Une agente administrative à temps complet, madame Kathy Laperrière, est maintenant affectée exclusivement au soutien des activités du CÉS et du CÉR;

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1 PROCÉDURE POUR LA SOUMISSION D UN PROJET DE RECHERCHE AU COMITÉ D ÉVALUATION SCIENTIFIQUE ET AU COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE DE L HÔPITAL LOUIS-H. LAFONTAINE Tel que présenté lors de l Assemblée des chercheurs du CRFS du 19 mai 2011, les membres du Comité d éthique de la recherche (CÉR), du Comité d évaluation scientifique (CÉS) et la Direction du CRFS ont convenu qu à partir de septembre 2011 le CÉS et le CÉR siégeront séparément. Cette décision découle, entre autres, du nombre grandissant de projets de recherche à évaluer dans notre Centre et est conforme aux pratiques actuelles des CÉR des autres institutions. L objectif est d améliorer notre efficacité et d offrir un meilleur service d évaluation scientifique et éthique aux chercheurs du CRFS et à leurs étudiants. En collaboration avec la direction du CRFS, le CÉS et le CÉR ont convenu de faire en sorte que les projets soumis soient évalués, traités et les réponses envoyées aux chercheurs à l intérieur d une période d un mois. Ce changement s inscrit dans une démarche plus vaste visant à faciliter les procédures d évaluation du CÉS/CÉR, à moderniser à la fois nos façons de faire et les outils mis à la disposition des chercheurs. Nous vous présentons, ci-après, la procédure transitoire mise en place d ici l implantation d une approche assistée par ordinateur. COMITÉ D ÉVALUATION SCIENTIFIQUE Une agente administrative à temps complet, madame Kathy Laperrière, est maintenant affectée exclusivement au soutien des activités du CÉS et du CÉR; Comme par le passé, les projets de recherche ayant déjà obtenu une évaluation positive d un comité de pairs reconnu par le FRSQ ne seront pas évalués par le CÉS. Cependant, il est impératif qu une copie du document confirmant cette évaluation soit acheminée au Président du CÉS pour les fins de l évaluation éthique du projet; Les projets doivent être soumis en format PDF avant midi huit (8) jours avant la tenue de la réunion du CÉS. Le calendrier des réunions suivra et sera affiché sur le site Internet du CRFS. Aucun délai ne sera accordé; Les projets constituant un programme de recherche évalué positivement par un organisme subventionnaire pour l obtention d une subvention d équipe, de groupe ou encore d une bourse d étude ou de carrière devront obtenir une évaluation scientifique spécifique pour chacun des projets soumis dans ce programme de recherche. Ces projets devront répondre aux critères d évaluation résumés dans la grille d évaluation du CÉS disponible sur le site Intranet et Internet du CRFS; Les projets de recherche reliés à un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat devront avoir reçu une approbation universitaire avant d être évalué par le CÉS. La confirmation de cette approbation doit être transmise par écrit au CÉS; Procédure pour la soumission d un projet de recherche au CÉS et au CÉR Page 1 de 5

2 Un chercheur, cochercheur ou professionnel de la santé affilié à l'hôpital Louis-H. Lafontaine ou au Centre de recherche Fernand-Seguin doit obligatoirement faire partie de tout projet de recherche à titre de répondant institutionnel; Le CÉS n étudiera que les projets comportant un dossier complet et soumis avant la date limite publiée sur le site Internet du CRFS. Nos recommandations quant à la composition de ce dossier sont présentées ci-après et seront publiées sur le site Intranet et Internet du CRFS; Le CÉS disposera d une (1) semaine pour évaluer les projets soumis et d une (1) semaine pour transmettre ses avis au CÉR : o Dans le cas d une acceptation conditionnelle, les chercheurs disposeront de cinq (5) jours pour soumettre une nouvelle version de leur projet au président du CÉS qui en fera une évaluation rapide afin que ce projet puisse être soumis à la prochaine réunion du CÉR, soit (1) semaine avant la tenue de la réunion du CÉR; o Les projets non acceptés par le CÉS au moment de la date prévue du dépôt des documents pour le CÉR, ne pourront être étudiés par ce dernier. Les chercheurs qui soumettent un projet n auront pas à se présenter lors de la réunion du CÉS à moins que, de l avis des membres du CÉS, nous ayons besoin de plus d explications sur leur projet. Ils devront cependant être disponibles pour répondre, le cas échéant, aux questions du CÉS par téléphone; Une fiche de cotation de la qualité scientifique des projets sera utilisée pour faciliter et standardiser le travail des membres du CÉS. Celle-ci sera disponible pour consultation sur le site Intranet et Internet du CRFS; Le CÉS sera composé d une équipe d évaluateurs permanents (2 à 3 chercheurs + le président) à laquelle se grefferont deux membres chercheurs en rotation du site CRFS : o Les membres en rotation seront sollicités une fois l an pour participer à deux réunions du CÉS; o Les membres en rotation suivront les projets évalués tant que ceux-ci ne seront pas acceptés par le CÉS afin d assurer une constance dans l évaluation des projets soumis au CES; o Afin de satisfaire les attentes du FRSQ quant à l exposition des jeunes chercheurs à des réunions du CÉR, ces derniers seront invités à assister à la réunion du CÉR au cours de laquelle les projets de recherche qu ils ont évalués seront étudiés par le CÉR. Les réunions du CÉS se tiendront en mode mixte : en personne et en téléconférence; Une évaluation de cette nouvelle procédure sera menée six mois après sa mise en application et des changements y seront apportés au besoin après consultation auprès des chercheurs. Procédure pour la soumission d un projet de recherche au CÉS et au CÉR Page 2 de 5

3 DOCUMENTS À FOURNIR AU CÉS Les candidats doivent soumettre leur protocole de recherche complet par voie électronique (fichiers PDF) avant midi huit (8) jours avant la tenue de la réunion du CÉS. Le protocole devrait comprendre tous les éléments pouvant favoriser la compréhension des objectifs de la recherche et ainsi permettre aux membres du CÉS de porter un jugement éclairé sur les qualités scientifiques de leur proposition. Le CÉS privilégie la rigueur et la concision. Le protocole ne devrait pas comprendre plus de 12 pages à simple interligne et devrait inclure les informations suivantes : 1. Coordonnées complètes du chercheur principal incluant son adresse électronique et le numéro de téléphone où il pourra être rejoint lors de la réunion du CÉS; 2. Noms et affiliations des cochercheurs associés au projet; 3. Un résumé (1 page maximum); 4. Recension des écrits; 5. Problématique de la recherche et retombées attendues de l'étude; 6. Hypothèses et/ou questions de recherche; 7. Devis de recherche retenu (type d'étude quantitative ou qualitative) : a) Justification du choix du groupe de comparaison ou du groupe témoin ou justification de l'absence d'un tel groupe; b) Discussion des biais potentiels et des limites associées à ce devis de recherche. 8. Description de la population cible; 9. Type et taille de l'échantillon et leurs justifications (incluant une analyse de puissance si nécessaire); 10. Description de la méthode de collecte des données, des instruments de mesure comprenant les informations pertinentes sur leurs qualités psychométriques (fiabilité et validité). Il n'est pas nécessaire de fournir de copies des instruments de mesure standardisés. Les questions maison et les guides d entrevue des études qualitatives doivent cependant être présentés ; 11. Analyses statistiques ou analyses qualitatives proposées; 12. Retombées potentielles de l étude; 13. Est-ce que votre projet est subventionné par un organisme subventionnaire doté d un comité de pairs reconnu par le FRSQ? Le cas échéant, veuillez indiquer lequel; 14. Dans le cas d un projet de mémoire ou de thèse, est-ce que le projet est accepté par un comité universitaire ou départemental? Le cas échéant, veuillez nous soumettre le document, 15. Échéancier. Procédure pour la soumission d un projet de recherche au CÉS et au CÉR Page 3 de 5

4 Dans le cas particulier d'un projet pilote, les candidats peuvent soumettre un protocole moins élaboré, mais doivent justifier les objectifs spécifiques de ce projet pilote et informer le CÉS des objectifs futurs du projet qui pourraient en découler. Les candidats peuvent consulter le site du Bureau de projets du CRFS à l adresse électronique ( d=100&itemid=139) ou l'ouvrage de Contandriopoulos, P.A., Champagne, F., Potvin, l., Denis J.L., & Boyle, P. (1990). Savoir préparer une recherche. PUM. 196 pages. Ces documents doivent être transmis par voie électronique en format PDF à : Madame Kathy Laperrière Comité d éthique de la recherche Centre de recherche Fernand-Seguin Hôpital Louis-H. Lafontaine 7401, rue Hochelaga Unité 228-2e Riel - Bureau RI-2795 Montréal (Québec) H1N 3M5 Téléphone : , poste 2442 Courriel : klaperriere.hlhl@ssss.gouv.qc.ca COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE Seuls les projets ayant reçu une approbation scientifique du CÉS pourront être évalués par le CÉR; Le CÉR n étudiera que les projets présentant un dossier complet et soumis avant la date limite de dépôt qui sera publiée sur le site Internet du CRFS; Les exigences présentées ci-après seront publiées sur le site Intranet/Internet du CRFS; Les candidats doivent soumettre leur projet de recherche une (1) semaine avant la tenue de la réunion du CÉR en onze (11) copies papier incluant une copie originale. Lorsqu il s agit d un projet pharmaceutique, les candidats doivent fournir trois (3) copies de la brochure de l investigateur soit, une pour le dossier du CÉR, une pour le pharmacien et une pour le président du CÉR; Les chercheurs qui soumettent un projet devront demeurer disponibles en vue d un entretien avec les membres du CÉR au cours de la réunion. Cet entretien aura lieu en personne dans la salle de réunion du CÉR ou au téléphone selon l évaluation préliminaire (complexité des enjeux éthiques et importance des risques inhérents, etc.). Le chercheur sera avisé au moins 24 heures à l avance si sa présence est requise. Autrement, il devra assurer sa disponibilité pour un appel téléphonique au cours de la réunion pour fins de discussion; Une grille d évaluation de la qualité éthique des projets sera utilisée pour faciliter et standardiser le travail des membres du CÉR. Celle-ci pourra être consultée sur le site Internet du CRFS (les chercheurs sont invités à en prendre connaissance); Procédure pour la soumission d un projet de recherche au CÉS et au CÉR Page 4 de 5

5 Les chercheurs recevront une lettre du CÉR au cours de la semaine qui suit la réunion. Cette lettre confirmera l approbation finale de la recherche ou aura pour objet l obtention de modifications, ajouts, clarifications, etc. au projet tel que soumis; Une fois les documents corrigés et retournés au CÉR, ils seront vérifiés, dans les meilleurs délais, par un comité restreint autorisé à procéder de façon accélérée. DOCUMENTS À FOURNIR AU CÉR 1. Coordonnées complètes du chercheur et des collaborateurs incluant les adresses des courriels; 2. Une lettre de présentation incluant la liste de tous les documents soumis; 3. Le protocole de recherche incluant les annexes (outils d évaluation non standardisés, questionnaires destinés aux sujets, etc.); 4. Le ou les formulaires d information et de consentement en français et en anglais, s il y a lieu; 5. Le questionnaire justifiant les aspects éthiques du projet de recherche à l intention du CÉR dûment complété. Ce questionnaire est présenté sur le site Internet du CRFS; 6. Un résumé du projet déjà fourni au CÉS; 7. Les annonces prévues pour le recrutement des sujets; 8. S il y a lieu, les copies d acceptation et les recommandations d un ou des CÉR concernés par le même projet, toute autorisation particulière requise par le devis de recherche (DSP, RAMQ, etc.); 9. La liste des moyens proposés pour le suivi continu du projet de recherche; 10. S il y a lieu, copie des lettres d acceptation du projet ayant reçu une subvention d un organisme subventionnaire; 11. Le cadre budgétaire de l étude qui en permettra la réalisation et l évaluation en comité restreint de la possibilité de conflit d intérêts. Ces documents doivent être soumis en onze (11) copies papier, incluant une copie originale à : Madame Kathy Laperrière Comité d éthique de la recherche Centre de recherche Fernand-Seguin Hôpital Louis-H. Lafontaine 7401, rue Hochelaga Unité 228-2e Riel - Bureau RI-2795 Montréal (Québec) H1N 3M5 Téléphone : , poste 2442 Courriel : klaperriere.hlhl@ssss.gouv.qc.ca Procédure pour la soumission d un projet de recherche au CÉS et au CÉR Page 5 de 5