CAHIER DES CHARGES de la formation : Conduite de projet «Technologies de l IST»

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1 Direction de la Valorisation Information Scientifique et Technique (DV-IST) Pôle Technologie de l IST CAHIER DES CHARGES de la formation : Conduite de projet «Technologies de l IST» Dossier suivi par : Pascal Aventurier, Sylvie Cocaud Adresses de retour de la proposition avant le : voir date portée au portail fournisseurs Inra - par courrier ET par mail: A l attention de Sylviane Fortun - INRA - Service de la formation permanente nationale rue de la Géraudière BP Nantes cedex 03 - et par mail : A l attention de Pascal.aventurier@avignon.inra.fr, Sylvie.cocaud@nancy.inra.fr NOM Prénom Pascal Aventurier Adresse : Inra Centre de Recherche d Avignon ERIST-SDAR Domaine St-Paul-Agroparc Avignon Cedex : / Fax : NOM Prénom Sylvie Cocaud Adresse : INRA Centre de Nancy Documentation Champenoux - France : / Fax Courriel : Sylvie.cocaud@nancy.inra.fr Courriel : Pascal.aventurier@avignon.inra.fr Toute proposition adressée par mail dans les délais indiqués au portail devra obligatoirement être confirmée par l envoi postal. Les offres adressées uniquement par mail ne pourront pas être étudiées. Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 1

2 Contexte général PRESENTATION DE L INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA) est un organisme de recherche scientifique finalisée en Agriculture, Alimentation et Environnement ; les missions génériques qui lui sont attribuées sont : produire et diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, contribuer à la formation à, et par la recherche, à la diffusion de la culture scientifique et au débat science/société, contribuer, par son expertise à éclairer les décisions publiques et celles des acteurs de la société. Deuxième institut de recherche publique en France, l Inra a développé un fort ancrage régional : 200 implantations réparties dans 20 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte 235 unités de recherche (dont 148 associées à d'autres organismes dites UMR), 60 unités expérimentales et 88 unités d'appui et de service. PRESENTATION DE LA DV-IST Dans un contexte de forte évolution, la Direction déléguée à l Information Scientifique et Technique (DV-IST) a initié depuis 2008 un projet de restructuration visant à conforter la place des professionnels de l IST en tant qu acteurs des processus de recherche ou de pilotage des activités scientifiques. Un travail de fond a ainsi été engagé sur l évolution des métiers de la documentation au regard des besoins de la communauté scientifique, afin de répondre à un triple objectif : rénover l offre de services de la fonction Information Scientifique et Technique, faire évoluer l animation de la fonction, organiser une gestion des emplois et des compétences des personnels. Ce projet concerne l ensemble des personnels de la fonction IST quelle que soit leur catégorie et leur rattachement administratif (Unité, Centre, Département, Direction). Il a conduit à la création de neuf pôles de compétence, qui ont une double mission : contribuer au développement d une offre de services à la communauté scientifique et constituer de véritables centres de ressources pour les professionnels. - Bibliométrie ; - Communication ; - Edition ; - Formation ; - Gestion des Connaissances ; - Open Access / ProdInra ; - Service de proximité / KiW IST ; - Technologies ; - Veille. Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 2

3 CONTEXTE ET ENJEUX DE LA FORMATION Contexte spécifique dans le cadre d un pôle Dans ce contexte, le pôle Technologies de l IST a une double mission : - accompagner des projets scientifiques intégrant une composante forte en Technologies-IST, avec un positionnement d assistance à maîtrise d ouvrage et une intervention potentielle multiforme (avis technique, expertise, conseils) Les domaines d intervention peuvent être par exemple : au sein d un projet scientifique, la définition et la structuration des métadonnées pour décrire, gérer et partager des documents, la recommandation et l application des normes documentaires, la définition des fonctionnalités d un outil collaboratif adapté - conduire intégralement certains projets en Technologies-IST Par exemple : la mise en place d un outil pour gérer l ensemble des bibliothèques de l Inra. Le pôle se compose de 10 à 12 personnes, dont deux animateurs (actuellement Pascal Aventurier et Sylvie Cocaud) et d un groupe «noyau dur» de 4 à 5 personnes. Ce sont ces dernières personnes fortement impliquées dans le Pôle Technologie qu il s agit de former. Elles disposent déjà de bonnes connaissances techniques mais n ont pas, pour la plupart, d expérience en conduite de projet. Cette offre de service et l organisation en pôle étant nouvelles à l Inra, le pôle Technologie souhaite renforcer les compétences de ses membres dans le domaine spécifique de la conduite de projets afin qu ils puissent plus facilement s intégrer dans les projets existants ou émergeants et proposer leur expertise à des maîtrises d ouvrages internes sur leurs domaines de compétences." OBJECTIFS DE LA FORMATION La formation devra proposer une démarche permettant de maîtriser la conduite de projets en système d information documentaire, incluant les aspects gestion de projet, et l assistance à maîtrise d ouvrage. Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 3

4 RESULTATS ATTENDUS Les stagiaires, à l issue de la formation, seront en capacité de : Maîtriser la terminologie de la conduite de projet Connaître et utiliser des méthodes et outils adaptés à la conduite de projet en IST Etre capable de rédiger les documents du projet qui concernent la composante IST sur laquelle ils interviennent (travail sur l inventaire, la rédaction ou la structure des documents du projet) Comprendre le rôle d assistance à maîtrise d ouvrage (cas du projet de Recherche décrit plus haut) et identifier la valeur ajoutée de la composante IST dans un projet de recherche PUBLIC VISE PAR LA FORMATION La formation s adresse particulièrement aux membres «noyau dur» du pôle Technologies, soit 4-5 personnes environ. Ce sont des professionnels de l IST qui auront à intervenir dans des projets de recherche et/ou d appui à la recherche comportant un volet «Technologies-IST» important. DUREE ET LIEU DE LA FORMATION ET PERIODES SOUHAITEES La formation, d une durée de 4 à 5 jours, devrait se dérouler en novembre 2010 soit en semaine 46 (du 16 au 19 novembre) soit en semaine 47 (du 23 au 26 novembre) soit en fractionné sur ces deux semaines, en région parisienne (sous réserve de modification). D autres propositions (dates, espacement des modules en fractionné sur les deux semaines, lieux ) peuvent éventuellement être envisagées. Lieu de la Formation : Paris ou proche région parisienne (sous réserve de modification) - soit dans des locaux mis à disposition par le prestataire - soit dans une salle INRA MODALITES PEDAGOGIQUES La formation devra alterner exposés théoriques, études de cas sur des sujets choisis conjointement entre les animateurs du pôle Technologies et le prestataire et temps d interaction et de réflexion entre les participants et le prestataire. Toutes suggestions pouvant améliorer les modalités pédagogiques seront les bienvenues. Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 4

5 CANEVAS DU PROGRAMME Le canevas suivant est une première ébauche : Module 1 : o Phase de formalisation (étude d opportunité, de faisabilité) o L organisation d un projet et sa gestion (temps, acteurs, quelques exemples d outils o La gestion des risques Module 2 : les documents liés au projet et la rédaction d un cahier des charges Module 3 (2 jours) : études de cas (à préparer avant la formation en accord avec le prestataire) o un travail approfondi sur un projet en IST. 3 exemples Implanter un logiciel libre dans un centre de documentation. mettre en place un dispositif de veille documentaire (collecte, validation, capitalisation, diffusion) Gérer et automatiser les demandes documentaires des chercheurs (localisation de documents, tutoriels sur des outils, FAQ, ) pour les professionnels de la documentation à L inra o un travail approfondi sur un projet de recherche incluant une composante IST, telle que : La construction de dossiers scientifiques faisant intervenir des workflows documentaires et une gestion des droits dans un contexte de travail collaboratif L implémentation d un moteur de recherche dans une application ou un intranet L e choix et l et usages de normes «XML» pour l exploitation, la transformation, la pérennisation de documents scientifiques ou de métadonnées. Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 5

6 CONDITIONS DE REUSSITE Les conditions de réussite sont : Participation de l ensemble des membres «noyau dur» du pôle Technologies à la formation (dans un souci de cohésion de groupe) Recueil des attentes précises du groupe par l organisme de formation avant la formation. Programme et études de cas validés en amont avec les animateurs du pôle Technologies prestataire disposant d une expérience significative en accompagnement de projet IST. ÉVALUATION DE LA FORMATION Un questionnaire d'évaluation co-conçu par le prestataire et les animateurs du pôle Technologies sera proposé aux stagiaires en fin de formation. FORME ATTENDUE DE LA REPONSE La proposition chiffrée doit comprendre : Le programme détaillé de la formation proposée Les modalités et les moyens pédagogiques Les modalités pour interagir avec les animateurs du pôle (préparation de la formation et de l évaluation) et une proposition de planification Le CV des intervenants pressentis La proposition financière Les références de la société sur des formations équivalentes. CRITERES DE CHOIX DU PRESTATAIRE Les critères de choix du prestataire sont les suivants : L adéquation au cahier des charges La pertinence du programme, des modalités et moyens pédagogiques proposés L expérience sur des projets en IST Le coût complet et détaillé de la prestation (coût pédagogique, déplacement, repas et hébergement éventuels du formateur, reproduction de supports pédagogiques éventuelle, etc ) Le respect de la procédure d envoi des offres (cf. Page 1) Projet de formation en gestion de projet technologies de l IST: - Cahier des charges 15/09/20: 6