TUTORIEL UTILISATION ZARAFA WEBAPP

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1 Page1 Sommaire Description de l interface 2 Utilisation de la messagerie 3 La gestion des messages 4 La gestion des contacts 6 Création d un contact 6 Création d une liste de diffusion 7 L outil Calendrier 8 Créer un nouvel évènement calendrier 8 Faire une demande de rendez-vous 9 Les outils complémentaires / le paramétrage 10 Signatures Absences de bureau Changement du mot de passe Filtres de messagerie Délégation Nous contacter 10 Pour tout problème rencontré, n hésitez pas à nous contacter : LA HOTLINE DES AD o par téléphone : o par lesrestos@proximit.fr SERVICE INFORMATIQUE DE L'AN o par servicesi@restosducoeur.org o par téléphone :

2 Page2 Connexion au webmail : La connexion au webmail se fait via le site internet : Le webmail est actuellement incompatible avec Windows XP et Internet Explorer 8. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez : - Vous connecter avec le second webmail : - Utiliser un autre navigateur Internet, par exemple : Mozilla Firefox Description de l interface Zarafa : Permet de revenir à la page d accueil Courrier : Permet d accéder à l outil de messagerie Agenda : Permet d accéder à l outil de calendrier Contacts : Permet d accéder à l outil de gestion des contacts Tâches : Permet d accéder à l outil de gestion des tâches Notes : Permet d accéder à l outil de gestion des notes Le menu de Gauche liste les différents répertoires de votre messagerie. Vous y retrouverez notamment : - La boîte d envoi, il s agit de messages qui sont en cours d envoi par le serveur de messagerie - La boîte de réception, il s agit des messages que vous avez reçus - Les brouillons, il s agit des messages que vous avez commencé à écrire et pas encore envoyés - Les éléments envoyés - Les éléments supprimés Le menu de droite permet l ajout de petits modules permettant d accéder rapidement à une fonction de l outil de messagerie. Exemple : - Liste des rendez-vous du jour - Liste des mails non lus Les deux menus peuvent être cachés / affichés en utilisant les boutons et

3 Page3 Utilisation de la messagerie Cliquer sur le menu «Courrier» 4 différentes actions sont disponibles Ce bouton permet de créer un mail. Le sous-menu permet également de créer d autres types d éléments : - Dossier - Contact - Note - Liste de diffusion - Ce bouton permet d accéder rapidement aux contacts de messagerie Ce bouton permet de rafraîchir le répertoire courant, c est-à-dire mettre à jour les éléments affichés à l écran Ce bouton permet de modifier l affichage du panneau de visualisation des mails : - Désactivé - A droite - En bas Ce bouton permet d imprimer l élément actuellement affiché à l écran Envoyer un nouveau courrier électronique Cliquer sur le bouton - De : Le champ «De» permet de sélectionner l adresse mail avec laquelle vous souhaitez envoyer le mail - A : Le champ «A» permet d indiquer le destinataire principal du message - Cc : Le champ «Cc» permet d ajouter des destinataires en copie du message - Cci : Le champ «Cci» permet d ajouter des destinataires en copie cachée au message.

4 Page4 - Le menu du haut permet d agir sur les options du message Dans l ordre : Ce bouton permet d envoyer le message électronique Ce bouton permet de sauvegarder le message et de le mettre dans le répertoire Brouillons Ce bouton permet de supprimer le message en cours de rédaction Ce bouton permet d ajouter une pièce jointe au message. Un assistant vous permettra de sélectionner le fichier à charger sur le serveur avant la transmission de votre message Ce bouton permet de vérifier les adresses mails inscrites dans les différents champs «De», «A», «Cc», «Cci» Ce bouton permet d ajouter une signature à votre message, en sélectionnant parmi les différentes signatures enregistrées Ce bouton permet de définir d avantage d options d envoi de votre message : La priorité du message (Faible, Normale, Important) et de demander un accusé de réception. Ce bouton permet d ajouter un indicateur au message. L indicateur peut ne pas être visible en dehors du système Restos. Ce bouton permet de marquer le message en priorité haute Ce bouton permet de marquer le message en priorité basse Ce bouton permet de demander un accusé de réception Ce bouton permet d afficher le champ «Cci» Ce bouton permet d afficher le champ «De» - Le menu du bas permet d agir sur le formatage du texte du message - Lors de l envoi d une pièce jointe, il faut bien attendre que le nom de la pièce jointe soit de couleur grise : jointe est toujours de couleur orange ; votre fichier n a pas encore été transmis sur le serveur. L envoi de votre mail se fera alors sans cette pièce jointe. si le nom de la pièce c est que

5 Page5 La gestion des messages Chaque répertoire se présente sous la forme suivante Menu «Page suivante» : Chaque page contient un nombre limité d éléments. Il est donc possible de naviguer entre les différentes pages pour consulter l ensemble des messages. Module de recherche Ce champ permet de rechercher un message dans le dossier courant. D avantage d options de recherche sont disponibles en utilisant le bouton Arborescence des messages : Contient l ensemble des dossiers et sous-dossiers. Pour agir sur un répertoire, cliquer droit sur le répertoire et sélectionner l option souhaitée : Liste des messages : Actions sur les messages sélectionnés Dans l ordre : - Répondre à l expéditeur - Répondre à tous les destinataires - Transmettre - Déplacer / Copier - Supprimer le message Cet encadré comprend la liste des messages contenus dans le répertoire actuellement sélectionné. Vous pouvez trier ces messages en cliquant sur l entête de chaque colonne. Vous pouvez ajouter / supprimer des colonnes en cliquant sur la flèche en fin de chaque entête de colonne : Remarque : Il est possible d accéder à ces différentes options en cliquant droit sur un mail dans la liste des messages.

6 Page6 La gestion des contacts Pour gérer ses contacts, cliquer dans le menu sur le bouton «Contacts» Dans le menu de gauche, se trouve la liste des carnets d adresse auquels vous avez accès. Tout comme pour les répertoires de messagerie, vous avez la possibilité de créer des sous-dossiers afin de classer vos différents contacts. Dans la partie de droite se liste l ensemble des contacts de messagerie se trouvant dans le carnet d adresse sélectionné. La liste des contacts peut être triée en cliquant sur l entête de colonne correspondant. Il est également possible d ajouter / supprimer des colonnes en cliquant sur la flèche présente à chaque fin de colonne. Ajout d un contact de messagerie L ajout d un nouveau contact de messagerie se fait en cliquant sur le bouton La barre de menu permet dans l ordre de : - Sauvegarder le contact - Ajouter une pièce jointe au contact - Supprimer le contact - Imprimer le contact - Associer une catégorie au contact - Marquer le contact comme privé

7 Page7 Création d une liste de diffusion Un groupe de diffusion permet la transmission d un message à plusieurs contacts simultanément, sans nécessiter la ressaisie ou la sélection de chacun de ses contacts. - Cliquer sur la flèche à droite du bouton et sélectionner l option «Liste de diffusion» - Dans le champ «Nom», inscrire le nom du groupe de diffusion - Cliquer ensuite sur le bouton «Ajouter nouveau» et saisissez l adresse de messagerie à ajouter. Remarque : La création d une liste de messagerie en utilisant le bouton «sélectionner les membres» ne fonctionne actuellement pas dans la version WebAPP. - Une fois l ensemble des contacts sélectionnés, cliquez sur le bouton «enregistrer»

8 Page8 L outil Calendrier Pour accéder à l outil Calendrier, cliquer sur le bouton «Agenda» Ces boutons permettent de modifier l affichage du calendrier. Dans l ordre : - Affichage d une seule journée du calendrier - Affichage de la semaine ouvrée - Affichage de la semaine complète - Affichage du mois complet - Affichage de la liste des évènements - Permet de revenir à la journée d aujourd hui Dans le menu de gauche, vous retrouvez : - une visualisation globale de votre calendrier - la liste des différents calendriers auxquels vous avez accès. Le bloc principal contient différents éléments : - un module de navigation permettant de consulter les éléments futurs et passés. - un module de recherche permettant de rechercher des évènements dans le calendrier actuel. - le calendrier listant les évènements Créer un nouvel élément dans le calendrier L outil de calendrier permet de créer deux types d éléments : - Création d un rendez-vous : cette fonctionnalité est à utiliser lorsque les personnes présentes avec vous au rendez-vous sont déjà prévenues de celui-ci, ou ne disposent pas d un outil de messagerie adapté. Pour ajouter un rendez-vous, cliquer sur le bouton convenu du rendez-vous. ou cliquez droit à l horaire - Création d une demande de rendez-vous : cette fonctionnalité permet de transmettre un mail type demandant un rendez-vous. Dans ce cas, le rendez-vous de votre calendrier sera lié au rendez-vous du calendrier de votre correspondant. Pour créer une demande de rendez-vous cliquer sur la flèche à droite du bouton sélectionner «Nouvelle demande de rendez-vous» et

9 Page9 Demande de rendez-vous La barre de menu permet d agir sur l évènement ouvert, dans l ordre : - Envoyer la demande de réunion - Enregistrer la réunion sans envoyer de mail - Joindre un document à la réunion - Imprimer la demande de réunion - Vérifier les adresses de messagerie du champ «A» - Définir la périodicité de la réunion - Annuler la réunion - Définir l importance de la réunion à forte - Définir l importance de la réunion à faible - Associer une catégorie au rendez-vous - Marquer le rendez-vous comme privé Le champ «A» permet de transmettre une demande de réunion à une adresse mail. Le champ «Rappel» permet d être notifié lorsque le rendez-vous approche L onglet de planification permet de planifier une réunion entre plusieurs collaborateurs. Afin de l utiliser, il est nécessaire que vos collaborateurs vous aient donné l autorisation pour visualiser tout ou partie de ses rendez-vous. Dans la partie de gauche, il faut sélectionner la liste des collaborateurs qui devront être présents à la réunion. Dans la partie de droite, vous aurez la visibilité sur les évènements actuellement présent dans leurs calendriers. En suivant la légende, vous saurez si votre collaborateur est susceptible d être disponible pour un rendez-vous.

10 Page10 Les outils complémentaires / Paramétrage L ajout de signature se fait dans le menu «Paramètres» onglet «Courrier» - Sélectionner «nouveau» pour ajouter une nouvelle signature - Saisir sa signature et cliquer sur le bouton «enregistrer» L outil de gestion d absence de bureau se situe dans le menu «Paramètres» onglet «Absences de bureau» - Sélectionner l option «Je ne suis pas actuellement au bureau» - Saisissez un message de réponse automatique et valider avec le bouton «appliquer» L outil de changement de mot de passe se situe dans le menu «paramètres» onglet «Change password» - Indiquez votre ancien mot de passe - Indiquer deux fois votre nouveau mot de passe et valider Restrictions : Pour des raisons de sécurité, votre nouveau mot de passe doit contenir au minimum 8 caractères, et être composé d au moins une majuscule et d un chiffre. Remarque : Le changement de votre mot de passe dans l outil de messagerie n influe pas sur vos identifiants de connexion aux autres outils des Restos L outil de création de filtre de messagerie se situe dans le menu «Paramètres» onglet «Mail filter». Cet outil permet de réaliser des opérations automatiques simples sur tous les messages reçus ou envoyés. L outil de délégation se situe dans le menu «Paramètres» onglet «Délégués». Cet outil permet d autoriser un utilisateur à envoyer des éléments en son propre nom. Pour tout problème rencontré, n hésitez pas à nous contacter : LA HOTLINE DES AD o par téléphone : o par lesrestos@proximit.fr SERVICE INFORMATIQUE DE L'AN o par servicesi@restosducoeur.org o par téléphone :