Marchés publics en ligne

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1 MODE D EMPLOI Dernière mise à jour Novembre 2010 Marchés publics en ligne Fascicule N 4 MAPA > HT Mise en ligne de l annonce légale et du DCE Possibilité de réceptionner des réponses électroniques 1

2 Sommaire 1/ Rappels page 3 2/ Publier l annonce légale et le DCE sur le profil acheteur page 4 3/ Publier l annonce légale et le DCE sur le profil acheteur Demander des réponses électroniques page 14 4/ Publier l annonce légale et le DCE sur le profil acheteur page 25 et dans le BOAMP et/ou dans un JAL 5/ Publier l annonce légale et le DCE sur le profil acheteur page 43 et dans le BOAMP et/ou dans un JAL Demander des réponses électroniques 2

3 Rappels Pour les marchés publics dont le montant est supérieur à HT : Avis d appel public à la concurrence doit obligatoirement être publié sur le profil acheteur et au BOAMP ou dans un JAL. Le DCE doit obligatoirement être publié sur le profil acheteur. L objet de ce fascicule est de présenter : la publication d un avis d appel public à la concurrence et la mise en ligne du DCE pour un marché public passé en procédure adaptée (MAPA) uniquement sur le profil acheteur ; la publication d un avis d appel public à la concurrence et la mise en ligne du DCE pour un marché public passé en procédure adaptée (MAPA) sur le profil acheteur et au BOAMP ; la publication d un avis d appel public à la concurrence et la mise en ligne du DCE avec réception de réponses électroniques pour un marché public passé en procédure adaptée (MAPA) uniquement sur le profil acheteur ; la publication d un avis d appel public à la concurrence et la mise en ligne du DCE avec réception de réponses électroniques pour un marché public passé en procédure adaptée (MAPA) sur le profil acheteur et au BOAMP. ATTENTION Avant de pouvoir utiliser la plate-forme de publication il est indispensable pour la collectivité d avoir créé des «Utilisateurs» via son compte Administrateur. Voir Fascicule N 1 3

4 PUBLIER L ANNONCE LEGALE & LE DCE SUR LE PROFIL ACHETEUR 4

5 Connectez-vous sur Communes publiez vos annonces légales en ligne Consultez les annonces légales en ligne Accédez à votre espace en cliquant sur «Communes publiez vos annonces en ligne». Entrez votre Identifiant et votre mot de passe Utilisateur. 5

6 Connectez-vous sur la page d accueil de la plate-forme et cliquez sur «Créer une procédure» Le formulaire suivant s affiche à l écran. Il faut sélectionner la procédure choisie, à savoir une nouvelle procédure adaptée. Cliquez sur «Créer une nouvelle procédure adaptée». A NOTER Il est préférable de créer systématiquement une nouvelle procédure et de ne pas utiliser la fonction «Créer une nouvelle procédures adaptée avec modèle». 6

7 Le formulaire suivant s affiche à l écran. 1/ Concernant la gestion de la publication de la publicité Vous pouvez décider de gérer uniquement l avis qui sera publié sur le site ou décider que les informations saisies seront à la fois publiées sur le site et envoyées au BOAMP, JOUE C est à ce stade de la saisie qu il faut choisir ou non de publier simultanément au BOAMP ou dans un JAL. 2/ Concernant le type de procédure Il faut sélectionner le montant, préciser si la procédure est ouverte ou restreinte et enfin préciser ce que les entreprises pourront faire : à savoir «Consulter l avis de marché». Choisissez l option «Non, la publication des avis sera assurée par mes soins». Il faudra nécessairement assurer la transmission de l avis au BOAMP ou dans la presse. Précisez l option choisie. Précisez La procédure. Précisez le montant du marché. ATTENTION Par défaut l option «consulter l avis de marché, télécharger le DCE et déposer des réponses en ligne» est cochée. Il faut veiller à bien sélectionner l option retenue : «Consulter l avis de marché et télécharger le DCE». Cliquez sur «Créer ma procédure». 7

8 Le formulaire suivant s affiche à l écran. Référence interne choisie par la collectivité. Il faut remplir le formulaire ci-dessus. Il faut attacher un fichier WORD/PDF sur lequel vous avez saisi l avis d appel public à la concurrence dans son intégralité dans «Fichier d informations complémentaires» (Voir modèle en annexe). Puis cliquer sur «Enregistrer». 8

9 La page suivante s affiche à l écran. Saisissez : Le nom du document Le chemin sur votre disque dur Puis cliquez sur «Ajouter le document au DCE». Le document sélectionner vient s insérer dans la «Liste des documents». L opération doit être renouvelée autant de fois qu il y a de documents à insérer dans le DCE. A noter que vous pouvez signaler quel est le Règlement de la consultation en cochant la RC en face du document concerné. Une fois l ensemble des documents insérés, cliquez sur «Enregistrer». 9

10 Le «Détail de la procédure» s affiche à l écran. Vous pouvez visualisez : l avis en cliquant sur «Avis de marché». les documents du DCE en cliquant sur «le nom du document». Cliquez sur «Valider la saisie». ATTENTION Si l utilisateur a un profil de simple Gestionnaire, le bouton «Valider la saisie» n apparait pas à l écran. L avis sera classé dans les «Procédures en préparation» sur la page d accueil et un gestionnairevalideur devra se connecter, sélectionner la procédure et «Valider la saisie». Cliquez sur «Procédures adaptées». Cliquez sur le nom de la procédure. 10

11 Lorsque la saisie est validée, les informations suivantes apparaissent à l écran Le nom des personnes habilitées à valider la saisie. Le détail d éventuelles anomalies. Cliquez sur «Valider la saisie». Le détail suivant apparait à l écran. Cliquer sur «Publier la procédure». 11

12 La demande de confirmation suivante apparait à l écran Cliquer sur «Publier la procédure». Le récapitulatif suivant apparait à l écran ATTE NTION Par défaut, la publication de l avis s effectue automatiquement 1 jour après la validation de la publication. Si vous souhaitez différer cette date, il faut la modifier en fin de formulaire. A ce stade de la saisie, le marché est publié. Cliquer sur «Modifier la date de publication». 12 L avis est désormais rangé dans «Procédures publiées».

13 13 En cliquant sur «Journal de la consultation», vous pouvez afficher la liste des évènements concernant la procédure.

14 PUBLIER L ANNONCE LEGALE & LE DCE SUR LE PROFIL ACHETEUR DEMANDER DES REPONSES ELECTRONIQUES 14

16 Connectez-vous sur la page d accueil de la plate-forme et cliquez sur «Créer une procédure» Le formulaire suivant s affiche à l écran. Il faut sélectionner la procédure choisie, à savoir une nouvelle procédure adaptée. Cliquez sur «Créer une nouvelle procédure adaptée». A NOTER Il est préférable de créer systématiquement une nouvelle procédure et de ne pas utiliser la fonction «Créer une nouvelle procédures adaptée avec modèle». 16

17 Le formulaire suivant s affiche à l écran. 1/ Concernant la gestion de la publication de la publicité Vous pouvez décider de gérer uniquement l avis qui sera publié sur le site ou décider que les informations saisies seront à la fois publiées sur le site et envoyées au BOAMP, JOUE C est à ce stade de la saisie qu il faut choisir ou non de publier simultanément au BOAMP ou dans un JAL. 2/ Concernant le type de procédure Il faut sélectionner le montant, préciser si la procédure est ouverte ou restreinte et enfin précisez ce que les entreprises pourront faire : à savoir «Consulter l avis de marché». Choisissez l option «Non, la publication des avis sera assurée par mes soins». Il faudra nécessairement assurer la transmission de l avis au BOAMP ou dans la presse. Précisez La procédure. Précisez le montant du marché. Précisez l option choisie. Par défaut l option «Consulter l avis de marché, télécharger le DCE et déposer des réponses en ligne» est cochée. Cliquez sur «Créer ma procédure». 17

18 Le formulaire suivant s affiche à l écran. Référence interne choisie par la collectivité. Il faut remplir le formulaire ci-dessus. Il faut attacher un fichier WORD/PDF sur lequel vous avez saisi l avis d appel public à la concurrence dans son intégralité dans «Fichier d informations complémentaires» (Voir modèle en annexe). Puis cliquer sur «Enregistrer». 18

19 La page suivante s affiche à l écran. Saisissez : Le nom du document Le chemin sur votre disque dur Puis cliquez sur «Ajouter le document au DCE». Le document sélectionner vient s insérer dans la «Liste des documents». L opération doit être renouvelée autant de fois qu il y a de documents à insérer dans le DCE. A noter que vous pouvez signaler quel est le Règlement de la consultation en cochant la RC en face du document concerné. Une fois l ensemble des documents insérés, cliquez sur «Enregistrer». 19

20 La page suivante s affiche à l écran Cliquez sur «Sélectionner les pouvoirs adjudicateurs». Sélectionnez la personne habilitée dans le menu déroulant. ATTENTION Il faut qu un certificat électronique soit attribué à ces personnes pour les habiliter à ouvrir les enveloppes faute de quoi elles n apparaissent pas dans le menu déroulant (Voir FASC n 1). Cliquez sur «Enregistrer». La confirmation suivante s affiche à l écran. Cliquez sur «Retourner au détail de la consultation». 20

21 Le «Tableau de bord» s affiche à l écran. Vous pouvez visualisez : l avis en cliquant sur «Avis de marché». les documents du DCE en cliquant sur «le nom du document». ATTE NTION Si l utilisateur a un profil de simple Gestionnaire, le bouton «Valider la Cliquez sur saisie» n apparait pas à l écran. «Valider la saisie». L avis sera classé dans les «Procédures en préparation» sur la page d accueil et un gestionnairevalideur devra se connecter, sélectionner la procédure et «Valider la saisie». Cliquez sur «Valider la saisie». La demande de confirmation suivante s affiche à l écran. Cliquez sur «valider la saisie». 21

22 La confirmation de la validation s affiche à l écran. Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». A ce stade, le marché est encore «Non publié». Cliquez sur «Publier la procédure». 22

23 Cliquez sur «Publier la procédure». Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». A ce stade de la saisie, le marché est publié. ATTE NTION Par défaut, la publication de l avis s effectue automatiquement 1 jours après la validation de la publication. Si vous souhaitez différer cette date, il faut la modifier en fin de formulaire. Cliquez sur «Modifier la date de publication». 23

24 L avis est désormais rangé dans «Procédures publiées». En cliquant sur «Journal de la consultation», vous pouvez afficher la liste des évènements concernant la procédure. 24

25 PUBLIER SUR LE PROFIL ACHETEUR ET DANS LE BOAMP L ANNONCE LEGALE & LE DCE 25

27 Le formulaire suivant s affiche à l écran. 1/ Concernant la gestion de la publication de la publicité Vous pouvez décider de gérer uniquement l avis qui sera publié sur le site ou décider que les informations saisies seront à la fois publiées sur le site et envoyées au BOAMP, JOUE C est à ce stade de la saisie qu il faut choisir ou non de publier simultanément au BOAMP ou dans un JAL. 2/ Concernant le type de procédure Il faut sélectionner le montant, préciser si la procédure est ouverte ou restreinte et enfin précisez ce que les entreprises pourront faire : à savoir «Consulter l avis de marché». Choisissez l option «OUI, je souhaite gérer la publication des avis via la plateforme». Précisez La procédure. Précisez le montant du marché. Précisez l option choisie. ATTENTION Par défaut l option «consulter l avis de marché, télécharger le DCE et déposer des réponses en ligne» est cochée. Il faut veiller à bien sélectionner l option retenue : «Consulter l avis de marché et télécharger le DCE». Cliquez sur «Créer ma procédure». 27

28 Les éléments suivants s affichent à l écran. Précisez «L objet du marché». Sélectionnez la forme MAPA Sélectionnez «BOAMP» et cochez les Journaux dans lesquels vous souhaitez faire paraitre l avis. Le BOAMP et les JAL doivent faire l objet d une configuration préalable (Voir Fascicule n 1). Cliquez sur «Enregistrer». Le tableau suivant apparait à l écran Sélectionnez dans le menu déroulant le type d avis que vous souhaitez publier. Cliquez sur «Editer l AAPC». 28

29 Le formulaire de saisie suivant s affiche à l écran Cliquez sur «BLOC 1» et complétez le formulaire. En cliquant sur «Enregistrer et continuer» vous passez automatiquement au BLOC 2 et ainsi de suite. 29

30 Cliquez sur «Ajouter» pour créer un nouveau Lot. 30

31 Pour modifier le nom du Lot et insérer des informations, double-cliquez sur la case «Nouveau lot». Lorsque tous les lots sont saisis, cliquez sur «Sauvegarder». Le tableau suivant s affiche à l écran Vous pouvez visualiser le lot en cliquant sur l icône. 31

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37 Si des anomalies sont relevées sur le formulaire, la liste de ces anomalies et le type d erreur relevé apparaissent dans un tableau. Cliquez sur le BLOC concerné pour corriger l erreur. Lorsque le formulaire de saisie est complet, la validation suivante s affiche à l écran. Cliquez sur «Retourner aux journaux de publication». 37

38 L écran relatif à la «Gestion des avis» s affiche. Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». Le «Tableau de bord» s affiche à l écran Cliquez sur «Modifier le DCE» pour télécharger les documents constitutifs du DCE. 38

39 Le document ajouter apparait dans le tableau suivant. Renouvelez l opération autant de fois qu il y a de documents à ajouter au DCE. Complétez l intitulé du document, chercher le document sur le disque et cliquez sur «Ajouter le document au DCE». Lorsque tous les documents ont été sélectionnés, cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». Cliquez sur «Valider la saisie». ATTENTION Si l utilisateur a un profil de simple Gestionnaire, le bouton «Valider la saisie» n apparait pas à l écran. L avis sera classé dans les «Procédures en préparation» sur la page d accueil et un gestionnairevalideur devra se connecter, sélectionner la procédure et «Valider la saisie». Cliquez sur «Valider la saisie». 39

40 La confirmation de la validation de la procédure s affiche à l écran. A ce stade de la saisie, le marché est non publié. ATTENTION Par défaut, la publication de l avis s effectue automatiquement 1 jour après la validation de la publication. Si vous souhaitez différer cette date, il faut la modifier en fin de formulaire. Cliquez sur «Modifier la date de publication». 40

41 Cliquez sur «Publier la procédure». Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». L avis est désormais publié. 41

42 L avis est désormais rangé dans «Procédures publiées». En cliquant sur «Journal de la consultation», vous pouvez afficher la liste des évènements concernant la procédure. 42

43 PUBLIER SUR LE PROFIL ACHETEUR ET AU BOAMP L ANNONCE LEGALE & LE DCE DEMANDER DES REPONSES ELECTRONIQUES 43

45 Le formulaire suivant s affiche à l écran. 1/ Concernant la gestion de la publication de la publicité Vous pouvez décider de gérer uniquement l avis qui sera publié sur le site ou décider que les informations saisies seront à la fois publiées sur le site et envoyées au BOAMP, JOUE C est à ce stade de la saisie qu il faut choisir ou non de publier simultanément au BOAMP ou dans un JAL. 2/ Concernant le type de procédure Il faut sélectionner le montant, préciser si la procédure est ouverte ou restreinte et enfin précisez ce que les entreprises pourront faire : à savoir «Consulter l avis de marché». Choisissez l option «OUI, je souhaite gérer la publication des avis via la plateforme». Précisez La procédure. Précisez le montant du marché. Précisez l option choisie. ATTENTION Par défaut l option «consulter l avis de marché, télécharger le DCE et déposer des réponses en ligne» est cochée. Il faut veiller à bien sélectionner l option retenue : «Consulter l avis de marché et télécharger le DCE». Cliquez sur «Créer ma procédure». 45

46 Précisez «L objet du marché». Sélectionnez la forme MAPA Sélectionnez «BOAMP» et cochez les Journaux dans lesquels vous souhaitez faire paraitre l avis. Le BOAMP et les JAL doivent faire l objet d une configuration préalable (Voir Fascicule n 1). Cliquez sur «Enregistrer». Le tableau suivant apparait à l écran Sélectionner dans le menu déroulant le type d avis que vous souhaitez publier. Cliquez sur «Editer l AAPC». 46

47 Le formulaire de saisie suivant s affiche à l écran Cliquez sur «BLOC 1» et compléter le formulaire. En cliquant sur «Enregistrer et continuer» vous passez automatiquement au BLOC 2 et ainsi de suite. 47

48 Cliquez sur «Ajouter» pour créer un nouveau Lot. 48

49 Pour modifier le nom du lot et insérer des informations, double-cliquez sur la case «Nouveau lot». Lorsque tous les lots sont saisis, cliquez sur «Sauvegarder». Le tableau suivant s affiche à l écran Vous pouvez visualiser le lot en cliquant sur l icône. 49

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55 Si des anomalies sont relevées sur le formulaire, la liste de ces anomalies et le type d erreur relevée apparaissent dans un tableau. Cliquez sur le BLOC concerné pour corriger l erreur relevée. Lorsque le formulaire de saisie est complet, la validation suivante s affiche à l écran. Cliquez sur «Retourner aux journaux de publication». 55

56 Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». Le «Tableau de bord» s affiche à l écran Cliquez sur «Modifier le DCE» pour télécharger les documents constitutifs du DCE. 56

57 Le document «ajouter» apparait dans le tableau suivant. Renouvelez l opération autant de fois qu il a de document à ajouter au DCE. Complétez l intitulé du document, chercher le document sur le disque et cliquez sur «Ajouter le document au DCE». Lorsque tous les documents ont été sélectionnés, cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». Cliquez sur «Modifier l ouverture des plis». 57

58 Sélectionnez les personnes habilitées dans le menu déroulant. ATTENTION Il faut qu un certificat électronique soit attribué à ces personnes pour les habiliter à ouvrir les enveloppes faute de quoi elles n apparaissent pas dans le menu déroulant (Voir FASC n 1). Cliquez sur «Enregistrer». Le «Tableau de bord» s affiche à l écran pour validation ATTENTION Si l utilisateur a un profil de simple Gestionnaire, le bouton «Valider la saisie» n apparait pas à l écran. L avis sera classé dans les «Procédures en préparation» sur la page d accueil et un gestionnairevalideur devra se connecter, sélectionner la procédure et «Valider la saisie». Cliquez sur «Valider la saisie». 58

59 Cliquez sur «Valider la saisie». La demande de confirmation suivante s affiche à l écran Cliquez sur «Valider la saisie». 59

60 La confirmation de la validation de la saisie suivante s affiche à l écran. A ce stade de la saisie, le marché est non publié. ATTENTION Par défaut, la publication de l avis s effectue automatiquement 1 jours après la validation de la publication. Si vous souhaitez différer cette date, il faut la modifier en fin de formulaire. Cliquez sur «Modifier la date de publication». 60

61 Cliquez sur «Publier la procédure». Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». L avis est désormais publié. M. DANESI 61

62 En cliquant sur «Journal de la consultation», vous pouvez afficher la liste des évènements concernant la procédure. M. DANESI 62

63 PUBLIER UN RECTIFICATIF 63

64 Il faut chercher l avis dans «Procédures publiées» et afficher le «Tableau de bord à l écran». Cliquez sur «créer un rectificatif». 64

65 Cliquez sur «Saisir un avis rectificatif». Saisissez la nouvelle date de remise des offres si nécessaire et attachez le fichier contenant le nouvel avis. Cliquez sur «Enregistrer» Les informations modifiées apparaissent à l écran. Cliquez sur «Message d accompagnement». Ce message sera adressé à toutes les entreprises qui ont déjà été consulter l avis. En effet, ces dernières doivent systématiquement s identifier pour consulter les procédures en ligne et communiquer leur adresse électronique. 65

66 Saisissez votre message d accompagnement puis cliquez sur «Enregistrer». Cliquez sur «Revenir au détail de la procédure». 66

67 L avis rectificatif s affiche mais est encore en cours d élaboration. Cliquez sur «Valider le rectificatif». La validation du rectificatif et son contenu apparaissent à l écran. Cliquez sur «Publier le rectificatif». 67

68 L avis rectificatif est publié. En cliquant sur «Avis rectificatif», vous pouvez afficher le détail du rectificatif. 68