Manuel de l utilisateur Intrum Web 2.0

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2 Table des matières 1 INTRODUCTION Accueil/page de démarrage Page de démarrage Statistiques Dossiers Messages Vos collègues Recherche de dossiers Recherche Recherche avancée Favoris sur la page de démarrage Présentation du dossier Aperçu du dossier Factures Enregistrer un paiement Enregistrer une note de crédit Enregistrer une autre facture Messages Notes Dossiers retirés Enregistrer un nouveau dossier Service et numéro de client Informations sur le dossier Débiteurs Factures Informations complémentaires Vérification des dossiers enregistrés Document Documents émanant d Intrum Mes documents Intrum Justitia Sverige AB page-2 de 32

3 1 INTRODUCTION Bienvenue sur, le service web d Intrum Justitia. L application web est la plateforme utilisée dans le cadre de la communication entre le client et Intrum Justitia («Intrum» dans le présent manuel). Tout est possible : de l enregistrement d un nouveau dossier à l impression de rapports et de statistiques. Ce manuel présente les différentes fonctionnalités. 1.1 Accueil/page de démarrage Pour revenir à la page de démarrage, cliquez sur le symbole Accueil (maison) situé à gauche du menu. Intrum Justitia Sverige AB page-3 de 32

4 2 PAGE DE DÉMARRAGE Les statistiques des dossiers envoyés à Intrum figurent sur la page de démarrage. Cette page comprend également la liste de tous les dossiers. Lorsque vous cochez un dossier dans la liste, vous avez accès à tous les messages en lien avec le dossier en question. Vous pouvez répondre aux messages à partir de la page de démarrage. Intrum Justitia Sverige AB page-4 de 32

5 2.1 Statistiques Quatre types de statistiques s affichent sur la page de démarrage : Dossiers en cours, Dossiers clôturés, Paiements/recouvrement total et Réussite. Dossiers en cours Statistiques relatives aux dossiers en cours pour une période définie, comme illustré ici. Ces statistiques sont divisées en trois volets : Service, Statut et Statut détaillé. Dossiers clôturés Statistiques relatives aux dossiers clôturés pour une période définie, comme illustré ici. Ces statistiques sont divisées en deux volets : Aperçu et Par code de clôture. Intrum Justitia Sverige AB page-5 de 32

6 Paiements/recouvrement total Statistiques relatives aux recouvrements totaux pour une période définie, comme illustré ici. Les statistiques peuvent être affichées par recouvrement total (principal, intérêts et frais) ou par produit. Si des statistiques doivent être ajoutées ou effacées, cliquez sur le symbole Intrum Justitia Sverige AB page-6 de 32

7 2.2 Dossiers Vous trouverez la liste des dossiers transmis à Intrum sous Dossiers. Vous pouvez notamment voir le statut, le solde et les dernières actions. Choisissez les colonnes ou les onglets à afficher dans Paramètres. Vous pouvez, par exemple, décider d afficher les Nouveaux dossiers, les Derniers dossiers visités ou les dossiers qui comportent des messages d Intrum à traiter. Vous pouvez cocher des dossiers et les afficher dans une liste séparée. Intrum Justitia Sverige AB page-7 de 32

8 2.3 Messages Lorsque vous avez sélectionné Messages ouverts dans l affichage des dossiers, les messages s affichent au bas de la page de démarrage. Si vous cliquez sur la ligne d un dossier, vous verrez aussi s afficher les messages en lien avec le dossier en question, mais auxquels on n a pas encore répondu. Vous pouvez y répondre à partir de cette page. Intrum Justitia Sverige AB page-8 de 32

9 Des messages peuvent toujours être envoyés à Intrum à partir de la page de démarrage. Cliquez sur la ligne d un dossier pour que le message s affiche au bas de l écran. Intrum Justitia Sverige AB page-9 de 32

10 2.4 Vos collègues Les collègues qui utilisent Intrum Web sont répertoriés ici. Pour demander un nouveau login, cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur et saisissez toutes les données avant de cliquer sur Envoyer. Intrum Justitia Sverige AB page-10 de 32

11 3 RECHERCHE DE DOSSIERS Il existe différentes manières de chercher des dossiers sur le web : via Recherche et Recherche avancée ou en créant des favoris dans l affichage des dossiers sur la page de démarrage. Chaque technique est expliquée ci-après. 3.1 Recherche Cherchez des dossiers grâce à la zone de recherche, en utilisant l intégralité ou une partie du numéro de dossier, du numéro de sécurité sociale/d enregistrement, du numéro de client, du numéro de facture ou du nom. Si la recherche donne plusieurs résultats, une liste de dossiers s affiche. Cochez un dossier pour y accéder. Intrum Justitia Sverige AB page-11 de 32

12 3.2 Recherche avancée La page Recherche avancée comprend les onglets suivants : Recherche de dossier, Recherche du dernier enregistrement, Rechercher un dossier retiré et Recherche de dossier pour paiement. Recherche de dossier C est là que vous pouvez effectuer une recherche sur la base de plusieurs critères. Accédez aux Paramètres pour choisir les champs de recherche à afficher et les colonnes qui doivent apparaître dans la liste des résultats. Intrum Justitia Sverige AB page-12 de 32

13 Vous trouverez un exemple de paramètres à la page suivante. Rechercher le dernier enregistrement C est là que vous pouvez effectuer une recherche dans les dossiers, les paiements et les notes de crédit enregistrés via Intrum Web. Intrum Justitia Sverige AB page-13 de 32

14 Rechercher un dossier retiré C est ici que vous pouvez chercher les dossiers qui ont été retirés d Intrum Web. Les dossiers retirés s affichent, ainsi que la personne qui les a retirés et la raison du retrait. Intrum Justitia Sverige AB page-14 de 32

15 Rechercher un dossier pour paiement Utilisez cette page pour enregistrer plus d un paiement ou d une note de crédit à la fois. Indiquez la référence du client, le numéro de dossier ou le numéro de facture et précisez s il s agit d un paiement ou d une note de crédit. Cliquez ensuite sur Rechercher. Vous serez ensuite redirigé(e) vers la page où les paiements peuvent être enregistrés. Intrum Justitia Sverige AB page-15 de 32

16 Une fois le paiement enregistré, vous serez redirigé(e) vers la page de recherche. Vous pourrez alors chercher le dossier suivant pour lequel enregistrer un paiement/une note de crédit. 3.3 Favoris sur la page de démarrage Les dossiers suivis d un peu plus près peuvent être signalés sur la page de démarrage. Ajoutez de nouveaux dossiers en cochant le symbole situé à gauche et décochez les dossiers qui ne doivent pas apparaître dans la liste. Intrum Justitia Sverige AB page-16 de 32

17 4 PRÉSENTATION DU DOSSIER Les informations suivantes figurent au-dessus de chaque dossier : Numéro de dossier d Intrum Justitia, Numéro de client, Montant principal original et Montant principal actuel, Service, Statut, Date d enregistrement et nom du Client. Ces informations s affichent toujours, quel que soit l onglet actif. Vous trouverez aussi des liens rapides vers les fonctionnalités : Enregistrer un paiement, Ajouter une note et Envoyer un message. La présentation du dossier comprend aussi les onglets suivants : Aperçu du dossier, Informations financières, Factures, Messages, Notes, Lettres scannées, Retirer le dossier et Aperçu avant impression. Intrum Justitia Sverige AB page-17 de 32

18 Les pages suivantes présentent le contenu des différents onglets. 4.1 Aperçu du dossier Diverses informations figurent en haut du dossier : client, numéro de sécurité sociale/d enregistrement, nom et adresse. Cliquez sur Communiquez les changements au sujet des données de contact si des modifications ont été apportées ou si des informations doivent être ajoutées. L aperçu du dossier mentionne des informations relatives au statut, au statut détaillé, à la dernière action et aux actions prévues par Intrum. Cliquez sur Aperçu des actions pour afficher la liste de toutes les actions réalisées dans le cadre du dossier. Intrum Justitia Sverige AB page-18 de 32

19 Vous trouverez, au bas de l aperçu du dossier, des informations sur le sujet de la plainte ainsi que le numéro de client Intrum sous lequel le dossier est enregistré. 4.2 Factures Vous trouverez ici toutes les factures liées au dossier. 4.3 Enregistrer un paiement Vous trouverez, en haut du site du dossier, un lien vers Enregistrer un paiement. Saisissez le montant et la date, puis cliquez sur Enregistrer. Intrum Justitia Sverige AB page-19 de 32

20 4.4 Enregistrer une note de crédit Le lien Enregistrer une note de crédit figure sur la page Factures. Intrum Justitia Sverige AB page-20 de 32

21 Saisissez la date et le montant, puis cliquez sur Enregistrer. 4.5 Enregistrer une autre facture Le lien Enregistrer une autre facture figure sur la page Factures. Intrum Justitia Sverige AB page-21 de 32

22 Indiquez toutes les données de la facture additionnelle, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur Ajouter une facture si nécessaire. La facture additionnelle enregistrée est ajoutée au dossier si le statut du dossier le permet. Dans le cas contraire, elle est enregistrée dans un nouveau dossier. La facture additionnelle peut être suivie via Recherche avancée/dernier enregistrement (cf. 5.2). 4.6 Messages L historique des messages (envoyés par et à Intrum) du dossier figure sur cette page. Intrum Justitia Sverige AB page-22 de 32

23 Il est possible de filtrer les informations pour n afficher qu un type de message en particulier. Pour envoyer un nouveau message à Intrum, utilisez le lien rapide en haut du dossier. 4.7 Notes C est ici que vous pouvez ajouter des notes aux dossiers. Ces informations ne s afficheront que sur Intrum Web et Intrum ne les verra pas. Vous pouvez aussi y accéder via le lien situé en haut de la page du dossier. Pour savoir comment envoyer un message spécifique à Intrum, consultez le point 6.7. Intrum Justitia Sverige AB page-23 de 32

24 Les notes antérieures concernant le dossier sont aussi visibles sur le site. Intrum Justitia Sverige AB page-24 de 32

25 4.8 Dossiers retirés C est ici que des dossiers peuvent être retirés. Indiquez la raison du retrait et cliquez sur Retirer. Lorsque vous avez cliqué sur Retirer, une question de contrôle vous est posée pour vérifier si le dossier doit effectivement être retiré. Une fois le dossier retiré, la mention Dossier retiré s affiche en haut du site. Le dossier sera retiré lorsqu Intrum l aura reçu. Intrum Justitia Sverige AB page-25 de 32

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27 5 ENREGISTRER UN NOUVEAU DOSSIER Le menu supérieur du site comprend un bouton Enregistrer un dossier. Lorsqu un nouveau dossier doit être enregistré, procédez par étape. Vous trouverez une brève explication ci-après. 5.1 Service et numéro de client Commencez par choisir un service, puis un numéro de client Intrum. Cliquez ensuite sur Suivant. Intrum Justitia Sverige AB page-27 de 32

28 5.2 Informations sur le dossier Indiquez, sur cet écran, les données relatives au dossier, notamment la référence client (le numéro de votre client chez vous) et la plainte. Tous les champs signalés par un obligatoires. sont Cliquez sur Suivant pour passer à l étape suivante. 5.3 Débiteurs Indiquez, sur cet écran, les informations relatives au débiteur : numéro de sécurité sociale/d entreprise, nom et adresse. Si la référence client a été mentionnée à l étape précédente, toutes les informations relatives au client se trouvent dans la zone de recherche, à condition qu il existe un dossier antérieur enregistré au nom du même client avec un numéro de client Intrum. Intrum Justitia Sverige AB page-28 de 32

29 Si vous devez procéder à un nouvel enregistrement, précisez d abord si le client est un particulier ou une entreprise. Saisissez ensuite toutes les informations concernant le client, puis cliquez sur Suivant. Tous les champs signalés par un sont obligatoires. Si la plainte concerne plusieurs débiteurs, cliquez sur Ajouter un nouveau débiteur pour ajouter un autre débiteur au dossier. Intrum Justitia Sverige AB page-29 de 32

30 5.4 Factures Indiquez, sur cet écran, les informations relatives à la facture : numéro de facture, date de la facture, échéance et montant. Assurez-vous que le taux d intérêt est conforme à la facture. Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur Suivant. Si un paiement a été effectué, cliquez sur Ajouter un paiement. Si vous devez ajouter d autres factures au dossier, cliquez sur Ajouter une nouvelle facture. 5.5 Informations complémentaires Indiquez, sur cet écran, des informations complémentaires susceptibles d être utiles à Intrum. Ces informations seront enregistrées dans l historique du dossier. Cette étape est facultative : passez-la si vous n avez pas d informations à ajouter. Cliquez ensuite sur Suivant. Intrum Justitia Sverige AB page-30 de 32

31 5.6 Vérification des dossiers enregistrés Contrôlez ici les informations ajoutées. Si des modifications doivent être apportées ou ajoutées, cliquez sur Retour. Pour interrompre l enregistrement, cliquez sur Effacer. Lorsque toutes les informations ont été ajoutées et que le dossier doit être envoyé pour être enregistré, cliquez sur Confirmer. Le dossier sera alors envoyé à Intrum pour enregistrement. Un numéro de dossier lui sera attribué dès qu il aura été enregistré. Pour suivre le dossier, accédez à Recherche avancée/dernier enregistrement. Plus d informations au point 5.2. Intrum Justitia Sverige AB page-31 de 32

32 6 DOCUMENT Accédez à cette page via le menu supérieur. La page comprend les rubriques Documents, où vous trouverez les documents chargés par Intrum (notamment le manuel de l utilisateur), et Mes documents, qui permet de charger des documents sur le web. 6.1 Documents émanant d Intrum Vous trouverez ici les vidéos d instruction et les manuels de l utilisateur concernant Intrum Web. 6.2 Mes documents C est ici que vous pouvez charger des documents sur le web. Dans le champ Visibilité du document, choisissez Documents personnels (uniquement visibles par vous) ou Documents du client (là, vous indiquez par quel numéro de client Intrum le tri doit être effectué tous les utilisateurs qui peuvent accéder à ce numéro de client peuvent voir le document sur le web). Intrum Justitia Sverige AB page-32 de 32

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