Mot des organisateurs Lieu

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2 Mot des organisateurs Lieu Exposition Événements spéciaux Montage Démontage Accès au débarcadère Débarcadère Procédure de sortie à la fermeture de l exposition Stationnement Service du Centre des congrès Stand d exposition Manutention des marchandises et entreposage Courtier en douane Transporteur officiel Services audiovisuels Promoteur Service Internet et location de matériel informatique Services d exposition Obligations et restrictions Exemple d étiquette pour adressage

3 Madame, Monsieur, Le congrès de la Fédération québécoise des directions d établissement d enseignement est de retour, plus beau, plus varié et plus populaire que jamais! Participez à cet événement vous assure de faire rayonner votre organisation auprès des directions d établissement d enseignement issues de l ensemble des régions du Québec et c est avec un immense plaisir que nous vous accueillerons les 16 et 17 avril 2015 au Centre des congrès de Québec. Le POUVOIR de gouverner, au-delà de l ILLUSION Le thème de notre congrès nous a été inspiré par la très grande préoccupation des directions d établissement d enseignement à assumer pleinement leur rôle de leader dans la multitude des sphères de gestion à laquelle elles sont confrontées. Le congrès de la FQDE se veut une occasion pour les directions d établissement de se ressourcer, d assister à de grandes conférences, de participer à des ateliers qui rejoignent leurs actions quotidiennes et d échanger avec des collègues de partout au Québec. Quoi de mieux que cet événement pour communiquer le dynamisme de votre organisation! Il en résultera un solide réseau de contacts et une visibilité unique. Nous tenons donc à vous assurer de notre entière collaboration tout au long de cette aventure et elle débute par une bonne planification. Dans les pages qui suivent, vous trouverez tous les renseignements nécessaires pour la réussite de votre exposition. Au plaisir de travailler avec vous, Le comité du congrès 1

4 Le Centre des congrès de Québec se distingue par sa réputation d excellence et ses technologies de pointe. Un lieu d événement idéal à découvrir et pour se faire découvrir, les 16 et 17 avril L entrée publique du salon se situe au 900, avenue Honoré-Mercier, Québec. Le salon des exposants se tiendra dans les salles 2000-B, C et D. Jour Date Heure Jeudi 16 avril de 14 h à 17 h 30 Vendredi 17 avril de 10 h à 15 h 30 Prenez note qu une réunion pour tous les exposants aura lieu le 16 avril à 13 h avec Mme Michèle Demers, conseillère aux communications et à la vie politique et responsable de la logistique de l événement. Elle se déroulera à la salle 203 avec des bouchés et des rafraîchissements. Également, le dîner du vendredi est inclus dans votre location est sera servi dans la salle 203. Jeudi 16 h Cocktail d ouverture du congrès au salon des exposants. Spectacle «Au-delà de l illusion» sur la scène du salon des exposants. 17 h 05 Tirage du prix d ouverture. Implication des exposants, modalités à déterminer. Vendredi Concours impliquant les exposants, modalités à venir 10 h 30 à Possibilité d effectuer une présentation sur la scène du salon sur réservation seulement, 14 h 30 modalités à déterminer en contactant la FQDE. 14 h 45 à Tirage de prix de présence des exposants sur la scène du salon sur réservation seulement, 15 h 30 modalités à déterminer en contactant la FQDE. Jour Date Heure Jeudi 16 avril de 8 h à 13 h Jour Date Heure Vendredi 17 avril de 15 h 30 à 17 h 30 À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le courrier de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l événement, Dolbec Logistique International, et tous les frais encourus seront à la charge de l exposant. 2

5 Jour Date Heure Jeudi 16 avril de 8 h à 13 h Vendredi 17 avril de 15 h 30 à 18 h 30 Lors de votre arrivée, vous devez vous présenter au comptoir d accueil où l on vous remettra toute la documentation utile. Le comptoir d accueil sera installé dans le foyer, près de l entrée du salon. La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du Centre et doivent s effectuer par le débarcadère. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du 14 avril Des frais d entreposage préévénement s appliquent pour tout matériel d exposant reçu avant cette date. Vous devez utiliser le débarcadère du niveau 1 et voici les renseignements s y rattachant. Débarcadère niveau 1 875, rue Saint-Joachim Québec (Québec) G1R 5V4 Les camions-remorques ne doivent pas excéder 13 3 de hauteur et 48 de longueur. Le stationnement n est pas permis au débarcadère. Seuls le déchargement et le chargement sont autorisés et tout contrevenant verra son véhicule remorqué. Accès pour pièces lourdes ou hors gabarit : Une grande porte donnant sur la rue Jean-Jacques-Bertrand est située à l extrémité ouest du corridor de service au niveau 4. Ses dimensions sont de 22 de largeur par 15 de hauteur. Si vous prévoyez avoir besoin de cet accès, veuillez nous aviser rapidement car des particularités techniques s y appliquent (présence d un agent de sécurité aux frais du client). 3

6 4 À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition (Congrès 2015 de la FQDE), tout le matériel non récupéré sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l événement (Dolbec Logistique International Inc.) dont le représentant est (Nathalie Huot), au numéro de téléphone ( ). Tous les frais encourus seront facturés à l exposant

7 Voitures Le Centre est situé à proximité de nombreux espaces de stationnement souterrain situés à Place Québec (accessible via la rue Saint-Joachim), au complexe Marie-Guyart, à Place Haute-ville (sous l hôtel Delta) et finalement au stationnement D Youville (Place D Youville). L ensemble de ces espaces est relié par des corridors intérieurs pour plus de commodité. Ces stationnements sont en opération 24 heures sur 24, sept (7) jours par semaine. Le stationnement est interdit en tout temps sur la promenade Desjardins. À partir de l automne 2014 et pour un temps indéterminé - En semaine (de jour), il est fortement suggéré d envisager l utilisation des transports durables (covoiturage, transports en commun, Parc-O-Bus) en raison des activités intenses dans le secteur et de certains travaux de réfection. Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du Centre des congrès de Québec : Véhicules lourds Des ententes vous permettant de stationner les véhicules lourds dans les environs peuvent être prises au besoin. 5

8 Les bons de commande du Centre des congrès de Québec, personnalisés à l événement, seront disponibles sur le site Web : Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent remplir leurs bons directement à l écran, les imprimer, les signer et les retourner par courriel à services@convention.qc.ca ou par télécopieur au avant le 27 mars 2015, 16 h 30. Des frais supplémentaires de 25 % s appliqueront après cette date. Sur place, un comptoir de services permettra de répondre aux demandes de dernière minute avec une surcharge de 25 %. Il est possible que certains services ne puissent être rendus. Les services offerts par le Centre sont : Accrochage, électricité supplémentaire, entreposage, manutention, nettoyage de stand, personnel temporaire et téléphonie. Tous les services susmentionnés sont exclusifs au Centre des congrès de Québec à l exception du nettoyage de stand, du service de surveillance et du personnel temporaire. Les exposants peuvent communiquer au besoin avec notre service aux exposants en composant le , poste 4066 ou au ou par courriel au services@convention.qc.ca. Contact : Line Laliberté Options disponibles pour les espaces d exposition Stand Click 8 X 10 * Panneau de PVC * 1 comptoir graphique Flash blanc couleur en sus * tabouret design rond * 1 enseigne d identification ovale en PVC avec lettrage de vinyle * 1 corbeille à papier * Inclusion de la prise électrique 15 AMP (voir notes importantes) Stand Click 5 X 6 * Panneau de PVC * 1 comptoir graphique Flash blanc couleur en sus * tabouret design rond * 1 enseigne d identification ovale en PVC avec lettrage de vinyle * 1 corbeille à papier * Inclusion de la prise électrique 15 AMP (voir notes importantes) Notes importantes : Pour avoir accès à une prise 15 AMP dans votre stand, vous devez absolument aviser la FQDE en contactant Mélissa Létourneau ( , poste 49). Les stands ne comprennent pas le branchement Internet, la téléphonie, la manutention, la surveillance, l accrochage, l électricité supplémentaire, le nettoyage, l équipement audiovisuel, le service de traiteur et la location informatique. 6

9 Services d exposition La compagnie de services d exposition est Tessier Services d Expositions. La personne-ressource à contacter est Marie-Elaine Dufour. Vous pouvez la joindre au Les services offerts par Tessier Services d Expositions sont : location de stands, de mobilier et d accessoires, maind œuvre, expédition à l avance, signalisation. Les bons de commande de Tessier Services d Expositions, personnalisés à l événement, seront disponibles sur le site Web : Afin de faciliter le traitement et éviter les erreurs de calcul, les exposants doivent remplir leurs bons directement à l écran, les imprimer, les signer et les retourner par courriel à marie-elaine@brunotessier.com ou par télécopieur au avant le 10 avril Des frais supplémentaires de 25 % s appliqueront après cette date. Tout exposant qui expédie son matériel directement au Centre des congrès de Québec et qui n est pas sur place pour le recevoir, comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des coûts, payables sur place, s appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s il le désire, se manutentionner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposition par le Centre. Le Centre des congrès de Québec dispose de zones d entreposage à proximité des salles d exposition et s occupe de la gestion de ces espaces. L entreposage pendant l événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande approprié, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l exposition. La tarification comprend uniquement l étiquetage des effets et l espace d entreposage. Des frais de manutention s appliquent pour le déplacement de caisses ou boîtes vides de la salle d exposition vers la zone d entreposage et leur retour vers la salle d exposition, à la fin de l événement. Pour des raisons de sécurité, les exposants ne sont pas autorisés à effectuer leur entreposage eux-mêmes. Aucune boîte de carton ni caisse de transport vides ne seront tolérées à l intérieur ou à l arrière du stand. Information importante : À la fin des heures prévues pour le démontage de l exposition, tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automatiquement pris en charge par le transporteur officiel de l événement et tous les frais seront facturés à l exposant. Voir document «Procédure de sortie à la fermeture de l exposition» à la page 4. 7

10 Le courtier en douanes local, canadien et international au Centre est la compagnie : Dolbec Logistique International inc. Madame Ginette Blouin Téléphone : Télécopieur : Ligne directe : Courriel : show@dolbec-intl.ca Important : les exposants qui utilisent les services de messagerie tels FedEx, UPS, DHL, ou autres doivent s assurer que les frais de douanes, taxes, etc. sont payés à l avance. Toute marchandise expédiée «à percevoir» ne sera pas acceptée par le Centre. Dans certains cas, les services de messagerie ne déclarent pas que les frais sont à payer par l expéditeur lors de la livraison et le Centre des congrès de Québec reçoit une facture parfois 30 à 90 jours après la fin de l événement. Dans ces situations, l exposant sera refacturé avec des frais d administration. Le transporteur officiel de l événement est la compagnie : Dolbec Logistique International inc. Madame Nathalie Huot Téléphone : Télécopieur : Cellulaire : Ligne directe : Courriel : show@dolbec-intl.ca Le fournisseur officiel au Centre pour tous les équipements en audiovisuel est la compagnie : FREEMAN AUDIO VISUAL Monsieur Éric de la Fontaine Téléphone : Télécopieur : Courriel : eric.delafontaine@freemanco.com Le promoteur de l événement est : FEDERATION QUEBECOISE DES DIRECTIONS D ETABLISSEMENT D ENSEIGNEMENT (FQDE) Madame Mélissa Létourneau Téléphone : , poste 49 Courriel : melissa.letourneau@fqde.qc.ca 8

11 Le fournisseur exclusif au Centre pour tous les services Internet et y compris la location de matériel informatique est la compagnie : Miro Location Informatique Téléphone : Télécopieur : Courriel : mirolocation@convention.qc.ca Tessier Services d Expositions Madame Marie-Elaine Dufour Téléphone : Télécopieur : Courriel : marie-elaine@brunotessier.com Les obligations et restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du salon. Obligations Assurances Recyclage et collecte des matières résiduelles L exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité». La Société ou ses mandataires n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l immeuble, et ce, quelle qu en soit la cause. L exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l exposition. D autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. Les poubelles doivent être placées à l extérieur du stand dans l allée à chaque soir dès la fermeture de l exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre des congrès de Québec sans frais. Les poubelles laissées à l intérieur du stand ne seront pas vidées. 9

12 Restrictions Aires communes Animaux Appareils de cuisson Autocollants Ballons et confettis Consommation d alcool lors du montage et du démontage Enfants Incendie Limites sonores Ruban adhésif Sécurité L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles du Centre. La présence d animaux doit faire l objet d une approbation des autorités de la Société du Centre des congrès de Québec. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par le Centre. L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite. Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente particulière avec le Centre, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. Pour des raisons de sécurité, la présence d enfants au débarcadère et dans la salle d exposition n est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur Si le fonctionnement d équipements ou d appareils produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les invités, il sera nécessaire d en cesser le fonctionnement. L intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à quatre pieds de la source de bruit. Le Centre est le seul juge en la matière. Les seuls adhésifs permis au Centre sont les suivants et peuvent être achetés sur place : Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no Surfaces de plancher : Tuck Tape 85 ou Tuck Tape 99 Double Face Echo Tape DC-W188F Murs de brique : Languettes de fixation murale 3M, no Le Centre assure la sécurité générale de l immeuble sur une base de 24 heures. Ce service n est toutefois pas responsable des biens et propriétés du client ou de l événement à l intérieur des lieux loués. Si vous désirez de la sécurité additionnelle, vous devez en faire la demande par le biais des bons de commande. 10

13 Services alimentaires Tabac Véhicules motorisés Le concessionnaire Capital HRS inc. possède l exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson à l intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée sans l autorisation écrite de la direction du Centre ou de Capital HRS. Le Centre des congrès de Québec offre un environnement sans fumée. Depuis le 31 mai 2006, selon les dispositions de la Loi sur le tabac, il est strictement interdit de fumer à l intérieur du Centre et dans les débarcadères, sans aucune exception. L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. Voir le document «Mesures de sécurité et prévention des incendies» disponible sur Nom de l expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE Attention de : Congrès 2015 de la FQDE # Numéro de stand : Centre des congrès de Québec 875, St-Joachim Québec (Québec) G1R 5V4 11