DIRECTIVE SUR LES CONTRATS DE SERVICES

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1 DIRECTIVE SUR LES CONTRATS DE SERVICES

2 TITRE DE LA DIRECTIVE : N o : Directive sur les contrats de services Date de l approbation initiale au comité de direction : 1 er mai 2015 Entrée en vigueur : 1 er mai 2015 Date d approbation de la mise à jour : Entrée vigueur : en Document référence : Personnes assujetties : Sommaire exécutif : Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d État (2014, chapitre 17) (LGCE) Toutes les unités Cette directive découle de l article 16 de la LGCE qui prévoit que la conclusion de tout contrat de services par un organisme public doit être autorisée par son dirigeant, en période de contrôle visée à l article 11 de la LGCE. La directive a pour objet d établir les situations où l autorisation du président-directeur général de l AMT n est pas requise pour la conclusion d un contrat de services. Responsable de l émission et mise à jour : Vice-présidence administration et finances PAGE 1

3 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE OBJET CHAMP D APPLICATION CONTRATS NON SOUMIS À L AUTORISATION DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL AUTORISATION DES CONTRATS DE SERVICES AUTRES QU AVEC UNE PERSONNE PHYSIQUE NON SOUMIS À L AUTORISATION DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL RECOMMANDATION PRÉALABLE PÉRIODE D APPLICATION INTERPRÉTATION RESPONSABILITÉS ENTRÉE EN VIGUEUR... 7 PAGE 2

4 Directive sur les contrats de services Agence Métropolitaine de Transport («AMT») PRÉAMBULE La Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d État (2014, chapitre 17) (ci-après la «LGCE») établit des mesures particulières applicables aux contrats de services qu un organisme entend conclure pendant les périodes soumises à des mesures de contrôle de l effectif, entre autres en assujettissant la conclusion de ces contrats à une autorisation du dirigeant de l organisme. La LGCE vise à ce qu un organisme public ne puisse conclure un contrat de services si celui-ci a pour effet d éluder les mesures de contrôle relatives aux effectifs prises en vertu de cette loi. L Agence Métropolitaine de transport a été désignée par le Conseil du trésor et peut donc se doter de la présente directive afin de soustraire les contrats de services qui y sont prévus à l autorisation de son président-directeur général. Cette directive découle de l article 16 de la LGCE qui prévoit, en période de contrôle visée à l article 11 de la LGCE, que la conclusion de tout contrat de services par un organisme public doit être autorisée par son dirigeant. En vertu de l article 17 de la LGCE, cette directive doit être rendue publique au plus tard 30 jours après son adoption. Elle doit également être transmise au président du Conseil du trésor qui peut en tout temps requérir de l AMT que des modifications y soient apportées. 1. OBJET La présente directive a pour but d établir les situations où l autorisation du président-directeur général de l AMT n est pas requise pour la conclusion d un contrat de services pendant la période d application de la LGCE. 2. CHAMP D APPLICATION La présente directive s applique aux contrats de services visés au paragraphe 3⁰ du premier alinéa de l article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1) et les contrats assimilés à un contrat de services conformément au troisième alinéa de cet article, notamment, mais sans s y limiter, aux contrats de services professionnels et aux contrats de services techniques. PAGE 3

5 3. CONTRATS NON SOUMIS À L AUTORISATION DU PRÉSIDENT- DIRECTEUR GÉNÉRAL 3.1 L autorisation du président-directeur général n est pas requise si les conditions suivantes sont remplies : a) l objet du contrat de services correspond à l un de ceux indiqués dans la liste ci-après; et b) le contrat est conclu avec un contractant autre qu une personne physique. 3.2 Les contrats de services suivants ne sont pas soumis à l autorisation du président-directeur général de l AMT : - Services bancaires - Services d assurances - Services de fiscalité - Services pour la réalisation de sondages et d évaluation de la satisfaction clientèle - Services de comptage d achalandage - Services d assistance en technologies de l information et de support au logiciel SAP, à savoir les lots CATI, SAP-1, SAP-2 et SAP-3 du contrat cadre pour la fourniture de personnel spécialisé pour les technologies de l information - Services de fourniture et d entretien de télécommunications, téléphonie filaire, cellulaire et de radiocommunication - Services d hébergement externe de données - Services d huissier - Service de courtage immobilier - Services d évaluateurs agréés - Services d arpenteurs et d arpenteurs-géomètres - Service de location d équipements et d installations immobilières - Services d entretien ménager - Services de transport, de déménagement, d entreposage et de livraison - Services de poste et de messagerie - Services de traiteur - Services de fourniture et d aménagement de bureaux - Services de recyclage, de déchiquetage et de gestion de matières résiduelles - Services d impression, de reproduction et de publication - Services de taxi - Services d affichage de poste auprès de sites d emplois et d ordres professionnels - Services de vérification des antécédents et autres examens médicaux - Services de paie - Services de régimes de retraite - Services de tournage, de montage et de photographie - Services d agents à bord des trains - Services de traduction - Services d encodage de cartes à puce - Services de fourniture et d installation d enseignes - Services de distribution d information auprès de la clientèle - Services d organisation et de logistique d événements PAGE 4

6 - Services de réalisation d avant-projet - Services de conception et plans et devis - Services d estimation de contrôle des coûts - Services professionnels de revue indépendante de qualité - Services rendus par les fournisseurs d utilités publiques - Services rendus par CN et CP sur leurs propriétés - Services d architecture - Services d évaluation et de caractérisation environnementale - Services de géotechnique - Services de signaleurs - Services d acousticiens - Services de surveillance et d inspection des travaux - Services de gardiennage - Services d autobus de remplacement - Services d entretien de matériel roulant et d installations ferroviaires - Services de conduite et d exploitation des trains de banlieue - Services de gestion des sites - Services de réparation et d entretien de véhicules - Services de nettoyage d uniformes - Services de remorquage de véhicules - Services de surveillance de centrale d alarme - Services d entretien et de réparation des consoles de répartition des communications - Services d entretien et de réparation des systèmes de gicleurs et des systèmes d alarme incendie - Services d inspection et de vérification des systèmes de protection incendie et des bornes incendie - Services d entretien et de maintenance des équipements et des sites - Services de déneigement et d épandage d abrasif - Services de marquage de la chaussée - Services de balisage, d inspection et d entretien des voies réservées - Services d entretien paysager - Services de contrôle antiparasitaire - Services d inspection et d entretien des ascenseurs - Services de conception et de fourniture de signalisation routière et directionnelle - Services de serrurier - Services de diffusion d informations 4. AUTORISATION DES CONTRATS DE SERVICES AUTRES QU AVEC UNE PERSONNE PHYSIQUE NON SOUMIS À L AUTORISATION DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL Pour les contrats de services autres que ceux énumérés au paragraphe 3.2, le président-directeur général délègue son pouvoir d approbation lorsqu il s agit de conclure un contrat de services mentionnés ci-après autres qu avec une personne physique et comportant une dépense inférieure à $ aux personnes suivantes : PAGE 5

7 4.1 La Vice-présidente Affaires corporatives, juridiques et immobilières doit autoriser les contrats de services pour la catégorie suivante: Services professionnels juridiques (avocats ou notaires) 4.2 La Vice-présidente Administration et finances doit autoriser les contrats de services pour la catégorie suivante: Services en technologies de l information, pour les services outre que ceux précédemment énumérés 4.3 Le Vice-président Opérations doit autoriser les contrats de services pour la catégorie suivante lorsque les besoins concernent son secteur d activités : Services professionnels spécialisés dans le domaine ferroviaire 4.4 Le Vice-président Ingénierie et construction doit autoriser les contrats de services pour les besoins concernent son secteur d activités, 4.5 La Vice-présidente Planification et Innovations doit autoriser les contrats de services pour la catégorie suivante lorsque les besoins concernent son secteur d activités : Services de réalisation d études d opportunités, de faisabilité et de planification 5. RECOMMANDATION PRÉALABLE Pour les contrats de services dont l autorisation du président-directeur général de l AMT est requise en vertu de la présente directive, une recommandation du Comité responsable de l observation des règles contractuelles doit être obtenue. Chaque unité devra soumettre une demande d autorisation de contrat de services au Comité selon la procédure établie et communiquée par la Direction de l approvisionnement. 6. PÉRIODE D APPLICATION La Directive s applique pendant les périodes de contrôle définies dans la LGCE. En vertu de l article 37 de la LGCE, la première période de contrôle de l effectif s étend du 1 er janvier 2015 au 31 mars INTERPRÉTATION La présente directive découle de l application des dispositions de la LGCE. La loi et la directive s ajoutent, mais ne modifient pas les règles en vigueur à l AMT, notamment à la Politique relative à la gestion de projets, au Règlement no 2.6 portant sur les conditions des contrats et au Règlement no 7.4 relatif à la PAGE 6

8 délégation d autorité. Par conséquent, chaque unité doit se conformer au Règlement no 7.4 relatif à la délégation d autorité et au Règlement no 2.6 portant sur les conditions des contrats pour l octroi de tout contrat de services. 8. RESPONSABILITÉS La Vice présidence administration et finance est responsable de l application, de la mise à jour et de la reddition de compte relative à la directive. 9. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Directive entre en vigueur à la date d approbation du Comité de direction de l AMT. PAGE 7