Nous commercialisons également des lecteurs de cartes SESAM- Vitale et des séminaires de formation.

Transcription

1 Projet Sugar Nombre de licences Sugar à prévoir (évolutif) Anne (commercial 1), Cindy (commercial 2), Thomas (commercial 3), Freddy (Direction Générale), Séverine (ADV). Albus, le logiciel infirmier Près de clients infirmiers libéraux utilisent quotidiennement notre logiciel de gestion pour gérer leur cabinet, leur comptabilité, leurs télétransmissions SESAMVitale et leurs agendas de tournées. Notre modèle économique est celui de nombreux éditeurs informatiques et est basé sur la récurrence de contrats de maintenance annuels. Nous commercialisons également des lecteurs de cartes SESAMVitale et des séminaires de formation. L entreprise emploie une vingtaine de personnes. Architecture générale du système d information dans sa forme actuelle Pour l heure, les prospects sont traités sans outil d automatisation. Les devis et factures sont réalisés sous AS400 (!) grâce à SPV pour tous les produits ponctuels. Les produits récurrents sont facturés via un système de tableaux Excel et publipostage Word. L application de création de devis et factures pour produits ponctuels (SPV, AS400) sert aussi de référent pour le paiement des contrats de maintenance : en cas de souscription ou résiliation à la maintenance, l info est ajoutée manuellement dans l application. Une passerelle envoie l info toutes les nuits dans le logiciel de gestion des tickets hotline, permettant aux opérateurs de répondre, ou non, aux demandes des appels entrants. Il existe également une passerelle avec le logiciel de gestion des lecteurs de cartes SESAMVitale : cet applicatif dédié gère les stocks, les expéditions, etc. Sugar aura vocation à gérer les prospects, l émission des devis, la facturation (récurrent et ponctuel), et, dans un deuxième temps (2013), la gestion des tickets de maintenance. L outil devra également pouvoir évoluer vers un applicatif en Extranet pour les clients.

2 Expression des besoins par profil utilisateur

3 Besoins vendeur (Anne) Saisie d un prospect dans la base o Saisie du prospect : numéro SPV, civilité, prénom, nom, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone (fixe et mobile), fonction (choix entre : infirmière / secrétaire / conjoint / autre) origine du prospect, intérêts initiaux (cases à cocher), VIP (case à cocher), date de l installation (champ date), rattachement à un compte, numéro de carte de professionnel de santé, date de fin d activité, date de naissance, du parrain. Saisie d une affaire en lien avec le contact o Attribution de la nouvelle affaire au commercial qui la saisit o Nature de l affaire : produits à vendre : logiciel, lecteurs, consommables, etc. o Etablissement d un devis (saisie d offre commercialex%) o Marge annuelle prévue (calcul automatique : frais de mise en service + un an d abonnement) o Saisie d événements en lien avec chaque affaire o Statut de l avancement de l affaire : prospect froid / prospect chaud / accord de principe / gagné / perdu. Saisie d un événement en lien avec l affaire o Conversation téléphonique : appel entrant / appel sortant : date, heure, note. o entrant / sortant : prévoir des modèles d s o Courrier entrant /courrier sortant o Mails automatiques sur requêtes préenregistrées : envoi mais pas rédaction, uniquement sur ses contacts Clôture de l affaire o Perdu : motif de la non réalisation de l affaire et suite de l affaire (a renoncé à son installation / a signé chez XXX). Suivi de la performance commerciale individuelle (bornage de dates) o Nombre de nouveaux clients o Nombre de migrations (passage d un produit à un autre sur un client) o Marge brute o Primes o Nombre de produits vendus (par produit)

4 Liste des produits pour les devis : Produits récurrents : Maintenance Albus Local : facturé en prélèvement mensuel ou à date anniversaire (m/m+11) en règlement par chèque Albus Réseau Distant : facturé en prélèvement mensuel Lecteurs Cartes Vitales : facturés en prélèvement mensuel pour une durée fixe de trois ans avec dépôt de garantie Produits ponctuels : Frais de mise en service, 100 euros Logiciel Albus Local (mono ou multipraticiens) Lecteurs de Cartes Vitales en paiement comptant Petit matériel, fournitures Séminaires de formation Formations ponctuelles Note : dans le cas des règlements par prélèvement mensuel, le mois en cours est compté si la date de début est inférieure au 15 du mois. Au moment de l installation du produit, une facture de J à 31/12 est émise. Une nouvelle facture est émise au 01/01 pour l année à venir. Au moment de saisir un contrat, l utilisateur doit pouvoir appliquer une réduction : soit une réduction en euros sur le montant de la facture, soit un nombre de mois en gratuité.

5 Besoins ADV lecteurs (Hubert) Prévoir une passerelle depuis l applicatif maison «Gestion lecteurs» vers Sugar, avec comme lien le numéro SPV : ajout d une ligne dans la fiche contact incluant o Location ou vente o Marge o Type de lecteur o Date d échéance

6 Besoins ADV (Séverine) Opérations courantes : Transformation d un prospect en client o Clôture de l affaire correspondante (si gagné) > mail automatique au vendeur propriétaire de l affaire o Contrôle de la recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues (cases à cocher) > envoi d un mail si dossier incomplet au commercial o Saisie et vérification des coordonnées complètes o Saisie du RIB o Changement du statut de prospect à client o Facturation frais ponctuels divers (mise en service, petit matériel) o Envoi d un de bienvenue (publipostage) o Envoi de la facture de l année en cours (publipostage) o Mise en place du prélèvement automatique o Mise à jour de l accès à la maintenance dans SPV (prévoir une passerelle) Transformation d un client local en ARD (migration) o Contrôle de la recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues (cases à cocher) o Saisie et vérification des coordonnées complètes o Changement du produit souscrit o Facturation frais ponctuels divers (mise en service, petit matériel) o Envoi d un de bienvenue (publipostage) o Annulation du contrat «Albus Local» en cours o Envoi d un avoir par lettre chèque au titre de l ancien contrat (publipostage) o Envoi de la facture de l année en cours (publipostage) o Mise en place du prélèvement automatique o Mise à jour de l accès à la maintenance dans SPV (prévoir une passerelle) Transformation d un client Pack Sérénité en ARD (migration) (contrat regroupant acquisition du logiciel + maintenance logicielle + location TLA) (55,80 75 et 79 ) o Contrôle de la recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues (cases à cocher) o Saisie et vérification des coordonnées complètes o Changement du produit souscrit o Facturation frais ponctuels divers (mise en service, petit matériel) o Envoi d un de bienvenue (publipostage) o Suppression prélèvements Pack Albus Sérénité (55,80 75 et 79 ), o Etablissement d'un Avoir, o Remise en place prélèvement TLA (23,80 ou 27,80 ) pour la période restante, o Facturation location TLA pour l'année en cours.

7 Souscription à un lecteur SV o Contrôle recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues (cases à cocher) o Saisie et vérification des coordonnées complètes o Saisie du produit souscrit o Facturation frais ponctuels divers (mise en service, petit matériel) o Envoi d un de bienvenue (publipostage) o Envoi de la facture de l année en cours (publipostage) o Mise en place du prélèvement automatique o Renouvellement du contrat lecteur Retour d un lecteur SV o Contrôle de la recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues (cases à cocher) o Impression du retour de dépôt de garantie en lettre chèque (publipostage) o Envoi d un de confirmation (publipostage) o Suppression du prélèvement automatique o Etablissement d'un Avoir Suivi comptable o Entrée des chèques et prélèvement effectués o L outil doit mettre en évidence les clients à solde débiteur o Envoi automatique des mails de relance o Envoi en publipostage des courriers de relances o Etablissement d'un Avoir o Mise à jour de l accès à la maintenance dans SPV pour le blocage (prévoir une passerelle) Résiliation d un client o Contrôle de la recevabilité du dossier en fonction des pièces reçues o Envoi du courrier de confirmation (publipostage) o Annulation du contrat o Affectation d un motif de résiliation (départ en retraite, mécontent, concurrence, etc + note) o Envoi d un avoir par lettre chèque au titre de l ancien contrat (publipostage) o Suppression du prélèvement automatique o Mise à jour de l accès à la maintenance dans SPV pour le blocage (prévoir une passerelle)

8 Liste des produits pour la facturation : Produits récurrents : o Albus Local : facturé en prélèvement mensuel sans date de fin jusqu à résiliation ou à date anniversaire (m/m+11) en règlement par chèque o Albus Réseau Distant : facturé en prélèvement mensuel sans date de fin jusqu à résiliation o Pack Albus Sérénité (Acquisition logiciel + maintenance + location TLA) : facturé en prélèvement mensuel pour une durée fixe de trois ans avec dépôt de garantie o Lecteurs Cartes Vitales : facturés en prélèvement mensuel pour une durée fixe de trois ans avec dépôt de garantie Produits ponctuels : o Frais de mise en service, 100 euros o Logiciel Albus Local (mono ou multipraticiens) o Lecteurs de Cartes Vitales en paiement comptant o Petit matériel, fournitures o Séminaires de formation o Formations ponctuelles Note : dans le cas des règlements par prélèvement mensuel, le mois en cours est compté si la date de début est inférieure au 15 du mois. Au moment de l installation du produit, une facture de J à 31/12 est émise. Une nouvelle facture est émise au 01/01 pour l année à venir. Au moment de saisir un contrat, l utilisateur doit pouvoir appliquer une réduction : soit une réduction en euros sur le montant de la facture, soit un nombre de mois en gratuité.

9 Besoins Direction (Freddy) Administration de la plateforme et gestion des utilisateurs Statistiques : o Evolution des portefeuilles, produits par produits (produits récurrents), mois par mois : gains bruts, pertes, gains nets. o Ventilation du chiffre d affaires mois par mois sur les produits non récurrents et récurrents par type de produits o Chiffre d affaires mensualisé récurrent et non récurrent o Nombre de leads entrants par mois et par typologie de leads o Taux de transformation par catégorie de leads o Nombre de fiches prospect par statut et par commercial (état du pipe) o Taux de transformation par vendeur o Suivi des résiliations et des motifs de résiliation o Chiffre d affaires du mois par commercial o Nombre de ventes par mois et par commercial (bordage date à date au choix) o Chiffre d affaires de l année par commercial Pilotage o Changer le prix d un produit o Gestion des produits o Gestion des offres promotionnelles : mois de gratuité, remises en %, etc. o Calcul des primes vendeurs (pourcentage de CA différent selon les produits) o Contrôle de l activité mensuelle par vendeur : nombre d appels, nombre de devis, etc. Marketing o Envoi d ings sur segments prospects / clients / résiliés / type produit + newsletters o Rapports d ings (NPAI, reçus, ouverts, lus, cliqués) o Export des différents fichiers selon requêtes pointues

10 Questions en suspens Quelles possibilités de personnalisation graphique de la solution? Logo, etc. Export mensuel de toutes les tables envoyées sur un site FTP. Licence Pro ne permet pas, d après le site Sugar, d accès extranet pour les clients. Quelles sont les modalités d évolution? Evolutivité vers solution de gestion des tickets d assistance? Comment gérer l abandon de SPV et l automatisation de la passerelle vers HL? Contrat actif ou pas? Accompagnement en matière de formation des utilisateurs? A faire Export de tous les champs de SPV pour voir à quoi ressemble la table.