Base de données AFA3.0

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1 Base de données AFA3.0 ACCÈS À LA BASE AFA3.0 CORRESPONDANTS DÉPARTEMENTAUX DE L AGENCE FRANÇAISE DE L ADOPTION

2 Connexion à la base de données AFA3.0 Ouvrez un navigateur web et rendezvous à l adresse suivante :

3 Connexion à la base de données AFA3.0 Votre identifiant et votre mot de passe vous sont communiqués par l AFA lors de votre première demande d accès. Pour rappel : Identifiant = adresse mail Mot de passe = fourni par l AFA lors de la création de l utilisateur

4 Ecran de connexion

5 Comment accéder à un dossier? Vous pouvez accéder à un dossier par les chemins suivants: Nom du candidat Numéro de dossier AFA Pays d origine Etape de procédure Statut du dossier

6 Ecran de recherche

7 Recherche par nom Vous pouvez rechercher par les premières lettres du patronyme du candidat.

8 Recherche par numéro AFA La recherche par le numéro AFA implique de connaitre l identifiant AFA du candidat.

9 Recherche par pays Vous pouvez rechercher les candidats par le pays d origine

10 Recherche par étapes de procédures Il existe neuf étapes de procédures: 3 états pour les listes d attente (attente refus arrêt) Avant PMR En cours de constitution En cours d envoi En traitement par le pays d origine Proposition d enfant en cours Suivi

11 Recherche par étapes de procédures

12 Recherche par le statut Le statut est important, selon votre choix le résultat sera différent. Tous : englobe tous les dossiers sans différence de statut En cours : ne concerne que les dossiers actifs Archivé : affiche les dossiers inactifs

13 Recherche par le statut

14 Recherche affinée Vous pouvez coupler les champs de recherche pour affiner le résultat.

15 Navigation à l intérieur des onglets Votre accès à la base AFA3.0 n est qu en «lecture seule», vous ne pouvez que visualiser les dossiers, sans pouvoir procéder à des modifications. Différents onglets permettent la navigation. Ils sont liés aux étapes de procédures que suit le dossier d adoption.

16 Descriptif des onglets

17 Onglet candidat Cet onglet reprend simplement la civilité et l identité des candidats. Un champ famille permet à l AFA d indiquer si ce candidat a des enfants biologiques ou s il a déjà adopté auparavant.

18 Onglet candidat

19 Onglet coordonnées Cet onglet permet de visualiser les coordonnées des candidats.

20 Onglet coordonnées

21 Onglet agrément Ici, vous retrouvez les données concernant l agrément : les dates d obtention, de modification, de renouvellement, de retrait, le champ agrément et le champ notice. Vous pouvez aussi savoir si les candidats acceptent les enfants à besoins spécifiques.

22 Onglet agrément

23 Onglet suivi Dans le cas où un candidat à plusieurs procédures en cours à l AFA, toutes ces procédures sont visibles dans cet onglet. Un clic sur le pays vous mènera vers la fiche de suivi de dossier.

24 Onglet suivi fiche de suivi Dans cette fiche vous retrouvez toutes les dates clefs du dossier d adoption. De l envoi du projet de mise en relation (PMR), jusqu au traitement du dossier par le pays d origine.

25 Onglet suivi fiche de suivi

26 Onglets enfants/visa et suivi post-adoption Dès la proposition d enfant, deux nouveaux onglets apparaissent nommés «enfant/visa» et «suivi post-adoption».

27 Onglet enfant/visa Ici, vous retrouvez les éléments liés à la proposition d enfant par le pays d origine. Date de la proposition, date de refus Un champ signalant la présence d un dossier de l enfant ou médical. Un champ pour les jugements et autorisations Ainsi que le prénom et nom de l enfant.

28 Onglet enfant/visa

29 Onglet suivi post-adoption Dans cette partie, vous trouverez : Un rappel de l enfant avec son nom d origine et son nom français, sa date de naissance et son sexe. Un rappel des suivis post-adoption transmis au pays d origine.

30 Onglet suivi post-adoption Dans le cas ou aucun suivi n est enregistré, un message système vous en avertira.

31 Onglet courriers Dans cet onglet vous retrouverez les dates et les objets des échanges entre l AFA, la famille, le Conseil général et le pays d origine.

32 Onglet courriers

33 Exportation des données Vous pouvez éditer une liste au format Excel de tous les dossiers de votre département par le chemin «récupération de données» sur l onglet d accueil.

34 Exportation des données

35 Exportation des données En prenant le chemin «récupération de données», vous atteindrez cette page. Il vous faudra «ajouter un paquet» pour créer un tableau Excel. En ajoutant un paquet, vous pourrez extraire les données sur les candidats, les courriers, le suivi post-adoption.

36 Exportation des données

37 Exportation des données Vous choisissez le type de données à exporter par le choix du questionnaire et vous cliquez sur «ajouter».

38 Exportation des données

39 Exportation des données Vous avez maintenant accès au choix des variables. Par défaut, toutes les variables sont cochées. Vous pourrez parfaitement exploiter le tableau Excel avec ce paramétrage (et sautez l étape suivante). Toutefois, si vous voulez réduire la taille du tableau, il vous faudra appuyer sur «variables».

40 Exportation des données

41 Exportation des données Sans être vraiment explicites, les variables restent compréhensibles.

42 Exportation des données Il vous suffit de cocher/décocher pour faire votre choix

43 Exportation des données Nommez votre tableau et choisissez le format d exportation. Par défaut le format est en «.CSV» lisible sur tous les tableurs.

44 Exportation des données

45 Exportation des données Une fois enregistré, vous obtenez un rappel de votre sélection. Pour exporter, il suffit de cliquer sur «récupérer les données».

46 Exportation des données Enregistrez le fichier puis rendez vous dans votre dossier «Téléchargements» pour y retrouver le tableau compressé. Il est nommé au format : date «AAAAMMJJ» + «voozanoo_centre».

47 Exportation des données

48 Exportation des données Clic droit sur le dossier compressé, faites «extraire ici» et votre tableur sera décompressé dans un dossier nommé à l identique.

49 Exportation des données

50 Exportation des données Le dossier contient deux items, un seul vous sera utile, celui au format.csv

51 Exportation des données Le tableau est en forme brute, mais entièrement exploitable et manipulable à l aide de n importe quel tableur.

52 Exportation des données

53 Astuces Notre base de données est optimisée pour le navigateur web «Mozilla Firefox». Vous pouvez aussi accéder à la base AFA depuis le site web de l agence : en vous identifiant sur votre «Espace pro» à l adresse suivante:

54 Espace Pro

55 Espace Pro Pour accéder aux dossiers de votre département, regardez dans les «outils pratiques» du site.

56 Espace Pro Ensuite, appuyer sur le lien «les dossiers de votre département» qui vous mènera à une fenêtre d identification.

57 Espace Pro

58 Fin Bonne visite sur notre site. Agence Française de l Adoption créé par Alexis Falcou Chargé du SI pour l Agence Française de l Adoption

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