MANUEL DES NOUVEAUTES

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1 MANUEL DES NOUVEAUTES DERNIERES NOUVEAUTES VERSION 2014

2 NOUVEAUTES SOMMAIRE 1 - NOUVEAU DESIGN POUR SECIBEXPERT 14 FLAT DESIGN AMELIORATION DES RELANCES... 2 PRESENTATION DE LA LISTE DES RELANCES EN FONCTION DU TRI CHOISI... 2 IMPRESSION DE LA LISTE DES RELANCES EN FONCTION DU TRI CHOISI... 3 CHOIX DE L IMPRIMANTE... 3 RELANCE : POSSIBILITE DE REGROUPER LES LETTRES DE RELANCE DANS UN SEUL FICHIER NOUVELLE PRESENTATION DE LA RECHERCHE PERSONNE... 5 MENU PERSONNES... 5 AJOUTER UNE PERSONNE DANS LE DOSSIER NOUVEL ETAT AVANCE : LISTE DES TACHES PAR INTERVENANT PARAMETRAGE D UNE PAGE WEB ACCESSIBLE DEPUIS VOTRE PAGE D ACCUEIL GESTION DES NOMS D'EXTENSION POUR DOC ET DOCX DOCUMENTS : AFFICHAGE DE LA TAILLE DES FICHIERS EXPORT COMPTABLE : PARAMETRAGE POUR NE PAS EXPORTER UN CODE BANQUE EBARREAU : CREATION ET RATTACHEMENT AUTOMATIQUE DU RÉCAPITULATIF DE PROCÉDURE AU FORMAT PDF LORS DE L'ENVOI DE N'IMPORTE QUELLE PROCEDURE EBARREAU : IMPORT DES AUDIENCES DE COUR D APPEL EBARREAU : RECHERCHE DU DESTINATAIRE DANS L'ANNUAIRE EBARREAU EBARREAU : AMELIORATION SUR LA PROCEDURE DE CONSTITUTION D'INTIME EBARREAU : AMELIORATION SUR L'ENVOI DES MESSAGES MULTI-SELECTION DES PIECES JOINTES LORS DE L'AJOUT DES PIECES JOINTES AVERTISSEMENTS EN CAS DE DEPASSEMENT DE LA TAILLE MAXIMUM DES PIECES JOINTES BARRE DE DEFILEMENT LORS DE L'ENVOI D'UN MESSAGE DELAI D ATTENTE DES REQUETES PARAMETRABLE EBARREAU : PERMETTRE LA RECHERCHE ET LA CONSULTATION DE DOSSIERS CA CONVERSION DES DOCUMENTS EN PDF DEPUIS SECIBEXPERT RECHERCHE DE DOSSIER PAR REFERENCE NOUVEAUX ETATS EXCEL : LISTE DES FACTURES PROFORMA ET DES FACTURES EN LITIGE NOUVEAU FILTRE DE DATE DANS LE MENU «GESTION DES TEMPS» *Pour accéder à une rubrique particulière cliquez dessus 1

3 NOUVEAUTES 1 - NOUVEAU DESIGN POUR SECIBEXPERT 14 FLAT DESIGN SECIBEXPERT 14 a été réalisé en suivant les standards graphiques actuels appelés «Flat Design», qui sont poussés par les éditeurs référents du marché (Microsoft, Apple). En particulier le thème blanc utilisé correspond à l interface graphique d Office 2013 et d ios7. Cela permet d après les études de leurs ergonomes d améliorer le contraste et donc la visibilité dans les logiciels utilisés quotidiennement, en faisant mieux ressortir les informations et boutons importants. 2 - AMELIORATION DES RELANCES Présentation de la liste des relances en fonction du tri choisi Les relances sont triées soit par dossier soit par client. L exemple ci-dessous est trié par nom du client 2

4 NOUVEAUTES Impression de la liste des relances en fonction du tri choisi Imprimez la liste des relances à effectuer, en cliquant sur ce bouton : L état se présente sous excel, ce qui permet de faire des tris et une mise en page comme on le souhaite : Choix de l imprimante Lorsque l on choisit d imprimer directement les relances, choisissez votre imprimante, en cliquant sur "choix de l imprimante". 3

5 NOUVEAUTES Relance : Possibilité de regrouper les lettres de relance dans un seul fichier Dans l'état des impayés, option "Lettre de relance", une option vous est offerte en plus "Grouper les documents". Cette option permet de fusionner toutes les lettres de relance dans un même document Toutes les lettres de relance sont regroupées dans un seul document word et sont séparées par un saut de section 4

6 NOUVEAUTES Cependant chaque lettre de relance est bien enregistrée dans chaque dossier concerné. 3 - NOUVELLE PRESENTATION DE LA RECHERCHE PERSONNE Menu Personnes Voici la nouvelle présentation du menu "Personnes" : Accès au menu des liens pour Compétence territoriale Pour écrire une lettre directement à la personne sélectionnée (cette lettre ne sera pas enregistrée dans un dossier client) Ajouter/Retirer au panier la personne sélectionnée 5

7 NOUVEAUTES Rechercher une personne Tapez ici le nom de la personne Choisir la catégorie (Partie, Tiers, ou Institution) Vous pouvez faire un filtre sur plusieurs types de fiche. Par exemple lorsque l'on souhaite chercher un avocat, il n'était pas possible de choisir à la fois "Avocat" et "Cabinet d'avocats", ce qui est possible dorénavant avec la possibilité de cocher plusieurs catégories : Vous avez la possibilité de faire également la recherche sur le nom de la ville où se trouve un type de personne, en changeant la sélection dans la zone "Recherche par ". Par exemple, je souhaite chercher les huissiers sur la ville de Chelles comme dans l exemple ci-dessous: 6

8 NOUVEAUTES Affichage de la recherche Dans la liste des personnes, une nouvelle colonne "Qualité" a été ajoutée, ce qui permet tout de suite de connaître le type de fiche. Ce qui est très utile par exemple pour une recherche sur les Tiers : Une nouvelle option "Inclure les inactifs" est apparue : par défaut ne sont affichées que les fiches actives, si l'on coche cette option la recherche se fera également sur les fiches inactives. Les fiches inactives sont distinguées par cet icône 7

9 NOUVEAUTES Meilleure visibilité des contacts rattachés à une personne morale Lorsqu une société a des contacts rattachés, cela se visualise par un En cliquant sur le, on visualise tous les contacts rattachés : Et inversement, on visualise par ce même plus la société à laquelle est rattachée une personne : Accès au panier En cliquant sur le, vous visualisez le contenu du panier : NB : Ce panier contient les nouvelles fiches créées dans la journée, et les fiches ajoutées dans le panier en cliquant sur le après avoir sélectionné une personne dans la liste. 8

10 NOUVEAUTES Ajouter une personne dans le dossier Lorsque l on ajoute une personne au dossier, voici le menu que vous avez pour rechercher la personne à ajouter à votre dossier : Pour créer une nouvelle personne, qui ne se trouve pas dans votre base de donnée, il faut cliquer sur le Les avantages de cette nouvelle fenêtre sont : - La possibilité de rechercher par ville - La possibilité d étendre la recherche sur deux catégories Parties + Tiers 9

11 NOUVEAUTES - L ajout de la colonne "Qualité" - La possibilité de sélectionner plusieurs qualités pour faire un filtre dans la recherche - La possibilité d inclure les fiches inactives dans la recherche - La possibilité d ouvrir une fiche à partir de la liste, par un clic droit, ce qui est très utile pour la vérifier par exemple avant de l ajouter au dossier - Et la possibilité de faire la suppression des homonymes à partir de cette liste 10

12 NOUVEAUTES - La possibilité de faire une recherche dans le panier 4 - NOUVEL ETAT AVANCE : LISTE DES TACHES PAR INTERVENANT Nous continuons à améliorer la gestion des tâches, avec l ajout d un nouvel état concernant les tâches dans les Etats avancés > Agenda > Tâches par intervenant Choisir le ou les destinataires 11

13 NOUVEAUTES 5 - PARAMETRAGE D UNE PAGE WEB ACCESSIBLE DEPUIS VOTRE PAGE D ACCUEIL Il est dorénavant possible de paramétrer dans un onglet de la page d accueil un lien vers une page web de votre choix. Dans le Menu Paramétrage - Général : Choisir Filtrer par «Utilisateur» Saisir l adresse de la page web : Vous retrouverez cette page web, dans l onglet Navigateur de votre page d accueil 12

14 NOUVEAUTES 6 - GESTION DES NOMS D'EXTENSION POUR DOC ET DOCX Les documents Word créés à partir de SECIBEXPERT sont désormais enregistrés en.docx, pour les versions ultérieures d Office Cependant nous tenons compte également du mode de compatibilité pour également enregistrer au format.doc lorsqu'il est activé quel que soit la version d'office. 7 - DOCUMENTS : AFFICHAGE DE LA TAILLE DES FICHIERS Dans l onglet Document de votre dossier, il apparait une nouvelle colonne qui indique la taille du fichier : 8 - EXPORT COMPTABLE : PARAMETRAGE POUR NE PAS EXPORTER UN CODE BANQUE Il est possible dorénavant de paramétrer qu un code banque ne s exportera pas. Menu Paramétrage Règlement ouvrir le code règlement que vous ne souhaitez pas exporter et cochez ici 13

15 NOUVEAUTES 9 - EBARREAU : CREATION ET RATTACHEMENT AUTOMATIQUE DU RÉCAPITULATIF DE PROCÉDURE AU FORMAT PDF LORS DE L'ENVOI DE N'IMPORTE QUELLE PROCEDURE Le récapitulatif de chaque procédure que vous pouvez imprimer avant l'envoi se met maintenant automatiquement en pièce jointe du message envoyé au greffe EBARREAU : IMPORT DES AUDIENCES DE COUR D APPEL Vous connaissiez la fonction d import des audiences du TGI, cette même fonction est disponible dorénavant pour l import des audiences de la Cour d Appel. Dans le menu paramétrage> puis ebarreau > Activation et Paramétrage 14

16 NOUVEAUTES Dans l onglet Import des audiences, cochez Cour d Appel : Choisir un code d activité SECIB pour la concordance avec les différents types d audience. Pour procéder à l import des audiences de la Cour d Appel, cliquez sur la barre de navigation Communication > ebarreau > Monde CA > Import des audiences 15

17 NOUVEAUTES L import des audiences de la Cour d appel fonctionne de la même façon que l import des audiences du TGI. 16

18 NOUVEAUTES 11 - EBARREAU : RECHERCHE DU DESTINATAIRE DANS L'ANNUAIRE EBARREAU Dorénavant vous avez accès à l'annuaire de ebarreau à partir de l'interface SECIBEXPERT, en cliquant sur le, lorque vous envoyez un message ebarreau. 17

19 NOUVEAUTES 12 - EBARREAU : AMELIORATION SUR LA PROCEDURE DE CONSTITUTION D'INTIME A l'étape 2, c'est le numéro de la déclaration d'appel qu'il faut renseigner par défaut, cependant vous avez toujours la possibilité de renseigner le numéro de rôle EBARREAU : AMELIORATION SUR L'ENVOI DES MESSAGES Multi-sélection des pièces jointes lors de l'ajout des pièces jointes Vous pouvez dorénavant sélectionner plusieurs fichiers à joindre en même temps. 18

20 NOUVEAUTES Avertissements en cas de dépassement de la taille maximum des pièces jointes Etant donné que la taille des fichiers à joindre est limitée, nous vous indiquons dorénavant la taille de chaque fichier. Si la capacité est dépassée, vous avez une alerte : Barre de défilement lors de l'envoi d'un message 19

21 Délai d attente des requêtes paramétrable NOUVEAUTES Si votre cabinet a régulièrement une erreur quand il envoie une pièce jointe volumineuse il faut augmenter le délai d attente dans les paramétrages d'ebarreau EBARREAU : PERMETTRE LA RECHERCHE ET LA CONSULTATION DE DOSSIERS CA A partir d un dossier sélectionnez le bouton Ebarreau > Monde CA > Consulter le dossier ebarreau. 20

22 NOUVEAUTES Ou à partir du menu Communication > Ebarreau > Monde CA > Consultation des dossiers de l avocat constitué CONVERSION DES DOCUMENTS EN PDF DEPUIS SECIBEXPERT Dorénavant, il est possible de convertir en pdf un document simplement à partir d un clic droit depuis SECIBEXPERT. A partir de l onglet Document de votre dossier, sélectionnez le document, puis clic droit Convertir en pdf. 21

23 NOUVEAUTES Vous pouvez nommer le document qui sera converti en pdf, comme vous le souhaitez, et cliquez sur OK. Le document converti en pdf s enregistre au même emplacement que le document original : 16 - RECHERCHE DE DOSSIER PAR REFERENCE Avec la touche F7 de votre clavier, vous pouvez rechercher un dossier par les références de n importe quel intervenant du dossier. 22

24 NOUVEAUTES 17 - NOUVEAUX ETATS EXCEL : LISTE DES FACTURES PROFORMA ET DES FACTURES EN LITIGE Dans le menu Etats - Les états Excel - Honoraires/Facturations, deux nouveaux états Excel sont désormais disponibles : - Liste des factures proforma - Liste des factures en litige NB : Par défaut ces états n apparaissent pas, il faut les activer dans la sécurité des états à partir d un compte administrateur. Si vous êtes interessé par ces états, et que vous n avez pas de compte administrateur rapprochez-vous auprès de notre hotline. 23

25 NOUVEAUTES 18 - Nouveau filtre de date dans le menu «Gestion des temps» Dans le menu Gestion des temps accessible par le menu Financier > Temps passés ou par le bouton de la barre d outils de SECIBEXPERT, est apparu un nouveau filtre si vous cochez Date. En cochant date apparait l ensemble des temps d une journée du cabinet, il est possible d accéder aux dates précédentes ou suivantes en utilisant simplement les flèches de droite et de gauche. En cochant en plus Mes temps passés, n apparaitront que vos temps sur la date sélectionnée. 24