GUIDE D INFORMATIONS DSN

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1 GUIDE D INFORMATIONS DSN 1/6

2 Découvrez la D.S.N. Le 1 er janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, apportera aux entreprises françaises un changement très important dans la gestion des déclarations sociales. Une transmission unique, mensuelle, réalisée directement à partir du logiciel de paie, se sera substituée à la plupart de ces déclarations, y compris la DUCS et la DADS-U. Cette rationalisation est très attendue, tant la multiplicité des obligations déclaratives constitue aujourd hui un maquis et une charge administrative pénalisante pour les comptables et des directions financières. Le pacte national pour la croissance, la compétitivité et l emploi lancé en Automne 2012 l a située en bonne place dans les 7 chantiers prioritaires de simplification. D ici au 1 er janvier 2016, le périmètre des déclarations remplacées, ainsi que celui des entreprises concernées, va s élargir progressivement. Mais dès aujourd hui, les entreprises et les experts-comptables peuvent démarrer leur passage à la DSN, sur la base du volontariat. Le moyen de profiter tout de suite des simplifications apportées, et aussi de se familiariser progressivement aux nouvelles dispositions. Qu est-ce que la D.S.N.? La DSN Déclaration Sociale Nominative va modifier en profondeur le travail «Social» des services administratifs et financiers. Jusqu à maintenant, les entreprises devaient fournir plusieurs déclarations sociales, à des échéances différentes, et les envoyer à différentes adresses selon les organismes concernés. A partir du 1 er janvier 2016, les entreprises vont procéder à une seule transmission, mensuelle et dématérialisée, à partir du logiciel de paie, dont les données seront distribuées aux différents organismes de protection sociale publics et privés, via sage direct déclaration (ou msa.fr pour les entreprises agricoles). Chaque salarié sera désigné par une identité unique. C est la DSN (déclaration sociale nominative). La transmission mensuelle de ces données individuelles des salariés sera complétée de façon ponctuelle par les événements propres à chaque salarié : maladie, congé maternité, fin du contrat de travail, etc. Ces déclarations seront elles aussi transmises dans un flux unique et dématérialisé. D ici au 1 er janvier 2016, le périmètre des déclarations remplacées s étendra progressivement afin d inclure notamment la DUCS puis la DADS-U. Le champ des entreprises concernées s étendra lui aussi, jusqu à couvrir l essentiel des entreprises privées. Finie l angoisse de l «examen final» que représentait la DADS-U : le Social passe au contrôle continu! Issue du Pacte national pour la croissance, la compétitivité et l emploi, la loi du 22 mars 2013, dans son article 35, désigne la mise en œuvre de la DSN Déclaration Sociale Nominative comme un axe majeur de la politique de simplification. 2/6

3 Pourquoi la D.S.N. Alléger la charge administrative des entreprises Le contexte de la Déclaration Sociale Nominative est celle d une simplification du droit du travail propre à alléger la charge des entreprises sans entamer les droits des salariés. D autres changements interviennent en même temps que la mise en place de la DSN, comme la modification des obligations de l employeur en matière d affichage, ou la clarification des règles applicables à la rupture du contrat de travail pendant la période d essai. Une fois pour toutes «Dites-le nous en une seule fois» est le nom d un programme destiné à supprimer les obligations déclaratives redondantes. Il était temps de passer à l action. Car les exemples de telles redondances ne manquent pas, alourdissant le travail administratif des entreprises et multipliant les données et les sources d erreurs. Que penser par exemple de la déclaration relative à la participation des employeurs à l effort de construction (formulaire n 2080), dont l essentiel des informations figurent déjà sur la DADS-U? La DSN change la donne En réduisant le travail déclaratif à un flux unique et nominatif de données vers l administration, qui se charge de les redistribuer vers les organismes concernés, la DSN limite le temps passé à la saisie des données, ainsi qu elle évite les erreurs de ressaisie ultérieures. Et en liant directement la transmission au logiciel de paie, elle fait bénéficier toutes les entreprises, même les plus petites, des avantages de la dématérialisation. L entreprise n est pas la seule à y gagner. La mise en place de la Déclaration Sociale Nominative est aussi de nature à améliorer la gestion et le contrôle des prestations sociales. La lutte contre la fraude devrait s en trouver facilitée, et le nombre de contentieux réduit. Les gains de compétitivité devraient donc se trouver partagés entre l entreprise et les organismes sociaux. Le calendrier de la D.S.N. La généralisation de la Déclaration Sociale Nominative est fixée au 1 er janvier Mais vous avez tout intérêt à penser dès maintenant à sa mise en place : pour profiter des gains de productivité induits avant les autres! pour vous acclimater au nouveau système au fil des mois et ne pas vous retrouver à gérer la transition en catastrophe, et au pire moment : celui où les éditeurs de logiciels de paie, les prestataires informatiques et les services administratifs seront submergés de demandes. Vous accompagnerez ainsi le déploiement de la DSN étape par étape, rationalisant au fur et à mesure au lieu de révolutionner d un seul coup la gestion du Social. Dès maintenant, votre entreprise peut se porter volontaire pour passer par un portail unique pour souscrire aux différentes déclarations : assurance maladie (attestations de salaires pour le versement des indemnités journalières), hors IJ en cas d accident du travail ou de maladie professionnelle Pôle Emploi (attestation d employeur) Ministère du travail (déclaration mensuelle de main d œuvre et enquête de mouvements de main d œuvre (DMMO/EMMO)) 3/6

4 Mutuelles, assurances, prévoyance : formulaires de radiation et, si besoin, le formulaire de signalement du droit d option pour la portabilité des droits lors du départ d un salarié En 2014, la DUCS sera intégrée à la DSN. Les entreprises volontaires relevant du régime agricole (MSA) pourront démarrer elles aussi la DSN : intégration progressive des autres déclarations. En 2016, les autres DUCS et la DADS-U seront intégrées à la DSN, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. NB : La dernière campagne DADS-U est prévue en janvier 2016 pour les données de l année La disparition définitive des DADS et DADS-U est donc prévue pour 2017, puisqu il faut un an de DSN pour collecter les données d une DADS-U. 4/6

5 Questions sur la D.S.N. Nous avons réuni dans cette rubrique les questions que vous nous posez le plus souvent à propos de la DSN. En voici les réponses. A quelle date faudra-il effectuer la DSN? La DSN mensuelle doit être envoyée avant le 5 ou le 15 du mois qui suit celui auquel se rapporte la déclaration, en fonction de l échéance applicable auparavant pour l envoi du bordereau URSSAF Les signalements d événements doivent être adressés dans les 5 jours ouvrés qui suivent la connaissance de l arrêt de travail ou la fin du contrat de travail, sauf dans le cas de subrogation, auquel cas le signalement sera transmis avec la DSN du mois de l événement. Aurai-je la possibilité de corriger une erreur dans une DSN déjà transmise? Oui, vous pourrez rectifier dans la DSN du mois suivant les éventuelles données erronées transmises lors de la DSN précédente. Y a t-il une pénalité prévue en cas de dépassement de la date d échéance de la DSN? En 2013, cette pénalité ne sera pas appliquée, sauf manquements répétés et non justifiés. Par la suite, une pénalité sera, comme aujourd hui, encourue en principe, sans que l on en connaisse encore les détails ni le montant. Les dates de règlement des charges vont-elles changer? Non, il n est pas prévu de modification des dates de paiement des cotisations sociales dans le cadre de la DSN. J ai confié mes paies à mon expert-comptable, qu est-ce qu implique la mise en place de la DSN? Votre expert-comptable, l organisme de gestion agréé, ou la société extérieure à laquelle vous confiez vos paies, sont concernés par la DSN. Ils devront être officiellement mandatés à cet effet, pour transmettre les données individuelles des salariés en votre nom. Quelques-uns de mes salariés n entrent pas dans le champ de la DSN. Puis-je quand même m engager maintenant? Oui, s il s agit de rares exceptions parmi vos salariés et à condition de continuer avec les anciennes procédures en ce qui les concerne, jusqu à la généralisation de la DSN. Si je m engage maintenant dans la DSN, pourrai-je encore embaucher des salariés qui n entreraient pas dans son champ? Oui, mais vous devrez continuer en utilisant avec eux les anciennes procédures, jusqu à la généralisation de la DSN. Les mandataires sociaux salariés sont-ils à déclarer dans la DSN? Oui, et ce même s ils sont exclus de la couverture de Pôle Emploi. Si un mandataire social quitte l entreprise, il n y aura pas à signaler comme événement la fin du contrat de travail. 5/6

6 Dois-je informer mes salariés du passage à la DSN? Oui, il vous appartient d informer les salariés du recours à la DSN, ainsi que des modalités d exercice de leurs droits d accès aux données déclarées et à la rectification éventuelle. Une fiche d information est disponible ici ((site DSNinfo.fr)) Le secteur public, les collectivités locales sont-ils concernés par ces changements? Des parcours particuliers sont prévus dans la mise en place de la DSN, en particulier pour le secteur public, national ou territorial. Y a t-il déjà des entreprises qui bénéficient de la DSN? Oui. Des entreprises de tailles variées sont déjà entrées dans le processus de simplification : La Société Générale, Steria, Régus, Léon Grosse, Seb, Thales, Coheris, BTP Vacances, Tuppin, l Unédic, A4 Partners Et des centaines d autres d ici la fin de l année. 6/6