INSERER DES DOCUMENTS PDF SUR VOTRE SITE Gestion des ressources

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1 INSERER DES DOCUMENTS PDF SUR VOTRE SITE Gestion des ressources FFF Direction des Systèmes d Informations Service Applications Digitales Cécile RODIER pole-technique@fff.fr Matthieu TOURIGNY pole-technique@fff.fr Armelle KUS SAINT-SUPERY (Directrice des Systèmes d Informations)

2 Sommaire I. Accès à la bibliothèque des ressources 1 II. Ajouter une ressource dans la bibliothèque 2 III. Modifier une ressource de la bibliothèque 4 1. Accéder à la ressource Modifier des paramètres... 4 IV. Supprimer une ressource de la bibliothèque 6 V. Insérer des fichiers volumineux 7 1. Utilisation du module Outils Ressources Insertion du fichier dans la bibliothèque de ressources... 10

3 I. Accès à la bibliothèque des ressources Vous souhaitez mettre des documents PDF en téléchargement sur votre site. L outil de publication permet de vous constituer et d enrichir une bibliothèque de ressources utilisables dans vos articles. Cliquer sur Ressources pour y accéder. La liste de vos ressources s affiche. A partir de cet écran, vous allez pouvoir : Créer une nouvelle ressource, Modifier une ressource existante, Supprimer une ressource existante. 1

4 II. Ajouter une ressource dans la bibliothèque Faire à droite de Ajouter une nouvelle ressource. Vous accédez à la page de création. Remplir les champs proposés. Attention : votre document ne doit pas dépasser 2 Mo. Les fichiers dont le poids est supérieur devront être insérés via l Outil Ressources (voir page 7) Ressource Faire pour aller chercher le document PDF sur votre ordinateur. Titre Le titre sert de lien à l Internaute pour télécharger votre document (faire relativement court et explicite). Légende Ce champ permet de saisir des informations pouvant être utiles au gestionnaire du site (par exemple, date de modification de la ressource, nom de l utilisateur l ayant modifiée, etc.). La légende ne s affiche pas sur le site. Pour remplir ou modifier la légende, il faut cliquer sur et saisir du texte dans la fenêtre qui s est ouverte. Valider en faisant. Catégorie Champ obligatoire. Ces catégories sont créées à votre demande pour faciliter la recherche et l indexation de vos documents. A sélectionner via le menu déroulant. 2

5 Date Ce champ est renseigné automatiquement lors de la création de la ressource. En création, elle n a pas lieu d être modifiée. Faire à droite de Enregistrer la nouvelle ressource. La création de votre ressource est confirmée. Pour revenir à l accueil du module Ressources : Cliquer sur. Cliquer sur Ressources dans la barre des menus. La ressource créée s affiche désormais dans la liste. Elle est à présent utilisable dans vos articles. Pour savoir comment insérer une ressource dans un article, consulter la documentation «Créer des articles». 3

6 III. Modifier une ressource de la bibliothèque Vous modifiez une ressource si vous souhaitez : changer son nom, remplacer le fichier PDF par un autre, changer sa catégorie, modifier sa date d enregistrement. 1. ACCEDER A LA RESSOURCE Cliquer sur Ressources dans la barre des menus. Plusieurs cas de figure : La ressource est affichée dans la liste du bloc Ressources disponibles, cliquer sur au niveau du document souhaité pour l éditer. Si la ressource n est pas directement disponible, vous pouvez utiliser les outils de filtre pour y accéder : Catégorie : les ressources peuvent être rangées dans des catégories. Ces catégories sont créées à votre demande pour faciliter la recherche et l indexation de vos documents. A sélectionner via le menu déroulant. Nb de réponses : par défaut, 50 ressources vous sont proposées. Le nombre de réponses peut être augmenté. A sélectionner via le menu déroulant. Titre contenant : il est possible de rechercher une ressource par un ou des mots de son titre. Vous pouvez utiliser les 3 filtres en même temps (par exemple, rechercher une ressource par son titre, au sein d une catégorie, avec 100 réponses demandées), ou 2 sur 3 ou simplement un seul. Une fois vos critères de recherche définis, cliquez sur le bouton. Une liste de résultats s affiche. Cliquez sur au niveau du document souhaité. Si aucune des ressources proposées ne vous convient ou s il n y a aucune réponse qui s affiche, modifiez vos critères et relancez une recherche. Vous pouvez également utiliser les entêtes de colonne (Titre de la ressource, Nom du fichier, Catégorie et Date) pour effectuer des tris. Par exemple, en cliquant sur Date, les ressources s affichent de la plus récente à la plus ancienne (ou inversement). Cliquez sur au niveau du document souhaité. 2. MODIFIER DES PARAMETRES Vous accédez à la page de modification de la ressource. Les champs sont pré-remplis 4

7 Vous pouvez modifier : Le fichier à télécharger : faire pour aller chercher le document sur votre ordinateur. Le nom de la ressource : modifier les données saisies dans le champ Titre. La légende : faire pour en modifier le contenu. La catégorie : sélectionner la catégorie voulue via le menu déroulant. La date : la date indiquée est celle de la création de la ressource. Vous pouvez indiquer la date de modification de la ressource. Une fois les modifications effectuées, faire à droite de Enregistrer la ressource. Votre ressource est utilisée dans un article de votre site : Vous avez remplacé le fichier à télécharger il n est pas nécessaire de revalider l article, le nouveau fichier sera automatiquement disponible. Vous avez modifié le nom de la ressource il est nécessaire de réinsérer votre ressource dans votre article pour faire prendre en compte le changement de nom. 5

8 IV. Supprimer une ressource de la bibliothèque Au préalable, il faut vous assurer que votre ressource n est pas utilisée dans un article. Auquel cas, un message vous indique dans quel article celle-ci est insérée. Numéro de l article dans lequel la ressource est présente Au besoin, retirer la ressource de l article. Pour savoir comment supprimer une ressource dans un article, consulter la documentation «Créer des articles», page 21. Cliquer sur Ressources dans la barre des menus. Plusieurs cas de figure : La ressource est affichée dans la liste du bloc Ressources disponibles, cliquer sur au niveau du document souhaité pour le supprimer. Une confirmation vous est alors demandée. Valider. Si la ressource n est pas directement disponible, vous pouvez utiliser les outils de filtre pour y accéder (voir page 4). Une fois que celle-ci s affiche dans la liste des Ressources disponibles, procéder comme indiqué ci-dessus. Si vous souhaitez d abord vérifier le contenu de la ressource avant de la supprimer, allez en modification de celle-ci (voir pages 4-5). Vous pouvez visualiser le fichier PDF en cliquant sur. Fermer la fenêtre. Si le fichier est bien celui que vous désirez supprimer, faites à droite de Supprimer la ressource. Une confirmation vous est alors demandée. Valider. 6

9 V. Insérer des fichiers volumineux Il est possible d insérer dans l outil de publication des documents PDF dont le poids est supérieur est à 2 Mo. Nous vous conseillons toutefois de veiller à alléger vos documents le plus possible, le standard sur le Web étant de produire des pages les plus légères possibles. 1. UTILISATION DU MODULE OUTILS RESSOURCES L insertion de ce type de fichier requiert de suivre une procédure spécifique. Cliquer sur Outil Ressources pour y accéder. La page peut mettre quelques instants à s afficher. Un message d avertissement apparaît. Cliquer sur pour poursuivre. La page peut à nouveau mettre quelques instants à s afficher. Vous accédez alors à la page vous permettant de télécharger le(s) document(s) PDF. 7

10 1 2 La zone de téléchargement C est dans cette zone que vous allez procéder au téléchargement. Cliquer sur le bouton et aller chercher le fichier PDF sur votre ordinateur. Une fois le document sélectionné, cliquer sur téléchargement s effectue. situé sous la zone de téléchargement. Le Vous pouvez arrêter le téléchargement en cliquant sur. 8

11 La liste des ressources téléchargées Le fichier téléchargé apparaît dans Ressources disponibles du fichier d upload. Répétez cette opération si vous avez d autres documents à télécharger. A noter : vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers quand vous cliquez sur. Les fichiers seront téléchargés en même temps. Si vous avez téléchargé un document par erreur, vous pouvez le supprimer en cliquant sur. Le fichier disparaît des Ressources disponibles du fichier d upload. Si vous souhaitez faire disparaître l indication de téléchargement du fichier, utilisez le bouton. 9

12 2. INSERTION DU FICHIER DANS LA BIBLIOTHEQUE DE RESSOURCES A ce stade, votre document est enregistré dans l outil de publication, mais il n est pas encore utilisable dans un article. Il vous faut, au préalable, l enregistrer dans la bibliothèque de ressources. Cliquer sur Ressources dans la barre des menus et faire à droite de Ajouter une nouvelle ressource. Vous accédez à la page de création. Remplir les champs proposés. Dans le champ Ressource, cliquer sur. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer sur au niveau du fichier PDF que vous voulez insérer. Remplir ensuite les autres champs comme indiqué pages 2-3. Enregistrer votre ressource. Cette ressource est modifiable comme les autres ressources «classiques». En revanche, si vous devez remplacer le fichier par un autre (dont le poids est lui aussi supérieur à 2 Mo), il vous faudra insérer le document dans l Outil Ressources et l intégrer comme expliqué ci-dessus. 10