Congés Payés Utilisation et paramétrages (version )

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1 Pégase 3 Congés Payés Utilisation et paramétrages (version ) Dernière révision le 20/06/2012

2 SOMMAIRE 1 Les paramétrages liés aux congés payés Activation des congés payés Paramètres généraux Présentation générale : gestion société Les paramétrages en gestion des établissements Les paramétrages en gestion des salariés Paramétrage des rubriques Gestion des rubriques Le calcul des congés payés Acquisition des congés payés Acquisition des jours de congés Acquisition des jours d ancienneté Décompte des semaines d acquisition Absence congés payés Calcul de la durée de l absence Calcul du montant de l absence Indemnité de congés payés Généralités Calcul de l indemnité selon la règle du dixième Calcul de l indemnité selon la règle du maintien de salaire Régularisation de l indemnité de congés payés Cas général Cas particulier : basculement des CP sans gestion des reliquats Indemnité de congés payés en cas de départ Calcul de l indemnité CP des CDI Calcul de l indemnité CP des CDD Annulation des absences congés payés / 21

3 Suivi de la notice Juin 2012 Création de la notice 3 / 21

4 Ce document a pour but de décrire la gestion des congés payés dans Pégase 3 : Paramétrage ; Utilisation ; Cas particuliers d utilisation ; Principes de calcul Il décrit en particulier les points suivants : Calcul de l acquisition et de la prise des congés, Calcul de l absence, Calcul de l indemnité, au dixième et au maintien de salaire, L indemnité CP de départ, La régularisation de l indemnité en fin de période, Les options du traitement des CP, 1 LES PARAMETRAGES LIES AUX CONGES PAYES 1.1 Activation des congés payés Les congés payés sont gérés pour un salarié si : La case «Activer la gestion des congés payés» est cochée en gestion sociétés La liste «Mode de gestion» est sur une autre valeur que «Pas de gestion» dans la fiche salarié. 1.2 Paramètres généraux La gestion des CP comporte de nombreux paramètres qui déterminent leur fonctionnement. La plupart de ces paramètres sont définis dans la société. Certains peuvent être déclinés au niveau de l établissement, d autres sont définis ou déclinés au niveau du salarié lui-même. 4 / 21

5 1.2.1 Présentation générale : gestion société Page Compteurs : Mode de calcul des CP Ce paramétrage disponible aux niveaux société / établissement / salarié. Ce paramétrage détermine le principe de calcul utilisé parmi les suivants : Maintien de salaire : calcul de l indemnité selon la règle du maintien ; le calcul effectué dépend d un second paramétrage «Méthode de calcul du maintien de salaire» qui peut prendre les valeurs suivantes : o Le maintien est calculé sur le bulletin courant o Le maintien est calculé sur le dernier bulletin complet o Le maintien est égal au montant de l absence Ces différentes méthodes de calcul seront détaillées plus loin dans ce document. Dixième : calcul de l indemnité selon la règle du dixième. Règle la plus favorable : calcul de l indemnité la plus favorable entre le dixième et le maintien de salaire. CP non valorisés : prise en compte de l acquisition et de la prise des jours CP sans calcul des montants d absence et d indemnité. Par défaut le paramétrage salarié est «Selon paramétrage établissement» et celui de l établissement est «Selon paramétrage société». Le paramétrage par défaut dans la société est «Règle la plus favorable» Pourcentage utilisé pour le calcul du dixième Paramétrage disponible au niveau salarié page compteurs. Si le paramétrage est absent au niveau salarié, on prend celui de la société. Si aucun paramétrage n est présent en société ou salarié, on applique le taux légal de 10% Méthode de décompte des congés Paramétrage disponible aux niveaux société et salarié (par défaut «Selon paramètre société» dans la fiche salarié). Ce paramétrage est lié au nombre de jours acquis par mois et au nombre de jours pour le calcul de l absence : 5 / 21

6 Jours ouvrables : 2.5 jours acquis par mois / 26 jours pour calcul de l absence. Jours ouvrés : 2.08 jours acquis par mois / jours pour calcul de l absence. Autres : les jours acquis et pour absence sont saisis librement. Quelle que soit l option choisie, il est possible de saisir une valeur libre. Ceci permet de tenir compte de la règle de calcul souhaitée même lorsque l acquisition ne se fait pas sur des valeurs habituelles. Remarque : le calcul des congés payés se faisant par période N, N-1, N-2 ce paramétrage est récupéré au dernier jour de la période considérée (veille de la date de basculement). En cas de mutation, le paramétrage est repris dans la fiche d origine Nombre de jours d ancienneté annuels Paramétrage disponible aux niveaux société et salarié (si non renseigné dans le salarié on utilise celui de la société). Le nombre de jours indiqué est simplement cumulé aux jours acquis N-1 lors du basculement des congés (cf. basculement des CP) Reporter les jours non pris sur la période suivante Paramétrage en société uniquement, indiquant si les congés sont gérés sur N-2 s ils ne sont pas soldés en fin de période CP. Remarque : si cette option n est pas cochée, les CP non pris au moment du basculement sont perdus Date de prochain basculement Paramétrage disponible aux niveaux société et salarié. Par défaut, la date de basculement pour le salarié est identique à celle de la société (même en cas de modification de cette dernière) Appliquer l abattement sur le calcul de la base CP Paramétrage disponible en société uniquement et permettant de prendre en compte l abattement éventuel pour frais professionnel lors de la récupération de la base CP Régulariser automatiquement l indemnité annuelle de CP Paramétrage disponible en société uniquement et permettant d activer la régularisation du calcul de l indemnité CP sur la période CP annuelle lors de la prise du dernier jour de congés. Il est possible d utiliser comme méthode de calcul le maintien de salaire (à chaque prise de CP) et de cocher cette option pour que le calcul au 10 ème se régularise au moment du solde du nombre de jours de CP Méthode de calcul du maintien de salaire Paramétrage disponible en société uniquement. Ce paramétrage détermine la méthode de calcul du maintien de salaire et propose les options suivantes : Le maintien est calculé sur le bulletin courant ; Le maintien est calculé sur le dernier bulletin complet (par défaut) ; Le maintien est égal à l absence Pas de commentaire en cas de prise de congés par anticipation Permet de désactiver le commentaire rubrique indiquant le nombre de jours pris par anticipation sur le bulletin. 6 / 21

7 Pas de commentaire en cas de prise de jours d ancienneté ou "autres" Permet de désactiver le commentaire rubrique indiquant le nombre de jours pris par sur les compteurs d ancienneté et de jours «autres» Planning des jours travaillés Paramétrage disponible en société, établissement et salarié. Une option permet d appliquer le paramétrage Société dans l établissement et le paramétrage établissement au niveau du salarié. Ce paramétrage permet de définir : Les jours réellement travaillés par un salarié (permet le décompte des jours CP en jours ouvrés) : chaque jour de la semaine qui est «allumé» correspond à un jour normalement travaillé par le salarié ; La durée travaillée chaque jour (cette information n est pour l instant pas utilisée pour les CP) : cette durée ne peut être saisie que sur les jours «allumés», en double-cliquant sur le nombre d heures affiché (ou clic-droit, Modification de l heure du planning) ; Le jour de repos hebdomadaire (permet le décompte des jours CP en jours ouvrables et ouvrés) : il est défini en double-cliquant sur le nombre d heures affiché (ou clic-droit, Modification de l heure du planning) et en cochant l option prévue à cet effet. Par défaut, le jour de repos hebdomadaire est le dimanche néanmoins si le dimanche est travaillé, sera initialisé le dernier jour de la semaine non travaillé. Si le planning n est pas renseigné ou si tous les jours sont «allumés» il n y aura pas d initialisation automatique du jour de repos hebdomadaire Jour de solidarité Il permet d indiquer quel jour férié est considéré comme «Journée de solidarité» et par conséquent de le décompter comme un jour travaillé en cas d absence CP. Par défaut, aucun jour de solidarité n est sélectionné en création de dossier. 7 / 21

8 Page Options : Les paramétrages en gestion des établissements Dans le pavé «divers», il est possible de définir un mode de calcul différent de celui de la société. Par défaut, il est paramétré comme étant le même que celui de la société. Page Paramétrages : Page Options : Les paramétrages en gestion des salariés Mode de gestion : Mode de gestion : Ce paramétrage est uniquement disponible en gestion des salariés : Gestion normale : les CP sont calculés et utilisés normalement. 8 / 21

9 Gestion sans affichage sur le bulletin : les CP sont calculés normalement mais aucun compteur n est imprimé. Pas de gestion : les CP ne sont pas traités pour le salarié. Sur la partie de gauche, il y a la possibilité de définir une acquisition mensuelle de jours de CP spécifique pour le salarié. Par défaut, c est ce qui est paramétré en société qui est récupéré Compteurs de la gestion salariés Les compteurs de congés payés apparaissent et sont modifiables en gestion des salariés (page compteurs). Ils sont alimentés par le calcul du bulletin. On peut répartir les compteurs de la manière suivante : Compteurs de jours : jours acquis (normaux, d ancienneté et autres), pris, restant ; ils déterminent les droits à congés pour le salarié. Compteurs de semaines acquises : indique le nombre de semaines entières d acquisition de congés. Compteurs d absence sur jours non travaillés : comptabilise les jours de congés décomptés sur des jours habituellement non travaillées par le salarié (en général, il s agit des samedis). Compteurs de base congés payés : ils permettent le calcul de l indemnité au dixième. Compteurs de cumuls : ces compteurs permettent de solder les CP et d effectuer la comparaison annuelle entre le maintien et le dixième. o Indemnité CP versée : montant réellement versé par l employeur comme indemnité CP. o Cumul maintien de salaire : montant de l indemnité calculée au maintien. o Cumul dixième : montant de l indemnité calculée au dixième. Tous ces compteurs sont calculés et présentés par période de congés payés. Trois périodes sont prises en compte au maximum : Période N : correspond à la période d acquisition en cours et aux prises de congés «par anticipation» ; Période N-1 : correspond à la période d acquisition précédente et aux prises de congés «normales» ; Période N-2 : correspond aux reliquats de congés payés non pris sur les périodes antérieures. 9 / 21

10 Remarques : o o Les compteurs N-2 ne sont affichés / utilisés que si l option «Reporter les jours non pris sur la période suivante» est cochée dans la société. Les compteurs N-2 peuvent éventuellement contenir des éléments correspondant aux acquisitions cumulées de plusieurs années et non pas seulement de N Forçage des compteurs : L utilisateur a la possibilité de modifier directement les compteurs de congés payés dans l écran correspondant de la fiche salarié. Toutefois, cette possibilité doit se faire avec vigilance. Si les modifications doivent impacter les compteurs du dernier bulletin, il faudra alors penser à recalculer le bulletin concerné. Important : il est impératif de saisir les compteurs, soit avant le basculement des congés payés, soit après, à condition de ne revenir en aucun cas sur le bulletin ayant déclenché le basculement Page Salaire : Il est possible de définir un planning spécifique au salarié. Pour ce faire, il convient de ne pas cocher l option permettant de calquer le planning du salarié sur celui de l établissement et de définir celui du salarié. 1.3 Paramétrage des rubriques Les rubriques permettent le calcul de l absence et de l indemnité des CP en fonction de différents paramétrages récapitulés ci-dessous Gestion des rubriques Profils rubriques Le calcul des congés payés est réalisé par l intermédiaire de formules de rubriques particulières : ABSCP : absence congés payés INDCP : indemnité congés payés CPDEP : indemnité congés payés en cas de départ 10 / 21

11 Paramétrages de la page «Cumuls» La page «Cumuls» de la gestion des rubriques comporte trois cases à cocher qui impactent directement le calcul des congés payés : Montant pris en compte dans le calcul de la base de CP : le montant salarial de la rubrique est cumulé (en tenant éventuellement compte de l abattement) dans le compteur de base CP qui est utilisé pour le calcul de l indemnité selon la règle du dixième ; Montant pris en compte dans le calcul des absences CP : le montant salarial de la rubrique est cumulé dans le compteur utilisé pour calculer le montant de l absence congés payés ; Montant pris en compte dans le calcul du maintien de salaire : le montant salarial de la rubrique est cumulé dans le compteur utilisé pour calculer le montant de l indemnité CP calculée selon la règle du maintien de salaire. 2 LE CALCUL DES CONGES PAYES 2.1 Acquisition des congés payés Acquisition des jours de congés L acquisition des congés payés se fait à la création du bulletin. Le processus de l acquisition est le suivant : Le nombre de jours de congés acquis sur la période est déterminé par le paramétrage «Méthode de décompte des congés» et la valeur «Nombre de jours acquis par mois» associée (par défaut, 2.5 jours si décompte en jours ouvrables, 2.08 jours si décompte en jours ouvrés). Ce nombre est proratisé en trentièmes en fonction de la période du bulletin en cas d entrée sortie (exemple : salarié présent du 21 au 31 du mois avec un décompte en jours ouvrés il acquiert : 11 / 30 x 2.08 = 0.76 jours. La valeur calculée est affichée et modifiable sur la page «Saisie rapide» du bulletin. 11 / 21

12 Si une rubrique présente sur le bulletin est définie dans le paramétrage de rubriques «Rubriques de jours de congés payés acquis», sa base est ajoutée à la valeur calculée au dessus. Cette valeur est évaluée à chaque calcul du bulletin contrairement à l acquisition normale qui n est évaluée qu au moment de la création du bulletin! Elle s applique de plus après le forçage éventuel de l acquisition. Remarque : La proposition de loi de simplification du droit adoptée par l'assemblée Nationale le 29/02/2012 modifie le principe d'acquisition des CP au 01/06/2012 : l'acquisition ne se fait plus à compter de 10 jours de travail effectif, mais dès le 1er jour de travail effectif. Les règles de calcul en termes de prorata et d'arrondi à l'entier supérieur sont pour le moment inchangées Acquisition des jours d ancienneté Jours d ancienneté annuels Il est possible d indiquer en gestion société ou au niveau salarié un nombre de jours d ancienneté à ajouter à l acquisition normale. Si le nombre est renseigné au niveau salarié, il est prioritaire sur celui défini dans la société. Ce nombre de jours est ajouté au compteur de jours d ancienneté acquis sur N-1 au moment du basculement des congés payés. La date n est pas personnalisable. Acquisition des jours «autres». Aucune acquisition automatique des jours «autres» n est prévue dans Pégase 3. Les compteurs doivent être alimentés manuellement. Ceci concerne particulièrement les jours de fractionnement Décompte des semaines d acquisition Le compteur des semaines acquises a uniquement un but informatif. Il s agit du nombre de semaines de congés entières acquises par le salarié. L incrémentation de ce compteur se fait en fin de calcul de bulletin. Le nombre de semaines de congés acquises est déterminé en fonction du paramétrage des congés payés. Le calcul est le suivant : Nombre de jours par semaine = Acquisition mensuelle x 12 / 5 Semaines acquises = nombre de jours acquis / nombre de jours par semaine (Arrondi à l inférieur) Exemple en jours ouvrés : 2.5 x 12 / 5 = 6 jours par semaine Si le salarié a acquis 15 jours : 15 / 6 = 2.5 arrondis à 2 semaines 2.2 Absence congés payés La prise de congés se fait par l intermédiaire d une rubrique de formule ABSCP. Cette rubrique doit contenir en base le nombre de jours d absence. La base peut être forcée ou être alimentée d après les périodes d absence renseignées dans la fenêtre de commentaires. 12 / 21

13 2.2.1 Calcul de la durée de l absence Principe de calcul Dans le cas où la durée de l absence est saisie via les périodes, le calcul de la durée est effectué en deux étapes : 1. Détermination des dates effectives de l absence ; 2. Calcul de la durée en fonction de ces dates. La règle de calcul des dates à prendre en compte pour le calcul de l absence est la suivante : Date de début de l absence CP : premier jour de la période d absence qui aurait été travaillé par le salarié s il n avait pas été en congés (pour un salarié travaillant du lundi au vendredi et pour lequel on indique une absence du samedi 14/04/12 au dimanche 22/04/12, la date de début est le lundi 16/04/12) ; Date de fin de l absence CP : veille du jour de la reprise effective du travail par le salarié (pour un salarié travaillant du lundi au vendredi et pour lequel on indique une absence le vendredi 13/04/12, la date de fin est le dimanche 15/04/12). Important : cette règle ne dépend d aucun paramétrage, elle s applique à l identique pour tous les salariés, même à temps partiel, que la gestion des CP se fasse en jours ouvrables ou ouvrés. Le calcul de la durée de l absence se fait ensuite, en fonction : Des dates déterminées précédemment, De la méthode de gestion applicable au salarié, Du jour de repos hebdomadaire défini au planning, Du second jour de repos hebdomadaire (parmi les autres jours pour lesquels aucune heure n est définie, on considère qu il s agit du plus proche précédent le jour de repos hebdomadaire), Des jours fériés, hors journée de solidarité. Les règles de calcul sont les suivantes : Gestion en jours ouvrés On prend en compte tous les jours autres que les deux jours de repos hebdomadaires. Tous les jours comptent pour 1 sauf le premier et le dernier qui comptent pour 0.5 dans le cas d une absence le matin ou l après-midi. Chaque jour ainsi décompté dans l absence et pour lequel aucune heure n est définie (jours supplémentaires non travaillés pour un temps partiel) est de plus cumulé dans le compteur des jours d absence / jours non travaillés. Gestion en jours ouvrables On prend en compte tous les jours à l exception du jour de repos hebdomadaire principal et des jours fériés. Tous les jours comptent pour 1 sauf le premier et le dernier qui comptent pour 0.5 dans le cas d une absence le matin ou l après-midi. Chaque jour ainsi décompté dans l absence et pour lequel aucune heure n est définie (second jour de repos hebdomadaire et jours supplémentaires non travaillés pour un temps partiel) est de plus cumulé dans le compteur des jours d absence / jours non travaillés. Gestion en jours calendaires La règle des jours ouvrés est appliquée. ou «Autres» Cas particuliers de non calcul de la durée de l absence : Si la durée de l absence est forcée, aucun calcul n est effectué, même si la période d absence a été renseignée ; Si aucun jour de repos hebdomadaire n est défini pour le salarié, aucun calcul n est effectué. 13 / 21

14 Prise en compte dans les compteurs Le nombre de jours ainsi calculé est cumulé dans les compteurs en fonction du solde des CP : s il reste des jours CP non utilisés sur N-2, on alimente le compteur de jours pris sur N-2 jusqu à les solder, puis on procède de même sur N-1 et enfin sur N le cas échéant. Remarque : Les jours pris sont décomptés des compteurs dans l ordre suivant : Jours légaux ; Jours d ancienneté ; Jours autres. Ceci a un impact ponctuel sur le calcul du dixième ainsi que sur l impression du bulletin si les options pour ne pas générer de commentaire ne sont pas cochées Exemples de calculs Le repos hebdomadaire est le dimanche dans les exemples suivants Exemple 1 Salarié travaillant du lundi au jeudi et posant un congé du 12 au 20 mai 2012 : Date de début : 14/05/2012 Date de fin : 20/05/2012 Décompte en jours ouvrés : o Jours d absence : 14, 15, 16, 18 (le 17 est férié) = 4 jours o Absence/jours non travaillés : le 18 donc 1 jour Décompte en jours ouvrables : o jours d absence : 14, 15, 16, 18, 19 (le 17 est férié) = 5 jours o Absence/jours non travaillés : 18 et 19 = 2 jours Exemple 2 Ce même salarié pose le 24 mai : Date de début : 24/05/2012 Date de fin : 27/05/2012 Décompte en jours ouvrés : o o Jours d absence : 24 et 25 = 2 jours Absence/jours non travaillés : le 25 est habituellement non travaillé par le salarié, donc 1 jour Décompte en jours ouvrables : o jours d absence : 24, 25, 26 = 3 jours o Absence/jours non travaillés : 25, 26 = 2 jour Exemple 3 Salarié travaillant les lundi, mardi, jeudi et vendredi (le second jour de repos est donc le samedi), posant le mardi 17 avril 2012 : Date de début : 17/04/2012 Date de fin : 18/04/ / 21

15 Décompte en jours ouvrés : o Jours d absence : 17, 18 (le 18 ne fait pas partie des deux jours de repos hebdomadaire bien qu il ne soit pas travaillé habituellement) = 2 jours o Absence/jours non travaillés : le mercredi n est habituellement pas travaillé, le 18 compte donc pour 1 jour Décompte en jours ouvrables : o jours d absence : 17, 18 = 2 jours o Absence/jours non travaillés : le mercredi n est habituellement pas travaillé, le 18 compte donc pour 1 jour Exemple 4 Ce même salarié pose du 16 au 22 avril 2012 : Date de début : 16/04/2012 Date de fin : 22/04/2012 Décompte en jours ouvrés : o Jours d absence : 16, 17, 18 (le 18 ne fait pas partie des deux jours de repos hebdomadaire bien qu il ne soit pas travaillé habituellement), 19, 20 = 5 jours o Absence/jours non travaillés : le mercredi n est habituellement pas travaillé, le 18 compte donc pour 1 jour Décompte en jours ouvrables : o jours d absence : 16, 17, 18, 19, 20, 21 = 6 jours o Absence/jours non travaillés : le mercredi et le samedi ne sont habituellement pas travaillés, le 18 et le 21 comptent donc pour 2 jours Exemple 5 Salarié travaillant du mardi au samedi (le second jour de repos hebdomadaire est donc le lundi) et posant le 14 avril 2012 : Date de début : 14/04/2012 Date de fin : 16/04/2012 Décompte en jours ouvrés : o Jours d absence : 14 = 1 jour o Absence/jours non travaillés : 0 Décompte en jours ouvrables : o o jours d absence : 14, 16 = 2 jours Absence/jours non travaillés : le lundi n est habituellement pas travaillé, le 16 compte donc pour 1 jour Calcul du montant de l absence Le calcul de l absence dépend de trois options : Le nombre de jours pour proratisation de l absence défini dans la société ou le salarié ; Le montant des rubriques prises en compte dans le calcul de l absence CP (définies en gestion des rubriques, page Cumuls) ; La méthode de calcul du maintien de salaire définie dans la société. Le bulletin pris en compte pour récupérer les éléments du calcul est déterminé par la méthode de calcul du maintien de salaire afin d avoir un montant d absence cohérent avec le montant du maintien : Si la règle de calcul du maintien est «Dernier bulletin complet», on recherche le dernier bulletin précédent dont la période correspond à un mois complet. Si on n en trouve aucun, le calcul se fait sur le bulletin courant ; Dans tous les autres cas, c est le bulletin courant qui est utilisé pour le calcul. 15 / 21

16 Important : la méthode de calcul sur le «dernier bulletin complet» implique l utilisation du compteur du bulletin en question. Si celui-ci a été calculé alors que le paramétrage des rubriques du brut concernées était incorrect, le compteur peut être faux. Le montant de l absence sera alors lui-même erroné. De plus, si le compteur trouvé pour ce «dernier bulletin» est nul (le paramétrage était absent ou sans correspondance avec les rubriques du bulletin), le bulletin courant est systématiquement pris en compte à la place. o Le calcul en lui-même est le suivant : Le compteur contient le cumul des montants salariaux des rubriques cochées comme étant prises en compte dans le calcul de l absence CP ; Si le bulletin utilisé pour récupérer le compteur ne correspond pas à un mois complet : o Si une rubrique d absence entrées/sorties (formule ABSES) est présente sur le bulletin, le montant est conservé tel quel (l absence ES n est pas déduite du compteur, celui-ci contient donc bien le montant correspondant au mois complet) ; Dans le cas contraire, le montant obtenu est ramené à un mois complet par un calcul en trentièmes ; Exemple : bulletin du 17 au 31 on prend : montant des rubriques x 30 / 15 Le montant obtenu est divisé par le nombre de jours pour proratisation afin d obtenir le montant journalier de l absence ; Ce montant est finalement multiplié par le nombre de jours d absence pour obtenir le montant de l absence. Remarque : si l option «CP non valorisés» a été sélectionnée pour le dossier ou le salarié, seule la base de la rubrique est calculée. Le montant reste vide. 2.3 Indemnité de congés payés Généralités L indemnité de congés payés versée en cas d absence est calculée par une rubrique de formule INDCP. La méthode de calcul appliquée est déterminée en premier lieu par l option «Mode de calcul des CP» qui propose les possibilités suivantes : Maintien de salaire ; Dixième ; Règle la plus favorable ; Congés non valorisés. Si la dernière option est sélectionnée, l indemnité est directement forcée à 0 (comme l absence). L option «Règle la plus favorable» consiste à calculer à la fois le maintien de salaire et le dixième et d appliquer le montant le plus favorable au salarié Calcul de l indemnité selon la règle du dixième Le principe général est le suivant : On récupère la base CP dans les compteurs ; On applique à cette valeur le taux applicable pour le calcul du dixième (normalement 10%) ; Ce montant est ensuite divisé par le nombre de jours acquis annuellement, soit 12 x l acquisition mensuelle (30 ou 25 jours en jours ouvrables / ouvrés) ; 16 / 21

17 Ce montant journalier est ensuite multiplié par le nombre de jours pris pour calculer le montant de l indemnité de congés payés. Dans la pratique, ce calcul peut être plus complexe dans le cas où les jours pris correspondent à plusieurs périodes de congés. Dans ce cas, on calcule d abord le dixième pour les jours pris sur N-2 (en utilisant les paramétrages et compteurs N-2), puis le dixième sur N-1 et enfin éventuellement le maintien sur N (on ne calcule jamais le dixième sur N, la base CP étant incomplète tant que la période CP n est pas terminée). Le dixième global correspondant à l absence est la somme des dixièmes calculés sur chaque période. C est cette somme qui est finalement prise en compte, soit directement comme dixième applicable, soit dans la comparaison avec le maintien de salaire. Exemple : N N-1 N-2 Jours acquis Jours d ancienneté Jours autres Jours pris Solde Base CP Le salarié prend 15 jours de congés, le calcul est effectué ainsi : 1. calcul sur N-2, le salarié prend 6 jours : (5460 x 10%) / 7 x 6 = calcul sur N-1, le salarié prend 9 jours : (24000 x 10%) / 30 x 9 = valeur du dixième de l absence : = 1188 Le taux journalier de l indemnité est différent entre les deux périodes puisque le salaire a augmenté entretemps. Remarque : le calcul du taux journalier n a pas à prendre en compte le fait que le salarié bénéficie de jours de congés supplémentaires (des jours d ancienneté dans l exemple). Ces jours lui permettent donc d être indemnisé sur un montant supérieur à 10% de la base de congés payés (la différence correspond à l indemnisation des jours supplémentaires qui doivent bien être payés!) Calcul de l indemnité selon la règle du maintien de salaire Principe Le principe de calcul est de compenser exactement l absence afin que le salarié ait la même rémunération pendant ses congés que lorsqu il travaille. Il existe trois méthodes de calcul du maintien de salaire dans Pégase 3 : Le maintien de salaire est égale à l absence ; Le maintien de salaire est calculé sur le dernier bulletin complet ; Le maintien de salaire est calculé sur le bulletin courant. Ces trois méthodes de calcul sont détaillées ci-dessous Le maintien de salaire est égal à l absence Il s agit de la méthode «historique» de calcul. Le montant de l indemnité est simplement égal au montant de l absence calculé par la rubrique de formule ABSCP présente sur le bulletin. C est la méthode la plus simple mais ce n est pas la méthode qui convient le mieux. Cette méthode est uniquement conservée pour compatibilité avec les dossiers existants. 17 / 21

18 Le maintien de salaire est calculé sur le dernier bulletin complet Le calcul du maintien de salaire se fait, dans le cas général, sur les éléments du bulletin précédent. Plus précisément, le bulletin pris en compte est déterminé de la façon suivante : Si le bulletin précédant celui en cours correspond à une période complète, il est pris en compte ; Dans le cas contraire, on recherche le bulletin précédent et ainsi de suite (y compris sur l exercice antérieur si nécessaire), jusqu à trouver le bulletin complet le plus récent ; Si aucun bulletin complet précédent n est trouvé, on utilise le bulletin courant ; Si le bulletin trouvé correspond à une fiche salarié dans laquelle le type de travail est différent de celle valide pour le bulletin courant (salarié passé de temps partiel à temps plein ou l inverse), on utilise le bulletin courant. Une fois cette valeur récupérée, le calcul du maintien de salaire est le suivant : Si le bulletin utilisé ne correspond pas à un mois complet : o Si une rubrique d absence entrées/sorties (formule ABSES) est présente sur le bulletin dont on a reprit le compteur, le montant est conservé tel quel (l absence ES n est pas déduite du compteur, celui-ci contient donc bien le montant correspondant au mois complet) ; o Dans le cas contraire, le montant pris en compte pour le calcul du maintien est ramené à un mois complet par un calcul en trentièmes : Base pour maintien x 30 / nombre de jours du mois La valeur obtenue est ensuite multipliée par le nombre de jours d absence et divisée par le nombre de «jours pour proratisation» défini au niveau de la société ou du salarié. Exemple : salarié avec un brut de 2200 (sans particularité) dont les CP sont calculés en jours ouvrables ; son indemnité calculée au maintien pour une absence de 10 jours est de : 2200 x 10 / 26 = Le maintien de salaire est calculé sur le bulletin courant C est la méthode utilisée par défaut. Le calcul appliqué est le même que dans le cas précédent mais on utilise toujours les éléments du bulletin courant. 2.4 Régularisation de l indemnité de congés payés Cas général L utilisateur a la possibilité d appliquer la méthode de calcul de son choix. Cependant, le calcul doit se faire sur la règle la plus favorable calculée sur la période de congés complète. Il est donc possible via une option dans la société d appliquer automatiquement une régularisation de l indemnité CP calculée, quelque soit le «mode de calcul des congés payés» choisi. Cette régularisation s applique lors de la prise du dernier jour de congés de la période concernée, peu importe que cette prise ait lieu avant ou après le basculement des congés. Le principe de calcul est le suivant : Le salarié prend un congé qui solde entièrement une période CP ; On calcule d abord son indemnité CP de la manière habituelle ; On compare les valeurs des compteurs «Indemnité CP au maintien» et «Indemnité CP au dixième» sur la période concernée et on garde la plus élevée ; On déduit de cette valeur le montant du compteur «Indemnité CP versée» de la période concernée ; 18 / 21

19 Le résultat correspond au montant de la régularisation, il s ajoute au montant de l indemnité calculée. Si l absence utilise des jours de deux périodes différentes (une partie correspondant par exemple à de l anticipation), la régularisation ne concernera que la période effectivement soldée. La partie de l indemnité correspondant aux jours provenant d une autre période n est pas affectée Cas particulier : basculement des CP sans gestion des reliquats Si le basculement des CP se produit alors que les congés ne sont pas soldés et si la gestion des «reliquats» n est pas activée pour le dossier, les congés payés non pris sont considérés comme perdus. Dans ce cas particulier, on considère que le dernier jour de congé de la période est pris et on déclenche donc la régularisation immédiatement. La régularisation est alors effectuée sur les jours effectivement pris. C est le seul cas où la régularisation est déclenchée par le basculement des congés et non pas par une prise de congés. Il est néanmoins nécessaire qu une rubrique d indemnité CP soit présente sur le bulletin pour que la régularisation soit effectivement réalisée dans ce cas (pas d insertion automatique de la rubrique). 2.5 Indemnité de congés payés en cas de départ L indemnité de départ se calcule selon deux méthodes différentes selon si le salarié est CDI ou CDD. Le calcul est normalement effectué par la rubrique de formule CPDEP dans les deux cas. Remarque : historiquement, pour les CDD, on utilisait plutôt la formule FICDD. Actuellement, cette formule est à réserver à l indemnité de fin de contrat CDD (indemnité de précarité) Calcul de l indemnité CP des CDI Le calcul est identique à celui effectué par le code formule INDCP d une absence CP classique. La différence majeure tient au fait qu aucune rubrique d absence n est présente sur le bulletin : on indemnise de fait tous les jours non pris du salarié, quelle que soit la période. Le nombre de jours indemnisés est égal à la somme de toutes les acquisitions du salarié dont on déduit la somme de tous les jours pris. Le montant de l indemnité est calculé sur chaque période (N-2 / N-1 / N) selon les règles décrites précédemment, en prenant pour chaque période la valeur la plus favorable entre le maintien de salaire et le dixième calculés sur la période complète. Le montant du compteur de l indemnité déjà versée est ensuite déduit du résultat obtenu Calcul de l indemnité CP des CDD Pour les CDD, le principe de calcul de l indemnité est différent : On cumule pour tous les bulletins depuis la dernière entrée du salarié, la base congés payés du bulletin ; On applique à la base CP ainsi obtenue, le taux du dixième défini dans la société (habituellement 10%) ; On déduit du résultat le cumul des indemnités CP versées sur chaque période de congés. 19 / 21

20 Exemple : Un salarié est en CDD du 01/01/12 au 31/05/12 dans une entreprise dont l acquisition des CP est en jours ouvrables : Détail du calcul : Année en cours : Jours acquis : jours Salaire de référence Jours pris : 2.00 jours Montant payé (sur l'encours) Solde : jours arrondi à jours Solde non pris : jours Base de l'indemnité de fin de contrat CDD : Année N du 01/05/2012 au 31/05/2012 : Année N du 01/04/2012 au 30/04/2012 : 1800 Année N du 01/03/2012 au 31/03/2012 : Année N du 01/02/2012 au 29/02/2012 : 1800 Année N du 01/01/2012 au 31/01/2012 : > Total : Calcul du dixième pour N depuis la dernière entrée : x % = Cumul du montant dixième pour N : Montant après déduction du cumul dixième pour N : Montant du dixième avant déduction l'indemnité déjà versée pour N : Montant de l'indemnité déjà versée pour N : Montant après déduction de l'indemnité déjà versée pour N : Montant du dixième avant déduction l'indemnité déjà versée pour N-1 : Montant de l'indemnité déjà versée pour N-1 : Montant après déduction de l'indemnité déjà versée pour N-1 : 0.00 Montant du dixième avant déduction l'indemnité déjà versée pour N-2 : Montant de l'indemnité déjà versée pour N-2 : Montant après déduction de l'indemnité déjà versée pour N-2 : 0.00 Montant de l'indemnité compensatrice de congés payés : = Le taux salarial prend pour valeur le montant salarial divisé par la base : / = Comme le montre le détail du calcul ci-dessus, l indemnité compensatrice des CP s explique par le dixième de la somme totale brute perçue : auquel est déduit les indemnités précédemment versées, soit par conséquent Particularité des compteurs CP des CDD Les compteurs CP ne sont pas effacés au moment du départ du salarié : ils sont simplement soldés. Par conséquent, pour que les calculs ne soient pas faussés, ils sont automatiquement remis à zéro à la création d un nouveau bulletin dans le cadre d un nouveau contrat si le bulletin précédent du salarié est marqué «Dernier bulletin», «congés soldés» et si la fiche du salarié correspondait à un emploi en CDD (quel que soit la nature du contrat actuel). Pour information, a été ajoutée l option «Solder les compteurs de Congés Payés» sur la page saisie rapide du bulletin : 20 / 21

21 2.6 Annulation des absences congés payés Il est possible d annuler une absence CP en forçant la base de la rubrique d absence avec le signe + précédant la durée de l absence annulée. Cette annulation peut porter sur une partie d une absence ou la somme de plusieurs absences (on n a de toute façon aucun moyen de faire le rapprochement entre l absence annulée et l annulation). Le montant de l absence et de l indemnité sont calculées en appliquant les règles normales avec un signe inverse et en réintégrant en priorité les jours pris sur N, puis ceux pris sur N-1 et enfin ceux pris sur N / 21