UTILISER LA FONCTION DE PUBLIPOSTAGE POUR REMPLIR AUTOMATIQUEMENT UN LIVRET DE COMPÉTENCES

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1 UTILISER LA FONCTION DE PUBLIPOSTAGE POUR REMPLIR AUTOMATIQUEMENT UN LIVRET DE COMPÉTENCES 38 Le publipostage peut permettre de gagner énormément de temps, il s agit de la fusion d une base de données et d un document type. Nous allons voir ici comment remplir, puis imprimer automatiquement les livrets de compétences d une classe entière... I. Création de la base de données : Nous allons utiliser comme source de données un fichier réalisé avec le module tableur de OpenOffice. Ce fichier est à créer au début de l année. S il existe déjà, vous pouvez aller directement au chapître II. 1. Créez un nouveau classeur : Fichier Nouveau Classeur. 2. Ce nouveau classeur doit compter au moins deux feuilles. En cliquant sur l onglet de chacune avec le bouton droit de la souris, renommez-les ainsi : Feuille 1 : Résultats Feuille 2 : Base 3. Vous devriez obtenir ceci Enregistrez votre classeur où vous le désirez. 5. Nous allons préparer la feuille des résultats, cliquez sur l onglet Résultats. 6. Dans la cellule A1, saisissez Nom, suivi dans les cellules suivantes (A2, A3...) des noms des élèves. 7. Cliquez dans la cellule B1, puis saisissez la première compétence, ici Le présent de l indicatif, validez en appuyant sur ENTRÉE. 8. Dans la cellule C1, saisissez Moyenne. 9. Dans la cellule C2, saisissez la formule qui va calculer la moyenne des évaluations de cette compétence : =moyenne (D2:J2). Validez. Si vous voulez pouvoir entrer plus de 7 notes pour une compétence, mettez une lettre plus éloignée (M par exemple) à la place de J. 10. Le terme #VALEUR! s affiche dans la cellule : c est un message d erreur qui indique qu il est impossible de calculer la moyenne car il n y a pas de note. À ce stade, c est normal, ne vous en inquiétez pas. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

2 11. Cliquez à nouveau sur la cellule C2 et approchez le pointeur de la souris du coin inférieur droit de celle-ci : la flèche va se transformer en croix +. Faites alors glisser 1 la souris vers le bas jusqu à arriver à la fin de la liste de vos élèves. 12. Lâchez alors le bouton : la formule de calcul de la moyenne est copiée vers le bas. 13. Nous allons maintenant saisir la formule qui calculera si la compétence est acquise, en voie d acquisition ou non acquise. On fait le choix de décider que : Si la moyenne est supérieure à 15, la compétence est acquise. Si la moyenne est comprise entre 8 et 15, la compétence est en voie d acquisition. Si la moyenne est inférieure à 8, la compétence est non acquise. 14. Cliquez dans la cellule B2 et saisissez =SI(C2>15;"ACQUIS";SI(C2>8;"EN VOIE D'ACQUISITION";"NON ACQUIS")). Validez, le message d erreur #VALEUR! s affiche dans B2, là aussi c est normal. 15. Comme je vous imagine un peu inquiet, nous allons faire un test : Cliquez dans D2, saisissez 18, validez : C2 doit afficher «18», B2 «ACQUIS». Cliquez dans D2, saisissez 10, validez : C2 doit afficher «10», B2 «EN VOIE D ACQUISITION». Cliquez dans D2, saisissez 6, validez : C2 doit afficher «6», B2 «NON ACQUIS». Pensez à effacer le contenu de D2 à la fin du test. 16. Copiez la cellule C2 comme fait précédemment en 11 et Vous devriez obtenir ceci Au tour des autres compétences... Cliquez quelques lignes plus bas dans la colonne A (comptez en 30, si vous avez une vingtaine d élèves). Ici, cliquez sur A10 et saisissez =A1. Validez. 18. Passez à B Tapez le nom de la seconde compétence, ici L'accord du participe passé. 20. Cliquez dans A11, saisissez =A2, validez. 21. Recopiez le contenu de A11 vers le bas à l aide de la souris Ainsi, à l avenir, vous n aurez qu à saisir la première liste d élèves (de A2 à A6... ou A30), les autres seront actualisées automatiquement. 1 Déplacez la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé. 2 Si vous avez, comme je le pense, un effectif supérieur aux cinq élèves de mon exemple, adaptez l adresse de la cellule (B30 par exemple). 3 Si nécessaire, voir les étapes 11 et 12. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

3 23. Dans la cellule C10, entrez Moyenne Nous allons maintenant copier les formules de calcul des moyennes et appréciations. 25. À l aide la souris ou du clavier, sélectionnez les cellules que vous avez éditées tout à l heure. 26. Copiez-les 5, puis cliquez dans B11 4 et collez le contenu du presse papier Bien entendu, les adresses des cellules concernées ont été automatiquement incrémentées et vous devriez obtenir ceci. 28. Répétez la même suite de manipulations pour les autres compétences (étapes 17 à 26). 29. Passons maintenant à la feuille Base qui récapitulera les résultats des élèves. 30. Cliquez sur l onglet Base. 31. Saisissez Nom dans la cellule A Cliquez dans la cellule B1 (elle contiendra la première compétence évaluée), tapez =, cliquez sur l onglet Résultats, sur la cellule B1, validez. La cellule doit afficher le contenu de Résultats.B1, soit «Le présent de l'indicatif» 33. Cliquez dans C1 (elle contiendra la seconde compétence évaluée), tapez =, cliquez sur l onglet Résultats, sur la cellule B10, validez. La cellule doit afficher le contenu de Résultats.B10, soit «L accord du participe passé» 34. Cliquez dans D1 (elle contiendra la troisième compétence évaluée), tapez =, cliquez sur l onglet Résultats, sur la cellule B20, validez. La cellule doit afficher le contenu de Résultats.B20, soit «L accord sujet-verbe» 4 Si vous avez un effectif supérieur aux cinq élèves de mon exercice, adaptez l adresse de la cellule (C30 par exemple) - C est la dernière fois que je vous le dis... 5 CTRL + C ou Édition Copier ou Bouton droit de la souris Copier ou bouton Copier de la barre d outils. 6 CTRL + V ou Édition Coller ou Bouton droit Coller ou bouton Coller de la barre d outils. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

4 35. Vous devriez obtenir ceci Cliquez sur A2, saisissez =, cliquez sur l onglet Résultats, sur la cellule A2 (premier nom de la liste des élèves) et validez. 37. Recopiez A2 vers le bas 7 afin d obtenir le reste de la liste. 38. Vous allez obtenir ceci Nous allons maintenant nous occuper des résultats des élèves. Un problème se présente : si l un d entre-eux n a pas de résultat valide pour une compétence, on va se retrouver avec un message d erreur. Heureusement, les concepteurs d OpenCalc ont pensé à ça : nous allons utiliser la fonction ESTERREUR. 40. Cliquez dans B2 et saisissez =SI(ESTERREUR(Résultats.B2)=1;"NON ÉVALUÉ";Résultats.B2). En Français ça donne : si la cellule B2 de la feuille Résultats affiche un message d erreur, alors il faut afficher «NON ÉVALUÉ», sinon il faut afficher le contenu de la dite cellule. Normalement, à ce stade, B2 devrait afficher NON ÉVALUÉ. 41. Recopiez B2 vers le bas 8 afin d obtenir les résultats du reste des élèves. 42. Vous devriez obtenir cela. 43. Au tour de la compétence suivante! Cliquez dans la cellule C2 et saisissez =SI(ESTERREUR(Résultats.B11)=1;"NON ÉVALUÉ";Résultats.B11). Normalement, C2 devrait afficher NON ÉVALUÉ. 44. Recopiez C2 vers le bas afin d obtenir les résultats du reste des élèves. 45. Pour D2, saisissez =SI(ESTERREUR(Résultats.B21)=1;"NON ÉVALUÉ"; Résultats.B21). D2 devrait afficher NON ÉVALUÉ. 46. Recopiez D2 vers le bas Vous devriez avoir obtenu ceci... 7 Si nécessaire, voir page 2, étapes 11 et 12. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

5 48. La partie préparation de la base de données est terminée. II. Saisie des résultats. Si vous ne voulez pas que cette partie ne devienne un pensum, je vous conseille de l effectuer durant le trimestre au fil de vos évaluations. 1. Ouvrez le fichier Tableau compétences (si vous lui avez donné ce nom-là). 2. Cliquez éventuellement sur l onglet Résultats. 3. Vous pouvez saisir les résultats de vos élèves à partir de la colonne D. 4. Par exemple... III. Ajout de votre fichier-base à la liste des bases de données d OpenOffice. OpenOffice ne peut utiliser un fichier de données que s il a été déclaré à la liste des sources de données. Cette opération peut être réalisée avec le module tableur ou le module de traitement de texte. Si votre base a déjà été ajoutée à la liste, vous pouvez aller directement en IV. 1. Cliquez sur Outils Sources de données. 2. La fenêtre de gestion des sources de données va s ouvrir... Ne vous inquiétez pas de ces messages d erreur. La formule de la feuille Base va s en occuper. 3. Cliquez sur le bouton Nouvelles sources de données. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

6 4. Cliquez ensuite dans le champ Nom et saisissez le nom de la nouvelle source de données : ici, appelez-la Tableau de compétences. 5. Déroulez la liste Type de BD Dans la liste, choisissez Classeur. 7. Il va falloir indiquer le chemin de la source de données : cliquez sur le bouton Une fenêtre Ouvrir apparaît : utilisez-la pour sélectionner le fichier de données. Ici, il s agit du fichier Tableau compétences.sxc qui se trouve dans le dossier D:\Mes documents\livret-mailing\ 9. Terminez en cliquant sur le bouton OK de la fenêtre de gestion des sources de données. Attention, il ne faut plus déplacer ou renommer le fichier-base de données. 8 Vous aviez compris qu il s agissait de Base de Données et pas de Bandes Dessinées... M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

7 IV. Saisie du livret type. Nous allons maintenant saisir le texte commun des livrets et insérer des champs de fusion aux endroits qui doivent contenir les enregistrements de la source de données. 1. Créez un nouveau document texte : Fichier Nouveau Texte. 2. Pour ouvrir la fenêtre d insertion des champs, cliquez sur Insertion Champ Autres. 3. Cette fenêtre va s ouvrir Cliquez sur la croix placée devant le nom du fichier que vous voulez utiliser. 5. Déroulez également la feuille qui contient les enregistrements que vous allez utiliser en cliquant sur la croix qui la précède (ici c est Base). 6. À l aide de la barre de titre, placez maintenant la fenêtre des champs là où elle vous gêne le moins (en bas à droite par exemple). 7. Commençons par le haut de page : cliquez sur Insertion En-tête Standard. 8. Vous allez obtenir ceci Saisissez Nom de l élève : puis, dans la fenêtre des champs, effectuez un double-clic sur Nom. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

8 10. Appuyez deux fois sur la touche TAB du clavier, le point d insertion se retrouve à droite (au second taquet de tabulation : par défaut il y en a deux dans l en-tête). 11. Saisissez Niveau : Cycle 3 - CE Si vous le désirez, vous pouvez encadrer ce paragraphe : Dans la barre de menus, cliquez sur Format Paragraphe..., puis sur l onglet Bordure. Sélectionnez le trait fin en cliquant dans le champ Ligne sur 0,05 pt. Tracez le cadre en cliquant ici. Cliquez sur OK. 13. Vous allez obtenir ceci Pourquoi mettre le nom de l élève dans le haut de page? Si son livret trimestriel comprend plusieurs feuilles, le nom apparaîtra sur chacune d elles. 15. Au tour du pied de page : dans la barre de menus, cliquez sur Insertion Pied de page Standard. Le pied de page apparaît en bas... de la page. 16. Saisissez Année scolaire , appuyez sur la touche TAB du clavier, saisissez le nom de votre école, appuyez encore sur TAB et saisissez le trimestre ou la période concerné. 17. Encadrez si vous le désirez, et vous devriez obtenir quelque chose dans ce style Au tour du corps de la page : cliquez en haut de la page, sous l en-tête. 19. Placez un taquet de tabulation L (type à gauche à 18 cm). 20. Effectuez un double clic sur ce taquet. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

9 21. Cette fenêtre va s ouvrir Choisissez les pointillés... en guise de caractères de remplissage. 23. Cliquez sur OK. 24. Pour bien mettre en évidence les matières, choisissez un corps de caractères de 18, gras. 25. Saisissez Maîtrise de la langue, allez à la ligne. 26. Pour séparer les compétences, vous allez régler l interligne à 1,5. Sur la ligne concernée, cliquez avec le bouton droit de la souris et, dans le menu contextuel, choisissez Interligne 1,5 ligne. 27. Réglez la taille des caractères en corps 12 et enlevez l attribut gras. 28. Saisissez Présent de l indicatif, appuyez sur TAB : le point d insertion est envoyé sous le 12 de la règle précédé par des pointillets 9 (c est le résultat des étapes 19 à 23). 29. Dans la fenêtre des champs, effectuez un double-clic sur Le présent de l indicatif 10 : le nom du champ s affiche à droite. 30. Allez à la ligne puis faites de même pour les autres compétences. 31. Ainsi que les autres matières. 32. Si vous désirez mettre les matières plus en évidence, vous pouvez leur attribuer un fond de couleur : Cliquez dans la ligne contenant Maîtrise de la langue. Dans la barre de menus, cliquez sur Format Paragraphe..., puis sur l onglet Arrière-plan. Cliquez sur la couleur souhaitée. Puis sur OK. 9 On dit aussi des points de suite. 10 Si vous l avez fermée par inadvertance, allez voir l étape 2. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

10 33. Il y a de fortes chances pour que, à la fin, vous obteniez ceci Nous allons terminer avec le cadre destiné aux commentaires, et les signatures. 35. Réglez le corps en 18, style gras et saisissez Commentaires. 36. Insérez quelques lignes vides. 37. Enlevez le taquet de tabulation (sur la règle - à 12 cm) en le faisant glisser vers le bas. 38. Réglez le corps en 12, style normal. 39. Appuyez sur TAB, saisissez L enseignant. 40. Appuyez 5 fois sur TAB et saisissez Les parents. 41. Placez le point d insertion sur la ligne de Commentaires et mettez un fond de couleur Sélectionnez les lignes vides situées entre Commentaires et les signatures. 43. Encadrez-les À la fin, vous devriez avoir obtenu cela. 45. Pensez à fermer la fenêtre d insertion de champs. 46. Dernière étape : la fusion, à effectuer, elle, à la fin du trimestre. 11 Voir étape Voir étape 12. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office

11 V. Fusion Le contenu de la base de données va compléter les champs. 1. Si ce n est déjà fait, ouvrez votre livret (le fichier que vous avez édité au chapître IV). 2. Cliquez sur Fichier Mailing. 3. Une première fenêtre Mailing s ouvre Cochez la case À partir de ce document. 5. Cliquez sur OK. 6. Une autre fenêtre Mailing s ouvre : 4. Choisissez de fusionner vers l imprimante (le plus simple) ou de générer un fichier par enregistrement (un document par élève - pour imprimer sur un autre poste, ou saisir les commentaires sur le PC). 6. Terminez en cliquant sur OK. 5. Si vous avez choisi de fusionner vers des fichiers, pensez à renseigner le chemin d enregistrement de ceux-ci et indiquer quel champ utiliser pour les nommer (ici, je conseillerais Nom). M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office