Guide du télétravail au Conseil régional : Proposition

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1 Guide du télétravail au Conseil régional : Proposition La Région Centre est engagée dans une démarche agenda 21 qui compte parmi ses grands objectifs stratégiques la mise en œuvre de politiques régionales équitables et maîtrisées dont les objectifs sont notamment les suivants : - Permettre le maintien en emploi des travailleurs handicapés dans le cadre de la politique handicap interne, - permettre une meilleur articulation vie de famille / vie professionnelle, - diminuer les déplacements et temps de transport, et participer ainsi au développement durable et à la réduction du risque routier, - moderniser l organisation du travail. A ce titre, le Conseil régional souhaite mettre en place à titre expérimental le télétravail pour les agents travailleurs handicapés. 1. Définition du travail et du télétravailleur - Définition de l accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 Le télétravail est une forme d organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l information dans le cadre d un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. 2. Les différents types de télétravail au Conseil régional Le télétravail correspond à l exercice d une activité professionnelle dans le cadre d'un contrat de travail et de manière régulière à distance des locaux habituels de la collectivité (chez un partenaire, dans un moyen de transport, dans un télécentre dédié, à domicile,...). On parlera au Conseil régional essentiellement de télétravail pendulaire, c est-à-dire exercé sur une alternance bureau / domicile. Toute autre forme de télétravail ou travail à domicile est exclue. L expérimentation du télétravail portera dans un premier temps sur 2 jours maximum par semaine afin d éviter l isolement du travailleur handicapé 3. Postes et activités compatibles Compte tenu de certaines spécificités de ce mode d organisation, le télétravail à domicile ne peut être ouvert qu à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d organisation. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d être exercée physiquement dans les locaux du Conseil régional y compris les EPLE, notamment en raison des équipements matériels, ou l utilisation de logiciel spécifique ou encore, la nécessité d une présence physique. En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique en regard des critères d éligibilité et pourra prendre fin. 4. Principes généraux de l organisation du télétravail Le télétravail revêt un caractère volontaire pour l agent et la collectivité. Le télétravail est réversible tant à l'initiative du manager que du personnel par demande écrite. Un délai de prévenance raisonnable permettant de gérer convenablement le retour au travail de

2 l agent ainsi que la restitution du matériel et des équipements fournis devra être respecté. Ce délai sera fixé entre l agent et le responsable hiérarchique après accord de la DGRH. Le conseil régional fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravail (informatique, bureau ), sous réserve, lorsque le télétravail s exerce à domicile, de la conformité des installations électriques, d une condition minimum de débit et de la conformité des lieux de travail (lieu dédié permettant l aménagement d un poste de travail respectant les règles d hygiène et sécurité ). La collectivité sera chargée de vérifier ces conditions par une visite préventive. La collectivité fournira uniquement les équipements nécessaires à l activité et aux missions de l agent. Ces équipements et matériels sont prêtés au télétravailleur et devront être restitués à la fin de l expérience du télétravail. Le conseil régional prend en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications. Les coûts fixés forfaitairement seront revus annuellement en fonction du taux d augmentation notamment des tarifs de fourniture de l électricité. Le conseil régional garantit l égalité d accès aux formations, mêmes droits et devoirs que les agents sur site. 5. Les modalités de télétravail au Conseil régional 5-1 les critères d éligibilité Sont éligibles au télétravail les agents dont le travail et l activité en télétravail ne gêne pas le fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché. Les critères d éligibilité sont, entre autres les critères dominants : le handicap et la nature du travail qui peut être réalisé en télétravail et les autres critères : - faire preuve d'autonomie, d'organisation, - la configuration du service et de l équipe - capacité à rendre compte - être apte à gérer son temps - capacité du domicile de l agent à accueillir le télétravail, notamment par rapport aux règles d hygiène et sécurité. 5-2 La compatibilité avec le bon fonctionnement du service Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l organisation de l équipe. 5-3 le périmètre d expérimentation Un accord sur le télétravail sera établi uniquement pour les agents respectant les critères d éligibilité après avis du médecin de prévention, accord du manager et de la DGRH. 5-4 les modalités d organisation de télétravail Le télétravail sera obligatoirement organisé sur 1 ou 2 jours par semaine, consécutifs ou non. En cas de nécessité de service (réunions, manifestations ) et de manière exceptionnelle, des dérogations pourront être apportés à l organisation du télétravail.

3 Les modalités du télétravail de l agent, l amplitude horaire et les cas de dérogations devront être fixés dans le protocole individuel de télétravail en accord avec le supérieur hiérarchique et le télétravailleur. Ces modalités doivent s inscrire dans le cadre définis par la collectivité dans son protocole sur le temps de travail. 6. Droits et devoirs du télétravailleur, de l entreprise et du manager 6-1 Les droits et obligations du télétravailleur L agent télétravailleur dispose des mêmes droits et est soumis aux mêmes devoirs que l ensemble des agents du Conseil régional du Centre. 6-2 La notion de domicile Le domicile s entend comme la résidence familiale de l agent. Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par l agent au moment de son entrée en télétravail, et ce lieu devra être spécifiquement mentionné dans le protocole individuel de télétravail. L agent s engage par ailleurs à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d adresse impliquant un changement de son domicile. Le lieu de télétravail est une affectation secondaire mais ne change pas la résidence administrative : les frais professionnels seront remboursés sur la base des frais effectivement engagés sur la base de la résidence familiale et conformément aux règles en vigueur dans la collectivité. 6-3 Les mesures contre l isolement L agent et son responsable hiérarchique fixeront les mesures mises en place contre l isolement de l agent et les modalités de relation avec le manager dans le protocole individuel : à savoir modalités et rythmes des entretiens téléphoniques ou des échanges réguliers par mail, fiche d activité à remplir par semaine etc 6-4 Les modalités de protection de la vie privée du télétravailleur Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. La collectivité lui garantit ce respect en fixant dans le protocole individuel les plages horaires dans lesquelles le télétravailleur pourra être joint par son responsable hiérarchique. Il n y a, en aucun cas, de mise en place d outils de contrôle ou de surveillance spécifique du télétravailleur à son domicile. 6-5 La formation des télétravailleurs et des managers concernés Le télétravailleur et son supérieur hiérarchique bénéficieront de formation spécifique pour apprendre à travailler et/ou manager à distance. Ces formations auront pour objectif de préparer l agent et son manager aux spécificités du télétravail en leur permettant d acquérir le comportement et les méthodes adaptées à leur situation de travail. 6-6 Les actions de communication et sensibilisation Les agents en télétravail ont accès aux mêmes outils de communication que tous les agents de la collectivité à savoir OASIS. 6-7 La confidentialité et protection des données L agent télétravailleur devra respecter la charte informatique ainsi que les standards d utilisation du matériel informatique et téléphonique fixés par la collectivité. L agent doit préserver la confidentialité des données et des accès et éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

4 6-8 La santé, sécurité et conditions de travail : En cas d accidents de service au domicile du télétravailleur, ce dernier devra apporter tous les éléments de preuve nécessaire à l imputabilité au service. 7. L environnement à domicile du télétravailleur alterné, l équipement et l assurance 7-1 Mise à disposition et maintenance des équipements La commune de résidence des agents intéressés par ce mode d'organisation du travail doit bénéficier d'une couverture ADSL Si à la demande du médecin de prévention l agent doit faire l objet d un aménagement de poste de travail à son domicile, la collectivité mettre en œuvre les moyens nécessaires. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement la hot line informatique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, détérioration, vol etc La collectivité assure la maintenance des équipements. En cas d incident technique l empêchant de travailler, l agent doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique qui prendra les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation du service voire, qui pourra décider de la suspension provisoire du télétravail. L agent conserve un bureau dans les locaux de la collectivité. 7-2 Contrôle des équipements et de la conformité des locaux Le télétravailleur doit disposer à son domicile d'un lieu identifié répondant à des normes d'hygiène et de sécurité suffisantes Il devra apporter la preuve de la conformité électrique de son logement. Le cas échéant, un diagnostic électrique pourra être pris en charge par la collectivité pour s assurer de la conformité des locaux. L agent devra en outre souscrire un complément d assurance habitation spécifique pour permettre le télétravail L absence de conformité des locaux ou la non fourniture de l attestation d assurance conforme pourront aboutir au refus de l autorisation de télétravailler. 7-3 L aide financière pour la prise en charge de frais de fonctionnement La collectivité déterminera par délibération un montant forfaitaire versée deux fois par an à l agent télétravailleur pour la prise en charge des frais de fonctionnement (électricité, chauffage, surcoût assurance ). Ce montant sera déterminé en fonction des modalités du télétravail : - 1 journée par semaine : - 2 journées par semaine : 8. Les modalités de candidatures et d acceptation par le Conseil régional du télétravail La procédure Origine de la demande : Demande écrite à l initiative de l agent à l attention de la DGRH souscouvert du ou des supérieurs hiérarchiques. Saisine du médecin de prévention pour avis par la DGRH.

5 L accord du responsable hiérarchique de l agent et de la DGRH sera nécessaire, ce dernier apprécie la demande en fonction des conditions d éligibilité. Si le télétravail est accepté, pour déterminer sa mise en œuvre, un entretien avec le responsable hiérarchique et la DGRH pour élaborer le protocole individuel de télétravail. Le protocole individuel L'organisation de l'activité en télétravail à domicile doit être prévue par la signature d un protocole individuel. Ce protocole précise notamment les modalités d'exécution du télétravail à domicile : -la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile -les plages horaires pendant lesquelles l agent doit pouvoir être joint -le matériel mis à disposition -les conditions de réversibilité du télétravail à domicile. -En cas de modification du nombre ou de la répartition des jours travaillés à domicile, cette modification fait l'objet d'un nouvel avenant au contrat ou d un nouveau protocole. -La période de transition -Les modalités pratiques d utilisation des outils et d organisation du travail 9. Durée et suivi de l accord L accord est passé pour une durée d expérimentation de 2 ans. Un bilan annuel sur la base de données qualitatives et quantitatives sera présentées au CTP et au CHSCT : - Nb d agents en télétravail - Bilan des demandes acceptées /refusées - Bilan du médecin de prévention - Point financier