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1 Conférence Group S - 19/03/2014 Titel Subtitel + auteur L AUDIT SOCIAL, ou comment optimiser ses pratiques sociales 2 1

2 PROPOS INTRODUCTIFS DÉFINITIONS DE L AUDIT «Forme d observation qui tend à vérifier concernant les principes, les politiques, les process et les résultats dans le domaine des relations de l entreprise avec ses parties prenantes : Qu elle a effectivement réalisé ce qu elle dit avoir fait Qu elle utilise au mieux ses moyens Qu elle conserve son autonomie et son patrimoine Qu elle est capable de réaliser ce qu elle dit vouloir faire Qu elle respecte les règles de l art Qu elle sait évaluer les risques qu elle court» (Igalens et Peretti) «Démarche d observation, d analyse et d évaluation qui permet d identifier les points forts et les risques de la gestion des ressources humaines» (Guerrero) BUTS DE CETTE PRÉSENTATION En quoi l audit social permet à une entreprise d optimiser ses pratiques sociales 3 L AUDIT SOCIAL, C EST QUOI? DIFFÉRENTS TYPES D AUDITS : L audit d efficacité L audit stratégique L audit de conformité L AUDIT SOCIAL, C EST : Un ensemble de méthodes et de techniques permettant : De mesurer l écart entre la situation réelle et le référentiel établi dans le cadre de l audit D identifier les risques et leurs conséquences financières et sociales possibles pour l entreprise De délivrer une analyse étayée et indépendante de l entreprise compte tenu de son contexte 4 2

3 L AUDIT SOCIAL, C EST QUOI? QUELQUES THÉMATIQUES DE L AUDIT SOCIAL Contrats de travail Durée du travail Congés payés Politique de rémunération Régimes de retraite supplémentaire et prévoyance Usages d entreprise Accords conventionnels (branche, entreprise) Bulletins de paie Charges sociales Déclarations sociales Sécurité au travail Climat social Recrutement Formation professionnelle Gestion des compétences 5 L AUDIT SOCIAL, C EST QUI? L AUDIT SOCIAL PEUT ÊTRE DEMANDÉ PAR : Direction Ressources humaines Service administratif et financier Acheteur potentiel L AUDIT SOCIAL PEUT ÊTRE RÉALISÉ : En interne En externe UN AUDITEUR, AVEC DES QUALITÉS : Connaissance des enjeux sociaux des employeurs, l orientation client Une capacité d écoute, un esprit d analyse, une distance critique Un bon relationnel Rigueur et synthèse Respect éthique et déontologique Un spécialiste, pour un audit de conformité en droit social 6 3

4 L AUDIT SOCIAL, C EST QUAND? CONTEXTES POSSIBLES DE DÉROULEMENT D UN AUDIT SOCIAL La société peut décider de faire réaliser un audit : A titre préventif : une situation est évaluée à un instant T A titre curatif : l audit a alors ici pour but de remédier à une situation sociale dégradée A l occasion d un rachat A l occasion d un changement : Modification de structure juridique Changement d activité Changement de prestataire (paie, SIRH ) Nouvelle direction Contentieux prud'homal Redressement Urssaf 7 L AUDIT SOCIAL, C EST POUR? BUTS POURSUIVIS Aide à la décision pour la direction grâce aux constats de l audit et à ses recommandations Identifier et corriger les écarts entre le référentiel et les pratiques sociales internes Identification et mesure du risque Conforter l image de marque sociale de l entreprise (responsabilité sociale) Rassurer les instances représentatives du personnel Améliorer le climat social Réaliser des gains de productivité, maîtrise des coûts L AUDIT SOCIAL, APPRÉHENSIONS ET POINTS D ATTENTION Investigation, intrusion dans le pré carré d un ou de service(s) Considéré comme un ralentissement, voire un obstacle, à la bonne marche de l entreprise Résistance au changement Perturbation possible du climat social 8 4

5 LES PHASES DE L AUDIT SOCIAL PREMIÈRE PHASE La préparation de la mission DEUXIÈME PHASE La réalisation de la mission TROISIÈME PHASE La fin de la mission 9 L AUDIT SOCIAL SCHÉMATISÉ Préparation de la mission Cadrage Choix des outils Lettre de mission Réalisation de la mission Référentiel Collecte / évaluation des informations Analyse et diagnostic Fin de la mission Rapport oral Rapport écrit Eventuellement mission de mise en œuvre des préconisations 10 5

6 PREMIÈRE PHASE La préparation de la mission A. Cadrage de la mission B. Choix des outils et de la méthode C. La lettre de mission 11 A Cadrage de la mission CONTEXTUALISER L entreprise : secteur d activité, organisation, vie de l entreprise Les salariés : types d emploi, de contrats, population Climat social LE CADRAGE DE LA MISSION DOIT PERMETTRE DE CLARIFIER : Les objectifs visés Le périmètre d intervention : entités juridiques concernées, zone géographique, secteur d activité, population de salariés L objet de la mission : thématiques principales, et subsidiaires si nécessitées par l analyse Existence ou non de préconisations Les conditions de déroulement et d organisation de la mission La forme de la restitution du rapport 12 6

7 B Choix des outils Le choix des outils, à formaliser, doit être des plus pertinents en fonction : Des objectifs et objets déterminés dans la lettre de mission Du temps disponible Des informations à recueillir OUTILS DE COLLECTE : Analyse des documents Observation des comportements du personnel, des lieux de travail Les entretiens/ échantillonnage Les questionnaires OUTILS D ANALYSE : L arbre des causes Analyse de contenu Tests statistiques Calculs de ratios 13 C La lettre de mission LES POINTS PRINCIPAUX D UNE LETTRE DE MISSION ENCADRANT UN AUDIT SONT LES SUIVANTS: Les conditions d intervention : objectifs, périmètre d intervention, objet de la mission, outils utilisés Les modalités pratiques d intervention : qui intervient, la durée et les étapes de la mission dans le temps Les engagements mutuels : confidentialité, informations à transmettre Les conditions de restitution de l audit Existence ou non de préconisations Les conditions financières 14 7

8 DEUXIÈME PHASE La réalisation de la mission A. Le référentiel B. Collecte et évaluation des informations C. Analyse et diagnostic D. Schéma récapitulatif 15 A Le référentiel Le référentiel est l ensemble de prescriptions (normes, procédures, directives) s imposant à une organisation ou retenues par elle et auxquelles l auditeur va se reporter pour comparer ce qu il constate à ce qui devrait être. Établi par l auditeur en fonction des : Normes légales (nationales, européennes et internationales) Normes conventionnelles Normes spécifiques à la société Dépend de l objet et des objectifs de l audit S assurer que ce travail préparatoire est bien prévu et sera fait par l auditeur 16 8

9 B Collecte / évaluation des informations 1) Le recueil documentaire Normes et documents internes : accords d entreprise, usages d entreprises, règlement intérieur, contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales, fiches de poste, dossiers du personnel, organigrammes Relations collectives : PV de réunions, communications aux représentants du personnel Documents financiers : budgets, documents comptables, statistiques commerciales et sociales, tarifs 2) Les observations : individuelles et collectives 3) Les entretiens Individuels ou collectifs, internes ou externes 17 C Analyse et diagnostic 1) Techniques principales d analyse : Analyse de contenu Calcul de ratios Diagnostic des responsabilités Diagramme de circulation des documents Arbre des causes Analyse de faisabilité 2) Etablissement d un diagnostic A partir de la collecte et de l analyse des informations, l auditeur social doit identifier les pratiques sur lesquelles il doit agir pour améliorer une situation donnée. Il doit organiser l information reçue afin de présenter un cadre d analyse clair et structuré au client. Ce qui lui permettra de déterminer : Les causes Les attitudes Les conséquences 18 9

10 D Schéma Recueil de données/ Indicateurs Constatations de dysfonctionnements Recherche de causes et effets Confrontation au référentiel Préconisations/ Déclinaisons de solutions possibles Aide à la décision (donneur d ordre) Etude de faisabilité de chacune des solutions Etude de mise en œuvre (calendrier, moyens ) 19 TROISIÈME PHASE Fin de la mission : Production et présentation du rapport d audit social A. Compte rendu oral B. Rapport d audit social 20 10

11 A Compte-rendu oral L auditeur doit au préalable présenter son rapport et ses conclusions aux audités. Personnes présentes : fonction de ce qui a été convenu Objet de la présentation : Présentation et validation des constats Explication des recommandations Fixation des modalités pratiques relatives au plan d'action et au suivi de la mission. Déroulement : Points essentiels du rapport écrit Constats précis Points forts Dysfonctionnements en fonction de leur importance Processus de suivi Observations possibles des audités sur les constats et sur les recommandations Tous les éléments découverts lors de l'audit doivent être présentés et validés par l'audité. Le rapport final ne doit pas contenir d'éléments qui n'auraient pas été présentés à l'audité. 21 B Le rapport d audit social Le rapport d audit est la conclusion d un travail d investigation et surtout le point de départ de décisions et actions à entreprendre. «La communication doit être exacte, objective, claire, concise, constructive, complète et émise en temps utile». Le rapport d audit peut prévoir : Une synthèse préalable Les conclusions de la mission au regard des objectifs fixés Les feuilles d analyse classées par ordre d importance Le relevé des points forts Le relevé des dysfonctionnements Un plan d action (préconisations + mise en œuvre) Annexes (questionnaires, référentiel ) Diffusion du rapport d audit : Direction générale, direction des ressources humaines Management opérationnel Instances représentatives du personnel 22 11

12 Merci pour votre attention, des questions? Marion JULLIEN