POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES

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1 POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES du MUSÉE DES BEAUX-ARTS DU CANADA et son musée affilié, le Musée canadien de la photographie contemporaine Approuvée par le conseil d'administration du MBAC, le 22 mars 1993 Modifiée et approuvée par le conseil d'administration du MBAC, le 1 er avril 2003 Révisions approuvées par le conseil d administration du MBAC, le 15 juin 2010 Politique de gestion des risques du MBAC Page 1 sur 6

2 LA POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES DU MUSÉE DES BEAUX-ARTS DU CANADA BUT La politique a pour but d assurer la reconnaissance et l atténuation des risques importants par le Musée durant l atteinte de ses objectifs, afin de protéger ses biens physiques et intellectuels ainsi que ses ressources humaines et financières. La politique vise aussi à augmenter la confiance et la capacité de toutes les personnes concernées dans la détermination et la planification des risques. INTRODUCTION Au sens le plus large, une gestion des risques efficace assure la continuité des activités du Musée des beaux-arts du Canada et le maintien de ses services au public. En raison de son rôle de fiduciaire d une collection nationale d œuvres d art et de documents de recherche, et de la présence normale de risques dans son fonctionnement, le succès de la prestation de ses activités et de ses programmes dépend d une gestion efficace et cohérente de ces risques. Le Musée gère des risques tous les jours. L environnement où se déroule ses activités a évolué, et les avancées technologiques et les changements sociaux entraînent des risques associés à des phénomènes comme les pandémies, les matériaux dangereux, les données électroniques et le terrorisme mondial. Le Musée est très en vue. Il traite avec de multiples parties prenantes et doit bien connaître le milieu politique changeant dans lequel il fonctionne en tant que société d État. Par conséquent, le Musée encourt des risques légaux et politiques. Il s efforce d être au fait des tendances de la gestion de risques afin de prévenir les pertes et les dépenses inutiles, et toute conséquence négative sur son image et sa réputation. La gestion des risques doit concourir à l'exécution économique, efficace et efficiente de la mission du Musée, telle que stipulée dans la Loi sur les musées. Le Musée s'est engagé à offrir un environnement sécuritaire pour ses visiteurs, son personnel, ses collections d œuvres d art et ses documents de recherche, et les autres biens dont il a la responsabilité, où qu ils se trouvent, y compris l'information, les édifices, le matériel, l'ameublement et les véhicules. La gestion des risques exige une gérance digne de confiance et responsable de ressources limitées dans le cadre d'un ensemble complexe de dispositions légales et d'attentes de la part du public et du personnel. Politique de gestion des risques du MBAC Page 2 sur 6

3 OBJECTIFS Le Musée des beaux-arts a pour règle de déterminer, d atténuer à un niveau acceptable et d éliminer les risques menaçant ses employées, ses visiteurs, ses programmes et ses biens. En outre, il s efforce de minimiser et de contenir les coûts et les impacts lors d accidents dommageables résultant de ces risques. Le cas échéant, le Musée prend des mesures adéquates de dédommagement, de remise en état et de rétablissement. Les décisions relatives à la gestion des risques, y compris les mesures en cas d'urgence, sont guidées prioritairement par les personnes, les collections, l'information et les biens durant les étapes suivantes de gestion des risques : Déterminer - Déterminer et analyser les risques. Réduire - Assurer un milieu physique sécuritaire pour les visiteurs, le personnel et les œuvres d'art. - Concevoir et mettre en œuvre des mesures de prévention et de contrôle des pertes. - Veiller à la protection des œuvres d'art, entreposées et exposées, et des autres biens par des moyens de surveillance physique et électronique équilibrés. - Sensibiliser le personnel et les personnes travaillant au Musée à la sécurité en milieu de travail et dispenser au personnel des cours de secourisme. - Partager et transférer les risques au moyen de contrats et autres ententes, et par l'achat judicieux d'assurances. Répondre - Doter le Musée de mesures d'urgence éprouvées pour répondre aux événements prévisibles. Indemniser et récupérer - Prendre des mesures financières raisonnables pour permettre la récupération en cas de pertes, à l exclusion des pertes catastrophiques. - Remplacer les pertes lorsque cela est possible et rentable. - Veiller à l'établissement et à la conservation des documents pour la reddition de comptes et la détermination des pertes. - Assurer le traitement efficace des demandes d'indemnité. Politique de gestion des risques du MBAC Page 3 sur 6

4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS Le conseil d administration, principalement par l entremise de son comité de vérification, veille à la mise en place par le Musée de l organisation, des ressources et de la stratégie pour assurer la détermination, l évaluation, la minimisation, la maîtrise et l élimination régulières des risques dans toute l organisation. L approbation par le conseil d un plan de vérification axé sur les risques est un élément clé de cette responsabilité. Le comité de la haute gestion est responsable de communiquer et de promouvoir une culture organisationnelle qui comprend la gestion des risques comme une partie intégrante de toutes les activités; d assurer la détermination et l évaluation des risques, et la mise en œuvre des stratégies d atténuation appropriées; et de donner une direction claire des niveaux de risques acceptables et des mesures d atténuation attendues pour des niveaux de risques spécifiques. L élaboration périodique d un plan de vérification axé sur les risques est un élément clé de cette responsabilité. Les gestionnaires et superviseurs sont responsables de déterminer les risques associés aux programmes, services et autres activités dont ils ont la charge, et d intégrer la gestion des risques dans les pratiques de planification, d organisation, de contrôle et d information existantes. Tous les employés sont responsables de déterminer et de communiquer à leurs superviseurs tout risque dont ils ont conscience. RÉFÉRENCES La Loi sur les musées a dévolu au Musée la gestion et la libre disposition des biens mobiliers, des droits et de l actif. La Loi sur la gestion des finances publiques exige la protection et le contrôle de l actif et la bonne gestion des documents comptables. Le Code canadien du travail régit les responsabilités en matière de sécurité relative au personnel. La protection de l actif et des visiteurs que doit assurer le Musée est régie et influencée par diverses autres lois et politiques fédérales et quelques lois et règlements provinciaux, notamment : Loi sur l accès à l information Loi sur l indemnisation au Canada en matière d expositions itinérantes Loi canadienne sur la protection de l'environnement Loi sur le droit d auteur Code criminel Loi sur l insaisissabilité des biens culturels étrangers Politique sur la gestion des risques du gouvernement du Canada Politique sur la sécurité Loi sur les Archives nationales du Canada Code national du bâtiment - Canada Code national de prévention des incendies - Canada Loi sur la Bibliothèque nationale Loi sur les secrets officiels Règlement sur la gestion des déchets de l'ontario (relève de la Loi ontarienne sur la protection de Politique de gestion des risques du MBAC Page 4 sur 6

5 l environnement) Loi sur la protection des renseignements personnels Loi sur le transport des marchandises dangereuses Politique de gestion des risques du MBAC Page 5 sur 6

6 MUSÉE DES BEAUX-ARTS DU CANADA Politique de gestion de risques ANNEXE A -- Les risques universels 1. Information inexacte ou trompeuse - financière, opérationnelle ou autre 2. Cadre de prise de décision qui laisse à désirer - information inexacte ou non disponible - orientation stratégique qui n'est pas claire - décisions qui ne sont pas comparées au plan d'entreprise 2. Coûts excessifs - utilisation inefficace des ressources - pratiques contractuelles inappropriées - aucun contrôle de projet 4. Recettes ou financement insuffisants - crédits parlementaires réduits - mauvaises pratiques de perception des recettes - établissement inopportun des taux (valeur du marché) 5. Perte d'actifs ou de ressources ou perte de valeur des actifs - blessures corporelles - vandalisme, vol, incendie, accidents - mauvais entretien 6. Insatisfaction de la clientèle (interne ou externe) - manque d'appui des programmes - service qui ne répond pas aux besoins - mauvaise qualité du service 7. Non-conformité aux exigences de la loi ou des politiques - lignes directrices des organismes centraux, Loi sur la gestion des finances publiques, etc. - loi sur l'environnement 8. Sécurité du public - blessures corporelles 9. Interruption des activités - panne d'ordinateur prolongée - arrêt de travail - édifice dangereux 10. Fraude, conflit d'intérêt 11. Catastrophe ou dommages environnementaux Politique de gestion des risques du MBAC Page 6 sur 6