Return of the Introduction of a Prince 2 Procedure to Manage the IT Projects of the Liege University Hospital

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1 Return of the Introduction of a Prince 2 Procedure to Manage the IT Projects of the Liege University Hospital

2 Agenda Liege University Hospital Why a Project Management Method? How did we organize it? Methodology description & Feedback

3

4 Key figures: Staff 31/12/13 Nursing Medical 719 Paramedics 680 Total beds Admin & others 1 768

5 Liège CHU Hospitalisations Classical bed-stay (days): (2,3 % de plus qu en 2012) Classical bed-stay (entries): (2,6 % de plus qu en 2012) One day hospitalization: (0,72 % de plus qu en 2012) Polyclinics Polyclinics entries: (3,37 % de plus qu en 2012) Emergency Room E.R. entries: (1,80 % de plus qu en 2012)

6 Agenda Liege University Hospital Why a Project Management Method? How did we organize it? Methodology description & Feedback

7 Why a project management method? Increasing project number Need of a global vision in terms of Costs Risks Delays, ressources Quality of the reporting Unify the communication of the project leaders

8 Why a project management method? Standardize documentation Multi team support Clear definition of the perimeter Stop the never ending projects Don t forget the initial requirement

9 Pourquoi? Définition claire du cadre Éviter l enlisement Ne pas dévier de l objectif de départ

10 Out of scope Operational management of the project: Team meeting definition Users communications Ressource management Provider management Let some «freedom» to the project managers

11 Agenda Liege University Hospital Why a Project Management Method? How did we organize it? Methodology description & Feedback

12 PMO Strategic plan Creation of a PMO (project management office) in the IT department

13 PMO Mangement of : Security Quality Projects Assistance Project management Call for tenders 13

14 Actions achieved Document management tool (Sharepoint) Training seminar for project leaders Definition and set up of the methodology List of deliverables Working flow Adapted from Prince 2 Also used by providers

15 PRINCE2 structure 15

16 Agenda Liege University Hospital Why a Project Management Method? How did we organize it? Methodology description & Feedback

17 7 processes, 40 activities 26 document models

18 Project phases Adapted to the CHU environment Initialization Realization Launching

19 Project Mandate Request to initiate a project Request to approve next Stage Plan Exception raised Request to approve Exception Plan Closure recommendation Checkpoint Report Issue Register Lessons Report

20 Project Request

21 Return : Helps the user to fromalize its needs and request Better structuration and then better understanding of the requests Easy classification of the requests (needs vs best wishes, return for the hospital) Initiation of projects regrouping several requests Attention point: Need of PMO assistance Project Request

22 Project Charter

23 Project Charter Return : Help, Support, Guidance for project leaders Clear perimeter definition (and out of perimeter definition) Attention point: Quality indicators as well as risks are difficult to quantify

24 Exception report

25 Exception report Return : Focuss on the essential points Project Leader empowerment Attention point : An exception report is NOT a project failure report!

26 Project Request

27 Launching document Return : Allow a complete verification before launching (hardware and software tests, user training, support training, available documentation, )

28 Exploitation Document

29 Exploitation Document Return : Reorganisation of the support in some places Service support Maintenance contracts Support roles and responsibilities information is now centralized and available for each team

30 Project or stage closure

31 Stage/Project closure Return : Never-ending projects closure List of out of scope points Separation of blocking points vs requests to follow Return on experience Post projet review

32 Globaly Returns : Project Leader visibility Project follow up Attention point : Continuous work of the PMO Success Factor : PMO Mix between strictness and flexibility

33 Cockpit Abandons Réorientations Project Closed

34 Conclusion Glossaire Commun Modèles Refresh pending Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3 ) Guides Portfolio, Programme and Project Office (P3O ) Gateway M_o_R Portfolio Guide (PfM) ITIL PRINCE2 Maturity Model (P2MM) MSP (programme) PRINCE2 (project)

35 Questions? PMO : Noémi Javaux : Serge Krott : Christophe Lejeune : Roselyne Liénard :

36

37 Les caractéristiques du management de projet Changement Les projets sont les moyens par lesquels nous introduisons le Changement Temporaire les projets sont par nature temporaires. Une fois le changement désiré implémenté, le cours normal des affaires reprend et la nécessité du projet disparaît. Inter fonctionnel Un projet se compose de personnes aux compétences différentes qui travaillent ensemble en vue d'introduire un changement dont l'impact se fera sentir hors de l'équipe. (Environnement client fournisseur) Unique Chaque Projet est unique. Même des projets similaires dans la même organisation auront des différences subtiles sur des facteurs comme le client, le site, l'équipe, qui les rendront unique. Incertitude Qu est ce qu un projet? Un projet est une organisation temporaire, créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d'entreprise conformément à un Cas d Affaire convenu" Définition PRINCE2 Contrairement à l'approche du cours normal des affaires, les projets rencontrent plusieurs menaces et opportunités les rendant plus risqués par nature. 37

38 Les Variables du Chef de Projet C R T Q P B 38

39 PRINCE 2 PRojects IN Controlled Environments (projets en environnements contrôlés). Méthode de gestion de projet inspirée des meilleures pratiques Propriété de l OGC ( APMGroup Ltd est l entité de certification. ( Examen dans plus de 113 pays Plus de certifications dans le monde en 2012 Utilisé par les multinationales et entreprises nationales et les organisations publiques dans le monde entier Examen en Anglais, Néerlandais, Français, Allemand, Italien, Espagnol, Polonais, Danois, Chinois... Glossaire Commun Modèles Guides Refresh pending Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3 ) PRINCE2 Maturity Model (P2MM) Portfolio, Programme and Project Office (P3O ) Gateway M_o_R Portfolio Guide (PfM) MSP (programme) PRINCE2 (project) ITIL Crown Copyright Reproduit sous le brevet de l OGC

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