S U P P O R T D E C O U R S. EXCEL 2007 Tableur

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1 S U P P O R T D E C O U R S EXCEL 2007 Tableur La gestion de données Table des matières 1 Saisir et contrôler les données... 2 Vérifier que la liste est une base Excel... 2 Adapter l affichage... 3 Saisir des données... 3 Ajouter des contrôles de saisie... 4 Validation des données... 4 Repérer les données non valides... 5 Créez des vues personnalisées Traitez les données pour obtenir une liste de données... 7 Supprimez les doublons... 7 Répartir le contenu d une colonne sur plusieurs colonnes... 7 Transformez des lignes en colonnes et inversement Triez le contenu de la base... 9 Triez sur un seul champ... 9 Triez sur un ou plusieurs champ(s)... 9 Triez selon un ordre de tri arbitraire Rechercher des informations Exploitez la fonction Rechercher/Remplacer Utilisez le formulaire Utilisez les filtres simples Utilisez le filtre avancé Extrayez une partie de la base Comment perfectionner les listes de données? La mise en forme conditionnelle L outil "Image liée" d Excel Le mode plan Créez automatiquement le plan Affichez ou masquez des niveaux de ligne ou de colonne Affichez ou masquez un groupe seul Effacez le plan Créez manuellement des niveaux de plan Les sous-totaux FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 1 17

2 Microsoft Excel vous permet de gérer des listes de toutes sortes, d y rechercher des données et d en extraire des statistiques, le tout sans programmation et en quelques clics. 1 Saisir et contrôler les données Excel propose de nombreuses fonctions pour faciliter l entrée et la vérification des données. Vérifier que la liste est une base Excel Toute liste présentant les caractéristiques ci-dessous sera considérée comme une base de données par Excel sans spécification supplémentaire : Une ligne d en-tête La première ligne de la base doit contenir les noms des champs, les étiquettes de colonnes, tous différents. Il y a un champ par colonne et une colonne par champ. Un seul type de données par champ Les cellules d'une même colonne contiennent des données de même type (Valeur du champ) : textes, nombres ou dates. Une ligne par fiche et une fiche par ligne Les lignes d'une liste contiennent un ensemble de données similaires (Enregistrements ou Fiches). Pas de ligne ou de colonne vierge dans la base. Des données cohérentes Veillez à taper toujours de la même façon les mêmes données. Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous familiariser. Ces mêmes termes sont aussi utilisés dans la section de la base de données Access. Données Champ Enregistrement Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses Les informations de même type sont conservées dans un même champ. Ex.: Nom, Prénom, Taille, Salaire, Quantité... Avec Excel, les données d'un même champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données. Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un événement. Avec, Excel, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des événements. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 2 17

3 CONSEILS Éviter d'avoir plusieurs listes dans la même feuille de calcul. Isoler la liste dans la feuille. Éviter de saisir d'autres données sur les côtés ou en dessous de la liste, ces données peuvent gêner Excel dans la sélection de la liste ou être masquées lors des opérations de filtrage. Taille maximale : 255 colonnes et lignes. Choisir une mise en forme différente pour la ligne d étiquette facilitera la sélection automatique des données de la liste lors de certaines opérations comme le tri. Ne pas laisser de lignes vides. Utilisez le même format pour les données d une même colonne. Attention aux espaces. Des espaces en trop risquent de gêner lors des opérations de tri et de recherche. Il est fortement conseillé de nommer la liste. La distinction entre les majuscules et les minuscules n est faite que pour les tris lorsque l option Respecter la casse est sélectionnée. Adapter l affichage La première mesure à prendre sur une base volumineuse est de geler la première ligne à l écran. De cette façon, les noms de champs resteront affichés quand la feuille défilera. Vous pouvez afficher deux zones d'une feuille de calcul et verrouiller des lignes ou des colonnes dans l'une de ces deux zones en figeant ou en fractionnant les volets. Lorsque vous figez des volets, vous sélectionnez des lignes ou des colonnes spécifiques qui restent visibles lors du défilement des données dans la feuille de calcul. Figer les volets menu Affichage Cliquez sur le bouton Figer les volets Choisissez parmi les 3 possibilités - Figer les volets - Figer la ligne supérieure - Figer la première colonne Saisir des données Pour créer de nouvelles fiches ou modifier des fiches existantes, la saisie peut s'effectuer directement sur la feuille de calcul. La saisie peut aussi être effectuée à l aide d'un formulaire généré par Excel d après le contenu des deux premières lignes de la liste. Cette commande n est plus accessible directement par défaut depuis Excel ASTUCE Rendre accessible la commande Formulaire Cliquez sur la petite flèche placée à droite de la barre d outils Accès rapide (en haut à gauche) Choisissez Autres commandes puis Toutes les commandes. Déroulez la liste jusqu à l élément Formulaire Cliquez sur Ajouter>> puis sur OK FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 3 17

4 Affichage du formulaire Placez le pointeur dans n importe quelle cellule de la base Cliquez sur le bouton Formulaire de la barre d outils Accès rapide Le bouton Nouvelle permet d ajouter un enregistrement à la liste de données. Cet enregistrement sera placé à la fin de la liste Le bouton Supprimer permet de supprimer un enregistrement de la liste de données. Excel va demander une confirmation avant de procéder Le bouton Restaurer permet de rétablir les valeurs d'un enregistrement avant des modifications que vous avez apporté. Doit être utilisé avant de changer d'enregistrement. Les boutons Précédente et Suivante permettent de passer d une fiche à l autre. La barre de défilement verticale permet un déplacement plus rapide. Le bouton Critères permet d'établir des critères de recherche et d afficher seulement les enregistrements requis. Le bouton Fermer permet de fermer le formulaire. Ajouter des contrôles de saisie Afin de faciliter la saisie et de limiter les erreurs de saisie, Excel vous permet de contrôler les données saisies. Les règles de validation permettent d automatiser la saisie dans une base de données grâce à des listes déroulantes, ou alors d interdire la saisie selon certains critères. Validation des données Validation des données menu Données Cliquez sur Validation des données onglet Options Dans la zone Autoriser, sélectionnez le type de données. Dans la zone Données, spécifiez les limites en fonction du type de données sélectionné ci-dessus. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 4 17

5 onglet Message de saisie Cet onglet permet d afficher des messages pour guider l utilisateur en précisant le type de données à saisir dans la cellule sélectionnée. La zone Titre, permet de donner un titre au message, La zone Message de saisie, permet de définir le message qui doit apparaître. onglet Alerte d erreur Cet onglet permet d afficher des messages expliquant ou empêchant des entrées erronées. Dans la zone Style, sélectionner le type de style qui doit être présent dans le message d erreur : Arrêt - Avertissement - Informations La zone Titre, permet de donner un titre au message, La zone Message d erreur, permet de définir le message qui doit apparaître. Arrêt >> Saisie obligatoire d une donnée conforme à la règle de validation. Avertissement >> Saisie possible d une valeur non conforme à la règle de validation. Un message d avertissement s affiche. Information >> Saisie possible d une valeur non conforme à la règle de validation. Un message d information s affiche. Validez pour finir votre règle de validation en cliquant sur OK. Repérer les données non valides Vous avez la possibilité d entourer les valeurs qui ne sont pas conformes aux règles que vous définissez. Entourer les données non valides menu Données Cliquez sous Validation des données Choisissez Entourer les données non valides FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 5 17

6 Retirer l entourage des données non valides menu Données Cliquez sous Validation des données Choisissez Effacer les cercles de validation Créez des vues personnalisées Si la base doit être consultée ou modifiée par plusieurs personnes, toutes ne s intéressent pas nécessairement aux mêmes données. Vous pouvez pour cela créer des vues adaptées à chaque personne. Créer une vue personnalisée Réglez l affichage comme voulu menu Affichage > groupe Affichages classeur Cliquez sur Personnalisé Cliquez sur le bouton Ajouter Saisissez un nom pour la vue personnalisée Validez en cliquant sur OK Afficher une vue personnalisée menu Affichage > groupe Affichages classeur Cliquez sur Personnalisé Double-Cliquez sur la vue souhaitée FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 6 17

7 2 Traitez les données pour obtenir une liste de données Supprimez les doublons Excel est maintenant capable d analyser votre liste de données à la recherche de doublons. Rechercher Sélectionnez n importe quelle cellule de votre base menu Données > groupe Outils de données Cliquez sur le bouton Supprimer les doublons Sélectionnez ensuite les champs sur lesquels porte votre recherche. Attention Si vous les cochez tous, Excel ne signalera, comme doublons, que les fiches strictement identiques, à la virgule près. Mieux vaut ne cocher que les champs significatifs. Cliquez sur OK Les fiches en double sont automatiquement effacées. Répartir le contenu d une colonne sur plusieurs colonnes Lorsque vous récupérer des données, il se peut que plusieurs champs soient contenus dans une même cellule. Vous avez la possibilité de répartir le contenu d une cellule dans des colonnes distinctes. Convertir des données Sélectionnez la plage de cellules contenant les données. menu Données > groupe Outils de données Cliquez sur le bouton Convertir Étape 1/3 Sélectionnez le type de données d origine : - Délimité : si les champs sont délimités par un caractère tel une virgule ou un espace. - Largeur fixe : pour découper suivant un nombre de caractères. Étape 2/3 Délimité Précisez le symbole utilisé comme séparateur de champ. Étape 2/3 Largeur fixe Précisez la (ou les) largeur(s) des champs. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 7 17

8 Étape 3/3 Dans cette étape, vous pouvez sélectionner chaque colonne pour lui affecter un format de nombre. Vous pouvez spécifier également la destination des données converties, en allant pointer la première cellule à partir de laquelle vous souhaitez coller le résultat. Transformez des lignes en colonnes et inversement Cela vous est certainement déjà arrivé de vouloir transformer une colonne en ligne ou l'inverse pour de multiples raisons. La solution "manuelle" est un peu fastidieuse, en revanche la commande Collage spécial vous permet de transposer une colonne de données en une ligne et inversement. > Transposer des données Sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez transposer. Copiez les données Sélectionnez la cellule supérieure gauche de votre zone de collage, qui doit se trouver en dehors de la zone de copie. menu Accueil > groupe Presse-papiers Cliquez sous le bouton Coller Choisissez l option Transposer RQ : Vous retrouvez également cette option dans l option Collage spécial. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 8 17

9 3 Triez le contenu de la base Après la saisie, la première exploitation que l on peut avoir besoin d effectuer sur une base est le tri. Trier une liste consiste à classer les données dans un certain ordre (alphabétique, numérique, chronologique, croissant ou décroissant, ). Excel réorganise les lignes de la liste en fonction du contenu d une ou plusieurs colonnes appelées "clés". Triez sur un seul champ Trier sur un seul champ Cliquez dans une des cellules de la colonne à trier menu Données > groupe Trier et filtrer Cliquez sur le bouton ou sur le bouton Trier du plus petit au plus grand Trier du plus grand au plus petit Tous les enregistrements de la liste de données vont se déplacer selon l ordre choisi. ATTENTION Si vous sélectionnez une colonne ou une plage de cellules (et non une cellule seule), ce n est pas la liste de données qui sera triée mais uniquement la sélection. Les autres champs ne suivant pas, les données n auront plus de correspondance entre elles. Dans ce cas, Excel vous propose d étendre votre sélection : Triez sur un ou plusieurs champ(s) Par défaut, Excel n applique qu une seule clé de tri, ce qui est souvent insuffisant. Vous avez la possibilité de trier en utilisant plusieurs champs. Trier sur un seul champ Cliquez dans une des cellules de la liste de données menu Données > groupe Trier et filtrer Cliquez sur le bouton Trier Excel sélectionne automatiquement la liste de données et affiche la boîte de dialogue Tri. Sélectionnez le champ devant être trié en premier Vous pouvez trier selon la valeur, la couleur de cellule, la couleur de police ou l icône de cellule. Choisissez dans Ordre, la façon dont le tri doit se réaliser. Pour ajouter un niveau de tri, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter un niveau Le tri du premier niveau va donc avoir la priorité sur le second niveau, qui aura à son tour priorité sur le 3 ème FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 9 17

10 Triez selon un ordre de tri arbitraire Vous n allez pas toujours vouloir trier votre base de manière croissante ou décroissante, vous pouvez trier votre base, par exemple, selon l ordre du calendrier (Janvier, Février, Mars ) ou n importe quelle liste personnelle. Trier selon un ordre de tri arbitraire Méthode 1 Saisie de la liste dans la boite de dialogue Tri Ouvrez la boîte de dialogue Tri. Choisissez dans Colonne le champ sur lequel porte le tri. Dans Trier sur, choisissez Valeurs Dans Ordre, choisissez Liste personnalisée La boite de dialogue Liste pers. apparait Saisissez dans la zone Entrées de la liste les différentes valeurs de votre liste, en appuyant sur ESPACE après chacune d elles. Une fois toutes les valeurs saisies, appuyez sur Ajouter Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK Méthode 2 Importation de la liste en amont dans les options Sélectionnez la liste saisie menu Fichier > Options > Options avancées. Cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalisées La boite de dialogue Liste pers. apparait avec une zone Importer supplémentaire. Excel a récupéré les références de la plage de cellules sélectionnées. Cliquez sur Importer Le tri se fait ensuite comme à la Méthode 1. REMARQUE Si vous avez nommé la plage de cellules devant devenir une liste personnalisée, vous pouvez la récupérer en appuyant sur la touche F3 dans la zone Importer de la boîte de dialogue Listes pers. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 10 17

11 4 Rechercher des informations Exploitez la fonction Rechercher/Remplacer Cette méthode permet de rechercher du texte ou tout autre contenu dans la feuille de calcul. Rechercher Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer une recherche. menu Accueil > groupe Édition Cliquez sur le bouton Rechercher et sélectionner puis choisissez Rechercher Choisissez parmi les 3 possibilités - Figer les volets - Figer la ligne supérieure - Figer la première colonne REMARQUE Par défaut, la recherche ne tient pas compte des majuscules : si vous cherchez Diamant, vous trouverez aussi DIAMANT. En revanche, les lettres accentuées sont prises en compte (en cherchant foret, vous ne trouverez pas forêt). Utilisez le formulaire Le formulaire que vous avez déjà utilisé ne sert pas qu à ajouter ou modifier des fiches : il permet aussi d en trouver. Rechercher avec le formulaire Affichez le formulaire Cliquez sur le bouton Critères Saisissez comme valeur de champ, les données qui serviront de critères de comparaison. Si plusieurs critères sont saisis, Excel recherche les fiches qui répondent à tous les critères spécifiés. Vous pouvez utiliser les différents opérateurs de comparaison (=, <>, <, >, <=, >=). Cliquez sur les boutons Suivante ou Précédente pour visualiser les différentes fiches. Enlever le critère : Cliquez sur le bouton Critères, puis sur le bouton Effacer. Revenir à la grille Cliquez sur le bouton Grille. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 11 17

12 Utilisez les filtres simples Filtrer les données permet d extraire les renseignements dont on a besoin à un moment précis. Par exemple, face à une liste de données concernant votre clientèle, vous vous demandez : - Quels sont les clients qui habitent Nice? - Quels sont les clients qui habitent Nice et qui ont fait au moins trois commandes cette année? - Filtre simple menu Données > groupe Trier et filtrer Cliquez sur le bouton Filtrer Des flèches s affichent sur les en-têtes de chaque colonne. En cliquant sur une flèche, on affiche les options de recherche : - La liste de toutes les valeurs uniques présentes dans la colonne, que l on peut décocher ou cocher - Dans le cas de nombres, des filtres numériques - Dans le cas de texte, des filtres textuels REMARQUE Lorsqu une liste est filtrée : - les flèches des en-têtes filtrées prennent cette forme - les numéros de lignes restantes apparaissent en bleu. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 12 17

13 Utilisez le filtre avancé Excel vous permet aussi d accomplir des recherches plus complexes. La définition d une zone de critères permet de réaliser un filtrage de la liste d après des critères de comparaison ou des critères calculés portant sur plusieurs champs. Activer le filtre avancé Définissez la zone de critères et saisir les critères. Activer une cellule de la liste, menu Données > groupe Trier et filtrer Cliquez sur Avancé Dans la boîte de dialogue Filtre avancé spécifier : - Cocher Filtrer la liste sur place - Plages : plage de cellules contenant la liste - Zone de critères : plage de cellules contenant les critères en incluant les étiquettes Cliquez sur OK Les lignes ne répondant pas aux critères spécifiés dans la zone de critères sont provisoirement masquées. Le bouton permet de retirer le filtre avancé. Type de critères de comparaison Texte l'emploi des majuscules ou minuscules n'influe pas sur le résultat Dupont trouve Dupont D* trouve les libellés commençant par D. Le caractère * remplace un ou plusieurs caractères Du?ont trouve les libellés comme Dumont, Dupont. Le caractère? remplace un seul caractère <> Dupont trouve les libellés différents de Dupont Opérateur de comparaison = Égal à > Supérieur à < Inférieur à <> Différent de >= Supérieur ou égal à <= Inférieur ou égal à Exemples Pour relier les critères par un «ET», les placer sur la même ligne. Affiche les lignes qui contiennent comme Région : Nord et comme Produit : Téléviseur Pour relier les critères par un «OU», les placer sur des lignes différentes. Affiche les lignes qui contiennent comme Région : Nord ou comme Produit : Téléviseur Affiche les lignes qui contiennent Nord et un total > mais aussi celles qui contiennent Sud et un total > Pour définir une plage de valeurs, il faut que l'étiquette soit présente 2 fois. Affiche les lignes qui contiennent un total supérieur à et inférieur à FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 13 17

14 Extrayez une partie de la base Le filtre avancé donne également la possibilité de copier le résultat du filtre dans une autre feuille. Pour copier les données sur une autre feuille de calcul, la commande Filtre avancé doit être lancée depuis la feuille qui recevra les données. Dans la zone copier dans, il suffit d aller montrer une cellule vide de la feuille (la première du tableau filtré). Le logiciel Word a été conçu par la société Microsoft. Microsoft Office Word 2010 est un logiciel de traitement de texte servant à réaliser tous types de documents professionnels ou privés. En plus du texte, ces documents peuvent aussi inclure des images, des graphiques, des tableaux et bien d autres choses. La plupart des fonctions sont automatisées et il suffit de choisir une commande ou de cliquer sur un bouton pour que le texte soit aligné, déplacé, mis en forme, etc. Les textes peuvent être mémorisés et réutilisés à tout instant. FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 14 17

15 5 Comment perfectionner les listes de données? La mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle est une puissante fonction proposée par Excel. Comme son nom l'indique, elle consiste à appliquer une mise en forme particulière à une sélection en fonction d'une ou plusieurs conditions. Mise en forme conditionnelle Sélectionnez la plage de cellules à mettre en forme Onglet Accueil > groupe Style Cliquez sur la flèche de Mise en forme conditionnelle Choisissez parmi les modèles prédéfinis ou créez votre propre règle L outil "Image liée" d Excel Excel possède la capacité de "prendre une photo dynamique" de n importe quelle portion d une feuille de calcul et de la placer en tant qu image sur une autre ; l avantage étant que dès qu une modification est effectuée dans la zone d origine, l image se met automatiquement à jour. Image liée Sélectionnez les données à copier en tant qu image dynamique Copiez-les à l aide du raccourci clavier CTRL+C ou du bouton Placez-vous à l endroit de destination Collez en choisissant l option de collage Image liée > FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 15 17

16 Le mode plan Le mode plan permet de structurer une feuille en attribuant à des lignes ou des colonnes des niveaux hiérarchiques. Il devient alors possible de ne visualiser que les lignes/colonnes de niveau supérieur ou égal à un niveau donné. Créez automatiquement le plan Si le tableau contient des lignes ou des colonnes avec des formules de totalisation (somme, moyenne, etc.), Excel peut créer automatiquement un plan en se fondant sur les lignes ou colonnes qui contiennent ces formules de totalisation. Plan automatique Cliquez dans la plage de données Onglet Données > groupe Plan Cliquez sur la flèche de Grouper Choisissez Plan automatique Affichez ou masquez des niveaux de ligne ou de colonne Les cases en haut du bandeau vertical ou à gauche du bandeau horizontal servent à masquer ou afficher les lignes ou colonnes d un niveau inférieur au numéro figurant sur la case. Affichez ou masquez un groupe seul Pour afficher ou masquer individuellement un groupe par rapport à l ensemble, il suffit d utiliser les boutons pour afficher et pour masquer le groupe en question. Effacez le plan Effacer le plan Cliquez dans une cellule de la plage de données Onglet Données > groupe Plan Cliquez sur la flèche de Dissocier Choisissez Effacer le plan FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 16 17

17 Créez manuellement des niveaux de plan Si votre tableau ne contient pas de formules qui permettent de faire un plan automatique ou si vous souhaitez regrouper de manière personnalisée, vous pouvez définir manuellement les niveaux de plan en regroupant les lignes ou les colonnes. Plan automatique Sélectionnez les lignes ou colonnes devant être regroupées Onglet Données > groupe Plan Cliquez sur la flèche de Grouper Choisissez Grouper Le regroupement s effectue sur la ligne ou colonne suivante. Les sous-totaux Vous pouvez calculer automatiquement des sous-totaux et des totaux généraux d une colonne dans une liste en utilisant la commande Sous-total. Sous-totaux Triez la plage de données Onglet Données > groupe Plan Cliquez sur Sous-total Sélectionnez le champ de regroupement Sélectionnez la fonction de synthèse Cochez la ou les colonnes pour lesquelles vous voulez un sous-total Spécifiez les options pour que les sous-totaux précédents soient remplacés et pour que les lignes de sous-totaux soient placées au-dessus des lignes de données ou sous les données. Validez par OK FREDERIC PERRET EXCEL 2007 La gestion de données 17 17