La messagerie électronique (Fonctions de base d Outlook Express)

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1 La messagerie électronique (Fonctions de base d Outlook Express) Sommaire 1. Introduction à la notion de messagerie électronique Logiciels de gestion des courriers électronique Paramétrages du logiciel de messagerie Outlook Express Ecrire et envoyer un message via Outlook Express Envoyer un message avec une pièce jointe Recevoir un message Paramétrages d Outlook Express Organiser ses contacts (carnet d adresses)

2 1. Introduction à la notion de messagerie électronique La messagerie électronique permet de gérer les courriers (envoi et réception) depuis un ordinateur vers un ou plusieurs autres simultanément. Un message électronique ( ) se présente sous cette forme : champ1@champ2.xx «champ1» : en général le nom de la personne (utilisateur) «@» : arobas ; at. : caractère spécial et séparateur obligatoire «champ2» : en général le nom du domaine ou du lieu de travail ou, enfin, du fournisseur d accès (après inscription) Aujourd hui, la création d une messagerie chez les fournisseurs d accès les plus connus est gratuite «.xx» : extension définissant le domaine géographique (.fr) ou d activité(.com) 2. Logiciels de gestion des courriers électronique Afin d envoyer et de recevoir des messages d un ordinateur à un autre, un outil de gestion de messagerie est indispensable. Quelques exemples : Outlook Express Thunderbird Netscape Messenger Pour envoyer un message, vous avez besoin d'une connexion à Internet et d'un accès à un serveur de messagerie qui puisse transférer votre courrier. Le protocole standard utilisé pour envoyer des courriers électroniques via Internet est appelé SMTP, abréviation de Simple Mail Transfer Protocol. Il fonctionne conjointement avec les serveurs POP (Post Office Protocol). Lorsque vous envoyez un message électronique, votre ordinateur le transfère à un serveur SMTP. Le serveur prend en considération l'adresse électronique (comme l'adresse inscrite sur une enveloppe), puis l'utilise pour transférer le message vers le serveur de messagerie du destinataire. Lorsque le message est reçu par le serveur de messagerie concerné, il est sauvegardé jusqu'à ce que le destinataire le récupère. Il est possible d'envoyer un message électronique à toute personne dans le monde disposant d'une adresse électronique. 2

3 3. Paramétrages du logiciel de messagerie Outlook Express Création d un compte : Il s agit de définir dans Outlook Express les caractéristiques de votre compte de messagerie afin d être capable d envoyer et de recevoir des messages. Barre de menus : Outils/Comptes A la boite de dialogue, choisir Ajouter/Courrier 3

4 Vous pouvez saisir un nom de compte qui apparaîtra lors de la réception de votre message par votre correspondant. Prénom Nom 4

5 Puis l adresse de votre messagerie nom.prenom@fournisseur.fr 5

6 Saisissez maintenant les paramètres des serveurs SMTP et POP établis par votre fournisseur d accès 6

7 Enfin, remplissez les champs de saisie du nom du compte et mot de passe. Ces informations sont également fournies par votre fournisseur d accès Internet. Vous pouvez cocher l option «mémoriser le mot de passe» afin d éviter de le saisir à chaque envoi de courrier. prenom.nom@fournisseur.fr Votre premier compte de messagerie est créé. Vous pouvez intégrer de cette façon d autres comptes de messagerie dans Outlook Express. Il vous est maintenant possible d écrire et d envoyer un message ou de recevoir un . 7

8 4. Ecrire et envoyer un message via Outlook Express Cliquez sur le bouton «créer un message» depuis la barre de boutons, ou bien depuis la barre de menu : «fichier / nouveau / message» 4 champs de saisies vous sont proposés : 8

9 «A :»champ de saisie de l adresse du destinataire : ex : mairiedeloiron@fournisseur.fr Il s agit de l adresse vers laquelle votre message sera transmis. «Cc :» Champ de saisie «copie conforme» ex : damien.pasquier@fournisseur.fr Il s agit de l adresse vers laquelle votre message sera envoyé en copie conforme (notion de hiérarchie) «Objet» Champ de saisie définissant succinctement le thème du message, son objet. Ce champ est important car il permet d observer rapidement à la réception d un message la nature de celui-ci : Ex : «Compte rendu réunion du 15/01/2004» Ce champ permet aussi de définir s il s agit d un message d ordre professionnel, privé, publicitaire, etc. S il s agit d un message dont on l expéditeur est inconnu et dont l objet vous paraît obscur ou insolite, vous pourriez alors être confronté à un message contenant un Virus. En cas de doute, ne pas ouvrir le message reçu! L acquisition d un logiciel antivirus est fortement recommandée. Champ de saisie du message Ecrivez votre message comme sur une lettre classique. Vous pouvez utiliser les fonctions de mise en page (retour ligne ; paragraphes ; mise en forme des caractères, etc.) analogues à celles d un traitement de texte. Il vous reste à envoyer votre message ; Cliquez sur le bouton «Envoyer» Si votre connexion Internet n est pas déjà activée, cette action déclenchera automatiquement la boîte de connexion. (Modem «classique») Enfin, si vous ne désirez pas envoyer immédiatement votre message, il sera automatiquement insérer dans le dossier «boîte d envoi» Lors de la prochaine exécution d envoi de vos messages, tous les messages présents dans ce dossier seront envoyés à leurs destinataires. 9

10 5. Envoyer un message avec une pièce jointe Il est parfois utile de pouvoir envoyer un message à votre correspondant en lui joignant un fichier informatique, qu il soit graphique (photo ; schéma), sonore, lié à la bureautique (fichier Word, Excel, PDF, etc.) ou exécutable. (Programme informatique) Il vous suffit pour cela d utiliser le bouton «Joindre» depuis la barre des boutons. Depuis la fenêtre «Insérer une pièce jointe», sélectionnez et validez le chemin d accès au fichier que vous comptez joindre à votre message. Ici, nous cherchons une image située dans le dossier «Mes documents» et dans le sous-répertoire «Mes images». 10

11 Sélectionnez alors votre fichier (ex : Iceberg.jpg), puis appuyez sur le bouton «Joindre» Observez enfin qu un nouveau champ «joindre» s est inséré en dessous du champ «Objet», indiquant le nom du fichier joint et son poids en Ko (Kilo octets) Retenez que le poids d un fichier joint ne doit pas dépasser 2 Mo (Méga octets) au risque de ne pouvoir aboutir à la transmission de votre message. Assurez-vous également (dans la mesure du possible!) que votre correspondant possède les outils (c.à.d. les logiciels) permettant de déchiffrer votre pièce jointe. 11

12 6. Recevoir un message 2 méthodes : Depuis la barre de boutons : cliquez sur «Envoyer/Recevoir» Cette méthode lance donc 2 actions automatiquement : envoyer les messages puis vérifier et réceptionner les messages qui vous sont destinés. Depuis la barre de menu, sélectionnez : Outils/Envoyer et recevoir/recevoir tout Cette méthode ne lance que l action : «recevoir les messages.» A la réception, les messages sont automatiquement stockés dans le dossier «boîte de réception» situé dans la barre des dossiers d Outlook Express. 12

13 Vous remarquez que depuis la boîte de réception deux champs principaux vous permettent d afficher les caractéristiques du message : Champ 1 (équivalent à l enveloppe d un courrier) «De» (expéditeur) «Objet» (description brève (résumé) du message) «Reçu» (date de réception) 13

14 Champ2 (équivalent à la lettre d un courrier) Contenu du message Notez qu il faut sélectionner le message depuis le champ 1 pour afficher son contenu dans le champ 2. S il s agit d un message dont l expéditeur est inconnu et dont l objet vous paraît obscur ou insolite, vous pourriez alors être confronté à un message contenant un Virus. En cas de doute, ne pas ouvrir le message reçu! L acquisition d un logiciel antivirus est fortement recommandée. 14

15 7. Paramétrages d Outlook Express Rôle et intérêts de la fenêtre «dossiers» : Outlook Express vous propose depuis la fenêtre «dossiers» une gestion de vos messages par répertoires. Par défaut, dans le sous dossier «Dossiers locaux», 5 répertoires vous sont accessibles : Dossier ou sont stockés automatiquement vos messages reçus Dossier ou sont stockés automatiquement vos messages en attente avant l envoi.( Dossier ou sont stockés automatiquement vos messages déjà envoyés. (vérif des envois effectifs) Dossier ou sont stockés automatiquement les messages que vous avez supprimés (souvent depuis la boîte de réception) Dossier de stockage des messages avant envoi que vous jugez imparfaits ou en cours de réalisation. 15

16 Gestion de la fenêtre «dossiers». Vous pouvez supprimer et bien sûr créer un ou plusieurs dossiers depuis la fenêtre de dossiers d Outlook Express. Sélectionner dans un premier temps le répertoire «dossiers locaux» Au clic droit de la souris, un menu contextuel vous propose de créer un nouveau dossier. 16

17 Nommer votre nouveau dossier selon le type de messages que vous comptez préserver. Vous pouvez aussi choisir (ou sélectionner) le répertoire dans lequel votre nouveau dossier sera créé. Ici : notre sous-répertoire «Préfecture» sera inséré depuis le dossier «Dossiers locaux». 17

18 Observez que le sous répertoire «Préfecture» s est bien inséré dans le dossier «Dossiers locaux» Vous pouvez par exemple y stocker tous les messages reçus concernant la préfecture de la Mayenne ou des Pays de la Loire. Pour cela, il vous suffit de déplacer, après réception, ces messages du dossier «Boîte de réception» vers votre dossier «Préfecture» Vous obtiendrez une meilleure gestion de vos messages en les classant ainsi par thème. 18

19 Gestion de l affichage Outlook Express vous permet d afficher (ou de faire disparaître) à votre guise les différentes boîtes d affichages Depuis la barre de menu, sélectionnez le menu «Affichage», puis «Disposition» 19

20 Une fenêtre des propriétés d affichage vous propose différentes options que vous pouvez valider ou désactiver (cases à cocher) Par exemple, désactivez l option «Liste des dossiers» et appuyez sur OK Observez que la liste des dossiers n est plus affichée dans votre environnement. 20

21 8. Organiser ses contacts (carnet d adresses) Outlook Express veut permet de gérer une ou plusieurs listes de contacts E.mail de manière analogue à celle d un agenda ou d un carnet d adresses classique. Ceci vous évitera par la suite de saisir systématiquement l adresse entière de vos correspondants lors de vos envois de message. Vous pourrez ainsi associer à chaque adresse mail, le nom de votre correspondant, mais aussi ses coordonnées et autres informations utiles le concernant. Dans un premier temps, activez l affichage des contacts depuis le menu «affichage /disposition» 21

22 Une zone supplémentaire appelée «contacts» s est placée en dessous de la zone «dossiers» : Outlook Express peut donc afficher plusieurs zones d affichage simultanément. 22

23 Créer et organiser de nouveaux contacts Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton «contacts» de la fenêtre et sélectionnez «Nouveau contact» Veuillez désormais remplir les champs de saisie depuis l onglet «Nom» : Le prénom de la personne Son Nom de famille Sa fonction Son E.mail (adresse de messagerie) Jean Pastor Jean Pastor jean.p@fournisseur.fr 23

24 Notez que lors de la saisie des prénoms et nom le votre nouveau contact, le champ «Afficher» se remplit dynamiquement. Ce champ sera désigné par Outlook Express comme le champ d affichage (comme son titre l indique!) qui se placera dans la fenêtre «contacts» après validation. Le champ «adresse de messagerie» sera effectivement pris en compte après avoir cliqué sur le bouton «ajouter», situé à droite. Jean Pastor Jean Pastor jean.p@fournisseur.fr 24

25 L onglet «Domicile» propose de remplir les champs d adresses et de téléphones. 125 rue Victor Hugo Laval Mayenne Le bouton «Afficher la carte» est un lien web : Permettant de visualiser une carte d accès par rapport à l adresse saisie. Suivez les mêmes procédures de remplissage des champs concernant les onglets «Bureau» ; «Personnel» et «Autre». Une fois l ensemble de ces informations inscrites dans leurs différents champs de saisie, veuillez valider votre travail en cliquant sur le bouton«ok», en bas de la fenêtre. 25

26 Intégration de votre nouveau contact dans la fenêtre «Contacts» Outlook Express ajoute alors votre nouveau contact et l affiche en fonction du contenu du champ «Afficher» définit précédemment. Jean Pastor 26

27 Pour envoyer un message à votre nouveau contact (ici, Mr Jean-François Patris), il vous suffit de double cliquer sur la zone sélectionnée. La fenêtre d envoi de message s affichera automatiquement et intègrera dans le champ «A» (adresse de messagerie) le nom de votre contact. Outlook Express remplace dans ce cas l adresse mail de votre correspondant par son nom et vous évite de la saisir lors de chaque nouveau message. jean.p@fournisseur.fr Il vous reste donc à remplir les champs Copie conforme (option) ; Objet Puis d écrire votre message. 27