons et des ressortir des récapitulatif précis.

7 Exemple fichier contact : n afficher que les directeurs. 4.7./ Les camions et la gestion des tournées Rendez-vous, Entrepôts, succursales. Ce module permet la gestion des camions et de leur contenance. 4.8./ Entrepôts Camions, Succursales. 4.9./ Civilités Contacts, Utilisateurs, Stagiaires. Ce module qui s incrémentera au cours de vos saisies vous permettra d éviter d avoir des doublons au niveau des civilités, ainsi que d établir des filtres / Le module Sociétés Catégories, Contacts, Stagiaires, Groupes stagiaires, Copropriétés, Utilisateurs, Succursales. Ce module permet la gestion de votre fichier client au niveau société. Pour optimiser vos classements il vous suffit d utiliser le module catégorie / Le module Stagiaire

8 Sociétés, Groupes stagiaires, Copropriétés, Rendez-vous, Documents. Ce module vous permet de gérer vos stagiaires si vous êtes un organisme de formation. Ce module est lié au module Groupe de stagiaire. Vous pourrez par la suite imprimer divers documents tel que des attestations de présence / Le module Copropriété Activité : Sociétés, Stagiaires, Documents, Syndics, Organisme de formation travaillant avec des syndics. Ce module permet la gestion des copropriétés si vous êtes ou travaillez avec des syndics. Pour les organismes de formation une liaison avec les stagiaires est possible / Le module Groupe Stagiaire Activité : Sociétés, Stagiaires, Rendez-vous, Documents, Organisme de formation. Ce module permet de lier plusieurs stagiaires à une formation. Lorsque vous prenez un rendez-vous vous pouvez rattacher un groupe. Une fois la saisie effectuée, vous aurez la possibilité en vous rendant sur la fiche détail du rendez-vous d attribuer des heures de formations à vos présents. Vous pourrez ensuite ressortir différents documents, tel que des récapitulatifs de formation qui calculent les montants en fonction de tarifs prédéfinis à la demi-heure / Le module Contacts

9 Sociétés, Catégories, Rendez-vous. Ce module vous permet la gestion de vos contacts physique. Chaque contact peut-être rattaché à une société / Le module Rendez-vous Sociétés, Groupes stagiaire, Contacts, Suivis interne, Tâches, Interventions. Ce module permet la prise de rendez-vous. Vous pouvez spécifier un type de journée, une fréquence, un ou plusieurs exécutants, un destinataire ainsi qu un état / Le module Planning Sociétés, Groupes stagiaire, Contacts, Suivis interne, Tâches, Interventions. Affichez les plannings de vos collaborateurs en ayant à votre disposition plusieurs affichages / Le module Tâches Catégories, Rendez-vous, Documents. Ce module vous permet de stocker une liste de tâches à faire tout en leur attribuant une priorité, un état, ainsi que un ou plusieurs utilisateurs dédiés. Vous pouvez lier une tâche à un rendez-vous / Le module Suivi Interne Catégories, Rendez-vous, Documents.

10 Ce module vous permet de stocker des actions récurrentes interne à votre entreprise : RTT, Congés payés, formations interne, réunions, etc / Le module Intervention Rendez-vous, Documents. Ce module vous permet de stocker vos actions récurrentes et ainsi d éviter d avoir à les ressaisir à chaque prise de rendez-vous. Il vous permet également de ressortir différentes statistiques par intervention / Le module Document Oui (100Mo), Sociétés, Contacts, Stagiaires, Copropriétés, Groupes stagiaire, Tâches, Suivis interne, Espace client. Stockez, classez et partagez des documents lourds (jusqu à 50Mo par fichier). Vous pouvez diffuser des documents dans l espace invité de votre fichier société / Le module Espace Client Non. Ce module vous permet de créer pour chaque société un espace personnalisé : En activant l espace client un mail est envoyé à la société qui reçoit ses identifiants de connexion qui lui permette de s identifier. Dans cet espace invité vous pourrez diffuser des actualités, vos rendez-vous prévus ainsi que des documents.

11 4.22./ Le module SMS Module lié : Rendez-vous. En souscrivant à l option SMS vous pouvez envoyer vos rendez-vous par SMS, directement à vos collaborateurs itinérants / Les catégories Ce module, présent dans la plupart des autres modules, vous permet d établir des filtres d affichage. Par exemple dans le module Sociétés nous pouvons trouvez les catégories clients, prospects, fournisseurs, etc.