TERMS OF REFERENCE FOR WEST AFRICA-BASED CONSULTANT FOR GLOBAL DEVELOPMENT AND POPULATION PROGRAM

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1 TERMS OF REFERENCE FOR WEST AFRICA-BASED CONSULTANT FOR GLOBAL DEVELOPMENT AND POPULATION PROGRAM Term of Assignment: January December 2014 The Hewlett Foundation seeks an experienced mid- to senior-level independent Consultant to provide support on the design and implementation of grantmaking strategies in West Africa for The William and Flora Hewlett Foundation s Global Development and Population Program ( Program ). In 2014, the Consultant s primary areas of work will include regular monitoring and reporting on the work of the Program s grantees, and analysis and reporting of major developments in government and donor policies and programs that may affect the implementation of the Program s strategy and its grantees operations in the region. In addition, the Consultant will be tasked with some more targeted objectives related to each of the Program s thematic areas of grantmaking. The Consultant s responsibilities will include: Exercise monitoring, reporting and targeted support to assigned grantees within a portfolio of education, reproductive health and research-oriented grants in the region. Visit grantees field and management operations to monitor and report on the effectiveness of program implementation and results, detect and report on potential risks, and advise grantees on their monitoring and evaluation frameworks, processes and indicators. Additional tasks could include: Where appropriate, and under the guidance of Program staff, identify potential areas for grantee capacity building. Perform periodic situation analyses and reporting on major development trends, priorities and stakeholders at the country and regional level relevant to the Program s thematic strategies and grantmaking in the region. Conduct periodic consultations and information sharing and identification of opportunities for cooperation and/or coordination with other leading donor agencies active in the region. Support Program staff field visits to the region by preparing a proposed visit agenda and schedule for review/approval, briefing documents and scheduling and attending meetings as required. Identify relevant areas of learning and evidence about what works (or not) related to each program s expected outcomes and/or program strategy successes and failures that have the potential to advance the state of knowledge and practice in Hewlett Foundation s fields of interest (health, education, evidence-based policy making and transparency and accountability); identify opportunities for disseminating this learning through additional grant-making or contractual services involving more structured research, evaluation or other program documentation. Organize and facilitate meetings of grantees and other grantee learning exchanges/events. Attend and summarize key findings from international and regional conferences that may be held in West Africa or elsewhere and that relate to the Program s strategy and to the work of grantees. Appendix A: Terms of Reference to Hewlett

2 Share information and updates with grantees about other opportunities in country or in the region for sharing the results of their work, peer learning and potential co-financing relationships with other donors, if and when such opportunities emerge as a result of the Consultant s other information gathering and donor consultation efforts. Support Program staff in proposal development and reviews for new and renewal grants, as assigned. Minimum Qualifications: 8-10 years of experience in program design/proposal development, project management, monitoring and evaluation and reporting for a leading foundation, non-governmental organization (NGO), research or academic institution or donor agency. Extensive knowledge of political, social and economic issues in the region and a network of NGO, civil society, government, donor agency and other contacts within one or more of the technical areas described in this Terms of Reference. Highly skilled verbal and written communications skills in both French and English; ability to gather information, analyze and summarize trends, opportunities and risks, present options and propose solutions succinctly and in a timely manner. Ability to interact and communicate effectively, jointly problem-solve and provide constructive feedback working in cooperation with Hewlett Foundation s grantees, while maintaining appropriate professional distance in terms of the management of grantees projects, operations and especially staff. Fluency in both French and English. Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Ability to prepare timely and accurate invoices, expense reports and other necessary financial documentation/records associated with the Consultant s Terms of Reference and agreed upon budget. Ability to travel. Highly Desirable Qualifications: Fluency in one or more local languages of Senegal and/or Mali. Professional experience in research, education and/or reproductive health in the region. Previous experience with policies and procedures of a US foundation or other grantmaking organization. Familiarity with applying organizational assessment and capacity assessment tools in the Francophone West African context. Fluency in evaluation methods and the ability to envision and advise others on the visual presentation of data. Submission Instructions: Please submit a cover letter addressing your background and fit with the requirements above, including: Resume or curriculum vitae of key personnel Indication of type of consultant business (i.e. individual, for-profit corporation, LLC) Indication of other clients and/or references address for submission: gdandp@hewlett.org Appendix A: Terms of Reference to Hewlett

3 MANDAT D UN CONSULTANT BASÉ EN AFRIQUE DE L OUEST POUR UN PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL ET DE POPULATION Délai du contrat : de janvier à décembre 2014 La Fondation Hewlett recherche un consultant indépendant de niveau intermédiaire à supérieur pour soutenir la réalisation et la mise en œuvre de stratégies de subventionnements en Afrique de l Ouest dans le cadre du programme de développement international et de population (le «Programme») de la Fondation William and Flora Hewlett. Pour 2014, les domaines principaux d intervention du consultant seront d introduire un suivi et un système de rapports sur le travail des bénéficiaires de subventions dans le cadre du programme, ainsi qu un modèle d analyses et de rapports des développements principaux des politiques et des programmes du gouvernement et des donateurs, qui peuvent influencer la mise en place de la stratégie du Programme et les opérations des bénéficiaires dans la région. Par ailleurs, le consultant aura la tâche d atteindre des objectifs cibles liés à chacun des thèmes de subvention du Programme. Le consultant comptera parmi ses responsabilités : le suivi et la supervision des actions, la mise en place de rapports, le soutien cible aux bénéficiaires désignés dans un portefeuille de formation, de santé de la reproduction et de subventions pour des projets de recherche dans la région, la visite des sites et des opérations des bénéficiaires en vue d effectuer un suivi et de rédiger un rapport sur l efficacité de la mise en œuvre du programme et sur les résultats, détecter, signaler tout risque potentiel, et conseiller les bénéficiaires sur leurs cadres de supervision et d évaluation, leurs processus et leurs indicateurs. D autres tâches pourraient venir s ajouter : Le cas échéant et avec les conseils du personnel du Programme, identifier les domaines qui ont le potentiel d élargir la capacité des bénéficiaires. Effectuer des analyses et des rapports périodiques de situations sur les grandes tendances en matière de conception, sur les priorités et les parties prenantes aux niveaux national et régional, pertinentes aux stratégies thématiques du Programme et aux subventions dans la région. Mener des consultations et des sessions informatives et d identification périodiques sur les occasions de coopération ou de coordination avec d autres grandes agences donatrices, actives dans la région. Accompagner les visites du personnel sur les sites dans la région en proposant un agenda et un calendrier de visites pour discussion/approbation, en rédigeant des documents préparatoires, et en organisant et en participant, au besoin, à des réunions. Identifier les domaines pertinents de formation et recueillir des informations sur les éléments rentables (ou non rentables) par rapport aux résultats prévus du Programme et/ou sur les succès et les échecs de la stratégie du Programme, qui ont le potentiel de faire avancer le niveau de connaissances et de compétences dans les domaines d intérêt de la Fondation Hewlett (santé, éducation, élaboration de politiques sur base d évidences, transparence et responsabilité) ; identifier les opportunités de diffusion de ces connaissances par le biais de subventions complémentaires ou grâce à des services sous-traités impliquant davantage de recherches structurées, d évaluation et d autres documentations de programme.

4 Organiser et faciliter des réunions des bénéficiaires, ainsi que d autres échanges/événements entre bénéficiaires. Participer à d autres conférences régionales organisées en Afrique de l Ouest ou dans d autres régions pertinentes à la stratégie du Programme et au travail des bénéficiaires, et résumer les conclusions clés. Partager des informations et des mises à jour avec les bénéficiaires sur d autres circonstances opportunes aux niveaux national ou régional de partage des résultats de leur travail, de formation entre homologues et de potentiel de financement conjoint avec d autres donateurs, si de telles opportunités émergent des autres efforts de collecte d informations du consultant et de consultation avec les donneurs. Appuyer le personnel du Programme dans l élaboration et la révision des propositions pour de nouvelles subventions ou de subventions renouvelées. Exigences minimums en matière de compétences : 8 à 10 ans d expérience dans la conception de programmes/l élaboration de propositions, la gestion de projets, la supervision, l évaluation et la mise en place de rapports pour une fondation de premier plan, une organisation non gouvernementale, une institution de recherche ou académique, ou une agence donatrice. Connaissances approfondies des questions politiques, sociales et économiques de la région, et existence d un réseau formé d organisations non gouvernementales, de sociétés civiles, d agences gouvernementales, d agences donatrices et autres dans au moins un domaine technique, tel que décrit dans le présent mandat. Excellentes compétences de communication verbale et écrite en français et en anglais ; capacité de recueillir des informations, d analyser et de récapituler les tendances, les opportunités, les risques et les options actuels, et de proposer des solutions succinctement et de façon opportune. Capacité d interagir et de communiquer de façon efficace, de résoudre des problèmes et d offrir des commentaires constructifs, en coopération avec les bénéficiaires de la Fondation Hewlett tout en gardant une distance professionnellement recommandable en termes de gestion des projets, des opérations et surtout du personnel des bénéficiaires Facilité verbale en français et en anglais. Connaissance des applications de Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Capacité de préparer des factures, des notes de frais et d autres documents financiers précis et en temps voulu selon le mandat du consultant et le budget accordé. Disponibilité de voyager. Compétences hautement désirées : Facilité verbale dans au moins une langue du Sénégal et/ou du Mali. Expérience professionnelle dans la recherche, l éducation et/ou la santé reproductive dans la région. Expérience précédente en politiques et procédures pour une fondation américaine ou autre organisme de subventionnements.

5 Bonne connaissance dans l évaluation organisationnelle et dans les outils d évaluation des capacités dans un contexte ouest-africain francophone. Bonne connaissance des méthodes d évaluation et capacité de prévoir les données de présentation visuelle et de conseiller en conséquence. Instructions de soumission : Veuillez soumettre une lettre d accompagnement indiquant vos antécédents professionnels et expliquant votre capacité à remplir les exigences susmentionnées, y compris : Un curriculum vitae Une indication de votre type d activités en tant que consultant (par ex., individuel, société à but lucratif, LLC) Une indication d autres clients et/ou références professionnelles Adresse de soumission : gdandp@hewlett.org