TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI136 (volet 2)

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI136 (volet 2) I. Informations générales Intitulé de la mission Mission de Renforcement des capacités en gestion financière et comptable de subvention Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Subventions FM concernées Montant de la subvention Paludisme Renforcement des Capacités de gestion Période de la subvention Caritas Burundi Note de performance BRN-910-G10-M $ Aout 10-Juil 15 C Juin 2013 Durée totale des jours prévus 88 jours 2 ème volet de la mission Contact FEI Personne référente Coordonnées Thierry RAMOS Date de la note de performance thierry.ramos@diplomatie.gouv.fr +33 (0) II. Justification de la mission Le Burundi dispose de 6 subventions du Fond mondial : 2 pour le VIH/SIDA, 1 pour la tuberculose et 3 pour le paludisme. Caritas Burundi est récipiendaire principal depuis juillet 2010 de la subvention paludisme / composante communautaire. Cette subvention est dénommée «Programme d appui à l atteinte de la couverture universelle par la moustiquaire imprégnée d insecticide à longue durée d action (MIILDA) pour une prévention durable du Paludisme au Burundi». Le programme a entamé sa seconde phase début août 2012 et prendra fin en juillet Sa mise en œuvre a confronté Caritas Burundi à de nombreux défis au niveau de sa gestion financière et comptable. Dès le mois d avril 2011, tant l Agent local du Fonds mondial (LFA) que deux cabinets d audit indépendants ont relevé des faiblesses dans la gestion comptable et financière de la subvention du Fonds mondial. Afin de répondre à ce problème, Caritas Burundi a, au démarrage de la seconde phase, restructuré l ensemble de l équipe comptable et l a renforcé. Cependant, si des améliorations ont été notées avec ces recrutements et le renforcement d un certain nombre de procédures, le rapport d audit pour l année 2012 a montré que la gestion comptable et financière de la subvention connaissait toujours de nombreuses insuffisances. Au regard des difficultés rencontrées dans sa gestion comptable et financière et face aux risques récurrents relevés par les partenaires, Caritas Burundi a commandité une mission d évaluation de ses capacités en gestion financière de la subvention R9 paludisme pour le volet communautaire qu elle gère. Pour ce faire, elle a sollicité l appui de l Initiative 5% de France Expertise Internationale (FEI). Termes de références 1

2 En réponse à la sollicitation de Caritas, France Expertise Internationale a mis à sa disposition un Consultant international en Gestion Financière et organisation. La mission du Consultant s est déroulée dans la période du 19 janvier au 12 Mai 2014 et comportait trois volets : rédaction d un guide de Contrôle interne au profit de Caritas Burundi, évaluation de ses capacités en gestion financière et rédaction des Termes de Référence de la présente mission. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général du deuxième volet de la mission La mission d expertise a pour objectif de renforcer les capacités de Caritas Burundi en matière de gestion financière et comptable des subventions du Fonds mondial. 2) Objectifs spécifiques 1. Former le personnel du programme paludisme sur les principes et normes du Fonds mondial dans la gestion des subventions ; 2. Documenter le mécanisme de rapportage et former le personnel du Service Finances et comptabilité au rapportage financier du Fonds Mondial (PUDR et EFR 1 ); 3. Assurer une formation complémentaire des comptables sur les fonctionnalités du logiciel SAGE 4. Faciliter la confection des schémas de comptabilisation des opérations comptables dans le logiciel SAGE et les intégrer dans le manuel de procédure ; 3) Résultats à atteindre 1. Les Personnels du programme paludisme de Caritas maitrisent les principes et normes du Fonds mondial en matière de gestion des subventions ; 2. L Expert Comptable et les 5 Assistants Comptables maîtrisent le mécanisme de rapportage financier et remplissent correctement les formulaires «PUDR» et «EFR» ; 3. Le personnel Financier et Comptable maîtrise le fonctionnement des fonctionnalités complémentaires du logiciel SAGE ; 4. Le personnel Financier et Comptable maîtrise le schéma de comptabilisation des opérations dans le logiciel SAGE et l a intégrée dans le manuel de procédures, en prenant en compte l avis du Fonds mondial. 1 Rapport d évolution du programme /Demande de paiement, et rapport financier Termes de références 2

3 IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de sa mission, le consultant Expert «finances et organisation» aura à conduire deux activités suivantes : a. Former le personnel du programme paludisme sur les directives et le mécanisme de fonctionnement du Fonds mondial dans la gestion des subventions: Former le personnel du programme paludisme sur le fonctionnement du Fonds mondial (mécanisme d évaluation des bénéficiaires principaux, mode de calcul et d attribution des notes de Performance, etc.) Coacher le personnel de Caritas des niveaux Central et Régional à la mise en œuvre efficace du plan d action de l atelier de Bubanza ; Renforcer les compétences de l Expert comptable sur le suivi financier et budgétaire des opérations financières ; b. Documenter le mécanisme de rapportage et former le personnel du Service Finances et comptabilité au rapportage financier Faciliter l élaboration de la procédure de rapportage par le personnel du service Finances / comptabilité ; Former le personnel à un meilleur remplissage du formulaire du PU_DR ; Faciliter l élaboration des rapports financiers du PR ; Appuyer les cadres de Caritas dans la préparation et l animation des réunions avec les partenaires techniques et financiers ; Participer à la rédaction du rapport de progrès semestriel et à la demande de décaissement au Fonds mondial ; Appuyer Caritas à la préparation de la mission d évaluation de l Agent Local du Fonds mondial (LFA) si le temps le permet ; Effectuer un contrôle par sondage des dépenses exécutées dans le cadre de la campagne et proposer des mesures correctives si des irrégularités sont constatées. Dans le cadre de sa mission, l Expert spécialisé sur le Logiciel SAGE aura à conduire les deux activités suivantes : c. Assurer une formation des comptables sur les fonctionnalités complémentaires du logiciel SAGE Il s agira notamment de renforcer leurs compétences afin qu ils soient capables d effectuer les opérations suivantes : Transférer les données de SAGE à Excel et vice-versa ; Générer les Etats financiers et le bilan annuel à partir de SAGE ; d. Faciliter la confection des schémas de comptabilisation des opérations comptables dans le logiciel SAGE et les intégrer dans le manuel de procédure Termes de références 3

4 confectionner un schéma de comptabilisation des opérations insérer les schémas dans le Manuel comme annexe Former les comptables sur les options du logiciel non maitrisées. Appuyer Caritas à rédiger le mémorandum tout en avisant le FM de l intégration officielle de l annexe dans le Manuel des procédures 2) Livrables attendus (liés au 2 ème volet de la mission) - Document de synthèse regroupant l ensemble des normes et procédures du FM en matière de gestion financière ; - Rapport de mission de la 2 ème mission ; - Schémas de comptabilisation des opérations ; 3) Coordination dans le cadre de la campagne de distribution des Moustiquaires Caritas Burundi est bénéficiaire de la mission de renforcement des capacités. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Juillet- Octobre ) Date de démarrage : Juillet ) Date de fin : Octobre ) Durée effective : 43 jours prestés pour l expert comptabilité / gestion finances; 45 jours prestés pour l expert «comptabilité sur le logiciel SAGE» La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert «comptabilité / gestion finances est 43 jours, dont 38 jours au Burundi et 5 jours à distance. La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert en logiciel SAGE est 45 jours, dont 40 jours au Burundi et 5 jours à distance. La durée effective des prestations (jours ouvrables) des deux experts est de 88 jours, dont 78 jours au Burundi et 10 jours à distance. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Consultant Expert Comptabilité / gestion finances Préparatif de la Pays de 1 juillet 6 2 Termes de références 4

5 mission Résidence juillet Visite 1 Bujumbura 7 juillet juillet Appui à distance Distance Août 3 Visite 2 Bujumbura 1 septembre septembre Total 43 jours Consultant comptabilité sur le Logiciel SAGE Préparatif de la Pays de 1 juillet 6 2 mission Résidence juillet Visite 1 Bujumbura 7 juillet-1 août 20 Appui à distance Distance août 3 Visite 2 Bujumbura 1 septembre septembre Total 45 jours TOTAL GENERAL 88 jours Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de visite pour une réunion d'échanges avec le SCAC. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profil des experts Poste 1 : Gestion financière et comptable des subventions du Fonds mondial et des Organisations A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (3ème cycle) en administration, renforcement des organisations, gestion / comptabilité ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion financière indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) - Connaissance du logiciel SAGE B. Expérience professionnelle générale - Connaissance des programmes de santé et plus particulièrement de la lutte contre les trois pandémies le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose. - Expérience professionnelle dans la gestion de subventions du Fonds mondial d'au moins 5 ans dont au moins 3 au sein d une organisation récipiendaire de subventions. Termes de références 5

6 C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables, spécifiquement auprès de structures mettant en œuvre des subventions du Fonds mondial - Une expérience préalable dans le pays est souhaitable. Poste 2 : Gestion financière et comptable de programmes paludisme/subvention du Fonds mondial A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (3ème cycle) en administration, renforcement des organisations, gestion-comptabilité ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion financière indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) - Parfaite maitrise du logiciel SAGE B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans gestion de projet - Expérience professionnelle dans la gestion de subventions du Fonds mondial d'au moins 5 ans dont au moins 3 au sein d une organisation récipiendaire de subventions. C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables, spécifiquement auprès de structures mettant en œuvre des subventions du Fonds mondial - Une expérience préalable dans le pays est souhaitable - Une expérience d au trois (3) ans en formation et coaching sur le logiciel SAGE VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (suivant le modèle fourni) devra être remis par mail à l issue de la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra être accompagné de l ensemble des livrables et devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats (EIM) Effets intermédiaires (EINT) Sources de vérification Documents de Les Personnels du programme les dépenses sont - Compte-rendu Termes de références 6

7 Directives et de mécanisme de fonctionnement du Fonds mondial ; Document du mécanisme de rapportage Schéma de comptabilisation des opérations paludisme de Caritas maitrisent les directives et le mécanisme de fonctionnement de la subvention Fonds mondial ; L Expert Comptable et les 5 Assistants Comptables maîtrisent le mécanisme de rapportage financier et remplissent correctement le formulaire du PU_DR ; Le personnel Financier et Comptable maîtrisent le fonctionnement des fonctionnalités complémentaires du logiciel SAGE ; Le personnel Financier et Comptable maîtrise le schéma de comptabilisation des opérations dans le logiciel SAGE et l a intégré dans le manuel avec l avis du Fonds mondial éligibles des experts - Rapport de progrès du FM - Retour formel et informel du bénéficiaire Retour du Portfolio Manager IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : Un bureau de travail avec imprimante et accès à une connexion internet ; Appui aux déplacements professionnels ; Les fournitures de bureaux (papiers, cartouche pour imprimante etc.). La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Dr Valence NIMBONA, Coordinateur du projet. Termes de références 7