QMS-AUD-01 Audits internes. 1.1 Objectif Assurer la conformité du système de gestion de la qualité (SGQ) par des audits internes.

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1 QMS-AUD-01 Audits internes 1 Domaine et application 1.1 Objectif Assurer la conformité du système de gestion de la qualité (SGQ) par des audits internes. 1.2 Domaine d application Tous les aspects du SGQ et de la documentation qui contrôlent les activités du Programme de formation au certificat de pilotage maritime dans les Grands Lacs, d évaluation et de certification de l Administration de pilotage des Grands Lacs (l Administration). 1.3 Fondement statutaire Article 18 de la Loi sur le pilotage. 1.4 Responsabilités (1) Le coordonnateur des audits internes est responsable envers le directeur général de la gestion de l activité d audit interne, de la formation des auditeurs internes, de la délivrance des demandes de mesure corrective de l audit interne, de l analyse des résultats des audits et de la présentation de recommandations sur les possibilités d amélioration. (2) L auditeur principal est responsable envers le coordonnateur des audits internes de la planification, de l exécution et de la soumission des rapports d audit spécifiques, de la délivrance et du suivi des demandes de mesure corrective et de la répartition du travail entre les membres de l équipe. (3) Le directeur général est chargé : a) d assurer la disponibilité des ressources nécessaires à l exécution des audits internes; b) d assurer qu il y ait assez d auditeurs pour exécuter les audits prescrits du système de gestion de la qualité; c) d assurer que l activité d audit interne soit vérifiée par un personnel compétent à des fréquences adéquates mais pas moins d une fois tous les cinq ans. (4) Le directeur de l exploitation est chargé : 1.5 Définitions a) d assurer la conformité du personnel au SGQ; b) de faciliter l exécution des audits internes et externes; c) de faciliter l exécution dans les délais prescrits des demandes de mesure corrective délivrées par les auditeurs internes et externes; d) d accorder aux membres auditeurs du personnel le temps de préparer et d exécuter les audits auxquels ils sont assignés. (1) «Auditeur principal» Personne responsable d exécuter les audits spécifiques internes. Elle devra avoir réussi un cours d auditeur principal et être expérimentée dans la conduite d audits. (2) «Auditeur» Un membre de l équipe d audit interne. Il devra avoir réussi un cours d auditeur approuvé par le coordonnateur des audits internes. 1.6 Références (1) Annexe A, Demande de mesure corrective. (2) Annexe B, Procès-verbal. 1

2 (3) Annexe C, Liste de contrôle. (4) Annexe D, Registre des mesures correctives. 1.7 Révisions Espace réservé aux révisions à venir. 2 Procédure 2.1 Audits (1) Le directeur général est chargé d assurer qu il y ait assez d auditeurs pour exécuter les audits prescrits. (2) Le coordonnateur des audits internes est chargé de la formation des auditeurs. (3) Le coordonnateur des audits internes planifie les audits du SGQ pour le prochain exercice financier. La fréquence des audits d une procédure est déterminée selon son importance dans le SGQ. La fréquence de ces audits doit être d au moins une fois tous les cinq ans. (4) Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut être changé à tout moment. Les raisons d un tel changement peuvent comprendre, entre autres, ce qui suit : a) réorganisation du service; b) changements de résultats, de services ou de procédures; c) modifications de la législation; d) résultats des audits internes; e) commentaires et plaintes; f) autres engagements nationaux ou internationaux. (5) Le coordonnateur des audits internes informe le directeur de l exploitation du calendrier et l adapte au besoin lorsque les dates entrent en conflit avec les activités prévues. Tout autre changement ultérieur ne peut être approuvé qu en cas de force majeure. (6) Les audits sont effectués par un auditeur principal nommé par le coordonnateur des audits internes. (7) Sur réception du calendrier, l auditeur principal s assure de la disponibilité des membres de l équipe d auditeurs et de leur compétence à effectuer l audit objectivement. (8) Deux semaines auparavant, l auditeur principal et le directeur de l exploitation conviennent mutuellement de la date de l audit. Afin de faciliter l audit interne, le directeur de l exploitation est chargé de fournir diligemment toutes les informations exigées et les ressources nécessaires et de prendre les arrangements pour faciliter la tenue de l audit. (9) L auditeur principal organise la préparation par l équipe d auditeurs des listes de contrôle en utilisant le formulaire Liste de contrôle (annexe C). Les listes de contrôle sont préparées spécifiquement pour un audit et doivent être évaluées conformément au SGQ, y compris les politiques, les procédures et les instructions de travail. La base de préparation de cette liste pourrait être les manuels ou autres documents, les listes de contrôle antérieures, les résultats d audits précédents et les problèmes ou plaintes connus sur les processus ou la qualité de service. (10) L auditeur principal planifie la méthode d exécution de l audit et attribue aux auditeurs désignés des responsabilités spécifiques. Il leur fournit aussi tous les documents applicables. (11) L audit débute par une réunion d ouverture, sous la présidence de l auditeur principal, avec les auditeurs, le directeur de l exploitation (ou son délégué en cas d absence) et autres membres de son personnel qu il pourrait inviter. L auditeur principal remplit la première partie du formulaire Procès-verbal (annexe B). 2

3 (12) L auditeur principal présente les membres de son équipe et explique, avec les détails applicables, les points suivants : a) l objectif, le domaine d application et la durée de l audit; b) l attribution des responsabilités; c) les méthodes d échantillonnage ou autres techniques; d) le système de classification des cas de non-conformité; e) les exemples de listes de contrôle et leur raison d être; f) le système de rapport et de suivi; g) la date et l heure de la réunion de clôture. (13) Les auditeurs exécutent l audit selon les principes fondamentaux d un audit de qualité. (14) L auditeur principal examine, avec son équipe, les résultats de l audit et approuve la délivrance des Demandes de mesure corrective (DMC) (annexe A). Tous les cas de non-conformité qui ont été notés doivent donner lieu à la délivrance d une demande de mesure corrective. (15) L auditeur principal préside la réunion de clôture où sont rassemblés, autant que possible, les mêmes participants qu à la réunion d ouverture. Il remplit le procès-verbal, qui sera classé dans le dossier de l audit. (16) Chaque auditeur présente ses observations et preuves, y compris les échantillons. (17) Dans le cas d une demande de mesure corrective, l auditeur principal présente une description du cas de non-conformité et la date d échéance à laquelle tout doit être corrigé. Tout commentaire ou décision est noté dans le procès-verbal. (18) Dans les cinq jours qui suivent l audit, l auditeur principal soumet, par écrit, au coordonnateur des audits internes, avec copie au directeur de l exploitation, un rapport ainsi que les demandes de mesure corrective. Le coordonnateur des audits internes les insère au dossier à titre de documents de l audit. (19) Le coordonnateur des audits internes tient un registre qui démontre l état de toutes les mesures correctives (annexe D). L auditeur principal utilise ce registre pour effectuer un suivi des demandes en retard et pour fournir des renseignements statistiques au coordonnateur des audits internes. (20) Le directeur de l exploitation prend des mesures pour résoudre les demandes de mesure corrective dans les délais prescrits. (21) Si le directeur de l exploitation constate qu un problème ne peut être résolu dans les délais prescrits, il peut transmettre à l auditeur principal ses remarques et une demande de prolongation. En cas de différend entre le directeur de l exploitation et l auditeur principal, il appartient au coordonnateur des audits internes de le résoudre. (22) La mesure corrective entreprise par le service est consignée et la demande de mesure corrective, dûment remplie, est retransmise à l auditeur principal. (23) L auditeur principal détermine le type et l importance du suivi nécessaire pour évaluer si la solution est en place et efficace. L auditeur principal et le directeur de l exploitation conviennent de la date du suivi, lequel sera, autant que possible, effectué par l auditeur initial. (24) L auditeur exécute l audit de suivi et, en cas d autres situations de non-conformité, émet une nouvelle demande de mesure corrective, en suivant la même procédure que pour la demande précédente. (25) Quand les résultats de l audit et du suivi sont satisfaisants, l auditeur et l auditeur principal signent les demandes de mesure corrective et transmettent une copie du dossier au directeur de l exploitation et au coordonnateur des audits internes. 3

4 2.2 Audit du système (1) Le coordonnateur des audits internes planifie les audits internes pour le prochain exercice financier afin d évaluer l état et l intégrité du SGQ. La fréquence des audits d une procédure est déterminée par son importance pour le SGQ. Un audit complet du système sera effectué tous les cinq ans. (2) Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut être changé à tout moment. Les raisons d un tel changement peuvent comprendre, entre autres, les raisons suivantes : a) réorganisation du service; b) changements de résultats, de services ou de procédures; c) modifications à la législation; d) résultats des audits internes; e) commentaires et plaintes; f) autres engagements nationaux ou internationaux. 2.3 Réunion de la direction (1) À intervalles prescrits, le directeur général fournit au coordonnateur des audits internes un rapport sur l état de l activité d audit interne. (2) Le coordonnateur des audits internes analyse les données des audits internes et présente les résultats et ses recommandations d amélioration à la prochaine réunion de la direction. 4

5 ANNEXE A DEMANDE DE MESURE CORRECTIVE AUDIT INTERNE Activité Registre n Auditeur Procédure réf. Révision n Description du problème Signature (Auditeur) Date d échéance Mesure corrective Mesure préventive Signature (Directeur) Date de mise en œuvre Vérification de la mesure corrective mise en œuvre Signature (Auditeur) Date Vérification de la mesure préventive mise en œuvre Signature (Auditeur) Date 5

6 ANNEXE B PROCÈS-VERBAL AUDIT INTERNE Service Procédure(s) RÉUNION D OUVERTURE Date Heure : de à Endroit Participants - Service Auditeurs Commentaires RÉUNION FINALE Date Heure : de à Endroit Participants - Service Auditeurs No. Sujet Responsable Date d échéance Préparé par Date 6

7 ANNEXE C LISTE DE CONTRÔLE AUDIT INTERNE Titre du document Réf Page de Auditeurs Révision Date No. Question Réponse S/N Référence des DMC Signature 7

8 LISTE DE CONTRÔLE (SUITE) Titre du document Réf n o Page de No. Question Réponse S/N 8

9 ANNEXE D REGISTRE DES MESURES CORRECTIVES AUDIT INTERNE N o Date Réf. Cas de non-conformité Date d échéance Terminé Suivi 9

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