Fonds d'aide au développement du milieu Règlement et formulaire de demande d aide financière

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1 Fonds d'aide au développement du milieu 2013 Règlement et formulaire de demande d aide financière

2 TABLE DES MATIÈRES FONDS D AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU MISSION ET OBJECTIFS CRITÈRES DE SÉLECTION ADMISSIBILITÉ TERRITOIRE DOMAINE D ACTIVITÉ CHOIX DES PROJETS À SOUTENIR DÉPENSES ADMISSIBLES EXCLUSIONS DURÉE DES PROJETS PRÉSENTÉS ENGAGEMENT DES ORGANISMES BÉNÉFICIAIRES PUBLICITÉ VISIBILITÉ EXCLUSIVITÉ SITUATION FINANCIÈRE ACHAT LOCAL DISSOLUTION DE L ORGANISME ANALYSE DES DOSSIERS DE MISE EN CANDIDATURE PROCÉDURE FIN DE LA PÉRIODE DE DÉPÔT DE DOSSIER PROCESSUS DE DÉCISION DOCUMENTS À FOURNIR...9 FORMULAIRE REÇU LE : PROFIL DE L ORGANISME COORDONNÉES DE L ORGANISME LE PROJET... 11

3 FONDS D AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU Les de la Caisse populaire Desjardins de Matane et de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts ont été créés en 2002, après que leur conseil d administration respectif ait proposé leur adoption à leur assemblée générale annuelle au printemps de la même année. Grâce aux Fonds d aide au développement du milieu, les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane ont octroyé plus de 2 millions de dollars à plus de 100 organismes différents de la MRC de Matane, et ce, afin d offrir de meilleurs services auprès de notre collectivité. En conformité avec les règles, procédures et lois, le Fonds d'aide au développement du milieu est sous la responsabilité des conseils d'administration de la Caisse populaire Desjardins de Matane et de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts. En vertu de la Loi sur les coopératives de services financiers, les caisses membres peuvent, à partir de leurs excédents annuels, constituer et maintenir un fonds d aide au développement du milieu, conformément aux conditions et modalités établies par les caisses ainsi que les normes du Mouvement Desjardins. À DISCUTER SI AJOUTE SECTION PROCESSUS DE DÉCISION 1 MISSION ET OBJECTIFS La mission du est de soutenir des actions qui visent le développement durable et le mieux-être de notre collectivité et ayant un impact économique, communautaire et social sur la grande région de Matane. De manière concrète, l objectif du est d aider financièrement tout organisme ou association désirant mettre en place un projet mobilisateur et rassembleur avec comme but principal de contribuer au mieux-être de notre collectivité en lui assurant un développement durable. 2 CRITÈRES DE SÉLECTION Tout projet déposé sera analysé par le comité de la coopération de la Caisse populaire Desjardins de Matane et de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts entériné par leur conseil d administration respectif. 3

4 La contribution du des Caisses populaires Desjardins de la région de Matane priorisera les projets qui se démarqueront par leur originalité et la qualité de leur dossier en vue de la réalisation dudit projet et non une participation aux opérations dites courantes et récurrentes. 2.1 Admissibilité Tout organisme, association ou regroupement de personnes, à l'exclusion des corporations ou sociétés à but lucratif, peut présenter un dossier de mise en candidature préparé à l aide du présent document. Le est accessible à tous les membres, dans la mesure où ils rejoignent les critères de sélection, et visent un objectif de transparence. Il est obligatoire, pour un organisme qui fait une demande d aide financière au Fonds d aide au développement du milieu, d être membre de la Caisse populaire Desjardins de Matane ou de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts avec qui il entretient ses principaux liens d affaires ou est en voie de le faire. Les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane se réservent le droit de refuser une demande au qui pourrait représenter un risque pour Desjardins. Par souci d équité envers tous les organismes de la MRC de Matane, les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane se réservent le droit de refuser une demande. 2.2 Territoire L'organisme doit réaliser son projet dans la grande région de Matane, soit le territoire de la MRC de Matane. 2.3 Domaine d activité Les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane prioriseront, tout en respectant les critères de sélection, les actions dans les domaines d activité suivants : ÉDUCATION COOPÉRATION ŒUVRES HUMANITAIRES ET SERVICES COMMUNAUTAIRES DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE CULTURE SANTÉ ET SAINES HABITUDES DE VIE 4

5 2.4 Choix des projets à soutenir Au moment de la sélection, le comité de la coopération prendra en compte les éléments suivants : Organismes qui démontrent des efforts dans l obtention d un montage financier incluant diverses sources de contribution; Projets ayant un effet structurant et une valeur ajoutée réelle pour la communauté (impact sur la plus grande quantité de personnes possibles, portée des réalisations à long terme, rayonnement, autres partenaires dans la réalisation du projet, etc.); Projets faisant appel à la prise en charge par la communauté de ses propres besoins et de son propre développement (pérennité des projets); Organismes qui démontrent de la proactivité dans l atteinte de leur autonomie financière; Projets moins soutenus par les programmes gouvernementaux ou par les grandes œuvres humanitaires. 2.5 Dépenses admissibles Les dépenses liées directement à la réalisation des activités du projet à compter de la date d acceptation du projet; La location ou l achat d équipement nécessaire à la réalisation des activités du projet; Et toute autre dépense justifiée pour la réalisation du projet et reconnue admissible par le comité de la coopération au moment de l octroi de l aide financière. 2.6 Exclusions Aucune aide financière ne pourra être attribuée pour : Les dépenses administratives ou frais d opérations récurrents, tels que salaire, paiement de factures des services publics, loyer, matériel informatique à des fins administratives, déplacements, etc.; Les projets provenant de partis politiques; Les projets personnels; 5

6 Les dettes et le remboursement d emprunts à venir; Les taxes applicables, TPS et TVQ. 2.7 Durée des projets présentés Il importe que la réalisation des projets se concrétise à l intérieur d une période bien déterminée. La réalisation d un projet peut s échelonner sur plus d un exercice financier. Toutefois, les sommes provenant du vous sont accessibles pour une période de deux ans maximum suivant la date de la remise officielle. Après quoi, les sommes restantes ne seront plus accessibles. 3 ENGAGEMENT DES ORGANISMES BÉNÉFICIAIRES 3.1 Publicité L organisme qui se voit remettre une somme d argent provenant du Fonds d aide au développement du milieu accepte que les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane publient leur contribution, sous la forme qu'elles jugeront appropriée, incluant la présentation dans leur rapport annuel ainsi qu à leur assemblée générale annuelle, et ce, sans aucune forme de rémunération. 3.2 Visibilité L'organisme s engage à promouvoir Desjardins sous une forme de visibilité convenable pour les deux parties, et ce, après proposition de la part de l organisme. Un plan de visibilité devra être joint à votre dossier de mise en candidature. À moins d entente spécifique, l organisme s engage à respecter le plan de visibilité déposer dans le dossier de mise en candidature. L organisme devra s assurer que l appellation Caisses populaires Desjardins de Matane et du Rivage et des Monts ainsi que les logos appropriés figurent dans les documents de promotion de l organisme. De plus, avant toute impression ou publication de matériel comprenant un logo Desjardins, vous devrez obtenir l approbation afin d assurer le respect des normes graphiques. Après réalisation du projet, un dossier devra être envoyé aux Caisses populaires Desjardins de la région de Matane, incluant les photographies du projet en cours de réalisation mais également terminé ainsi que les divers écrits et formes de visibilité accordée au projet et 6

7 Desjardins (une revue de presse). Les photographies peuvent être envoyées sous format numérique à l adresse électronique que vous obtiendrez en téléphonant au préalable. Si un lancement de projets ou une conférence de presse était planifié, l organisme devra s assurer d inviter au moins un représentant des caisses populaires Desjardins de la région de Matane et d y inclure l aide financière apportée par Desjardins. 3.3 Exclusivité Le soutien financier de Desjardins pourra supporter un projet en partenariat avec d'autres intervenants, sauf s'il s'agit d'entreprises concurrentes (secteur des services financiers). De plus, Desjardins ne pourra supporter des actions ayant pour objet de concurrencer des activités assumées par ses membres, particuliers ou entreprises. 3.4 Situation financière L'organisme devra joindre à sa demande tous les états financiers ou documents comptables de dates récentes permettant d'évaluer sa santé financière. L'organisme s'engage, s'il obtient une aide provenant du Fonds d aide au développement du milieu, à fournir toutes les pièces justificatives ou autres documents démontrant l'utilisation des fonds reçus. 3.5 Achat local Lorsque possible, nous vous demandons de préconiser l achat local afin d encourager et stimuler l économie locale. 3.6 Dissolution de l organisme En cas de liquidation, l organisme s engage à remettre à d autres organismes du milieu l équipement ou le matériel acquis grâce au. À cet effet, une lettre devra être envoyée aux Caisses populaires Desjardins de la région de Matane. 7

8 4 ANALYSE DES DOSSIERS DE MISE EN CANDIDATURE 4.1 Procédure L organisme devra compléter un formulaire de demande d aide financière au Fonds d aide au développement du milieu des caisses populaires Desjardins de la région de Matane, disponible à compter du 14 mars Ce formulaire sera disponible aux sièges sociaux des Caisses populaires Desjardins de Matane et du Rivage et des Monts ou à l un de leurs centres de services ou par Internet au L organisme devra joindre tous les documents demandés à ce même formulaire afin de déposer un dossier complet. Si des documents sont manquants, aucun appel téléphonique ne sera placé auprès de l organisme afin de compléter le dossier. 4.2 Fin de la période de dépôt de dossier Le dossier de mise en candidature de l organisme devra être déposé au plus tard le 2 mai 2013, à 16 h au siège social de Caisse populaire Desjardins de Matane ou de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts, le sceau de la poste faisant foi du dépôt au besoin. Caisse populaire Desjardins Caisse populaire Desjardins de Matane du Rivage et des Monts 300, rue du Bon-Pasteur, C.P , rue Thibault, C.P.483 Matane (Québec) G4W 3N2 Matane (Québec) G4W 3P5 Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Élaine Deschênes, directrice Coopération et communicationm marketing de la Caisse populaire Desjardins de Matane ou René Joncas, directeur général de la Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts : Caisse populaire Desjardins de Matane Téléphone: poste 118 Courriel: elaine.deschenes@desjardins.com Site Internet: Caisse populaire Desjardins du Rivage et des Monts Téléphone : Courriel : rene.joncas@desjardins.com 4.4 Processus de décision À VOIR 8

9 5 DOCUMENTS À FOURNIR Afin de faciliter le travail du comité de la coopération et d uniformiser les dossiers de mise en candidature, tous les éléments de contenu énumérés ci-dessous devront figurer au dossier. Annexe 1, soit le formulaire du ; Plan de visibilité, budget, échéancier ou autres documents en annexe au formulaire; Copie des derniers états financiers de l organisation; Résolution du conseil d administration mandatant un représentant afin de signer les différents documents reliés au et autorisant la réalisation du projet; Soumission en appui au projet (s il y a lieu) 9

10 FORMULAIRE REÇU LE : ANNEXE 1 FONDS D'AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU 2013 PROFIL DE L ORGANISME Nom: Folio : Adresse : Courriel : Site Internet : Institution financière principale : Date de fondation de l organisme: Territoire desservi par l organisme: Domaine d activités : Précisez la nature exacte de votre organisme, sa raison d'être, sa mission. _ Principales activités de financements de l organisme: Groupe d âge cible de l organisme : 12 ans et moins % ans % ans % ans % 50 ans et plus % 10

11 COORDONNÉES DE L ORGANISME Personne du responsable autorisée par l organisme Fonction : Courriel : Téléphone : Cellulaire : Membres du conseil d administration de l organisme : Nom Poste Occupation LE PROJET Montant demandé: Domaine d activité : Nombre de personnes touchées par l organisme : Et par le projet : Est-ce que le projet dépend de la contribution de Desjardins : Date anticipée du début du projet : Date anticipée de fin du projet : Groupe d âge cible du projet : (peut-être différent du groupe d âge cible de l organisme) 12 ans et moins % ans % ans ans % % 50 ans et plus % 11

12 Nom et description du projet : Expliquez en quoi votre projet a un impact économique, communautaire et social et le lien avec les objectifs du. 12

13 Veuillez définir précisément les coûts reliés à votre demande, en les détaillant le plus possible. Précisez-nous les différentes sources de fonds incluant l aide financière sollicitée auprès des Caisses populaires Desjardins de la région de Matane via leur. Indiquez si les sommes provenant de d autres fonds ou entreprises sont acceptées ou envoyées et en attente de réponse. (Vous pouvez fournir en annexe votre budget prévisionnel soit les revenus et les dépenses du projet.) Veuillez présenter les différentes phases de réalisation de votre projet accompagnées d un échéancier. (Votre échéancier peut être déposé en annexe.) Quel est le plan de visibilité proposé aux Caisses populaires Desjardins de la région de Matane (Retombées publicitaires)? (Veuillez joindre le plan de visibilité offert aux commanditaires) 13

14 Indiquez les contributions antérieures de Desjardins reçues s il y a lieu : (année, montant et projet) : Avec la signature de ce document, le représentant de l organisme, dûment autorisé par son conseil d administration par une résolution jointe au dossier de mise en candidature, certifie que les informations fournies sont conformes à la réalité et accepte que les Caisses populaires Desjardins de la région de Matane obtienne des informations financières de toute agence d'information ou de crédit. Nom en lettres moulées Signature Date 14