VÉRIFICATION DES CONTRIBUTIONS AU BUREAU CANADIEN DU MÉCANISME POUR UN DÉVELOPPEMENT PROPRE ET DE L APPLICATION CONJOINTE (BUREAU DU MDP ET DE L AC)

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1 AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET COMMERCE INTERNATIONAL BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL VÉRIFICATION DES CONTRIBUTIONS AU BUREAU CANADIEN DU MÉCANISME POUR UN DÉVELOPPEMENT PROPRE ET DE L APPLICATION CONJOINTE (BUREAU DU MDP ET DE L AC) Juillet 2004 Audit Division ( SIV ) Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter

2 TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ... 1 PORTÉE, OBJECTIFS ET MÉTHODE Portée Objectifs Méthode... 2 VUE D ENSEMBLE... 3 OBSERVATIONS Pratiques et processus Suivi, paiements de contribution et gestion des dossiers du programme.. 5

3 RÉSUMÉ La Direction de la vérification interne (SIV) a entrepris une vérification de la gestion des contributions accordées au Bureau canadien du Mécanisme pour un développement propre et de l Application conjointe (Bureau du MDP et de l AC) dans le cadre de son analyse des contributions et des subventions ministérielles. Cette vérification avait pour objectif de déterminer jusqu à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires. Des pratiques et des processus sont en place pour assurer la gestion prudente des fonds du programme et la conformité avec les politiques de paiement en vigueur. Les éléments de l accord de contribution respectent avec la plupart des exigences des politiques du SCT et du Ministère sur les paiements de transfert. L accord de contribution est en outre conforme au modèle défini par SMD. Les dossiers de contribution comprenaient la documentation pertinente et indiquaient que les paiements de contribution avaient reçu les approbations appropriées. Les activités du bénéficiaire sont surveillées par le personnel du programme. 1

4 PORTÉE, OBJECTIFS ET MÉTHODE 1.1 Portée La vérification s est attardée aux pratiques, processus (systèmes) et contrôles administratifs liés à la gestion des contributions au Bureau canadien du Mécanisme pour un développement propre et de l Application conjointe (Bureau du MDP et de l AC). L accord de contribution est en vigueur pour les exercices à L équipe a procédé à la vérification du programme de contribution en ce qui a trait aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert. 1.2 Objectifs L objectif global consistait à déterminer jusqu à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires. À cet effet, la vérification s est plus particulièrement appliquée à déterminer si : l accord de contribution était justifié et correctement autorisé; l accord de contribution était rédigé conformément à la politique du MAECI en matière de paiements de transfert; les modalités et les méthodes de paiement étaient conformes aux modalités et aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor; les responsables du programme assuraient le suivi des projets. 1.3 Méthode Les principaux processus gestionnels et contrôles associés à la gestion des accords de contribution au MAECI ont fait l objet d analyses dans le cadre de la vérification. La période d analyse s est ainsi étendue de février à juin Les dossiers de contribution touchés portaient une date ultérieure à août Nous avons effectué une analyse exhaustive de la documentation pertinente du programme tout en rencontrant le personnel clé du Bureau du MDP et de l AC, du Bureau d administration de secteur (EAM) et de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD). 2

5 VUE D ENSEMBLE Le Bureau canadien du Mécanisme pour un développement propre et de l Application conjointe (Bureau du MDP et de l AC) a été mis sur pied à l automne de 1998 pour rendre le Canada plus à même de se servir des mécanismes du Protocole de Kyoto dans le but de respecter de façon économique ses engagements en matière de réduction des émissions. Le Bureau joue un rôle central pour ce qui est du MDP et de l AC et a pour mandat d encourager la participation des entreprises privées canadiennes à divers projets pour lesquels elles peuvent avoir droit à des crédits Dans le cadre du Plan d action 2000, le Bureau du MDP et de l AC a reçu 25,25 millions $, pour les exercices à , afin de poursuivre les trois objectifs suivants : Permettre au Canada de profiter au maximum des mécanismes prévus au Protocole de Kyoto, notamment en ce qui concerne le mécanisme de développement propre, de l application conjointe et les échanges de droits d émission appuyés par des projets de réduction des émissions. Encourager et promouvoir la participation du Canada aux mécanismes du Protocole de Kyoto en rehaussant la sensibilisation, en faisant la promotion des opportunités rentables et en abaissant les coûts de transaction tout en suscitant la participation des pays en voie de développement ou en transition à de telles activités. Aider les entités canadiennes à obtenir des crédits de réduction des émissions en vertu de projets MDP et AC, conformément aux règles et aux directives internationales, dans le but d aider le Canada à atteindre les objectifs définis dans le cadre du Protocole de Kyoto Le Bureau du MDP et de l AC travaille sous l orientation générale d un comité de direction interministériel (formé de représentants de Ressources naturelles Canada, d Environnement Canada, d Industrie Canada, de l ACDI, d Agriculture Canada et du Secrétariat du changement climatique) qu il consulte lors de décisions portant sur les dépenses importantes, l orientation des programmes ou l approbation des projets SIV a apporté son appui au programme en procédant à l analyse du cadre de vérification axé sur les risques (RBAF) en janvier Dans cette optique, le degré de risque global associé au Bureau du MDP et de l AC est moyen. Cela est en grande partie attribuable au fait que la valeur totale du programme le classe parmi les programmes de contribution à risque moyen du MAECI et parce que les multiples contributions visent une vaste gamme d organisations, tant au Canada qu à l étranger. En outre, les mandats et les activités sont d une part suffisamment souples pour permettre l adoption de scénarios changeants par suite des négociations internationales qui, d autre part, peuvent avoir une influence sur les obligations nationales et, par le fait 3

6 même, sur les incitatifs pouvant encourager les entreprises à participer aux mécanismes du marché *** 4

7 OBSERVATIONS 3.1 Pratiques et processus De saines pratiques administratives sont en place. Le comité d examen des projets se réunit chaque semaine pour discuter des projets soumis. Toutes les décisions sont amplement documentées. Lorsqu un projet de plus de $ est appuyé, on fait appel aux conseils du comité d orientation interministériel Le personnel chargé de la gestion du programme possède des compétences appropriées. Le développement de capacités techniques à l interne a été mis de l avant dès le départ et des mesures sont prises pour poursuivre dans cette voie En août 2002, on a changé d instrument financier pour passer, au besoin, des marchés aux accords de contribution La stratégie du programme pour 2003-/2004 sera axée sur les pays clés possédant un important potentiel de réduction des émissions et sur les pays où l industrie canadienne est active. 3.2 Suivi, paiements de contribution et gestion des dossiers du programme Les éléments de l accord de contribution respectent la plupart des exigences des politiques du SCT du Ministère sur les paiements de transfert. L accord de contribution est en outre conforme au modèle défini par SMD De bonnes pratiques sont en place pour le suivi des résultats et des demandes de paiement. Le comité d examen des projets participe en outre à l étape finale des projets, au cours de laquelle sont présentés les résultats et les rapports des responsables du programme. Ces derniers vérifient la qualité et la pertinence des rapports de projet fournis par les bénéficiaires et consultent les autorités appropriées, au besoin, avant de poursuivre le processus de paiement. Une fois les rapports et les autres données acceptés, le responsable analyse la documentation qui accompagne la demande de paiement et procède au règlement sur acceptation Les dossiers du programme étaient complets et bien organisés. Les dossiers comptables et les autres documents pertinents sont accessibles et révèlent clairement les sommes versées aux bénéficiaires. 5