Guide rapide de I-Rent.net

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1 Guide rapide de I-Rent.net

2 Guide rapide: Débuter avec I-RENT Version 1.2 Service Support Clientèle I-Rent T: / +31 (0)88 info@i-rent.net

3 Guide rapide pour commencer avec I-RENT Bienvenue chez I-RENT Nous vous souhaitons la bienvenue chez I-Rent.net et nous vous remercions d utiliser nos services. Avant de commencer à utiliser notre système, nous vous conseillons de regrouper quelques informations générales : les informations sur votre société, un RIB, vos conditions de paiements, les conditions générales de vente, les informations sur les hébergements, photos, saison, prix, etc. CF : liste de vérification complète en pièce jointe. Vous avez probablement maintenant toutes les pièces à porté de mains afin de faciliter l enregistrement des données dans le système. Si vous êtes une nouvelle agence et que vous ne possédez pas encore toutes les informations? Pas de problèmes! En suivant les indications des menus pas à pas, vous disposerez de toutes les données et vous n oublierez rien. 1) Système I-Rent.net S enregistrer Pour rentrer dans le système, vous vous connectez sur vous rentrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe où vous aurez accès à votre compte I-Rent. Le système dispose des menus suivants: Accueil: La page de démarrage vous donne tout de suite un aperçu de la situation actuelle qui doit retenir votre attention: nouveaux formulaires de contact, requêtes de contact téléphonique, options expirées, paiements en attente, demandes d annulation, publications expirées. Réservation: Dans cette partie du menu, vous trouverez toutes les informations concernant les réservations et les options des clients, les demandes d information des clients, le calendrier des disponibilités, etc. Gestion: Vous trouvez ici la gestion administrative interne, les listes d arrivées et de départs, aperçu des ventes avec les marges effectuées et les bilans, la mise à jour des calendriers des logements ; l administration propriétaires se trouvent aussi dans cette partie Gestion. Personnes: Une base de données avec toutes les personnes que vous avez enregistré dans le système. Non seulement les coordonnées des clients, mais aussi des propriétaires, gérants, vos contacts locaux, équipe d entretien, etc. Ici, vous pouvez aussi créer les codes d accès pour vos propriétaires. Administrateur: Pour rentrer les données de votre entreprise, vous allez dans la partie Administrateur. Vos coordonnées, les codes d accès, possibilité (online) de paiements, conditions de location, information générale de votre entreprise et les collaborations avec d autres partenaires sont quelques éléments qui se trouvent dans cette partie. Logements : pour toutes les informations sur les logements, la gestion et l enregistrement de vos logements. Depuis ce menu, vous pouvez aussi gérer les aperçus où et comment sont publiés vos logements.

4 2) Insertion des données de votre entreprise menu Administrateur Commencer à utiliser le système I-Rent débute par saisir les données de votre société dans le menu Administrateur. Remplir pas à pas et de haut en bas chaque (sous)partie du menu Administrateur avec les données correspondant à votre société. Certains menus sont des programmes de traitement de texte ; les textes insérés à cet endroit seront mis en ligne ou rajouté au contrat de location (par exemple les conditions de vente). Dans d autres (sous) parties du menu, des données vous seront demandées telles que les saisons en vigueur pour l utilisation de la climatisation ou du chauffage ; ou bien les méthodes de travail de votre société (calendrier des paiements). Faites bien en sorte que vous remplissez tout de façon la plus correcte et complète possible dés le début, de telle sorte que le système puisse vous faciliter la vie, comme la création automatique de contrats de location ou le calcul des montants possibles pour une réservation (client, propriétaire, agent, commission, réduction, etc.). 3) Crédit de votre compte Menu Administrateur Certaines parties du système nécessitent un paiement telles que: téléchargement d un hébergement, publication d un logement sur quelques pages web, traductions, service de messagerie, usage des icones spécifiques plus une petite somme pour chaque réservation réalisée. Ces paiements se déduisent automatiquement de votre compte crédit chez I-REnt. C est pourquoi, avant de continuer vous devez avant tout créditer votre compte. Allez à Administrateur -> Crédit I-Rent. Pour verser de l argent, cliquez sur Nouveau Crédit. Ensuite, choisissez la montant de la somme que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur continuer. Vous serez alors redirigé sur notre page bancaire sécurisée d où vous pourrez sélectionner votre mode préféré de paiement et payer directement en ligne. Vous pouvez vérifier à l écran l état de votre balance, il existe également un écran des dépréciations. 4) Le téléchargement de vos locations menu Liste des Logements Après avoir inséré les données de votre société, parmi lesquelles les saisons, et avoir crédité votre compte, vous pouvez continuer par le chargement de vos logements dans le système. Allez sur le menu Logement -> Liste des logements. Pour créer un nouveau logement, cliquez en haut à gauche sur «Nouveau Logement». Lorsque le logement apparait dans la liste, mettez vous sur le nom du logement et cliquez sur le bouton droit de votre souris. Une nouvelle fenêtre apparaît avec un menu spécial pour le logement. Regardez chacune des 5 parties et remplissez chacune des données demandés : information du logement, descriptif, photos, prix et extras. 5) Mettre à jour le calendrier Menu Gestion et Réservation Afin de réaliser des réservations en ligne et travailler en temps réel, il est important d avoir en tout temps la disponibilité actuelle de vos logements. Vous devez donc avoir par conséquent avoir vérifié les calendriers et les périodes disponibles avant de mettre en ligne vos logements.

5 Contrôlez d abord que les périodes non disponibles pour la location (cela puisse avoir plusieurs raison mais généralement il s agit d une période hors contrat) sont bien bloquées en tant que «nouvelle période non disponible». Bloquez ensuite les périodes pour le propriétaire en mentionnant «nouvelle réservation du propriétaire». Une réservation propriétaire est une réservation (privée) du propriétaire, pour lui-même où la famille ou les amis. Dans le cas où vous ne savez pas encore si le logement puisse être réservé directement en ligne où si la période est seulement sur demande (car vous devez encore obtenir l accord de disponibilité avec le propriétaire ou le gérant) pour être sûr mettez ces périodes sur «nouvelle période sur demande». Tenez bien compte que les réservations en ligne ne seront donc pas possibles et que vous pourriez passer à coté de réservations. Vous pouvez créer des nouvelles périodes non disponibles, des nouvelles périodes propriétaires et des nouvelles périodes sur demande depuis le menu Gestion, mais aussi en cliquant avec le bouton droit de votre souris directement sur le calendrier sur la date d arrivée concernée (dans le menu Réservation). Si vous avez des réservations clients existantes, vous pouvez les insérer dans le menu Réservation dans «Nouvelle Option» ou «Nouvelle Réservation». Mais aussi en les insérant directement sur le calendrier comme décrit ci-dessus. 6) Mettre votre logement en ligne Menu Logement Les informations de votre société sont insérées, votre compte a été crédité, les logements ont été téléchargés et la disponibilité est à jour, vous pouvez maintenant publier vos logements. Revenez dans le menu Logement -> Liste des logements, placez votre souris sur le logement que vous souhaitez publier et cliquez sur le bouton droit de votre souris. Ici, vous avez le choix de publier vos logements sur votre propre site Internet, les sites Internet de vos collaborateurs, les sites Internet de I-Rent et sur des portails Internet en cliquant sur les menus concernés. La publication peut aussi être gérée depuis le menu Distribution Web des logements, sous le menu Logement. Ces menus sont particulièrement faciles lorsque vous souhaitez publier plusieurs logements en même temps, ou pour contrôler et gérer vos publications. Besoin de plus d information? Consultez le Manuel pour démarrer avec le système ou contactez : Service Support Clientèle I-Rent Téléphone : +31 (0) ou: info@i-rent.net

6 Liste de vérification complète pour I-Rent avant de débuter Information société les informations de contacts jusqu aux informations de paiement. RIB les coordonnées bancaires pour le versement de la caution, ainsi que les numéros IBAN en BIC pour les paiements internationaux. Logo : - en format GIF avec un fond blanc. - Dimension : 90mmx20mm (255px per 57px met 72ppp). - Taille maximale du logo: 20KB Coordonnées GPS de la société. Données bancaires de quelle manière demandez-vous le règlement du paiement aux clients et les délais? Frais supplémentaires autant les frais obligatoires qu optionnels (par exemple frais de réservations, location d un lit bébé, etc.), comment et quand doivent-ils être réglés. Les saisons saisons hautes/moyennes/basses et les dates correspondantes. Par exemple : Les textes suivants dans les langues que vous souhaitez publier: Conditions générales de vente Particularités; textes concernant les particularités d un logement et les données de la société par laquelle les clients louent le logement. Texte de présentation de votre société; qui êtes-nous, les services proposés, etc. Et de chaque logement: Information logement un formulaire vierge à remplir pour chaque logement, à trouver dans le menu Logement -> Modèle Fiche d information du logement. Coordonnées GPS en degrés, minutes et fractions de minutes. Descriptions dans les langues que vous souhaitez publier. Photos Prix Extras Frais supplémentaires obligatoires et optionnels concernant la location des logements (tels que les frais de ménage final, etc.), comment et quand doivent-il être payé.

7 Commencez avec I-Rent.net dans 6 étapes Etape 1 - Login Cliquez sur: Etape 2 - Données de l'entreprise Remplir les données de l'entreprise: dans le menu 'Administrateur' Etape 3 -Crédit I-Rent Charger crédit dans le menu Administrateur => Crédit I-Rent Etape 4 - Logements Enregistrer vos logements: dans le menu 'Logements' Cliquez sur 'Nouveau Crédit' Sélectionnez le montant et la méthode de paiement pour charger votre crédit directement en ligne Allez dans 'Liste des Logements' Cliquez sur 'Nouveau Logement' Remplir les données du logement Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du logement pour remplir les données Etape 5 - Disponibilité Mettre les calendriers à jour dans les menus: 'Gestion' + 'Réservation' Bloquez les périodes non disponibles en cliquant sur Nouvelle Période non Disponible' Bloquez les périodes du propriétaire en cliquant sur 'Nouvelle Réservation du propriétaire' Etape 6 - Publier l'annonce Retournez sur le menu: Liste des logements' Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque logement C'est prêt! Bloquez les autres périodes réservées ou sur demande Cliquez avec le bouton droit de la sourissur le nom du logement pour les possibilités de publication