E-Post Office Aide à l utilisateur

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1 E-Post Office Aide à l utilisateur Version V01.07 Edition juillet

2 Table des matières 1 Description de la prestation 3 2 E-Post Office dans le portail Menu de navigation Swiss Post Box Archives structure des dossiers dans E-Post Office Marquages Répondre Transférer Paramètres E-Post Office Notification Quittances Autre 9 3 Accès Application Web Application mobile Application smartphone Application tablette Différentes applications pour web et ipad 10 2

3 1 Description de la prestation E-Post Office est une plateforme Internet via laquelle les expéditeurs et les destinataires peuvent communiquer de manière simple et sécurisée. Avantage: les destinataires décident comment ils veulent recevoir leur courrier: sur papier dans leur boîte aux lettres, en tant qu IncaMail ou comme document électronique dans le compte E-Post Office. L expéditeur dépose ses envois uniquement sous forme électronique. Contrairement aux s classiques, la communication via E-Post Office est garantie par les mécanismes de sécurité de Login Poste. L identité de l expéditeur et du destinataire sont vérifiées par la Poste. Le destinataire a la possibilité d effectuer l ensemble de la gestion de sa boîte de réception sur la plateforme, afin d éviter les changements de format au cours du processus de bout en bout et d accroître la transparence et le confort. Tous les documents pertinents sont archivés en lieu sûr à La Poste Suisse. Une authentification unique permet un accès indépendant de l appareil et du lieu. E-Post Office est à la disposition de l utilisateur sur le portail via son navigateur ou bien comme application mobile pour les tablettes (ipad). 3

4 2 E-Post Office dans le portail 2.1 Menu de navigation Dans le menu de navigation, l utilisateur peut naviguer entre les sous-zones suivantes de l application E-Post Office: «Home» (page d accueil) «E-Post Office» (boîte de réception E-Post Office) « » (boîte de réception «Swiss Post Box» (boîte de réception Swiss Post Box) comme service de scan optionnel «Paramètres» 2.2 Swiss Post Box La Swiss Post Box peut être utilisée au besoin via E-Post Office. Cette prestation payante permet de scanner les lettres physiques et de les gérer par voie électronique. Son utilisation nécessite un enregistrement unique. Vous trouverez des informations complémentaires sur le produit Swiss Post Box à l adresse: Dans l onglet «Swiss Post Box», l utilisateur peut relier son compte Swiss Post Box à E-Post Office et accéder à ses documents dans la Swiss Post Box. Pour une connexion, l adresse enregistrée pour la Swiss Post Box et le mot de passe correspondant sont nécessaires. Si l utilisateur coche la case «Rester inscrit», les entrées seront sauvegardées. L utilisateur peut couper une connexion active. 4

5 Illustration 1 Boîte de réception E-Post Office Page d accueil E-Post Office 1 Pavé de connexion «Login Poste» 2 Boîte de réception (dossier système) avec fonction de filtre direct des catégories de documents 3 Dossier système (Brouillons (d envois E-Post Office), Messages envoyés (E-Post Office), Corbeille) 4 Structure personnalisée des dossiers (max. trois niveaux de hiérarchie) 5 Aperçu des documents et menu des fonctions 6 Fonction de recherche dans E-Post Office et Imprimer 5

6 2.3 Archives structure des dossiers dans E-Post Office L utilisateur peut créer sa structure de dossiers personnelle et déplacer des documents vers celle-ci. Les documents placer dans cette structure n apparaissent plus dans la boîte de réception. Le symbole (+) ou (-) permet à l utilisateur de développer ou réduire l arborescence. Avec «Traiter», l utilisateur peut adapter sa structure de dossiers individuelle. Les dossiers personnels sont limités à trois niveaux hiérarchiques. En cliquant sur le symbole «Télécharger», un utilisateur peut sauvegarder localement les dossiers, y c. les sous-dossiers et les documents en faisant partie, sur l ordinateur. Pour les documents E-Post Office, seul le document principal est téléchargé. Les annexes des documents E-Post Office doivent être téléchargées manuellement par l utilisateur dans la vue document. 2.4 Marquages Chaque utilisateur peut marquer ses documents de manière individualisée. Cela permet de les retrouver plus rapidement lors de la recherche. 2.5 Répondre Répondre via E-Post Office est une prestation payante de Poste CH SA. En répondant via E-Post Office, la transmission de l envoi s effectue au sein du système sécurisé (non public) E-Post Office. Selon le principe d E-Post Office, c est le destinataire qui décide s il souhaite recevoir son envoi sous forme d envoi E-Post Office numérique ou sous forme de lettre physique 1. En tant qu expéditeur, vous payez des coûts différents suivant la variante de réception sélectionnée. Si le destinataire a paramétré le mode de réception E-Post Office (numérique), l envoi vous coûte CHF Si le destinataire a paramétré le mode de réception Lettre (physique), l envoi vous coûte CHF Les coûts d expédition de lettres se composent des éléments suivants: nombre de pages, impression et préparation de l envoi, affranchissement et envoi. 2.6 Transférer Transférer via E-Post Office est une prestation payante de Poste CH SA. Lors du transfert d envois via E-Post Office, l utilisateur saisit d abord l adresse (NPA, localité, rue, numéro de maison et nom) du destinataire de l envoi. Le système recherche ensuite le destinataire dans la base de données de la Poste. Une fois trouvé dans la base de données, le destinataire peut être sélectionné par l utilisateur. Avant l envoi, le système vérifie si le destinataire est un utilisateur E-Post Office, et transmet ensuite l envoi selon le principe d E-Post Office. 2.7 Paramètres E-Post Office Dans Paramètres, l utilisateur peut gérer les zones suivantes: Préférences de réception Notification Quittances Autre Swiss Post Box La sélection se fait en cliquant sur l onglet correspondant. 1 Si le destinataire de l envoi n est pas utilisateur E-Post-Office, l envoi est toujours envoyé sous forme de lettre. 6

7 Onglet Préférences de réception S il sélectionne les paramètres, l utilisateur sera dirigé vers le choix des préférences de réception (voir illustration 2). Les préférences de réception peuvent être déterminées selon les catégories ou selon l expéditeur. L utilisateur peut choisir entre les canaux de réception lettre, IncaMail et E-Post Office. Une case noircie indique à l utilisateur qu une catégorie a plusieurs préférences de réception. Une case cochée indique que la catégorie est entièrement sélectionnée et attribuée à une seule préférence. Illustration 2 Préférence de réception Avec la préférence de réception IncaMail, l utilisateur a la possibilité de recevoir des envois envoyés via E-Post Office sous forme d s sécurisés. Pour cela, le service IncaMail de la Poste est utilisé. Si l utilisateur souhaite utiliser la préférence de réception IncaMail, il doit indiquer une adresse sous «Gérer l adresse IncaMail». L utilisateur doit vérifier que cette adresse est une adresse valable. Pour cela, le système E-Post Office envoie un de vérification correspondant. Tant qu aucune adresse n est enregistrée sous «Gérer l adresse IncaMail», IncaMail ne peut être sélectionné comme préférence de réception. 7

8 2.7.1 Notification L utilisateur peut sélectionner la manière dont il souhaite que l arrivée de nouveaux documents lui soit notifiée en cochant une ou plusieurs cases. Il peut choisir l adresse figurant dans «Login Poste», qui est l adresse utilisée par défaut pour les notifications. Si l utilisateur souhaite définir une adresse alternative comme adresse de notification, il peut le faire directement dans E-Post Office. En plus, l utilisateur peut personnaliser sa notification d en cochant les options possibles puis en sauvegardant les paramètres. Lien direct vers le nouvel envoi Objet de l envoi Catégorie de l envoi Expéditeur de l envoi L utilisateur peut en outre activer a posteriori la newsletter dans cet onglet. La désactivation ne peut se faire que dans la newsletter elle-même. Les messages que l utilisateur a masqués à l aide des cases de contrôle peuvent être à nouveau affichés ici (p. ex. page d information dans Répondre) Quittances Dans l onglet «Quittances», l utilisateur peut gérer ses quittances. Celles-ci peuvent être téléchargées et/ou supprimées. Contrairement aux documents, les quittances sont directement supprimées et non déplacées dans la corbeille. 8

9 La gestion de l adresse (@eposte.ch) sélectionnée lors de l enregistrement s effectue dans l onglet « ». L utilisateur peut définir un nouveau mot de passe ou modifier son adresse . Le mot de passe est nécessaire lorsqu on souhaite accéder à son compte à l aide d un programme de messagerie externe. Vous trouverez ci-dessous les indications nécessaires afin de configurer l accès IMAP sur des programmes de messagerie externes (Outlook, Thunderbird, smartphones, etc.). Paramètres pour les programmes de messagerie externes: Nom: Prénom Nom Adresse votre_adresse- @eposte.ch Type de compte: IMAP Sélectionnerl authentification SMTP Serveur de courrier entrant: imap.epost.ch Nom d utilisateur: votre_adresse- @eposte.ch Mot de passe: Mot de passe* Serveur de courrier entrant (IMAP): 993 Type de connexion cryptée: SSL Serveur de courrier sortant: mail.epost.ch Nom d utilisateur: votre_adresse- @eposte.ch Mot de passe: Mot de passe* Serveur de courrier sortant (SMTP): 587 Type de connexion cryptée: TLS Chemin du dossier principal: INBOX Remarque: Dans E-Post Office, l affichage de dossiers IMAP n est pas pris en charge. Ces dossiers peuvent uniquement être représentés dans des programmes de messagerie externes. L utilisateur peut copier ou déplacer des s des dossiers systèmes de la messagerie dans ses archives personnelles E-Post Office. Lors de l opération de copie, une version reste dans le dossier système de la messagerie Autre Sous Autre, l utilisateur peut sélectionner la page qui s affichera après le démarrage de l application. Options disponibles: page d accueil, boîte de réception E-Post Office, boîte de réception d s. 9

10 3 Accès 3.1 Application Web Les versions suivantes des navigateurs ne sont prises en charge que de façon limitée. Nom Version Remarque Internet Explorer 8 L utilisation de la solution de portail E-Post Office peut provoquer des erreurs dans IE8. Opera L utilisation d E-Post Office avec ce navigateur peut provoquer des erreurs. 3.2 Application mobile Application smartphone Une application pour iphone sera disponible dans l Apple App Store à partir de septembre A partir d octobre, une application optimisée pour les appareils Android sera disponible dans Google Play Store Application tablette L application E-Post Office pour ipad sera disponible à partir de fin juillet Les autres tablettes peuvent utiliser E-Post Office via le navigateur. 3.3 Différentes applications pour web et ipad Fonctions Disponibilité Remarques Internet Application ipad Enregistrement L enregistrement à Login Poste et E-Post Office peut s effectuer uniquement dans le navigateur. Archives et dossiers système Application ipad: les documents peuvent être enregistrés pour un accès hors ligne. Boîte de réception et fonctions Gestion des dossiers (dépôt) Portail: les dossiers, sous-dossiers et leurs documents sous forme de fichiers zip compris, peuvent être téléchargés. Gestion des marquages Fonction de recherche ipad: recherche uniquement possible dans le dossier sélectionné. Paramétrage des préférences de réception Gérer l adresse IncaMail (préférences de réception) Gestion des notifications ipad: la préférence de réception IncaMail n est disponible pour les ipad que si l utilisateur a vérifié son IncaMail enregistré. Portail: une adresse IncaMail (adresse ) ne peut être créée et gérée que sur le portail. Répondre/transférer ipad: répondre et transférer via est uniquement possible avec une adresse configurée sur l ipad. Fonction ipad: un profil préconfiguré peut être installé lors du premier démarrage de l application sur l appareil. Swiss Post Box ipad: une application spécifique est nécessaire pour utiliser Swiss Post Box. 10

11 Poste CH SA PostMail Viktoriastrasse Berne Téléphone +41 (0) (PM)