Centre de Gestion et de Formation C G F

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1 République française Polynésie française Centre de Gestion et de Formation C G F Mise en concurrence n : La procédure utilisée est celle de la mise en concurrence sans formalité particulière au sens de l article 321 du Code des Marchés publics passés au nom des collectivités territoriales et de leur établissements publics rendu applicable en Polynésie française par décret du DÉVELOPPEMENT D UN LOGICIEL, SUR MESURE, DE GESTION DES CONCOURS ET EXAMENS PROFESSIONNELS CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES CCTP Informations administratives : agnes.vayssie@cgf.pf Informations Technique : moana.tehetia@cgf.pf Page 1 sur 9

2 Contenu I) Présentation de l établissement... 3 II) Présentation du projet ) Rôles entre personne responsable du marché et le soumissionnaire ) Objectifs du Logiciel de gestion des concours et examens professionnels ) Le public concerné ) Le contexte ) Droits d accès ) Les fonctionnalités... 5 III) Technique ) Plateforme client ) Plateforme logicielle hébergeant la solution ) Plateforme matérielle ) Élaboration du progiciel ) Mises à jours de sécurité ) Acquisition de licence... 7 IV) Étapes de la procédure ) Délais de réponse ) Analyse des offres ) Début des travaux ) Développement du produit ) Mise en service ) «Service fait»... 9 Page 2 sur 9

3 I) Présentation de l établissement Le Centre de gestion et de formation (CGF) est un établissement public local à caractère administratif créé depuis le 29 novembre Principales missions de cet établissement public : - Bourse de l emploi communal ; - Secrétariat et gestion des instances de la fonction publique communale ; - Organisation des concours et examens, listes d aptitude ; - Tenue de statistiques sur l'emploi communal ; - Information-support aux élus et aux cadres RH en matière de statut des agents ; - Gestion des dossiers individuels de tous les agents communaux de Polynésie française ; - Prise en charge des fonctionnaires momentanément privés d emploi ; - Organisation de certaines épreuves d aptitude physique pour le recrutement ; - Remboursement aux communes de certains types d absences des représentants syndicaux ; - Organisation de la formation des agents communaux, animation des réseaux professionnels des cadres. II) Présentation du projet Aujourd hui, le Centre de gestion et de formation dispose d un logiciel de gestion des concours et examens professionnels, ce logiciel ne répond que très que partiellement à la configuration des concours et examens professionnels organisés par le centre de gestion et de formation de Polynésie. En effet, ce logiciel a été développé en France métropolitaine pour la fonction publique territoriale métropolitaine, or la fonction publique communale de Polynésie dispose d un statut particulier avec de réelles spécificités fort éloignées de de la fonction publique territoriale métropolitaine. Il est apparût nécessaire de développer un logiciel de gestion des concours et examens professionnels sur mesure et propre à la réalité Polynésienne. 1) Rôles entre personne responsable du marché et le soumissionnaire Le Centre de gestion et de formation, personne responsable du marché, a pour rôle de : - Veiller au respect du cahier des charges ; - Veiller au respect des délais proposés par le candidat retenu sur l ensemble des phases de conception à cet effet un expert, missionné par le CGF, travaillera en étroite concertation avec l équipe de programmeurs afin de valider l avancée des travaux; - Valider les étapes et les partis pris par le concepteur du logiciel (graphisme, contenu, ) - Organiser des réunions de travail et d information avec le candidat retenu, afin qu il comprenne parfaitement les différentes phases d organisation des concours et examen professionnels de Polynésie. La société répondante, le soumissionnaire, a pour rôle de : - Respecter le cahier des charges ; - Développer et installer sur la configuration informatique du CGF le logiciel de gestion des concours et examens professionnels ; - Proposer un planning de réalisation (calendrier d exécution) ; - Proposer et présenter des solutions adaptées aux besoins exprimés dans le cahier des charges. Page 3 sur 9

4 2) Objectifs du Logiciel de gestion des concours et examens professionnels L objectif principal du logiciel est la gestion complète et simplifiée de l organisation des concours et examens jusqu à la publication des résultats. 3) Le public concerné Les agents de la direction Emploi-Concours. Le directeur général des services du Centre de gestion et de formation. Les candidats aux concours et examens. 4) Le contexte Le Centre de gestion et de formation souhaite développer un logiciel de gestion des concours adapté aux spécificités des concours et examens de la fonction publique communale. Page 4 sur 9

5 1) Droits d accès La gestion des droits d accès est un élément extrêmement important du projet, tant à cause du caractère confidentiel des informations collectées que par le risque d invalidation d un concours. Cette gestion devra être simple de gestion et d utilisation. Les utilisateurs au sein du CGF seront soumis à des droits d accès qui seront facilement révocables en particulier s ils sont eux-mêmes candidats. Chaque module devra être assujetti à une gestion de droits. Un ou plusieurs comptes administrateur devront permettre d attribuer ces droits. Les candidats auront un accès via internet leur permettant de déposer leur candidature, consulter leur dossier et informations les concernant. Cet accès devra être hautement sécurisé (SSL, CAPTCHA ) et une gestion des mots de passe devra être prévue (génération, oubli ) 2) Les fonctionnalités Si les grandes lignes du projet sont décrites ici, une analyse plus poussée en amont de son développement sera nécessaire en collaboration avec le service concerné. Tant pour les concours que pour les examens professionnels, la création d une session commencera par le renseignement des informations (non exhaustives) suivantes : - - Concours ou Examens professionnel. - Catégorie (A, B, C, D) - Spécialité (Administrative, Technique ) - Les épreuves écrites - Les épreuves orales - Le cas échéant, les épreuves sportives et/ou facultatives - Le nombre de postes ouverts le cas échéant pour les concours - Date d ouverture des inscriptions - Date de clôture des inscriptions Chaque épreuve devra être qualifiée par : - Coefficient - Durée - Date - Lieu Un calendrier permettra de visualiser/ajuster aisément les informations ci-dessus. Les candidats pourront de leur côté réaliser une préinscription via internet. Un numéro de candidat et un droit d accès leur sera automatiquement attribués. Leur inscription ne sera confirmée qu une fois Page 5 sur 9

6 les éléments justificatifs auront été reçus et validés par le service concours. Une version imprimable du dossier de préinscription devra être générée pour les candidats ne disposant pas d un accès à internet. Ces informations seront alors saisies ou mises à jour par le service concours. À la clôture des inscriptions, un module logistique permettra la création de centres d examens et de salles, ainsi que l affectation des candidats (sur critères) et intervenants à ces dernières. Une fois cette tâche terminée, il sera possible de générer les convocations (date/heure/lieu) pour chaque candidat ainsi qu une feuille de présence avec émargement pour chaque salle. Un module de gestion des intervenants devra quant à lui permettre, via un répertoire, d affecter les surveillants, les correcteurs, les concepteurs, les membres de jury et les examinateurs pour chaque épreuve et de générer les feuilles de présence. À l issue des épreuves écrites, un numéro doit être attribué à chaque copie qui doit rester anonyme. Ces dernières sont ensuite affectées à des correcteurs. Après correction, les notes doivent être saisies en se basant uniquement sur le numéro de copie. L identité de l agent opérant cette saisie ainsi que l horodatage doivent être conservés et affichables. Il en est de même en cas de modification. Un module statistique doit permettre de produire des moyennes par correcteur. Une fois toutes les notes des épreuves écrites saisies, un calcul est réalisé pour déterminer la moyenne de chaque candidat et son nombre de points. Est alors éditée une liste, anonyme (numéro de candidat), indiquant la liste des admissibles avec leurs notes. Après décision du jury et le cas échéant réajustement, cette liste donne lieu à la génération de convocations pour les oraux le cas échéant. Pour ceux qui ont échoué, une notification et un bulletin de notes leur sont transmis. Les épreuves orales ne concernent que les candidats ayant étés admis à l écrit. Un module spécifique doit permettre de définir examinateurs, candidats, horaires et salles. Une génération automatique mais modifiable doit permettre d alimenter le calendrier en tenant compte des temps de préparation, épreuve, intervalles. Les feuilles de notation et de présence doivent être générées par demi-journée. Après saisie des notes, une liste des admis doit être éditée. Une attestation leur est transmise tandis qu un bulletin de notes est envoyé aux candidats ayant échoué. Le concours ou examen peut alors être clôturé. La solution proposée se devra d être intuitive, claire et visuelle. III) Technique Cette partie regroupe l aspect technique autour de l exploitation du progiciel. Du développement à l hébergement en passant par les mises à jour, l intégralité de l aspect technique devra être détaillée dans la réponse du candidat à l appel d offre. Page 6 sur 9

7 1) Plateforme client Dans un souci de déploiement et de gestion simplifiée et centralisée, la solution sera de préférence conçue pour des clients légers de type navigateur internet. 2) Plateforme logicielle hébergeant la solution Le progiciel devra s intégrer sur une plateforme linux dans les locaux du CGF. La version de linux souhaitée par l établissement doit être installée sous sa dernière version comprenant les dernières mises à jour des applications nécessaires au site internet. Dans le cas où le soumissionnaire du marché préconise l utilisation d une autre plateforme logicielle pour l hébergement il devra préciser laquelle. Il est impératif que les logiciels utilisés soient sous leurs dernières versions et que le système d exploitation soit libre. 3) Plateforme matérielle Dans la mesure où le soumissionnaire ne répond pas à la variante : Le soumissionnaire au marché devra spécifier les caractéristiques techniques minimums nécessaires au bon fonctionnement de la solution. Cette information se présentera sous la forme suivante : -Mémoire vive ; -Processeur ; -Capacité disque dur. 4) Élaboration du progiciel Le soumissionnaire devra obligatoirement indiquer la technologie qu il compte utiliser dans le cadre de la conception du progiciel. En cas de l utilisation d un ERP, d un Framework voire d un CMS, celui-ci devra être défini par l entreprise qui indiquera les critères qui l ont amené à faire ce choix. Si le développement se fait à partir de rien, le code devra être commenté afin de le rendre compréhensible et exploitable. 5) Mises à jours de sécurité La technologie ou l outil utilisé dans le cadre du développement devra supporter, sans problématique tierce, les mises à jour de sécurité de la plateforme. Ceci inclût par la même occasion les mises à jour de l outil. 6) Acquisition de licence Dans le cas où le soumissionnaire propose un logiciel sous licence pour maintenir son progiciel, celuici devra inclure ce coût supplémentaire dans sa proposition financière. Page 7 sur 9

8 IV) Étapes de la procédure 1) Délais de réponse Durée : 25 jours ouvrés à compter de la publication de l offre. 2) Analyse des offres Durée : 10 jours à compter de la date limite de remise des offres. Durant cette période le CGF organisera une rencontre avec chaque soumissionnaire (semaine du 6 au 10 juillet 2015). Les candidats pourront alors présenter plus amplement leur offre et présenter des exemples de leurs précédentes réalisations. Il ne s agit pas ici d un marché d adjudication, le critère du prix, bien qu important n est pas celui qui va conduire le choix définitif. Le critère de l expérience du candidat s avèrera être très important. 3) Début des travaux Le marché est réputé débuté lors de la transmission du 1 er Ordre de service. Une réunion dite de rencontre sera organisé dès le premier OS adressé à l entreprise. Cette réunion permettra à l entreprise retenue de présenter les différents intervenants sur ce dossier. Elle permettra de réaliser l analyse complète du projet et de recaler le cas échéant le calendrier ainsi que ces phases de validation. L équipe technique chargée du développement du projet devra obligatoirement être présente. 4) Développement du produit Cette phase est fixée par un cadre qui ne peut excéder 5 mois Les phases de développement comprennent chacune une étape de validation formalisée par la direction du CGF. Les phases peuvent être décrites ainsi : Phase 1 : Collecte exhaustive des informations Phase 2 : Analyse fonctionnelle Phase 3 : Présentation de l interface générale et de la stratégie Phase 4 : Tests, recette et correction Phase 5 : Mise en production et formation. 5) Mise en service La mise en ligne de la partie publique (candidats) s effectuera par le service informatique ainsi que les différentes étapes pour la publication (modification DNS,...). L attributaire devra quant à lui rester disponible pendant une période de deux semaines afin de s assurer du bon fonctionnement et de corriger les problématiques pouvant survenir durant cette période. Page 8 sur 9

9 6) «Service fait» Le service sera considéré comme fait dès la levée des réserves qui auront pu être formulées par le CGF. Le Centre de gestion et de formation Page 9 sur 9