Comment rendre des comptes après avoir reçu une subvention

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1 Comment rendre des comptes après avoir reçu une subvention Marie-Anne Falciola - Aldo Maffia OCTOBRE

2 Table des matières Exemple type de documents financiers à remettre avant/après octroi de subvention Rappel des obligations légales : niveau Suisse (CO et CC) niveau cantonal (LIAF) Définition de la comptabilité Bilan comptes - écritures comptables Actifs et passifs transitoires Salaires et charges sociales Compte "Avances" Liste de références et liens Internet 2

3 DEMANDE D'AIDE FINANCIERE L'Etat, la Ville et la Loterie Romande ont des procédures similaires, en outre : le formulaire de demande d'aide financière est identique ; les documents à remettre une fois l'exercice clôturé sont similaires. 3

4 DEMANDE D'AIDE FINANCIERE 4

5 DEMANDE D'AIDE FINANCIERE 5

6 ATTRIBUTION D'AIDE FINANCIERE Les dossiers de demande sont soumis aux commissions respectives (théâtre, musique, danse, livre). La commission formule un préavis. Chaque attribution fait l'objet d'une lettre de décision signée par le conseiller d'etat en charge du DIP, ainsi que d'un arrêté du Conseil d'etat si nécessaire. 6

7 ATTRIBUTION D'AIDE FINANCIERE 7

8 ATTRIBUTION D'AIDE FINANCIERE Le bénéficiaire d'une aide financière doit remettre, au plus tard six mois après la clôture de son exercice : un rapport d'activité + dossier de presse Ses états financiers : Bilan Compte d'exploitation Le détail de toutes les subventions publiques Les annexes explicatives 8

9 Etats financiers d'une compagnie 9

10 Etats financiers d'une compagnie 10

11 Rappel des obligations légales Au niveau suisse : Les Associations sont régies par les dispositions des articles 60 à 79 du code civile (CC). En matière de comptabilité, c'est l'art. 69a CC qui définit le cadre légal général : "La direction tient un livre des recettes et des dépenses ainsi que de la situation financière de l association. Si l association est tenue de s inscrire au registre du commerce, les dispositions du code des obligations relatives à la comptabilité commerciale sont applicables." 11

12 Rappel des obligations légales Que dit le code des obligations (CO) sur la comptabilité? Art. 957: Obligation de tenir et de conserver les livres comptables Art. 958 : Règles concernant le bilan; obligation de dresser un bilan, un inventaire et un compte d'exploitation Art. 959 : Principe de clarté et de sincérité Art. 960 : Principe d'évaluations (notamment en CHF) 12

13 Rappel des obligations légales Que dit le code des obligations (CO) sur la comptabilité? (suite) Art. 961: Signature du compte d'exploitation et du bilan Art. 962 : Durée de conservation des livres et pièces comptables 10 ans Art. 963 : Obligation de produire les livres, les pièces comptables et la correspondance 13

14 Rappel des obligations légales Les dispositions du droit cantonal lorsqu'une entité est subventionnée par l'etat de Genève : C'est la loi sur les indemnités et les aides financières (LIAF) qui s'applique Le règlement et les directives du Conseil d'etat précisent une série de dispositions prévues par la loi Il s'agit d'une loi entrée en vigueur le

15 Rappel des obligations légales LIAF - Définition La LIAF traite de deux catégories de subvention : les indemnités et les aides financières (AF) Sont des indemnités les prestations accordées afin d'assurer ou de promouvoir des tâches prescrites ou déléguées par le droit cantonal. Ex: Conservatoires de musique Sont des aides financières les prestations accordées afin d'assurer et de promouvoir la réalisation de tâches d'intérêt public que l'allocataire s'est librement décidé à assumer. Ex: Associations culturelles 15

16 Rappel des obligations légales LIAF Fondements de l'octroi de subvention Requête écrite préalable Nécessité d'une base légale Selon un cadre défini (contrat de droit public ou décision) 16

17 Rappel des obligations légales LIAF Forme et contenu de la requête Demande écrite, motivée et accompagnée de pièces justificatives suivantes: Derniers comptes révisés et budget pour la période Détail des indemnités ou aides financières reçues Mise à disposition organigramme, système salarial et conditions de travail Tout autre document utile. Ex : le projet artistique, le programme des activités etc. 17

18 Rappel des obligations légales LIAF Base légale et cadre d'octroi Aides financières(af) Les AF d'un montant > à 200'000 francs une loi (votée par le Grand Conseil) un contrat de droit public ou une décision Les subventions d'un montant < ou = à 200'000 francs un arrêté du Conseil d'etat pour les montants > à 20'000 francs un contrat de droit public ou une décision 18

19 Rappel des obligations légales LIAF Contenu minimum du contrat de droit public et de la décision Le cadre d'octroi doit préciser les éléments suivants : Base légale (ensemble des lois applicables) But et objectifs visés Bénéficiaire, catégorie Durée et montant de la subvention Prestations offertes par le bénéficiaire et conditions des modifications éventuelles de celles-ci Obligations contractuelles, conditions et charges, indicateurs de performance Nombre et échéance des versements Début d'exécution, conditions de révocation ou de résiliation et voies de droit. 19

20 Rappel des obligations légales LIAF Règles d'utilisation de la subvention Interdiction de redistribuer (principe du bénéficiaire direct) Interdiction de thésauriser (principe de la restitution des montants non dépensés) Principe du suivi 20

21 Rappel des obligations légales LIAF Contrôle de l'utilisation de la subvention Contrôle de l'accomplissement des tâches par le département au moyen - d'indicateurs et de tableau de bord actualisés périodiquement - vérification (annuelle ou à terme) de la réalisation des objectifs En tout temps: échanges d'informations sur l'utilisation de la subvention 21

22 Rappel des obligations légales LIAF Directive sur la présentation et la révision des états financiers des entités subventionnées Exigences différenciées pour la révision des états financiers : Subventions > 1'000'000 F : Contrôle ordinaire par l'organe de révision et obligation d'appliquer les normes comptables SWISS GAAP RPC Subventions entre 200'000 et 1'000'000 F : Contrôle restreint par l'organe de révision et obligation d'appliquer les normes comptables SWISS GAAP RPC 22

23 Rappel des obligations légales LIAF Directive sur la présentation et la révision des états financiers des entités subventionnées (suite) Subventions entre 50'000 F et 200'000 F : Contrôle restreint par l'organe de révision et recommandation de s'inspirer sur les normes comptables SWISS GAAP RPC RPC, mais au minimum respect du contenu de la directive cantonale partie II. Subventions < 50'000 F : Possibilité de recourir à des vérificateurs de comptes selon statut juridique de l'entité et recommandation de s'inspirer sur les normes comptables SWISS GAAP RPC RPC, mais au minimum respect du contenu de la directive cantonale partie II. 23

24 Rappel des obligations légales Informations accessibles sur internet: Législation cantonale : Législation fédérale : Service cantonal de la culture (Directives disponible en ligne): Normes comptables SWISS GAAP RPC : 24

25 Définition de la comptabilité La comptabilité est un système d'informations qui fournit des données sur l'activité financière de l'entreprise. Elle permet l'enregistrement de toutes les opérations financières et l'établissement des comptes annuels (états financiers). 25

26 Le bilan Les notions fondamentales Déterminer la situation d'une compagnie à un moment donné Indispensable de dresser la série des inventaires Liquidités (caisse, poste, banque) Biens corporels (mobilier, accessoires, ) Montants dus par des tiers (créances) Montants dus à des tiers (dettes) 26

27 Le bilan (suite) Le bilan doit toujours être équilibré à l'actif et au passif 27

28 Exemple d'un bilan ACTIF Le bilan (suite) Actifs circulants Liquidités Créances Stocks Comptes transitoires Actifs Immobilisés Immob. corporel/incorporel -Mobilier -Véhicules Bilan au Fonds étrangers à court terme Dettes fournisseurs Autres dettes Comptes transitoires Fonds étrangers à long terme Dette hypothécaire Fonds affectés Fonds propres Capital Réserves /bénéfices cumulés Résultat net de l'année PASSIF 28

29 Le bilan (suite) Capital (fonds propres) / découvert actif Bilan passif actif Bilan passif Capital (fonds propres) Découvert 29

30 Les comptes Les notions fondamentales Le suivi de l'activité de la compagnie s'effectue à l'aide des comptes. Le compte est un tableau à deux colonnes. Débit Nom du compte Crédit Exemple de compte en "T" 30

31 Les comptes Il y a différents types de comptes Les comptes de bilan: comptes d'actif et de passif Les comptes de gestion: comptes de charges et de produits Le compte d'exploitation (ou de résultat) Le plan comptable est la liste des comptes numérotés. Il permet une classification claire et systématique des comptes. 31

32 Les comptes (suite) Les comptes de bilan : en début d'exercice, on ouvre un compte pour chaque poste du bilan. + Caisse - Sàn Autres dettes + Actif Bilan au Passif Sàn + Poste - Sàn Caisse Poste Autres dettes Capital Mobilier - Sàn Mobilier Capital Sàn Sàn Solde à nouveau 32

33 Les comptes (suite) Fonctionnement des comptes de bilan 33

34 Les écritures comptables Les notions fondamentales Toute écriture est double (écrite au débit d'un compte et au crédit d'un autre). + Mobilier - + Caisse Pour l'achat d'un bien mobilier, nous avons débité le compte «mobilier»et crédité le compte «caisse» 34

35 Les comptes (suite) Les comptes de gestion - pour enregistrer les opérations qui modifient la fortune de l'entreprise - Comptes de charges : enregistrent une diminution de la fortune - Comptes de produits : enregistrent une augmentation de la fortune 35

36 Les comptes (suite) Fonctionnement des comptes de charges les charges s inscrivent au débit loyer + Caisse Pour le paiement du loyer, nous avons débité le compte «loyer» et crédité le compte «caisse» 36

37 Les comptes (suite) Fonctionnement des comptes de produits Les produits s inscrivent au crédit + Caisse - Subventions Pour l enregistrement d une subvention de l Etat de Genève, nous avons débité le compte «caisse» et crédité le compte «subventions» 37

38 Les comptes (suite) En fin d'année, les soldes de l ensemble des comptes de charges et de produits sont virés dans le compte d exploitation. 38

39 Les comptes (suite) Le compte d'exploitation (compte de résultat ou de pertes et profits) Le profit est viré au passif du bilan Charges Revenus Salaires 3000 Subventions Charges d'exploitation 5000 Amortissements 9000 Bénéfice 8000 Compte de Résultat Autres produits

40 Les écritures comptables (suite) Le journal 40

41 Les écritures comptables (suite) Attention à la notion de temporalité Si une charge ou un produit concerne l année suivante ou concerne l'année en cours mais n'a pas été enregistrée : écriture corrective à passer 41

42 Actifs et passifs transitoires Les notions fondamentales Il y a 4 comptes de transitoires: Produits à recevoir Charges payées d'avance Actifs transitoires Produits reçus d'avance Charges à payer Passifs transitoires 42

43 Actifs et passifs transitoires (suite) Ces comptes permettent de comptabiliser certaines transactions durant le bon exercice comptable. Par exemple lorsqu'une compagnie paie en décembre son loyer de janvier de l'année suivante, il convient de passer l'écriture puis au moment de la clôture, de passer une écriture corrective (ou transitoire). 43

44 Actifs et passifs transitoires (suite) Les transitoires ont toujours en contrepartie un compte de charges ou de produits Exemple: Paiement pour l'année suivante Charges payées d'avance - Loyer Au 31.12, on passe une écriture pour corriger celle du

45 Salaires et charges sociales Les notions fondamentales Le salaire est enregistré dans un compte de charges. Les charges sociales sont enregistrées au débit du compte «charges sociales». 45

46 Salaires et charges sociales (suite) Il y a des retenues obligatoires sur les salaires: AVS (Assurance vieillesse et survivants) AI (Assurance invalidité) APG ( Allocation pour perte de gain) AC (Assurance chômage) AMat (Assurance maternité) LPP (Loi sur la prévoyance professionnelle 2 ème pilier) LAA (Loi sur l'assurance accident) 46

47 Salaires et charges sociales (suite) Fondation de prévoyance Arte & Comoedia : Caisse cantonale genevoise de compensation : Office fédéral des assurances sociales : i Le taux d'allocations familiales passera à 1.7% en 2012 Source: 47

48 Salaires et charges sociales (suite) i Salaire de minime importance Les salaires inférieurs à CHF 2'300.- par année ne sont soumis à cotisation qu'à la demande du salarié. En revanche, dans le milieu artistique, les rémunérations versées aux artistes (acteurs, musiciens, danseurs, metteurs en scène, etc.) sont dans tous les cas soumises à cotisations dès le premier franc. 48

49 Le compte "Avances" Les notions fondamentales Le compte "Avances" permet d'enregistrer les avances faites à un membre du personnel. Dans une compagnie, si le directeur retire de l'argent dans la caisse, cela donne lieu à une écriture comptable. Le directeur devient débiteur. Inversement, si le directeur avance de l'argent, il devient créancier. 49

50 Le compte "Avances" (suite) Illustrations + Caisse - + Bilan - Débiteur + Avance SPB 50

51 Références liens Internet TQG Schumacher, Donzé Vivre l'entreprise Jordan Comptabilité financière Carlen, Gianini, Riniker Normes RPC : 51