Comment organiser les fonctions de contrôle interne, conformité et de gestion des risques dans une société de gestion d investissements alternatifs

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1 Comment organiser les fonctions de contrôle interne, conformité et de gestion des risques dans une société de gestion d investissements alternatifs 13 mai 2014

2 Présentation de D2R Conseil La vocation de D2R Conseil, fondé en 2003, est d aider les entreprises d investissement (sociétés de gestion de portefeuilles, intermédiaires des marches financiers, conseillers en investissement financier ) à remplir leurs obligations règlementaires et à maîtriser leur risque de conformité grâce, notamment, à leur contrôle interne. Quelle que soit votre taille, D2R Conseil vous apportera une solution adaptée vos besoins dans le domaine de la conformité du contrôle interne, et de la gestion des risques: - Création d une société de gestion ou d un prestataire de services d investissement - Externalisation des contrôles permanents et du contrôle périodique - Audit - Organisation de votre contrôle interne - Formation - Gestion des risques - Veille règlementaire 2

3 Rappel des principaux textes applicables Directive Européenne ou code monétaire et financier Règlement général de l AMF Règlement Européen 231/2013 Position recommandation de l AMF Obligation COMOFI à et 5, à 57 (AIFM) Fonction permanente de vérification de la conformité COMOFI 15 (Directive AIFM) 16 (Directive AIFM) à à 43 (AIFM) Fonction de contrôle périodique 38 à Fonction permanente de gestion des risques 46 et 49 Gestion de la liquidité 3

4 Les 3 niveaux de contrôle Contrôle périodique audit interne ou externe niveau 3 3 Contrôle de Niveau 2 permanent: contrôle interne, conformité (RCCI), contrôle des risques. 2 Gestion des risques de niveau 1 1 Contrôle opérationnels de niveau 1, contrôle hiérarchique. 4

5 Le dispositif de contrôle interne et de conformité 5

6 Contrôle périodique audit interne ou externe niveau 3 6

7 Le contrôle périodique ou fonction permanente d audit interne Palan annuel d audit Rapport annuel Fonction de contrôle périodique Audits Suivi des recommand ations Recommand ations 7

8 Le contrôle périodique ou fonction permanente d audit interne Fonction indépendante et distincte des autres fonctions, y compris des fonctions de contrôle interne et de contrôle des risques. Évalue l efficacité des systèmes et des mécanismes de contrôle. Formule des recommandations et en assure le suivi. Remet un rapport annuel de contrôle périodique à l organe de Direction. Pas de regroupement possible des fonctions de contrôle permanent et d audit interne, sauf dans les petites sociétés de gestion, sous réserve de pouvoir démontrer l efficacité du dispositif. Mais fonction indépendante obligatoire pour toutes sociétés de gestion, quelle que soit leur taille, lorsque les fonctions de contrôle interne et de contrôle des risques sont sous la responsabilité du RCCI 8

9 Contrôle de Niveau 2 permanent: contrôle interne, conformité (RCCI), contrôle des risques. 9

10 Le risque de non conformité le risque de sanction judiciaire, administrative ou disciplinaire, de perte financière significative ou d'atteinte à la réputation, qui naît du non-respect de dispositions propres aux activités bancaires et financières, qu'elles soient de nature législatives ou réglementaires, ou qu'il s'agisse de normes professionnelles et déontologiques, ou d'instructions de l'organe exécutif prises notamment en application des orientations de l'organe délibérant. 10

11 Le dispositif de contrôle permanent et la fonction de conformité Cette fonction est prise en charge par le RCCI, responsable de la conformité et du contrôle interne, le RCCI est titulaire d une carte professionnelle délivrée par l AMF. Fonction indépendante, directement rattachée à l organe de Direction, a accès à toutes les informations disponibles dans l entreprise Principalement 2 rôles: 1/Gérer le risque de non-conformité Veille à ce que la société de gestion dispose d un recueil de procédures. Contrôle permanent du respect des procédures et des décisions de la Direction ainsi que de la bonne exécution des contrôles de premier niveau. Détection et résolution des conflits d intérêts. Application des règles de déontologie et des règles de bonne conduite: transactions personnelles, traitement des réclamations, respect de l intérêt des clients Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. 2/Conseiller et promouvoir une «culture de conformité» Formation du personnel Assistance des opérationnels Participation à la rédaction de nouvelles politiques et procédures, ainsi qu à l élaboration de nouveaux produits 11

12 Méthodologie du contrôle permanent et de la fonction de conformité Cartographie du risque de non-conformité. Plan de contrôle. Contrôles et recommandations: attention à leur traçabilité, rapport écrit à chaque contrôle, à l attention de la Direction et des opérationnels, décrivant la méthode employée, les documents utilisés et des recommandations pertinentes. Rapport au minimum annuel, écrit, à l organe de Direction. Rapport(s) aux autorités de supervision: rapport annuel FRA/RAC à l AMF. 12

13 Possibilité d externalisation des fonctions de contrôle permanent, de conformité et de contrôle périodique. Possible pour les petites SGP. Un dirigeant responsable peut être nommé RCCI. Il est également en charge du contrôle périodique et du contrôle permanent. Application des règles de l externalisation des fonctions essentielles (articles et suivants du RGAMF). La SGP demeure responsable de la fonction externalisée. Lorsque la SGP n appartient pas un groupe, il est préférable que la fonction de contrôle périodique soit confiée à un prestataire externe. Lorsqu en application du principe de proportionnalité, le responsable de la conformité et du contrôle interne est également en charge du contrôle des risques, la SGP doit confier à un prestataire externe le contrôle périodique de l établissement. 13

14 Décision de la commission des sanctions à l égard d X, 5 décembre Considérant qu il est reproché de graves insuffisances dans le dispositif de contrôle interne et de conformité à X qui n aurait pas été dotée, en violation des termes du dossier d agrément, de procédures en matière de contrôle interne, de contrôle permanent et de contrôle de conformité et, «a fortiori, d aucune procédure destinée à organiser le contrôle périodique» ; que cette carence de procédures propres et adaptées à l activité d X aurait présenté des risques significatifs en matière de surveillance de l activité nécessaire à la protection des porteurs et n aurait permis ni un contrôle efficace de 2ème niveau ni au responsable de la conformité d identifier les risques en amont ; que la mission de contrôle aurait relevé que seul un quart des contrôles planifiés en 2009 et 2010 auraient été réalisés, que les points de contrôles annuels qui ne prévoyaient aucune vérification des documents constitutifs de fonds, des attestations et certifications d inventaires, des rapprochements de positions et des due diligences auraient été insuffisants et qu X aurait systématiquement fait appel à la banque de financement et d investissement de Natixis comme contrepartie des instruments dérivés complexes sans procéder à des appels d offres ou à des recherches de prix auprès d autres contreparties sans que le dossier d agrément fasse état d une telle exclusivité. La Commission des Sanctions a prononcé une sanction pécuniaire de ainsi que la publication de la décision. 14

15 La gestion des risques 15

16 Le système de gestion des risques Politiques et procédures KRI, Limites et alertes Fonction permanente de gestion des risques Techniques de mesure et de gestion des risques cartographie 16

17 La fonction permanente de gestion des risques Fonction indépendante sur le plan fonctionnel et hiérarchique: Les personnes qui exercent la gestion des risques ne sont pas sous la supervision des personnes responsables de la gestion des portefeuilles ou des unités opérationnelles. Ces personnes n exercent pas de tâches opérationnelles, y compris la gestion de portefeuilles. Leur rémunération est indépendantes des performances des unités contrôlées. Elles disposent de l autorité nécessaire. Définit les politiques et procédures et les réexamine au moins annuellement ou en cas de changements substantiels, par exemple dans la politique de gestion. Veille à ce que le profil de risque du FIA soit compatible avec les limites de risque fixées. Contrôle le respect des limites avec des outils de suivi= Key Risk Indicators, et effectue des simulations de crise. Informe la Direction à intervalles réguliers et au minimum annuels. 17

18 Adaptation à la taille et à l activité de la SGP: proportionnalité. Source: AMF la maîtrise des risques au sein des SGP 18

19 Organisation en fonction de la taille et de l activité de la SGP. Lorsque la fonction de conformité et la fonction permanente de gestion des risques sont confiées à une même personne, par exemple le RCCI, la SGP doit s assurer d une part que la personne a l expérience et les connaissances nécessaires pour mener à bien les missions de contrôle et d autre part qu un contrôle périodique indépendant a été mis en place dans la société. 19

20 Délégation à un prestataire externe de la fonction de gestion des risques. La fonction de gestion des risques ne peut être déléguée qu à un prestataire lui même agrée pour la gestion de portefeuilles et soumis à la surveillance d une autorité de supervision comme l AMF, par exemple une SGP agrée pour gérer des OPCVM ou bien des FIA. La délégation de la fonction ne décharge pas le délégant de sa responsabilité. Le délégant doit continuer à posséder les compétences nécessaires pour exercer cette fonction et contrôler la qualité de la prestation qui lui est rendue. 20

21 Définition des 4 grandes familles de risques «risque de contrepartie» le risque de perte pour le fonds ou le portefeuille individuel résultant du fait que la contrepartie à une opération ou à un contrat peut faillir à ses obligations avant que l'opération ait été réglée de manière définitive sous la forme d'un flux financier. «risque de liquidité» le risque qu'une position dans le portefeuille ne puisse être cédée, liquidée ou clôturée pour un coût limité et dans un délai suffisamment court, compromettant ainsi la capacité du fonds à rembourser à tout moment ses porteurs ou la capacité pour le prestataire de services d'investissement de liquider des positions dans un portefeuille individuel dans des conditions conformes aux obligations contractuelles résultant du mandat de gestion. «risque de marché» le risque de perte pour le fonds ou le portefeuille individuel résultant d'une fluctuation de la valeur de marché des positions de son portefeuille imputable à une modification de variables du marché telles que les taux d'intérêt, les taux de change, les cours d'actions et de matières premières, ou à une modification de la qualité de crédit d'un émetteur. «risque opérationnel» le risque de perte pour le fonds ou le portefeuille individuel résultant de l'inadéquation de processus internes et de défaillances liées aux personnes et aux systèmes de la société de gestion de portefeuille, ou résultant d'événements extérieurs, y compris le risque juridique et le risque de documentation, ainsi que le risque résultant des procédures de négociation, de règlement et d'évaluation appliquées pour le compte du fonds ou du portefeuille individuel. 21

22 Exemple de cartographie des risques Famille de risques Type de Risque Source du risque OPCI Composition du portefeuille: 60% immeubles, 35% actions 5% liquidités. Risque de marché Risque immobilier Risque de marché actions Risque de volatilité Risque de taux Immeubles ou titres de sociétés immobilières non cotées Actions cotées de sociétés immobilières Actions Emprunts réalisés par l OPC Stratégie: emprunt jusqu à 50% de l actif Couverture du risque de taux d intérêt. Risque de Liquidité Risque de Contrepartie Faible liquidité des actifs en portefeuille Couvertures des emprunts Placement des liquidités Risque de non recouvrement des loyers Immobilier Contrat d échange sur taux d intérêt Dépôts Défaillance des locataires des immeubles Risques opérationnels liés à l investissement Risque de Règlement/livraison Risque juridique Risque locatif Actions Contrats financiers, baux, actes d acquisition Vacance des immeubles 22

23 Exemple de fixation de limites Famille de risques Type de Risque Source du risque Risque de marché Risque de Liquidité Risque de Contrepartie Risque immobilier Risque de marché actions Risque de volatilité Risque de taux Faible liquidité des actifs en portefeuille Couvertures des emprunts Placement des liquidités Risque de non recouvrement des loyers Immeubles ou titres de sociétés immobilières non cotées Actions cotées de sociétés immobilières Actions Emprunts réalisés par l OPC Immobilier, actions Contrat d échange sur taux d intérêt Indicateur de risque Perte maximum sur un trimestre Ratio de Sharpe du portefeuille Volatilité mensuelle Ratio emprunts à taux variable Nombre de jours/mois pour liquider l actif Limites 10% > 0,9 Dépôts Défaillance des Exposition max par contrepartie 20% 20% locataires des immeubles 15% maximum En fonction des stress tests 20% 23

24 Exemple de cartographie des risques opérationnels Source: D2R outil de gestion des risques opérationnels 24

25 La gestion du risque de liquidité. Point important de la Directive AIFM: article 16. Précisé par les articles 46, 47 et 48 du Règlement Délégué 231/2013. Objectif: garantir que le profil de liquidité des investissements du FIA est conforme à ses obligations sous jacentes. Ne s applique pas aux FIA de type fermé ne recourant pas à l effet de levier. Cohérence entre le profil d investissement et la politique de remboursement: Mesurer le temps nécessaire pour liquider le portefeuille afin de rembourser les porteurs dans le respect des conditions contractuelles de rachat, en tenant compte des situations de crise (stress test). Contrôler les mesures mises en place par les autres gestionnaires d OPC lorsqu on investit dans d autres OPC. Mesurer l adéquation actif/passif, en se fondant, notamment, sur un historique des rachats et des souscriptions. Mettre en place une politique à même de garantir l égalité des porteurs dans des situations de rachat maximal ou d illiquidité des marchés. 25

26 Information des investisseurs sur les risques qu ils encourent. Avant la souscription: DICI, prospectus, mise en garde des investisseurs sur la volatilité du fonds, les instruments dans lesquels il investit, sa liquidité. Dans les rapports périodiques destinés aux investisseurs, et, au minimum dans le rapport annuel: Le pourcentage d'actifs non liquides qui font l'objet d'un traitement spécial. Toute nouvelle disposition prise pour gérer la liquidité du FIA ainsi qu une vue d ensemble des changements éventuels apports aux dispositifs liés à la liquidité. Le profil de risque et système de gestion du risque utilisé. Le dépassement des limites de risque fixées par le gestionnaire et les mesures correctrices. Des informations doivent être communiquées aux porteurs régulièrement et dans les meilleurs délais: Le changement du niveau de l'effet de levier maximal. Le montant total du levier. La nature des garanties octroyées. La nature des droits octroyés pour le réemploi du collatéral. Les éventuels changements de prestataire en lien avec les points évoqués ci-dessus. 26

27 Décision de la commission des sanctions à l égard de Société X, 25 juillet Considérant que les observations précédentes, relatives à la valorisation des CDO et du swap de performance, mettent en lumière une insuffisance du contrôle de deuxième niveau effectué par la fonction de «contrôle des risques» de X; que le dossier ne porte trace d aucune vérification du forçage du cours des CDO à 5% de leur valeur nominale, tel qu il a été effectué, puis maintenu en 2010 par le gérant ; qu aucun test, aucun sondage ne paraît avoir été fait, le contrôle opéré par la fonction «risques» s étant limité à une confirmation du maintien de la valorisation à 5%, donnée dans les trois minutes, sans analyse approfondie, à la question du gérant du FCP ; Considérant, en conséquence, qu est caractérisé le manquement aux articles et du règlement général de l AMF qui imposent aux prestataires d établir et de maintenir opérationnelles «des politiques et procédures efficaces de gestion des risques permettant d identifier les risques liés à ses activités, procédures et systèmes et, le cas échéant, de déterminer le niveau de risque toléré par elle» et de faire en sorte que «le contrôle permanent s assure, sous la forme de contrôle de deuxième niveau, de la bonne exécution des contrôles de premier niveau» ; La Commission des Sanctions a prononcé une sanction pécuniaire de ainsi que la publication de la décision. 27

28 Jean-Pierre Verrons Tel E mail jpverrons@d2r.fr Ce document a été achevé de rédiger le 12 mai Malgré le soin apporté à sa rédaction, cette présentation peut présenter des erreurs ou omissions dont D2R ne saurait être tenu responsable. Les opinions évoquées sont le fruit d une analyse et d une réflexion interne et n ont pas été validées par l Autorité des Marchés Financiers ou par l Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution. D2R Conseil Jean-Marie Castagnès Tel E mail jmcastagnes@d2r.fr