NOTICE D UTILISATION DE L ESPACE COLLABORATIF (POUR LES COLLABORATEURS)

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1 NOTICE D UTILISATION DE L ESPACE COLLABORATIF (POUR LES COLLABORATEURS) Qu est-ce que l espace collaboratif? L espace collaboratif est un service vous permettant à vous, vos associés et collaborateurs de partager des documents avec votre clientèle, en mettant à leur disposition sur votre site Internet, un espace dédié. Définitions des termes suivants : - clients = entreprises clientes de votre cabinet - contacts client = les personnes avec lesquelles vous êtes en contact (interlocuteurs chez vos clients) - implantation = votre cabinet

2 Accès via votre espace abonné EXPERT INFOS > Entrez votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants. N.B. : ils vous sont adressés par notre service client EXPERT INFOS ou par un associé. > Puis cliquez sur le bouton «Valider» ou appuyez sur la touche «Entrée». Vous voici sur la page d accueil de votre espace abonné. > Pour entrer sur votre espace collaboratif, cliquez sur le bloc «Epace collaboratif».

3 Une nouvelle page s ouvre : il s agit de l écran d identification pour accéder à l espace collaboratif.

4 Accès via l espace clients de votre site internet Pour accéder à votre «espace clients», rendez-vous sur l onglet du même nom (en haut à droite de votre site). > Cliquez! Vous êtes à présent sur la page d identification pour accéder à l espace collaboratif. > Entrez votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants. N.B. : - Vos premiers identifiants (login + mot de passe) vous sont adressés par notre service client EXPERT INFOS ou par un associé. - Vous pouvez les modifier dans «Mon compte» via l espace abonné. > Puis cliquez sur le bouton «Envoyer» ou appuyez sur la touche «Entrée».

5 Vue générale de l espace Liste des dossiers et sous-dossiers des clients. Le dossier ouvert est indiqué en «vert» Contenus des dossiers (sous-dossiers et fichiers) Entête personnalisé aux couleurs du cabinet (coordonnées, nom, logo ) Barre des fonctionnalités (icônes)

6 Créer une société cliente > Il y a deux possibilités : - soit en cliquant sur l icône «Ajouter un nouveau» dans le menu de l espace collaboratif, puis sur «Nouveau Client» (voir menu déroulant ci-dessous). - soit directement depuis votre espace abonné en cliquant sur le menu à gauche «Les clients». Puis, sur le bouton «Créer un nouveau client». > La page ci-dessous apparaît : > Il vous suffit de renseigner les différents éléments et de cocher les cases ci-dessous. > Puis validez. > La fenêtre ci-dessous s affiche vous indiquant que la société a bien été créée.

7 > Puis, une nouvelle page s ouvre, vous invitant à saisir un contact client (interlocuteur). > Il vous suffit de renseigner les différents champs et de cocher les cases ci-dessous. N.B. : le menu déroulant «Contact cabinet», vous permet de sélectionner le collaborateur qui sera le contact privilégié de ce client au sein du cabinet (voir paragraphe « Attribuer un contact client à un collaborateur» de cette notice). > Puis validez. > La fenêtre ci-dessous s affiche vous indiquant que le contact client a bien été ajouté. N.B. : vous trouverez plus d informations en ce qui concerne la gestion des contacts client dans le paragraphe « Gérer les droits d accès d un contact client» de cette notice.

8 Modifier une société cliente > Il y a deux possibilités : - soit en cliquant sur l icône «Ajouter un nouveau» dans le menu de l espace collaboratif, puis sur «Gestion Client» (voir menu déroulant ci-dessous). - soit directement depuis votre espace abonné en cliquant sur le menu à gauche «Les clients». > La page ci-dessous apparaît : > Cliquez sur le picto («Afficher/Modifier les infos clients») se trouvant sur la ligne du client (société cliente) que vous souhaitez modifier. Exemple : je souhaite modifier la société cliente «GROUPE TEST», donc je clique sur le picto «Afficher/Modifier les infos clients», à la fin de la ligne «GROUPE TEST» (entouré en rouge dans l exemple ci-dessus). > La page ci-dessous apparaît :

9 > Cliquez sur le bouton «Modifier». La Fiche client s ouvre : > Modifiez les éléments et les cases souhaités. > Puis, validez. > Le message suivant apparaît indiquant que les modifications sont effectuées.

10 Supprimer une société cliente > Il y a deux possibilités : - soit en cliquant sur l icône «Ajouter un nouveau» dans le menu de l espace collaboratif, puis sur «Gestion Client» (voir menu déroulant ci-dessous). - soit directement depuis votre espace abonné en cliquant sur le menu à gauche «Les clients». > La page ci-dessous apparaît : > Cliquez sur le picto («Supprimer») se trouvant sur la ligne du client (société cliente) que vous souhaitez supprimer. Exemple : je souhaite supprimer la société cliente «GROUPE TEST», donc je clique sur le picto «Supprimer», à la fin de la ligne «GROUPE TEST» (entouré en rouge dans l exemple ci-dessus). Attention : supprimer un client (société cliente), supprime par conséquent les éventuels contacts client qui y sont enregistrés. > La fenêtre ci-dessous s affiche :

11 Créer un contact client Pour créer / ajouter un contact client, il faut au préalable avoir créé un client (société cliente). (voir paragraphe « Créer une société cliente» de cette notice) > Depuis l espace abonné, cliquez sur le menu «Les clients». > La page ci-dessous apparaît : Astuce : vous pouvez voir le ou les contact(s) client d une société cliente en cliquant sur le nom de la société. Celui-ci se déroulera dans le tableau pour laisser apparaître le ou les contact(s) client enregistré(s). > Cliquez sur le picto («Afficher/Modifier les infos clients») se trouvant sur la ligne du client (société cliente) pour lequel vous souhaitez ajouter un contact client. Exemple «GROUPE TEST» ci-dessous : > La page ci-dessous apparaît :

12 > Cliquez sur «Ajouter». > La page (ci-dessous) «Fiche contact client» s ouvre : Remplissez les différents champs et cochez les abonnements en cours : - Civilité (liste de choix déroulante) - Prénom - Nom - Login Attention : c est au cabinet de communiquer le login et le mot de passe (identifiants) à ses contacts client. Envoi d un lors de la création du compte. - Mot de passe Attention : c est au cabinet de communiquer le login et le mot de passe (identifiants) à ses contacts client. Envoi d un lors de la création du compte. - Téléphone - Un de confirmation est généré automatiquement lorsque le cabinet crée un client et lui ouvre un compte (accès) à l espace collaboratif. - Contact cabinet (liste de choix déroulante) Cet élément vous permet de sélectionner le collaborateur qui sera le contact privilégié de ce client au sein du cabinet (voir paragraphe « Attribuer un contact client à un collaborateur» de cette notice). - Abonnement en cours (cases à cocher) Pour que le contact client ait accès à l espace collaboratif, il faut cocher la case «Espace collaboratif» dans la partie «Abonnements en cours». Il faut également que le collaborateur / associé qui a été attribué précédemment ait accès au service «Espace collaboratif» («Fiche collaborateur»). Sinon, seul le service «e-newsletter client» apparaît sur la fiche contact client. La gestion des droits d accès d un contact client sera abordée plus loin dans cette notice, dans le paragraphe « Gérer les droits d accès d un contact client». > Puis, validez. > La fenêtre ci-dessous s affiche vous indiquant que le contact client a bien été ajouté.

13 Modifier un contact client > Depuis l espace abonné, cliquez sur le menu «Les clients». > La fenêtre ci-dessous apparaît : > Cliquez sur le nom du client (société cliente) chez lequel se trouve le contact client à modifier. Celui-ci se déroule et vous pouvez voir le nom du ou des contact(s) client de la société. Cf. exemple ci-dessous : la société «GROUPE TEST» comporte un contact client «CLIENTEST CLIENTEST». > Cliquez sur le picto («Afficher/Modifier les infos clients») se trouvant sur la ligne du contact client à modifier (entouré en rouge dans l exemple ci-dessus). > La fenêtre ci-dessous apparaît :

14 > Modifiez les informations et/ou le Contact cabinet et/ou les Abonnements en cours. > Puis, validez. > Le message suivant apparaît indiquant que les modifications sont effectuées.

15 Gérer les droits d accès d un contact client Pour gérer les droits d accès d un contact client à l espace collaboratif, il faut déjà que le contact client soit abonné à l espace collaboratif. > Pour cela, il suffit que sur sa fiche contact client dans la partie «Abonnement en cours», la case «Espace collaboratif» soit cochée. Une fois cochée, le bloc de gestion des «Droits d accès aux dossiers de l espace collaboratif» apparaît (voir encadré rouge dans l exemple ci-dessous). N.B. : Vous pouvez «Modifier» à tout moment une fiche contact client (voir procédure développée dans le paragraphe « Modifier un contact client») pour lui attribuer différents droits à l espace collaboratif. Comme vous pouvez le voir : - une liste des différents dossiers (arborescence préconisée par l Ordre des EC), apparaît : Correspondances, charges sociales exploitation, salaires, charges sociales, impôts et taxes, TVA, loyers, assurances, déclarations personnelles. Se sont les dossiers dans lesquels, pour chaque client, vous pouvez déposer des fichiers sur l espace collaboratif (Voir paragraphe «2.4. Dossier client : créer / renommer / supprimer» et «2.5. Fichier : déposer / supprimer» de cette notice). - il existe différents droits : aucun (= pas d accès) et lecture (= visualisation) Attention : par défaut, les droits d un contact client sont tous en statut «lecture», sauf le dossier. Autrement dit, cela signifie que lorsque le contact client en question se connecte sur son espace collaboratif grâce à ces identifiants, il voit apparaître les 9 dossiers (Correspondances, Charges sociales exploitation ). > Vous pouvez donc «paramétrer» ici, individuellement, pour le contact client donné, quels sont ces droits d accès à tel ou tel dossier. > Puis validez. > Le message suivant apparaît indiquant que les modifications sont effectuées.

16 Attribuer un contact client à un collaborateur Pour attribuer un contact client à un collaborateur, il faut modifier la fiche du contact client concerné (voir paragraphe « Modifier un contact client»). Une fois la fiche contact client ouverte, il suffit de sélectionner (liste de choix déroulante) dans la partie «Contact cabinet», le collaborateur ou l associé qui sera l interlocuteur de ce contact client. N.B. : pour que le contact client ait accès à l espace collaboratif, il faut cocher la case «Espace collaboratif» dans la partie «Abonnements en cours». Il faut également que le collaborateur / associé qui a été attribué précédemment ait accès au service «Espace collaboratif» («Fiche collaborateur»). Sinon, seul le service «e-newsletter client» apparaît sur la fiche contact client. Dans l exemple ci-dessus : L abonnement (case) «Espace collaboratif» apparaît dans la partie «Abonnement en cours», car le contact cabinet attribué («Edith Lecontroleur») a accès au service «Espace collaboratif» (sur sa «Fiche collaborateur»).

17 Supprimer un contact client > Depuis l espace abonné, cliquez sur le menu «Les clients». > La fenêtre ci-dessous apparaît : > Cliquez sur le nom du client (société cliente) chez lequel se trouve le contact client à supprimer. Celui-ci se déroule et vous pouvez voir le nom du ou des contact(s) client de la société. Cf. exemple ci-dessous : la société «GROUPE TEST» comporte un contact client «CLIENTEST CLIENTEST». > Cliquez sur le picto («Supprimer») se trouvant sur la ligne du contact client que vous souhaitez supprimer. Exemple : je souhaite supprimer le contact client «CLIENTEST CLIENTEST», donc je clique sur le picto. «Supprimer» (entouré en rouge dans l exemple ci-dessus).

18 Créer un collaborateur ou un associé > Sur votre espace abonné, cliquez sur «Les collaborateurs». > La page ci-dessous apparaît : > Cliquez sur «Créer un nouveau». > La page ci-dessous apparaît : > Renseignez les différents éléments et cochez les cases correspondantes au profil. > Puis, validez. N.B. : même principe pour un associé, en cliquant sur le menu «Les associés» de l espace abonné.

19 Attribuer un contact client à un collaborateur Pour attribuer un contact client à un collaborateur, il faut modifier la fiche du contact client concerné (voir paragraphe « Modifier un contact client»). Une fois la fiche contact client ouverte, il suffit de sélectionner (liste de choix déroulante) dans la partie «Contact cabinet», le collaborateur ou l associé qui sera l interlocuteur de ce contact client. N.B. : pour que le contact client ait accès à l espace collaboratif, il faut cocher la case «Espace collaboratif» dans la partie «Abonnements en cours». Il faut également que le collaborateur / associé qui a été attribué précédemment ait accès au service «Espace collaboratif» («Fiche collaborateur»). Sinon, seul le service «e-newsletter client» apparaît sur la fiche contact client. Dans l exemple ci-dessus : L abonnement (case) «Espace collaboratif» apparaît dans la partie «Abonnement en cours», car le contact cabinet attribué («Edith Lecontroleur») a accès au service «Espace collaboratif» (sur sa «Fiche collaborateur»).

20 Gérer les droits des associés et des collaborateurs sur l espace collaboratif ATTENTION : chaque associé ou collaborateur doit être enregistré avec une adresse qui lui est propre (pas d générique de cabinet du type : ou Cet sert d identifiant et d adresse d expédition en cas de perte des mots de passe. Il doit donc être unique. > Un associé : - a un droit de «lecture» et «d écriture» sur l ensemble des dossiers et des contacts client (sociétés clientes) du cabinet (voir paragraphe «2.2.3 Gérer les droits d accès d un contact client»). - peut créer des collaborateurs dans l espace abonné. Il paramètre s ils ont un droit d accès au service «Espace collaboratif». - peut modifier la partie «Abonnement en cours» dans la fiche d un contact client. - peut attribuer des clients à un collaborateur (via le menu déroulant «Contact cabinet» se trouvant sur chaque fiche contact client). > Un collaborateur : - a un droit de «lecture» et «d écriture» uniquement sur les dossiers des contacts client qui lui sont attribués.

21 Créer un dossier Pour créer un dossier ou sous-dossier dans un répertoire, il faut au préalable avoir sélectionné le répertoire en question (colonne de gauche) pour qu il apparaisse en vert. Exemple avec l aperçu ci-dessous : «02-charges sociales exploitation» est sélectionné en vert. Si l on crée un dossier, celui-ci sera automatiquement inséré dans le répertoire sélectionné, c est-à-dire 02-charges sociales exploitation de l année 2010 de la société «GROUPE TEST». > Il y a deux possibilités : - soit en cliquant sur l icône «Ajouter un nouveau» dans le menu de l espace collaboratif, puis sur «Nouveau dossier» (voir menu déroulant ci-dessous). - soit tout simplement en effectuant un clic droit directement dans le répertoire dans lequel vous voulez insérer un dossier et en cliquant sur «Nouveau dossier» Exemple ci-dessous : dans cet exemple, un Nouveau dossier «Test» sera créé dans le répertoire «02-charges sociales exploitation». Des fichiers pourront y être déposés ultérieurement. > Entrez le nom du nouveau dossier et cliquez sur l icône verte de validation. > Le message ci-dessous apparaît :

22 Renommer un dossier Pour renommer un dossier, positionnez votre souris dessus. Puis, il vous suffit d effectuer un clic droit dessus et de sélectionner «Renommer». > Entrez le nouveau nom du dossier et cliquez sur l icône verte de validation. > Le message de confirmation ci-dessous s affiche :

23 Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, positionnez votre souris dessus. Puis, il vous suffit d effectuer un clic droit dessus et de sélectionner «Supprimer». > Le message ci-dessous s affiche : Attention : cette action supprime également les sous-dossiers et fichiers éventuellement présents dans le dossier. > Le message de confirmation ci-dessous s affiche :

24 Déposer un fichier pour un client > Pour déposer un fichier dans un répertoire ou un dossier de l espace collaboratif, il faut l ouvrir. Attention : les formats autorisés sont :.pdf,.doc,.docx,.ppt,.pptx,.xls,.xslx,.txt,.jpg,.csv. > Puis, il faut cliquer sur l icône «Ajouter un nouveau» dans le menu de l espace collaboratif, puis sur «Nouveau fichier» (voir menu déroulant ci-dessous). > La fenêtre ci-dessous s ouvre : > Il vous suffit de cliquer sur «Parcourir» pour aller rechercher dans votre ordinateur le fichier que vous souhaitez déposer sur votre espace collaboratif. > Ensuite, veillez à cocher l option adéquate : - «Déposer & Aviser» = Dépose et prévient par de l arrivée d un nouveau document, vos contacts client ayant accès au dossier dans lequel vous avez déposé le fichier (voir paramétrage fiche client). - «Déposer» = vous permet de déposer le fichier mais sans en avertir vos contacts client. Si le fichier existe déjà, vous pouvez sélectionner les options suivantes : - «Ecraser» = vous permet de remplacer le fichier déjà existant par le nouveau sélectionné. - «Renommer» = permet de renommer automatiquement la version du fichier que vous allez charger sans écraser la précédente (ajout d une date au nom du fichier). > Enfin, pour finaliser le chargement du fichier, cliquez sur «Démarrer le chargement».

25 Supprimer un fichier Pour supprimer un fichier, il vous suffit tout simplement de positionner votre souris dessus, puis d effectuer un clic droit.

26 Résumé et liste des fonctionnalités (via icônes et clics droits) Page précédente : Cet icône vous permet de revenir à la page précédente. Remonter d un niveau : Permet de remonter d un niveau dans l arborescence. Exemple : passer d un sous-dossier à un dossier ou d un fichier à un sous-dossier. Actualiser : Actualise (recharge) la page actuelle. Rechercher un client : Permet de rechercher un client par son nom. Le résultat de votre recherche s affiche dans la colonne de gauche. Rechercher dans le dossier : Permet de rechercher un élément par son nom dans le dossier en cours (celui affiché). Ajouter un nouveau : Voir les paragraphes correspondants dans cette notice. Enregistrer le dossier client : Vous permet de sauvegarder sur votre ordinateur tous les dossiers et fichiers de l espace collaboratif. Affichage / Tri : Permet d afficher et de classer les dossiers et fichiers sous différentes formes et selon différents critères. Aide : Lien vers une aide en ligne qui comprend une FAQ (Foire Aux Questions) et une notice d utilisation de l espace collaboratif. + lien (mail) service «boite à idées». Se déconnecter : Pour quitter votre espace collaboratif en toute sécurité.

27 Clic droit de la souris sur un nom de client Créer une nouvelle année : Entrez une année (format de 4 chiffres), puis cliquez sur «OK». Le dossier année est immédiatement ajouté dans la liste. Rafraîchir l arborescence : actualise l arborescence, par exemple quand vous venez de créer un nouveau sous-dossier. Réduire l arborescence : réduit l arborescence en n affichant que le niveau précédent. Déployer l arborescence : déploie l arborescence en affichant les niveaux suivants.

28 Configuration minimale Système d exploitation : Windows XP, Vista, Seven Affichage : écran de résolution supérieure avec 256 couleurs Périphériques : connexion Internet obligatoire (1 Mega ADSL minimum conseillé) Navigateur (compatibles) : Internet Explorer 7 ou 8, Mozilla FireFox (conseillé).

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