CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Valant acte d engagement (CCP)

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1 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Valant acte d engagement (CCP) Objet du marché Maintenance des machines à cercler et à filmer Marché de services, passé selon la procédure adaptée Article 28 du Code des Marchés Publics (CMP2006 modifié) Service qui passe le marché Le Service Inter académique des Examens et Concours (SIEC) Représenté par son Directeur, Monsieur Vincent GOUDET 7, rue Ernest Renan ARCUEIL Cedex Contractant :... Représenté par :... Adresse : SIRET :... Comptable public assignataire des paiements : DRFIP Ile de France (DV2) Recette générale des Finances Site Notre-Dame des Victoires 16, rue Notre-Dame des Victoires CS PARIS Cedex 02 SIEC/BLP/FN 1 16/11/2011

2 Article 1 Objet de la consultation L objet de la consultation porte sur les prestations suivantes : LOT 1 La maintenance préventive annuelle, La maintenance curative de l ensemble des machines à cercler: LOT 2-3 cercleuses automatiques à ultrason - 7 cercleuses à arche automatiques La maintenance préventive annuelle, La maintenance curative de l ensemble des machines de mise sous film : - 1 thermofilmeuse FM76-2 thermofilmeuses EP55-12 thermofilmeuses FM54C - 2 thermofilmeuses SFERE PACK Article 2 Forme et procédure Les présents marchés passés sous la forme de marché ordinaire se décomposant en deux lots selon l'article 10 du CMP. Le marché est passé selon la procédure de marché adaptée en application des articles 28 à 30 et conformément aux articles 57 et suivants du Code des Marchés Publics Article 3 Durée, prise d effet et validité des offres Le présent marché prend effet à sa date de notification. Le délai d exécution des prestations court à compter du 1 er janvier 2012 pour une durée initiale de douze (12) mois, avec possibilité de renouvellement (2x 1 an) par reconduction expresse du SIEC intervenant au plus tard dans un délai de deux (2) mois avant l'échéance de la période en cours d'exécution. La décision de reconduire le marché sera adressée au titulaire du marché par lettre recommandée avec accusé de réception. Conformément à l article 15 du Code des Marchés Publics, le titulaire ne pourra pas refuser la reconduction du présent marché. Article 4 Variantes Aucune variante n est acceptée compte tenu de la nature de la prestation. Article 5 Machines prises en charge Se référer aux annexes 2 et 3 Article 6 Prestations principales Ces prestations sont similaires pour les lots 1 et 2. SIEC/BLP/FN 2 16/11/2011

3 Article 6.1- Maintenance préventive La maintenance préventive consiste à assurer une visite annuelle pour les cercleuses et une visite annuelle pour les filmeuses qui comprend des essais, mesures et vérifications afin d anticiper d éventuelles pannes liées aux matériels et composants des installations. Les visites annuelles seront effectuées à une date convenue d un commun accord entre le SIEC et le titulaire du lundi au vendredi aux horaires d ouverture. Pendant et à l issue de cette visite, le titulaire s engage à : - Déclencher toutes les actions appropriées afin de remédier au/x défaut/s constaté/s ; - Rédiger une liste des essais ou vérifications associés ainsi qu un compte-rendu indiquant ses éventuelles préconisations en vue d améliorer le fonctionnement et/ou la sécurité des installations Un carnet de visite ainsi qu un bon d intervention seront fourni pour le suivi des prestations. Ne sont pas couvertes par la maintenance préventive : - les interventions nécessaires à la remise en état du matériel qui résulteraient d une cause accidentelle ou indépendante de la machine et notamment : utilisation non conforme défaut d entretien courant par l utilisateur connexion à un autre appareil sans l accord du titulaire dommages causés par un sinistre ou une malveillance Cette maintenance concerne les matériels existants à la signature du contrat. Cependant, le titulaire devra assurer la maintenance des matériels nouvellement installés (avenant au présent contrat de maintenance), si le SIEC venait à acquérir d autres appareils pendant l exécution du contrat même si cette dernière n a pas été retenue pour le marché. Dans le cadre de cette maintenance, le titulaire s engage à assurer pour l ensemble des matériels mentionnés en annexes, les opérations courantes de contrôle des pièces de commande, la sécurité de bon fonctionnement, des pièces d usure : - graissage - réglage, resserrage - contrôle hydraulique, électrique - nettoyage et essais Le titulaire tiendra le SIEC informé des difficultés éventuelles rencontrées. Elle portera à sa connaissance toutes modifications qu elle estimera nécessaire d apporter aux machines pour permettre une exploitation normale. Conformément à la réglementation en vigueur, le titulaire remplira le cahier d entretien de chaque appareil. Il est à préciser que la prestation de maintenance préventive comprend également le déplacement du technicien et la fourniture de produits tels que graisses, lubrifiants, nettoyants, isolants électriques Article 6.2- Maintenance curative La maintenance curative consiste à corriger tous les défauts de fonctionnement. La durée des interventions de maintenance curative doit être aussi réduite que possible et effectuée de manière à perturber le moins possible le fonctionnement du SIEC. Cette maintenance curative se traduira par des dépannages sur appel du SIEC confirmé par ou fax durant les heures ouvrées (du lundi au vendredi de 8h30 à 18h) dans un délai de 24h maximum. SIEC/BLP/FN 3 16/11/2011

4 A cet effet, si lors de l intervention du technicien, des pièces doivent être changées, pour permettre une remise en marche des installations, le SIEC devra au préalable accepter le devis pour la réparation et le remplacement des pièces. Chaque intervention sera facturée sur attachement. La main d œuvre ainsi que les frais de déplacements sont compris dans le présent contrat. Les pièces détachées et fournitures seront facturées séparément lors de leur remplacement, après acceptation préalable du SIEC. Les anciennes pièces remplacées deviennent la propriété du titulaire. Les pièces essentielles remplacées lors de dépannages bénéficient d'une garantie de un an. Le présent contrat a un caractère exclusif, le client s engage à ne pas faire appel pendant toute la durée du contrat à une entreprise dans le cadre de la maintenance préventive et curative. Les fournitures utilisées pour la maintenance préventive sont comprises dans le contrat. Pour tous les changements de pièces nécessaires lors de la maintenance curative, le SIEC demandera un devis au titulaire. Le SIEC se réserve le droit de retenir une autre société pour ces dites interventions. Article 8- Modifications du nombre d installations En cours d exécution, le nombre de machines à vérifier pourra varier selon les besoins (extension ou suppression de matériel ). La modification sera mentionnée et précisée par voie d avenant. Le nouveau prix sera déterminé par analogie avec les installations existantes similaires et en fonction des caractéristiques de la nouvelle installation si elle est unique. Article 9- Obligations du titulaire Contrôle des prestations Le SIEC se réserve le droit de contrôler à tout moment la qualité des prestations. Il pourra, à sa convenance, faire réaliser une expertise par un organisme compétent de son choix. Le titulaire convoqué, devra être présent lors des visites de cette nature. Si ces contrôles mettaient en évidence un manquement dans les obligations du titulaire, les pénalités prévues au contrat seraient appliquées. Planning des visites d entretien Le titulaire établit annuellement, pour l ensemble des prestations d entretien, un calendrier en accord avec le S.I.E.C., portant sur les visites et interventions programmables. Tout déplacement d une visite ne pourra s effectuer qu avec l accord du SIEC. Compte-rendu périodique d entretien Après chaque visite, le titulaire établit systématiquement un compte-rendu mentionnant : - les heures et dates de visites d entretien - les actions effectuées au cours de ces visites - les problèmes et incidents particuliers - la liste des documents émis relatifs à l entretien des installations électriques A ce compte-rendu, sont joints : - les rapports de visites et essais réglementaires - Les comptes-rendus circonstanciés en cas d incidents sérieux - les fiches d entretien - les devis et factures Un exemplaire de ce compte rendu est obligatoirement remis au SIEC. Gestion du personnel Dès la notification du marché, le titulaire établit la liste nominative du personnel amené à intervenir au cours de l entretien des installations. Cette liste est ensuite tenue à jour par le titulaire. SIEC/BLP/FN 4 16/11/2011

5 Le titulaire vérifie que l ensemble de son personnel d intervention a bien la qualification correspondante à sa mission, et une bonne connaissance de la topographie des lieux, des consignes de sécurité et d accès données par le SIEC. Le personnel respecte la confidentialité de tout ce qu il peut voir ou entendre dans les locaux du SIEC. Documents de liaison entre le SIEC et le titulaire Un cahier de liaison est mis en place entre le titulaire et le SIEC, afin que toutes les interventions des agents qualifiés du SIEC et du personnel employé par le titulaire soient mentionnées. Les problèmes et leurs résolutions devront systématiquement être consignés dans ce document. Le titulaire tiendra également à jour les documents de maintenance et complétera le cas échéant s il est habilité, les rapports de contrôles réglementaires. Article 10- Obligations du SIEC Il incombe par conséquent au SIEC : - de placer les machines objets du présent marché dans un environnement géographique, physique et technique conforme aux réglementations en vigueur, aux instructions et spécifications du titulaire notamment en matière de sécurité, - de ne faire subir aux équipements aucune modification sans le consentement écrit et préalable du titulaire, à l exception des modifications techniques apportées à l initiative du fournisseur et des adjonctions visées à l article 46 du CCAG/FCS. - de mettre à la disposition des intervenants du titulaire les moyens nécessaires leur permettant l exécution de la maintenance, et notamment l accès à un poste téléphonique et la fourniture de courant, - de permettre le libre accès à la machine objet de l anomalie pour les interventions programmées et de s assurer que chaque intervention peut être effectuée en conformité avec les normes et réglementation en vigueur, notamment en matière d hygiène et de sécurité. Article 10- Prix 10.1/ Forme du prix Les prix sont unitaires et toutes taxes comprises. L unité monétaire est l euro. 10.2/ Contenu des prix Le candidat renseigne le bordereau de prix. Ce bordereau de prix doit être daté et signé par la personne habilitée à engager la société (avec cachet de la société). Les prix indiqués sont tous frais compris incluant les différentes taxes éventuelles. Les bordereaux de prix élaboré par le candidat mentionne les montants HT et TTC (en indiquant le taux de TVA utilisé). 10.3/ Nature du prix Les prix du marché sont révisables annuellement, à la date anniversaire du marché (date de début d exécution des prestations). Le titulaire doit annoncer ses nouveaux tarifs au SIEC (Pôle financier), par lettre recommandée, avec un préavis d un mois. Les nouveaux prix de règlement sont calculés par référence à l évolution des prix publics du titulaire (c est-à-dire le barème inséré au catalogue du titulaire). 10.4/ Clause de sauvegarde SIEC/BLP/FN 5 16/11/2011

6 L augmentation ne peut aller au-delà de 3% par an et doit être justifiée. En cas de non respect de cette disposition et si aucun accord n intervient entre les deux parties, le SIEC se réserve le droit de résilier le marché, sans indemnisation de la partie non exécutée du marché. Si le titulaire fait appel à un sous-traitant, il devra en informer le SIEC, afin que celui-ci accepte le sous-traitant et l agrément de ses conditions de paiements. En cas de sous-traitance, les prix sont réputés couvrir les frais de coordination et de contrôle, par le titulaire, de ses sous-traitants ainsi que les conséquences de leurs défaillances éventuelles. En cas de sous-traitance d'une partie du contrat, le titulaire doit fournir une déclaration mentionnant : - la nature des prestations dont la sous-traitance est prévue, - le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant, - le montant prévisionnel des sommes à payer au sous-traitant, - les conditions de paiement prévues par le contrat de sous-traitance, - les capacités professionnelles du sous-traitant. - la déclaration selon laquelle le sous-traitant ne fait pas l objet d une interdiction d accéder aux marchés publics. ARTICLE 11/ FACTURATION ET MISE EN PAIEMENT 11.1/ Facturation En ce qui concerne la maintenance préventive, la facture annuelle sera réglée trimestriellement à terme échu. Les facturations liées à la maintenance curative seront établies en fin de mois après service fait. Le titulaire joindra impérativement à ses factures un exemplaire de l ordre de service. Les factures sont établies en 3 exemplaires, dont une portant la mention "ORIGINAL", et comportent impérativement : -le numéro du marché ; -la date et le numéro de facture ; -le nom et l'adresse du créancier ; -le numéro du compte bancaire ou postal rigoureusement identique à celui indiqué dans l'acte d'engagement ; -le numéro de SIRET ou SIREN et du registre du commerce ; -le code APE ; -le montant détaillé HT et TTC des prestations, avec le taux de TVA utilisé. Les 3 exemplaires papiers sont adressés à l adresse suivante : SIEC Département financier 7, rue Ernest Renan ARCUEIL Cedex Remarque : en cas de changement de raison sociale de la société titulaire, le titulaire du marché a l obligation de prévenir le Pouvoir adjudicateur (ou l un de ses représentants) sous peine de suspension de paiement des factures en cours Mise en paiement et intérêts moratoires Le pouvoir adjudicateur procède au paiement des sommes dues dans le délai de 30 jours à compter de la date d émission de la facture. Le taux des intérêts moratoires éventuellement dû est le taux d intérêt légal majoré de deux points (cf. décret du 21 février 2002 modifié). ARTICLE 12/ DOCUMENTS A REMETTRE PAR LE TITULAIRE SIEC/BLP/FN 6 16/11/2011

7 12.1/ Assurances et responsabilité Avant tout commencement d exécution, le titulaire doit justifier qu il est couvert par une assurance couvrant les dommages matériels et corporels qui pourraient intervenir en cours d exécution du marché. En cas de reconduction du marché, le titulaire doit fournir au Pouvoir adjudicateur, à chaque date anniversaire, une preuve du renouvellement de son assurance, sous la forme d'une copie de son certificat d'assurance. Pendant toute la durée du marché, il s engage à maintenir l assurance en cause et à avertir immédiatement le SIEC de toute difficulté qui pourrait survenir, ou de toute modification de leur contrat d assurance pouvant avoir une incidence sur les risques dont la couverture est demandée dans le cadre du présent marché. 12.2/ Fourniture des documents prévus par l article R du Code du travail Conformément à l article R du Code du travail, et en application de l article 46 du Code des marchés publics, le titulaire produit tous les 6 mois à compter de la date de signature du marché par la Personne publique et jusqu à la fin d exécution de celui-ci, les documents suivants : -une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales datant de moins de 6 mois ; -une attestation sur l honneur du dépôt auprès de l administration fiscale, à la date de l attestation, de l ensemble des déclarations fiscales obligatoires et le récépissé du dépôt de déclaration auprès d un centre de formalités des entreprises ; -l un des documents mentionnés à l article R du Code du travail lorsque l immatriculation du cocontractant au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers est obligatoire ou lorsqu il s agit d une profession réglementée ; -une attestation sur l honneur de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement. Ces documents peuvent être remplacés par la production de la déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé (formulaire NOTI1 ex DC6 et NOTI ex DC7), disponible gratuitement sur le site « (espace : marchés publics / rubrique : formulaires). Article 13- Résiliation du contrat 13.1/ Résiliation aux torts du titulaire Si le SIEC constate une mauvaise qualité des prestations (retard dans les délais d intervention, retards dans la remise en service des matériels, pertes répétées de documents, retard de livraison, carence dans les moyens de sécurité du transporteur), il signale les défaillances au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier a valeur de mise en demeure. Le titulaire a 15 jours pour présenter ses observations. Si le SIEC constate que, malgré son avertissement, la qualité des prestations est toujours insatisfaisante, il le notifie au titulaire par une seconde lettre recommandée avec accusé de réception. Le marché peut alors être résilié sans autre mise en demeure et sans préavis au titulaire. La résiliation prend effet, conformément aux articles 29 et suivants du CCAG / FCS, à la date fixée dans la décision ou, à défaut d une autre date, à la date de notification de la décision. Le Service Interacadémique des Examens et Concours, conformément à l'article 36 du CCAG/FCS, peut alors substituer des prestations équivalentes avec d'autres entreprises, ce, aux frais et risques du titulaire déchu (augmentation des dépenses à la charge de ce titulaire) et après notification des faits au titulaire. La résiliation aux torts ne saurait donner lieu au paiement d indemnités au profit du titulaire. 13.2/ Résiliation unilatérale par le Pouvoir adjudicateur Conformément à l article 33 du CCAG/FCS, le Pouvoir adjudicateur peut à tout moment, qu il y ait ou non faute du titulaire, mettre fin à l exécution des prestations faisant l objet du marché avant SIEC/BLP/FN 7 16/11/2011

8 l achèvement de celles-ci. La décision de résiliation du marché est notifiée au titulaire par lettre recommandée avec accusé réception. Le paiement des prestations se fait alors au prorata des prestations réellement exécutées. Article 14- Pénalités Il est précisé que les pénalités seront retenues sur le paiement des prestations concernées. Maintenance préventive Le titulaire doit assurer l entretien régulier des matériels par une visite annuelle pour chaque lot. En cas de non respect de la date validée conjointement par le prestataire et le SIEC, le titulaire encourt une pénalité de 150 euros par jour de retard par rapport à la date initiale de visite. Retard d intervention dans les opérations de maintenance curative En cas de panne bloquante : le titulaire encourt une pénalité de 300 euros par demi-journée à compter de l appel au titulaire qui doit intervenir dans un délai de 2 à 3 heures (confirmé par fax). Une panne bloquante est une panne conduisant à un ralentissement impactant fortement l activité ou à un arrêt des activités du SIEC. Une panne bloquante est une panne rendant le matériel complètement hors d usage. En cas de panne non bloquante, le titulaire encourt une pénalité de 150 euros par jour à compter de l appel au titulaire, confirmé par fax. Pénalités pour fautes graves Les fautes graves sont définies comme des fautes dans l exécution de la mission qui mettent en cause la sécurité des personnes et des biens ou pourraient engager la responsabilité du SIEC vis-à-vis des tiers. En dehors des poursuites judiciaires et de la résiliation du contrat aux torts du titulaire, il sera appliqué une pénalité de 25% du montant de la prestation en cause. ARTICLE 15/ DIFFERENDS ET LITIGES En aucun cas, les contestations survenant entre le SIEC et le titulaire du marché ne peuvent être invoquées par ledit titulaire comme cause d'arrêt, définitif ou momentané, des prestations prévues dans le marché. En cas de litige, il sera fait application de l article 127 du Code des marchés publics relatif aux comités consultatifs de règlement amiable des différends ou litiges relatifs aux marchés publics. Le tribunal administratif de Melun est seul compétent en cas de litige ne recevant pas de solution amiable. 43 rue du Général de Gaulle Case postale MELUN CEDEX ANNEXE 1 : Bordereau de prix complété et signé par le représentant du titulaire ANNEXE 2 : Liste des installations SIEC/BLP/FN 8 16/11/2011

9 Fait le.. A. Le Service Inter académique des Examens et concours La société Cachet et signature du représentant Le Directeur SIEC/BLP/FN 9 16/11/2011