Objectif «Compétitivité régionale et emploi» 2007/2013. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe

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1 Objectif «Compétitivité régionale et emploi» 2007/2013 Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Une réalisation du Réseau In Europe Ce document est la propriété de la Préfecture de Paris et d Ile-de-France. Son utilisation, notamment à des fins commerciales, est soumise à autorisation préalable. CHAPITRE 4 Comment suivre efficacement la réalisation d un projet In Europe? Mars 2011 Ce guide a été cofinancé par l Union européenne L Europe s engage en Ile-de-France avec le FEDER

2 Avant propos Le présent guide est destiné en priorité aux porteurs de projet et aux chefs de file des projets urbains intégrés mis en œuvre dans le cadre de l axe 1 «In Europe» du PO FEDER «Compétitivité régionale et emploi» Ile-de-France Il se concentre sur le cas spécifique de la mise en œuvre de l axe 1 du PO FEDER, tout en apportant dès que nécessaire des informations complémentaires relatives aux conditions et modalités de mise en œuvre du FSE et du FEADER, dès lors que celleci intervient en articulation avec la mise en œuvre des projets FEDER. Ce guide a pour fonction d aider les différents acteurs à mieux comprendre les enjeux et les règles théoriques ainsi que la dimension pratique de la mise en œuvre des fonds européens intervenant dans le cadre d In Europe, en proposant un contenu pédagogique et synthétique renvoyant aux textes ou contacts de référence (textes réglementaires, documents de programmation, liens utiles, contacts ). Des informations précises sur les axes stratégiques du PO FEDER Ile-de-France ainsi que sur les critères de sélection et d éligibilité des projets sont disponibles sur le site Internet Afin de permettre une utilisation ciblée, ce guide est présenté sous la forme de fiches, consultables de manière individuelle et susceptibles d être mises à jour et complétées dès que l évolution de la mise en œuvre du programme l exige. Ces fiches sont regroupées en quatre grands tomes : Chapitre 1 Quel est le contexte général de l intervention d In Europe? Chapitre 2 Quels sont les acteurs de la mise en œuvre d In Europe? Chapitre 3 Comment obtenir un financement dans le cadre d In Europe? Chapitre 4 Comment suivre efficacement la réalisation d un projet In Europe? Ce guide a été réalisé pour le compte de la Préfecture de la région d'ile-de-france Préfecture de Paris avec le concours du Bureau des affaires européennes du SGAR, dans le cadre du Réseau In Europe, et a bénéficié du soutien du FEDER. AVERTISSEMENT IMPORTANT Le présent guide constitue un outil pédagogique visant à la mutualisation des pratiques au sein du réseau In Europe. Il ne saurait en aucun cas se substituer à la réglementation européenne et nationale, aux documents de programmation régionaux (Programme opérationnel et Document de mise en œuvre notamment), aux règles spécifiques décidées par le Comité régional unique de suivi et à l appréciation de l Autorité de gestion sur des cas d espèce. En cas de doute sur l interprétation des informations présentées dans ce guide, il convient de s adresser à l Autorité de gestion du programme, seule à même de fournir les renseignements nécessaires. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe CHAPITRE 4

3 SOMMAIRE DU CHAPITRE 4 COMMENT SUIVRE EFFICACEMENT LA Fiche 4-1 : Que se passe-t-il concrètement pour mon projet In Europe après un avis favorable du comité de programmation? Fiche 4-2 : Quelles sont globalement, d après la convention, mes obligations en tant que porteur d un projet In Europe et bénéficiaire du FEDER? Fiche 4-3 : Pourquoi la mise en place d un suivi précis de la réalisation du projet In Europe est particulièrement importante? Qui doit faire quoi en matière de suivi? Fiche 4-4 : Quelles sont plus précisément mes obligations concernant le suivi de l avancement financier de mon projet? Comment le mettre en place? Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe CHAPITRE 4

4 Fiche 4-5 : Fiche 4-6 : Fiche 4-7 : Fiche 4-8 : Fiche 4-9 : Quelles sont plus précisément mes obligations concernant le suivi de l avancement technique de mon projet? Pourquoi et comment renseigner les indicateurs de suivi? Quelles sont les obligations en matière de publicité et de communication et comment les respecter? Que faire en cas de modification de mon projet en cours de réalisation? Quelles sont, en résumé, les pièces relatives à mon projet que je dois conserver et comment les conserver efficacement? Comment déclencher le versement des fonds européens engagés sur mon projet? Comment bien remplir les bilans? Fiche 4-10 : A quelles conditions les fonds européens engagés sur mon projet me sont-ils versés? Fiche 4-11 : Pourquoi et comment évaluer mon projet? Fiche 4-12 : Quels sont les contrôles auxquels je suis susceptible d être soumis en tant que porteur d un projet In Europe? Quelles incidences? Fiche 4-13 : Quels sont, en résumé, les principaux points auxquels je dois être attentif dans le suivi de mon projet, la préparation des bilans et des contrôles? Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe CHAPITRE 4

5 FICHE N 4-1 FICHE 4-1 : QUE SE PASSE-T-IL CONCRÈTEMENT POUR MON PROJET IN EUROPE APRÈS UN AVIS FAVORABLE DU COMITÉ DE PROGRAMMATION? Après leur instruction, les dossiers In Europe déposés via Agadir sont présentés individuellement au comité de programmation compétent. Sur la base de l avis formulé par les partenaires au sein du comité, l Autorité de gestion décide formellement de l attribution de la subvention FEDER au projet. Pour les dossiers retenus, cette décision donne lieu à la signature d un acte juridique d engagement, qui fixe les conditions d octroi de l aide FEDER et marque le début de la phase de suivi de la réalisation du projet. 1. Quels sont les enjeux qui entourent la signature de la convention d attribution du FEDER? La convention est l acte juridique qui engage les deux parties impliquées et qui fixe leurs droits et obligations. Elle constitue le document de référence des contrôles de service fait qui précèdent tout versement de FEDER. Comment se déroule le conventionnement? La signature d un acte juridique d engagement est obligatoire pour tous les dossiers. Selon la taille du dossier, cet acte prend soit la forme d une convention à signer par les deux parties, soit d un arrêté préfectoral pour les subventions FEDER inférieures ou égales à allouées à des organismes privés et à allouées aux organismes publics. La convention (ou l arrêté) d attribution de subvention FEDER est préparée par le SUR. Elle est transmise au porteur de projet avec ses annexes, pour relecture avant signature. Dans un délai maximum de trois mois suite à la signature de la convention, le porteur de projet doit transmettre au SUR une attestation de commencement de l opération précisant sa date de démarrage, en accord avec celle inscrite dans la convention. Quel est le contenu de la convention? La convention est préparée à partir d un modèle type. Elle comprend tous les renseignements relatifs au projet subventionné, à son déroulement et aux obligations auxquelles on s engage en tant que bénéficiaire du FEDER. Chaque SUR peut adapter ce contenu à son fonctionnement particulier, à condition de ne pas créer d obligations moins restrictives que celles qui figurent dans le modèle et que les mentions obligatoires y figurent : montant et taux de participation du FEDER, modalités de versement, obligations de publicité, de comptabilité séparée, d archivage, etc. au vu de l importance de la convention et notamment du fait qu elle constitue l élément central de référence au moment des contrôles de service fait, il est essentiel d une part de bien lire la convention et, d autre part, de veiller à ce que ses annexes techniques et financières, qui décrivent le projet tel qu il devra être réalisé, soient précises et soignées. Ces données, qui reprennent celles du dossier de candidature en intégrant les modifications apportés au cours de l instruction et de la programmation, restent prévisionnelles à ce stade et au cours de sa réalisation, le projet pourra connaître des évolutions imprévues. Dans ce cas toutefois, il faudra impérativement prévenir le service instructeur pour que soit étudiée la possibilité de prendre, le cas échéant, un avenant à la convention. En effet, au moment des contrôles de service fait précédant tout versement du FEDER, aucun élément déclaré par le porteur de projet mais non prévu dans la convention et ses annexes, derniers avenants compris, ne pourra être retenu dans le calcul du FEDER à rembourser. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-1 1/3

6 FICHE N 4-1 FICHE 4-1 : QUE SE PASSE-T-IL CONCRÈTEMENT POUR MON PROJET IN EUROPE APRÈS UN AVIS FAVORABLE DU COMITÉ DE PROGRAMMATION? La convention est complétée par des annexes techniques et financières, qui précisent le périmètre du projet que le porteur s engage à réaliser et qui font partie intégrante de l acte juridique. Elles sont particulièrement importantes puisque c est sur cette base que seront appréciés, au moment du contrôle de service fait, les écarts entre les actions et dépenses prévisionnelles et celles effectivement réalisées et justifiées (cf. fiche 4-10). Quelle est la portée de l engagement juridique du porteur? En signant la convention, le porteur s engage à réaliser son projet dans les délais et selon les termes décrits et à remplir ses obligations de bénéficiaire du FEDER (suivre la réalisation du projet, conserver les justificatifs et rendre des comptes précis, informer l autorité de gestion de l évolution du projet, se soumettre aux contrôles, faire la publicité du FEDER etc.). L autorité de gestion s engage quant à elle à lui verser les crédits FEDER s il respecte ce qui est inscrit dans la convention. Si certains éléments de la convention ont seulement valeur prévisionnelle et laissent des marges de manœuvre à l appréciation de l autorité de gestion au moment des contrôles, d autres ne peuvent être modifiés sans la signature d un avenant, qui le cas échéant doit faire l objet d un passage en comité de programmation c est le cas notamment de la plupart des modifications qui touchent au plan de financement de l opération (cf.détail dans la fiche 4-7 du guide). En cas de litige dans le cadre de l application de la convention entre le porteur de projet et l autorité de gestion, l affaire peut être portée devant le tribunal administratif compétent. un porteur de projet peut bien sûr prendre le risque de commencer un projet avant la signature de la convention voire même avant le passage du dossier en comité de programmation, la prise en compte rétroactive des dépenses est possible (cf. détail sur l éligibilité temporelle des dépenses dans les fiches 3-7 et 4-2). En revanche, pour que les premières factures d un projet puissent être remboursées, il faut que la convention ait été signée. Pour aller plus loin : le modèle type de convention d attribution du FEDER en Ilede-France est disponible à l annexe 8 du DOMO, son contenu est présenté dans la fiche 4-2 du présent guide. 2. Que se passe-t-il concrètement pour le porteur de projet In Europe après la signature de la convention? Au moment de la signature de la convention, le projet In Europe bascule officiellement dans la phase de réalisation, qui implique pour le porteur de projet certaines obligations à remplir, en vue d obtenir progressivement le remboursement des crédits FEDER engagés. Le schéma ci-après donne un aperçu global des principales étapes à suivre, qui sont détaillées une à une dans les fiches suivantes du guide : Spécificités FSE et FEADER: la convention est obligatoire aussi dans le cadre de l attribution d une subvention FSE ou FEADER. Globalement, son contenu et la teneur des engagements réciproques sont les mêmes que dans le cas du FEDER. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-1 2/3

7 FICHE N 4-1 FICHE 4-1 : QUE SE PASSE-T-IL CONCRÈTEMENT POUR MON PROJET IN EUROPE APRÈS UN AVIS FAVORABLE DU COMITÉ DE PROGRAMMATION? Etape 1 - Bien connaître et anticiper ses obligations en tant que bénéficiaire de crédits FEDER Lire attentivement l acte d attribution du FEDER (convention, arrêté), être conscient des engagements souscrits et des obligations auxquelles on est soumis en tant que bénéficiaire du FEDER et anticiper leurs implications concrètes (fiche 4-2) Prévoir l organisation, les procédures et les outils qui seront nécessaires pour assurer un suivi précis de l avancement et de la réalisation du projet dans toutes ses dimensions, en ayant conscience des enjeux décisifs et de la responsabilité du porteur de projet en matière de suivi des projets FEDER (fiche 4-3) Etape 2 - Réaliser le projet en suivant trè s précisément son avancement, tant sur le plan technique que sur le plan financier Spécificité FSE et FEADER : la démarche à suivre est globalement la même pour accéder au versement du FSE et du FEADER. Certaines spécificités de l accès au FSE et au FEADER pour le porteur de projet In Europe sont mentionnées dans les fiches détaillées du tome 4, dès que cela s avère opportun. Suivre la réalisation des dépenses et l encaissement des ressources - maîtriser ses obligations en matière de suivi financier (fiche 4-4) Suivre la réalisation effective des actions prévues et renseigner les indicateurs de suivi - maîtriser ses obligations en matière de suivi technique, quantitatif et qualitatif (fiche 4-5) S assurer du respect de l obligation de publicité (fiche 4-6) Rester en contact avec le service instructeur/sur et prévenir en cas d évolution du projet non prévue dans la convention (fiche 4-7) Etape 3 - Préparer les demandes de remboursement et les documents à transmettre (bilans, pièces justificative s) Réunir et conserver l ensemble des pièces requises à transmettre au service instructeur pour appuyer les demandes de remboursement et déclencher le versement du FEDER (fiche 4-8) Renseigner les bilans d exécution qui doivent accompagner chaque demande de remboursement de crédits FEDER (fiche 4-9) Etape 4 - Se soumettre au contrôle de service fait et recevoir les crédits FEDER en remboursement des dépenses réalisées Connaître les objectifs et modalités du contrôle de service fait pour mieux pouvoir s y préparer (fiche 4-10) Connaître les modalités précises de calcul du FEDER à rembourser pour mieux pouvoir les anticiper (fiche 4-10) Etape 5 - Conserver l ensemble des documents relatifs au projet/ dossier FEDER et se soumettre aux contrôles ultérieurs éventuels Conserver/ archiver la totalité des documents relatifs au projet FEDER jusqu en 2021 (fiche 4-11) Connaître et anticiper les contrôles supplémentaires auxquels le porteur de projet est susceptible d être soumis ultérieurement, en plus du contrôle de service fait (fiche 4-11) Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-1 3/3

8 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? Au moment de signer la convention d attribution du FEDER, le porteur de projet souscrit à un certain nombre d obligations, dont le respect conditionne le versement de la subvention. Ces obligations, listées dans la convention, sont présentées dans leurs grandes lignes dans cette fiche. Elles sont détaillées dans les fiches suivantes du tome 4 de ce guide. 1. Les principaux articles de la convention FEDER Les principales obligations du bénéficiaire FEDER sont présentées ici en faisant référence aux articles du modèle type de convention d attribution du FEDER en Ile-de-France, tel qu il figure à l annexe 8 du DOMO Ile-de- France (cf. Article 2 : Objet de la convention Cet article comporte une mention importante relative aux annexes techniques et financières de la convention, qui «constituent une pièce contractuelle» : en signant la convention, le porteur de projet s engage à mettre en œuvre son projet tel qu il est décrit dans ces annexes. Article 3 : Montant de l aide accordée Cet article fixe contractuellement le montant maximum de la subvention FEDER que l autorité de gestion s engage à verser au bénéficiaire et la part que ce montant représente au sein du coût total éligible de l opération (autrement dit, le taux maximum de participation du FEDER). Conformément au principe de remboursement, le montant FEDER indiqué ici ne sera effectivement versé au porteur de projet que «sous réserve de la réalisation de l opération», après transmission de demandes de paiement accompagnées des pièces justificatives requises, et après le contrôle et certification des dépenses par les autorités habilitées (cf. fiches 4-9 et 4-10). Le montant FEDER finalement versé pourra donc être inférieur au montant indiqué dans l article 3. En revanche, il ne pourra pas être supérieur et sa part finale dans le coût total éligible certifié du projet ne pourra en aucun cas dépasser le taux indiqué dans cet article. Si, au cours de la réalisation du projet, le porteur se rend compte que ces données risquent d évoluer à la hausse, il doit en informer le service instructeur pour étudier la possibilité de passer un avenant à la convention (cf. ci-contre). le porteur de projet doit lire attentivement la convention et ses annexes afin de connaître précisément ses obligations Il convient de préciser que le contenu du modèle type de convention FEDER auquel il est fait référence dans cette fiche n est pas forcément repris tel quel par les différents SUR, qui peuvent y apporter des petites modifications et soumettre le porteur de projet à des obligations plus restrictives. Il convient donc dans tous les cas de se référer à sa propre convention, qui seule fait foi. les indications chiffrées de l article 3 de la convention constituent des limites maximales au montant de la subvention qui pourra être versée au bénéficiaire. Si, au cours de la réalisation du projet, le plan de financement du projet évolue de sorte à ce qu il serait nécessaire d augmenter le montant et/ou le taux de participation du FEDER à l opération, le porteur doit prendre contact rapidement avec son service instructeur/ SUR pour l en informer et voir avec lui si la prise d un avenant augmentant le montant et/ou le taux de participation du FEDER est possible. Une telle décision n est toutefois prise que si elle est parfaitement justifiée au regard de l éligibilité et des objectifs du projet, et elle requiert le cas échéant l aval du Comité de programmation (cf. fiche 4-7 du guide). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 1/6

9 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? Articles 4 et 5 : Dates et durée de la convention/ du projet Pour aller plus loin: les règles d éligibilité L intervention du FEDER doit respecter des règles d éligibilité temporelle temporelle des dépenses sont définies dans le règlement des dépenses, en vertu desquelles les dépenses d un projet sont éligibles (CE) général et dans si elles respectent les conditions cumulatives suivantes : l article 1 du décret n elles sont engagées et payées entre le 1 er 1303 du 3 septembre 2007 janvier 2007 et le 31 fixant les règles nationales décembre 2015, date limite pour l acquittement des dépenses, d'éligibilité des dépenses - elles correspondent à des actions mises en œuvre pendant la (cf. pour période de réalisation du projet et ont été payées pendant la période accéder à ces documents). La d éligibilité des dépenses du projet, définies dans la convention. question de l éligibilité temporelle est traitée également dans la fiche 3-7 de La convention définit donc deux types de dates, impérativement comprises entre les dates limites du 1 er ce guide, ainsi que dans les janvier 2007 et du 31 décembre 2015 : fiches 2-2 et 2-5 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», outil élaboré par a) Dates de début et de fin de la réalisation matérielle du projet le Réseau In Europe et accessible sur le site Internet Ces dates sont définies par le porteur de projet en fonction des réalités matérielles de l opération : - Le commencement d exécution d une opération est constitué par le premier acte juridique passé pour la réalisation du projet ou par la déclaration de commencement des travaux. La date de début d une opération peut être antérieure à la date de signature de la convention. - La date de fin de l opération correspond à la date de fin de la réalisation physique de l opération (date de fin des actions ou de réception des travaux, levées de réserve comprises). La durée de validité de la convention couvre au minimum la période de réalisation de l opération matérielle. Si la réalisation effective du projet est retardée, le porteur doit en informer le service instructeur pour que soit étudiée la possibilité de passer un avenant décalant la date de fin de l opération et prolongeant d autant la période de validité de la convention. b) Dates de début et de fin de l éligibilité des dépenses du projet Ce sont les dates limites pour la prise en compte des dépenses dans le calcul du montant FEDER à verser. Elles sont définies au cas par cas par le service instructeur en fonction de la décision de programmation, des informations du porteur concernant les délais de réalisation matérielle de son opération et en conformité avec la réglementation. Elles ne coïncident pas forcément avec les dates de début et fin «matérielle» de l opération. afin de s assurer que le projet démarre ou a démarré, le service instructeur exige du porteur de projet la transmission d une attestation de commencement du projet dans les 3 mois suivant la notification de la convention. Ce document, qui ne répond à aucun formalisme particulier, doit être signé par l autorité responsable du projet. A défaut de transmission dans le délai prescrit, la convention est réputée caduque (cf. article 5 de la convention type). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 2/6

10 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? En ce qui concerne la date de début d éligibilité des dépenses Elle peut être antérieure à la date de signature de la convention et à la date de début des travaux afin d inclure, par exemple, des dépenses d études : la réglementation autorise en effet la prise en compte rétroactive des dépenses. Dans tous les cas, la date de début de prise en compte des dépenses d un projet ne peut être antérieure au 1 er janvier En ce qui concerne la date de fin d éligibilité des dépenses : Cette date est généralement postérieure à la date de fin «matérielle» du projet, afin de laisser au porteur le temps d acquitter les dernières factures de son projet et de les transmettre au SUR (une dépense n est en effet éligible que si elle est acquittée cf. fiche 4-4). Le délai laissé au porteur pour l acquittement des dépenses peut varier d un SUR à un autre, il est généralement de 2 ou 3 mois à compter de la date de fin de l opération matérielle. La date de fin d éligibilité des dépenses correspond donc en règle générale à la date limite pour la remise de la demande de solde FEDER et du bilan final de l opération intégrant l ensemble des justificatifs des dépenses acquittées (cf. article 7 de la convention type). En signant la convention, le porteur s engage donc à réaliser son opération et à transmettre les justificatifs de dépenses conformément aux délais indiqués dans la convention. Les dépenses éligibles sont celles qui ont été nécessaires à la réalisation des actions mises en œuvre durant la période de réalisation matérielle du projet et qui ont payées et acquittées durant la période d éligibilité des dépenses du projet. Toute dépense qui ne respecterait pas ces conditions sera considérée comme inéligible et écartée du calcul du montant FEDER à rembourser. Articles 6 et 7 : Modalités de versement du FEDER Conformément au principe de remboursement, et sauf dans le cas exceptionnel des avances, la subvention FEDER n est versée au porteur de projet que progressivement, au fur et à mesure de la transmission par ce dernier de demandes de remboursement accompagnées des justificatifs requis, et du contrôle de ces données par les autorités habilitées. Les articles 6 et 7 de la convention type précisent deux choses : la prise en compte rétroactive des dépenses est autorisée à condition que le projet ne soit pas terminé au moment du dépôt du dossier et sous réserve des prescriptions plus restrictives pour les projets soumis aux régimes d aides d Etat, dont certains interdisent le commencement d exécution avant l accusé de réception du dossier complet. Il est donc possible de commencer un projet avant la signature de la convention FEDER et de se faire rembourser les dépenses éligibles réalisées avant, à condition de veiller à ce que la date de début d éligibilité des dépenses inscrite dans la convention le permette. En revanche, pour que les premières factures puissent effectivement être remboursées, il faut que la convention ait été signée. pour éviter des soucis d inéligibilité temporelle des dépenses, le bénéficiaire doit surveiller de près le rythme de réalisation de son opération et signaler tout retard qui risquerait de le faire dépasser les délais inscrits dans la convention, afin d étudier avec le service instructeur la possibilité de passer un avenant à la convention permettant de décaler les dates butoirs de réalisation de l opération/ d éligibilité des dépenses et de prolonger la durée de validité de la convention. Attention toutefois, l adoption d un avenant n est possible que pendant la durée de validité de la convention, il convient donc de prévenir le service instructeur suffisamment en amont. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 3/6

11 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? La nature des versements et le rythme auquel le porteur de projet devra transmettre ses demandes de remboursement Trois types de versements du FEDER sont à distinguer : - L avance : non systématique, elle est accordée sur décision du service instructeur, en fonction notamment des besoins de trésorerie du porteur ; si elle est accordée, l avance est mentionnée dans la convention ; en règle générale, elle ne dépasse pas 15% de la subvention FEDER et n est versée qu après transmission de l attestation de commencement du projet datée et signée. - Les acomptes : il s agit des paiements intermédiaires versés après le contrôle par le SUR des demandes de remboursement intermédiaires transmises par le porteur au fur et à mesure de la réalisation de son projet. Il n y a pas de rythme obligatoire pour la transmission des demandes d acomptes ou de nombre minimum ou maximum d acomptes à verser : le service instructeur définit le rythme souhaité en fonction du projet et l inscrit dans la convention (tous les mois, tous les trois mois, etc.). La seule limite est que la somme de l avance éventuelle et des acomptes ne peut dépasser 80% de la subvention FEDER prévisionnelle. - Le solde : égal à 20% minimum de la subvention FEDER prévue, il est versé suite au contrôle de la demande de solde et du bilan final du projet, accompagné des pièces requises (dont la déclaration de fin d opération et les justificatifs des dépenses et des ressources cf. fiches 4-4 et 4-9). Ce bilan final doit être transmis au service instructeur avant la date limite indiquée dans la convention, généralement 2 à 3 mois après la fin matérielle de l opération. La nature des pièces justificatives à transmettre en appui des demandes de remboursement Pour obtenir le versement d un acompte FEDER, le porteur de projet doit transmettre au SUR des demandes de remboursement accompagnées d un ensemble de pièces précisées dans la convention, à savoir : - un bilan ou compte-rendu d exécution (intermédiaire ou final), - un état récapitulatif détaillé des dépenses réalisées avec la preuve de leur acquittement (auquel s ajoutent la liste et la preuve des ressources perçues au moment de la demande de solde), - les pièces justificatives des dépenses et de la réalisation de l action, dont le renseignement obligatoire des indicateurs de suivi. Voir les fiches 4-8 et 4-9 pour plus d informations à ce sujet. Pour aller plus loin: les enjeux et les implications concrètes du principe de remboursement qui encadre l intervention du FEDER sont détaillées dans les fiches 3-1 et 4-3 du présent guide. pour le porteur de projet In Europe, la transmission des demandes de versements intermédiaires et des pièces justificatives requises (liste des dépenses réalisées, pièces justificatives des dépenses et de leur acquittement etc.) se fait à la fois via l application AGADIR et sur papier. La transmission régulière des factures par les porteurs de projet est très importante non seulement pour le porteur de projet, pour obtenir le remboursement progressif du FEDER, mais aussi pour le programme, pour que l autorité de gestion ait en sa possession les éléments nécessaires justifier à la Commission européenne la consommation effective du FEDER et ainsi limiter le risque de dégagement d office (cf. détail à ce sujet dans les fiches 3-1 et 3-7). Le non respect délais de transmission des demandes de paiement et du calendrier de remontée des factures et autres justificatifs, indiqués dans la convention, peut être un motif de suspension des paiements ou de non versement de l intégralité du FEDER dû. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 4/6

12 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? Articles 8, 9 et 12 : Suivi du projet et contrôles En signant la convention, le porteur de projet s engage à mettre en place un suivi précis de l avancement de son projet, à la fois au niveau technique et au niveau financier, s appuyant sur un système de comptabilité séparée et de conservation de l ensemble des pièces relatives au projet jusqu au 31 décembre Ce suivi permet au porteur de projet : - de respecter l obligation d informer régulièrement le SUR de l avancement du projet et de lui signaler à temps toute évolution du projet non conforme aux prévisions (au niveau des actions, du calendrier, du plan de financement ), afin que soit étudiée la possibilité de prendre un avenant de régularisation à la convention ; - de transmettre dans les délais prescrits les demandes de paiement (intermédiaire et pour solde) accompagnées des bilans d exécution et des pièces justificatives des dépenses. Le porteur s engage aussi à se soumettre à tout contrôle de son projet, réalisé par les services instructeurs ou toute autre autorité habilitée, sur pièces et/ou sur place. Toute dépense justifiée par le porteur mais déclarée inéligible au moment des contrôles ne pourra être remboursée, ou, si elle a déjà été versée, devra faire l objet d un reversement. Article 10 : Respect de la réglementation communautaire Pour aller plus loin: l importance du suivi de l avancement du projet est décrite dans la fiche 4-3, les modalités précises du suivi technique et financier du projet à mettre en place sont précisées dans les fiches 4-4 et 4-5 du guide. La procédure d avenant est détaillée dans la fiche 4-7. Pour aller plus loin: les différents niveaux de contrôles auxquels le porteur de projet doit se soumettre sont décrits dans la fiche 4-11 du guide. Notamment, chaque demande de remboursement (intermédiaire et pour solde) transmise par le porteur de projet fait l objet d un contrôle de service fait obligatoire, décrit dans la fiche Trois types de règles d origine communautaire et retranscrites au niveau national doivent également être respectés par le porteur de projet : - L éligibilité des dépenses : une dépense réalisée dans le cadre d un projet et justifiée ne peut être retenue dans le calcul du FEDER à rembourser que si elle respecte l ensemble des règles d éligibilité au FEDER (éligibilité temporelle, éligibilité par nature de dépense, éligibilité dans le cadre d un projet etc. cf. fiche 3-8). - La publicité de l intervention du FEDER : cette obligation est particulièrement surveillée par les instances de contrôle, dont la Commission européenne ; son non-respect peut entraîner des corrections financières (cf. fiche 4-6). - Les politiques communautaires : parmi les règles à respecter, on retrouve notamment les règles encadrant les marchés publics ainsi que celles encadrant les aides d Etat ; là encore, le non respect de ces règles peut être une cause de reversement. Pour aller plus loin: les règles d éligibilité des dépenses et les réglementations communautaire des marchés publics et des aides d Etat sont décrites dans le «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», élaborés dans le cadre du Réseau In Europe et accessibles sur : Voir aussi l outil pratique sur les aides d Etat élaboré par le Réseau In Europe. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 5/6

13 FICHE N 4-2 FICHE 4-2 : QUELLES SONT GLOBALEMENT, D APRÈS LA CONVENTION, MES OBLIGATIONS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET IN EUROPE ET BÉNÉFICIAIRE DU FEDER? 2. L importance des annexes techniques et financières de la convention La convention FEDER est complétée par une annexe technique et une annexe financière, qui constituent des «pièces contractuelles» (article 2). Ces annexes reprennent les principaux éléments de la description technique et financière prévisionnelle du projet, telles qu ils figurent dans le dossier de demande de FEDER, en incluant les modifications éventuelles apportées lors de l instruction et de la programmation : actions prévues, modalités d exécution, moyens mobilisés, calendrier de réalisation, objectifs quantifiés, communication et suivi envisagé, plan de financement détaillé en dépenses et en ressources avec notamment l explication des clés de répartition, échéancier prévisionnel des dépenses... Ces annexes précisent donc le périmètre technique et financier du projet qui a été jugé éligible, qui a été programmé par les instances habilitées et que le porteur s engage à réaliser, en ces termes, en signant la convention. Ces annexes sont très importantes puisque ce sont elles qui serviront concrètement de base, au moment du contrôle, à l appréciation des écarts entre les actions et dépenses prévisionnelles et celles effectivement réalisées et justifiées : si ces écarts sont trop conséquents et non justifiés, ils pourront donner lieu à des corrections financières (cf. ci-contre). Pour faciliter le contrôle, le service instructeur veille à ce que ces annexes respectent un niveau de détail suffisant, notamment en ce qui concerne l explicitation des postes de dépenses et du mode de calcul des montants de dépenses affichés (surtout en cas de proratisations) il est donc très important de soigner la phase d élaboration du projet et de montage du dossier de demande de subvention (cf. fiche 3-4 du guide concernant l exigence de niveau de détail suffisant). le porteur de projet s engage à mettre en œuvre le projet tel qu il est décrit dans les annexes techniques et financières de la convention. Si, au moment des contrôles, le SUR constate que la réalisation du projet s est écartée de manière substantielle de ce prévisionnel, il pourra mettre fin à l aide et/ou en exiger le remboursement total ou partiel (cf. article 11 de la convention type). C est pourquoi le porteur de projet doit rester très vigilant dans le suivi de la réalisation de son projet pour signaler au SUR toute modification par rapport à ce qui était initialement prévu, afin que soit étudiée la nécessité de prendre un avenant à la convention : en effet, toute modification substantielle dans le contenu, le calendrier ou le plan de financement du projet qui n aurait pas fait l objet d un avenant à la convention ne pourra pas être prise en compte au moment des contrôles (cf. fiche 4-7 sur la procédure d avenant). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-2 6/6

14 FICHE N 4-3 FICHE 4-3 : POURQUOI LA MISE EN PLACE D UN SUIVI PRÉCIS DE LA RÉALISATION DU PROJET IN EUROPE EST PARTICULIÈREMENT IMPORTANTE? QUI DOIT FAIRE QUOI EN MATIÈRE DE SUIVI? Les crédits FEDER sont issus du budget de l Union Européenne, dont la mise en œuvre relève de la responsabilité de la Commission européenne (cf. tome 1 du guide). Ce budget étant très encadré et limité en montant, les institutions européennes ont souhaité, à travers les règles de mise en œuvre qu elles ont définies, pouvoir vérifier que ces fonds sont utilisés de manière régulière et à bon escient. Cela entraîne trois conséquences pratiques pour les bénéficiaires et gestionnaires de ces fonds : - Sur le fond : il faut être en mesure de montrer l impact des projets sur les priorités de l Union Européenne, déclinées dans les programmes (PO, DOMO), en mettant en place les outils permettant de mesurer concrètement les résultats des projets. - En matière de communication : les bénéficiaires et gestionnaires de crédits européens ont une obligation renforcée de publicité et de communication sur l intervention des fonds européens. - En termes financiers et de gestion : pour s assurer de la bonne utilisation des fonds, la Commission européenne ne les verse qu en remboursement de dépenses réalisées et justifiées, ce qui créé pour les utilisateurs des obligations renforcées en matière de suivi et de justification des réalisations et des dépenses encourues. la Commission européenne est très vigilante en ce qui concerne la qualité des projets et leur contribution aux priorités de l UE et accorde une importance particulière à l évaluation des résultats matériels des projets. Pour le bénéficiaire In Europe, cela signifie d une part qu il faut mettre en œuvre des projets de qualité au sens qu ils répondent aux objectifs de l axe 1 en termes d innovation, de compétitivité et de cohésion, et d autre part qu il faut apporter les éléments nécessaires pour montrer cette qualité et la valoriser, à travers notamment le renseignement d indicateurs de suivi (voir aussi fiches 3-6 et 4-5). Le bénéfice de fonds européens impose donc, pour le porteur de projet, d être en mesure de rendre des comptes précis et réguliers à ces trois niveaux, ce qui nécessite la mise en place d un suivi précis de la réalisation des projets, à la fois au niveau technique/matériel et au niveau financier. 1. Incidences concrètes de la règle de remboursement des dépenses et rôle central du porteur de projet le non respect de l obligation de publicité peut entraîner la suspension du versement des crédits FEDER, voire des corrections financières voir aussi fiche 4-6. Selon le principe de remboursement qui encadre la mise en œuvre du FEDER, avant de verser les crédits engagés pour le programme, la Commission européenne vérifie d abord la conformité de leur utilisation. Elle n intervient donc qu en remboursement de dépenses qui ont été au préalable réalisées dans le cadre des projets, justifiées par les porteurs de projets et contrôlées/ certifiées par les autorités habilitées. Ce principe a des répercussions concrètes en ce qui concerne l obligation de suivi, tant à l échelle du programme et qu à l échelle des projets. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-3 1/5

15 FICHE N 4-3 FICHE 4-3 : POURQUOI LA MISE EN PLACE D UN SUIVI PRÉCIS DE LA RÉALISATION DU PROJET IN EUROPE EST PARTICULIÈREMENT IMPORTANTE? QUI DOIT FAIRE QUOI EN MATIÈRE DE SUIVI? A l échelle du programme FEDER En vertu du principe de remboursement, l Autorité de gestion du programme n a pas la totalité des crédits FEDER alloués au programme à sa disposition immédiate : elle doit en demander le remboursement à la Commission au fur et à mesure de la réalisation du programme, via l autorité de certification, au moyen de déclarations des dépenses certifiées. Ces déclarations sont une agrégation des dépenses qui ont été au préalable réalisées, acquittées et justifiées par les porteurs et qui ont fait l objet d un contrôle. Pour demander le versement des crédits FEDER engagés sur le programme, l AG doit donc être en possession des justificatifs de dépenses transmis par les porteurs de projet. L Autorité de gestion est donc tributaire des porteurs de projet, qui occupent une place centrale dans la chaîne de paiement des fonds européens, illustrée de manière simplifiée dans le schéma ci-dessous. Porteur de projet Verse les fonds au porteur de projet après réception des fonds de la Commission Envoie les bilans d étape accompagnés des pièces justificatives requises Autorité de gestion Autorité de certification Verse les crédits au programme après contrôle de la demande de remboursement Réalise le contrôle de service fait sur la base du bilan et des pièces puis établit et envoie le certificat de service fait et l ordre de paiement Commission Européenne Etablit la certification des dépenses et adresse la demande de remboursement / déclaration de dépenses à la Commission Source : VIAREGIO comme le montre le schéma ci-contre, pour obtenir le paiement du FEDER, tous les acteurs de la chaîne de gestion des PO sont chargés de rendre des comptes à l échelon supérieur, jusqu à la Commission européenne, qui rembourse les crédits engagés sur la base des justificatifs transmis et certifiés. Cela créé une interdépendance forte entre tous les acteurs et une chaîne de responsabilités dont le porteur de projet est le maillon central puisqu à l origine, c est bien lui qui réalise les dépenses dans le cadre de la mise en œuvre de son projet. Ce rôle est d autant plus important que tous ces acteurs sont soumis à un risque partagé en cas de défaillance d un maillon de la chaîne : le risque du dégagement d office (ou règle n+2). Pour l éviter, il faut non seulement que des projets soient programmés, mais aussi que ces projets soient réalisés et que les justificatifs requis soient transmis dans les temps par les bénéficiaires. Cela créé une pression partagée sur le calendrier de réalisation des projets/du programme et renforce encore le rôle central du porteur de projet. Pour plus d information concernant la règle n+2 et ses conséquences concrètes, voir les fiches 3-1 et 3-7 du guide. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-3 2/5

16 FICHE N 4-3 FICHE 4-3 : POURQUOI LA MISE EN PLACE D UN SUIVI PRÉCIS DE LA RÉALISATION DU PROJET IN EUROPE EST PARTICULIÈREMENT IMPORTANTE? QUI DOIT FAIRE QUOI EN MATIÈRE DE SUIVI? A l échelle d un projet In Europe Par répercussion, l AG applique le principe de remboursement à l échelle des projets : le versement de la subvention FEDER au porteur de projet est conditionné par la réalisation du projet, selon le cheminement illustré dans le schéma ci-dessous. Le porteur de projet réalise d abord son projet et paie les factures et dépenses liées au projet il avance les crédits nécessaires ce faire. Spécificité FSE/ FEADER : le principe de remboursement s applique de la même manière au FSE et au FEADER, avec les mêmes conséquences pour les porteurs de projet. Au fur et à mesure que le projet se réalise, le porteur de projet transmet des demandes de remboursement au service instructeur, selon un rythme variable défini dans la convention, accompagnées des bilans d exécution, des factures payées et de toutes les pièces justifiant la réalisation du projet et son état d avancement (au niveau technique et financier). Sur cette base, le service instructeur procède au contrôle de service fait, qui consiste à analyser la réalité et l éligibilité des bilans et à comparer le réalisé (bilan) au prévisionnel (convention ou son dernier avenant) pour déterminer le coût réel éligible du projet et, à partir de là, le montant FEDER à rembourser. Les crédits FEDER sont remboursés au porteur de projet conformément aux conclusions du contrôle de service fait et après certification par l autorité compétente, en fonction de la disponibilité des crédits. Ce principe a deux conséquences majeures pour le porteur de projet : - il faut d abord effectuer les dépenses avant d obtenir le versement des crédits (sauf dans le cas exceptionnel des avances sur subvention), ce qui implique de disposer de la trésorerie suffisante ; - il faut réunir et conserver toutes les pièces justifiant la réalisation du projet et des dépenses, pour pouvoir les transmettre, le moment venu, aux autorités gestionnaires pour qu elles puissent procéder au contrôle puis au versement des crédits dus en remboursement. Pour ce faire, le porteur doit mettre en place un système de suivi précis de la réalisation de son projet et de conservation des justificatifs, à la fois au niveau technique et au niveau financier. le porteur de projet In Europe doit avoir une capacité financière suffisante pour assumer l obligation de préfinancement des dépenses. En lien avec cette question, il faut rappeler que la pratique des bilans, contrôles et versements intermédiaires est courante et encouragée. Ainsi, les porteurs sont incités à ne pas attendre la fin de leur projet pour faire remonter leurs pièces justificatives, mais à procéder à la transmission régulière de ces documents, par bloc, dès que la réalisation du projet a avancé de manière un peu conséquente, pour obtenir des remboursements réguliers des dépenses avancées. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-3 3/5

17 FICHE N 4-3 FICHE 4-3 : POURQUOI LA MISE EN PLACE D UN SUIVI PRÉCIS DE LA RÉALISATION DU PROJET IN EUROPE EST PARTICULIÈREMENT IMPORTANTE? QUI DOIT FAIRE QUOI EN MATIÈRE DE SUIVI? 2. La mise en place d un suivi de la réalisation du projet La mise en place d un système efficace de suivi est un élément indispensable d anticipation : plus le système de suivi sera performant, et plus la préparation des demandes de remboursement sera aisée. A quoi sert le suivi de la réalisation du projet? Les objectifs du système de suivi sont les suivants : - s assurer de l avancement financier et matériel du projet, - connaître au jour le jour l état d avancement du projet pour pouvoir répondre aux demandes d information à ce sujet (émanant des services instructeurs, mais aussi des partenaires etc.), - pouvoir prévenir les irrégularités et intervenir à temps en cas de difficultés (avancée trop lente des travaux, etc.), - réunir et conserver efficacement l ensemble des pièces justificatives nécessaires pour déclencher les demandes de remboursement dans les meilleurs délais (acompte et solde), - préparer ainsi efficacement les bilans et les contrôles. Que recouvre le suivi technique et financier du projet? Le suivi de la réalisation du projet doit être mis en place à deux niveaux : Au niveau financier : il faut pouvoir justifier les dépenses réalisées et les ressources obtenues, ce qui nécessite notamment de : - mettre en place une «comptabilité séparée» pour le projet, - conserver les pièces justificatives des dépenses (factures ) et des ressources (certificats de cofinancement ) du projet, - prévoir les outils/méthodes pour justifier le lien des dépenses avec le projet et les éventuelles clés de répartition utilisées. Au niveau technique/ matériel : il faut pouvoir justifier les actions réalisées et les résultats obtenus, ce qui nécessite de : - conserver les pièces prouvant la réalisation des actions prévues, - prévoir les outils/méthodes qui permettront de rédiger un bilan quantitatif et qualitatif du projet et de rendre des comptes sur les résultats du projet et l atteinte des objectifs, - prévoir les outils/méthodes pour renseigner les indicateurs de suivi permettant de mesurer et de chiffrer les résultats du projet. il est essentiel d anticiper l obligation de rendre des comptes en mettant en place un système de suivi du projet le plus en amont possible. Il ne faut donc pas se désintéresser du projet après la signature de la convention, mais au contraire continuer à suivre son évolution de très près. Il ne faut pas non plus attendre la première demande de remboursement pour commencer à réunir les pièces justificatives et les informations requises : il convient de réunir ces éléments de manière progressive et régulière, au fur et à mesure de l avancement du projet. La mise en place d un suivi est indispensable aussi pour pouvoir constater rapidement tout élément de nature à écarter la réalisation du projet de ce qui était prévu dans la convention, et donc pour pouvoir prévenir à temps le service instructeur, en vue d apporter les éventuels correctifs nécessaires et d éviter ainsi tout souci lors des contrôles (avenants à la convention, etc. cf. aussi les fiches 4-2 et 4-7). Pour aller plus loin : les obligations du porteur en matière de suivi financier et technique de son projet sont détaillées dans les fiches 4-4 et 4-5 du guide. La fiche 4-8 propose un récapitulatif des pièces à conserver par le porteur de projet. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-3 4/5

18 FICHE N 4-3 FICHE 4-3 : POURQUOI LA MISE EN PLACE D UN SUIVI PRÉCIS DE LA RÉALISATION DU PROJET IN EUROPE EST PARTICULIÈREMENT IMPORTANTE? QUI DOIT FAIRE QUOI EN MATIÈRE DE SUIVI? Qui fait quoi en matière de suivi? Le suivi de la réalisation du projet relève avant tout de la responsabilité du porteur de projet lui-même, qui doit anticiper les obligations de justification en mettant en place les outils qui vont lui permettre de rendre des comptes, à tout moment, à la fois sur les dépenses réalisées et sur les actions mises en œuvre et les résultats obtenus. Les chefs de file des PUI ont aussi un rôle très important à jouer. En tant que chargés du pilotage des PUI et interlocuteurs prioritaires des autorités gestionnaires, ils doivent être en mesure de fournir à tout moment des informations concernant l état d avancement des actions cofinancées par le FEDER dans le cadre de leur PUI, notamment en cas d évolution non conforme au plan d action prévisionnel pour que puissent être prises les mesures correctives nécessaires. Ils sont aussi les garants de la mise en œuvre conforme des projets du PUI en termes quantitatifs et qualitatifs. Pour pouvoir assurer un suivi efficace de l avancement des projets et du PUI, les porteurs de projet et les chefs de file peuvent s appuyer sur différents outils, mis à disposition par les autorités gestionnaires (cf. cicontre) ou élaborés par les acteurs des PUI eux-mêmes, dans la lignée des outils mis en place pour assurer l ingénierie des projets et l élaboration des dossiers de demande de FEDER en amont (cf. fiche 3-4). A ce titre, deux catégories d outils de suivi peuvent être distingués : - des outils plutôt «documentaires» : tableaux de suivi des actions réalisées, des dépenses effectuées, tableaux de suivi du temps passé par les acteurs mobilisés dans le cadre du projet etc. - des outils de type «réunions» : organisation de réunions d étape entre l ensemble des partenaires du PUI sur l avancement des projets, mise en place de comités individuels de suivi des projets réunissant les acteurs concernés etc. Dans tous les cas de figure, comme pour la préparation des projets/dossiers FEDER en amont, la mobilisation et l implication de l ensemble des acteurs du PUI, sous le pilotage du chef de file, est très importante pour garantir un suivi efficace de la mise en œuvre des projets. Pour aller plus loin : les autorités gestionnaires ont élaboré des outils sur lesquels les porteurs peuvent s appuyer pour réaliser le suivi des projets : modèle de bilan d exécution, tableaux récapitulatifs des dépenses et ressources etc. (cf. application AGADIR et annexes du DOMO). Ces services sont aussi à la disposition des porteurs de projet pour répondre à toute question relative au suivi, à la préparation des bilans et la remontée des factures. Par ailleurs, il est possible de valoriser dans le budget du projet le coût relatif au travail de suivi, dans une certaine limite toutefois, sous réserve de l accord du service instructeur et du comité de programmation et à condition de mettre en place ensuite un suivi précis du temps passé pour ce faire. Pour aller plus loin : l une des clés pour que le suivi d un projet soit efficace, c est de soigner la phase amont d élaboration des projets et de montage des dossiers, en anticipant les obligations de justification : être suffisamment précis dans la description prévisionnelle du projet et dans le calcul des dépenses prévues pour être en mesure de les justifier ultérieurement, bien délimiter le projet dans toutes ses dimensions (contenu, calendrier, budget ) etc. cf. à ce sujet les fiches du tome 3. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-3 5/5

19 FICHE N 4-4 FICHE 4-4 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT FINANCIER DE MON PROJET ET COMMENT LE METTRE EN PLACE? En vertu du principe de remboursement, et sauf dans le cas exceptionnel des avances, le FEDER n est versé aux bénéficiaires qu en remboursement de dépenses au préalable réalisées dans le cadre des projets et après contrôle et certification de ces dépenses par les autorités compétentes, sur la base des justificatifs transmis par les porteurs. Pour ces derniers, cela signifie qu ils doivent d abord réaliser les dépenses et payer les factures avant de pouvoir obtenir le versement du FEDER, et qu ils doivent se donner les moyens de réunir toutes les informations et pièces à transmettre en vue d en obtenir le remboursement, à travers la mise en place d un système efficace de suivi de l avancement financier du projet. 1. Pourquoi suivre l avancement financier du projet? Le système de suivi mis en place doit viser les objectifs suivants, en vue de faciliter la préparation des bilans et contrôles : - s assurer de l avancement financier du projet, - connaître «au jour le jour» l état des dépenses réalisées dans le cadre du projet et des ressources perçues, pour pouvoir : o répondre aux demandes d information à ce sujet (émanant des services instructeurs, mais aussi des partenaires etc.), o intervenir à temps en cas de difficultés ou d écart par rapport au prévisionnel (avancée trop lente des travaux, etc.), o déclencher régulièrement les demandes de remboursement conformément au calendrier indiqué dans la convention, - réunir et conserver efficacement l ensemble des pièces justificatives à joindre aux demandes de remboursement transmises au SUR, pour pouvoir les déclencher dans les meilleurs délais (acompte et solde). 2. Quelle est la nature des dépenses et des ressources à suivre et à justifier? Les dépenses et ressources qu il faut justifier au moment des demandes de remboursement sont celles prévues initialement dans l annexe financière de la convention. En effet, aucune dépense ou ressource non prévue dans la convention (ou son dernier avenant) ne pourra être prise en compte dans le calcul du montant FEDER à rembourser. Le système de suivi financier du projet doit donc être mis en place à partir de ce qui était prévu dans la convention. dans le cadre de son rôle de pilotage financier du PO, l AG met en place un suivi agrégé des dépenses justifiées par les porteurs de projet, qui aide à éviter le dégagement d office en permettant d estimer régulièrement le montant des dépenses certifiées qui manquent pour l éviter. Pour mener ce travail, l AG a besoin que les porteurs transmettent régulièrement leurs demandes de remboursement et les pièces justificatives, et qu ils soient en mesure de l informer précisément sur l état d avancement financier des projets et les éventuelles difficultés rencontrées. Voir fiches 3-1 et 3-7 sur le dégagement d office. les données de l annexe financière de la convention sont prévisionnelles et susceptibles d évoluer au cours de la réalisation du projet. Le porteur de projet doit bien suivre l avancement financier de son projet pour être en mesure de repérer à temps ces évolutions et pour en informer le SUR, afin que les éventuelles mesures correctives puissent être prises (avenant à la convention etc. cf. détail dans la fiche 4-7). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-4 1/5

20 FICHE N 4-4 FICHE 4-4 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT FINANCIER DE MON PROJET ET COMMENT LE METTRE EN PLACE? Que faut-il justifier en ce qui concerne les dépenses? Pour aller plus loin : pour plus de détail sur la Les dépenses retenues au moment des contrôles sont celles qui sont notion d éligibilité des éligibles par nature, nécessaires au projet, réalisées et acquittées selon les dépenses, voir la fiche 3-8. conditions prévues dans la convention. Pour justifier ces différents aspects Pour plus détail concernant des dépenses dont il demande de remboursement, le système de suivi du les pièces à joindre pour porteur doit lui permettre de récupérer des pièces à trois niveaux : justifier les dépenses et leur acquittement, cf. fiche 4-8. Nature et montant des dépenses réalisées dans le cadre du projet Au fur et à mesure de l avancement du projet, il convient de remplir un tableau récapitulatif des dépenses réalisées et d y joindre les pièces justifiant leur nature et leur montant (factures ou toute autre pièce probante cf. fiche 4-8). Sur cette base, le SUR pourra vérifier d une part la réalité et la légalité des dépenses ainsi que la conformité des montants par rapport au prévisionnel, et d autre part l éligibilité par nature des dépenses (respect des règles communautaire et nationales d éligibilité au FEDER). Caractère acquitté des dépenses du projet Le FEDER ne rembourse que des dépenses qui ont été effectivement une charge pour le porteur de projet. Il ne suffit donc pas de prouver la nature et le montant de la dépense, il faut aussi prouver que le montant a été payé par le porteur de projet, qu il y a bien eu débit : c est la notion de dépense «acquittée». La justification de l acquittement des dépenses s effectue par la production de factures acquittées (mention portée par le fournisseur) ou par la production de pièces de valeur probante équivalente, à savoir : - pour les opérateurs publics, copie des factures accompagnées du tableau récapitulatif des dépenses visé par le comptable public ; - pour les opérateurs privés, les facture certifiées payées, mention portée sur chaque facture ou sur le tableau récapitulatif des dépenses par un commissaire aux comptes ou un expert comptable, ou les factures accompagnées de relevés de compte bancaire de l opérateur faisant apparaître les débits correspondants. Lien des dépenses avec le projet réalisé Une dépense n est éligible que si elle est nécessaire à la réalisation d un projet lui-même éligible : en vertu de ce principe de base, le porteur de projet doit également réunir et transmettre tous les éléments (documents ou autres) permettant de prouver le lien des dépenses dont il demande le remboursement avec le projet réalisé. même si le porteur de projet a bénéficié du versement d une avance après signature de la convention, il doit fournir les justificatifs pour la totalité des dépenses réalisées dans le cadre du projet, sous peine de ne pas percevoir au final la totalité du FEDER prévu : en effet, le montant FEDER à verser est calculé à partir du total des dépenses éligibles justifiées. une facture sera rejetée au moment du contrôle de service fait précédant les versements du FEDER si elle n est pas spécifiquement rattachée à un poste de dépense du budget du projet prévu au départ (sauf marge limitée pour dépenses imprévues, à l appréciation exclusive du service unique responsable cf. fiche 4-7). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-4 2/5

21 FICHE N 4-4 FICHE 4-4 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT FINANCIER DE MON PROJET ET COMMENT LE METTRE EN PLACE? Exemple : si le porteur demande le remboursement de dépenses de salaire, il doit fournir non seulement les bulletins de salaire (preuve de la nature et du montant de la dépense), mais aussi la preuve que les heures de travail correspondantes ont bien été réalisées dans le cadre du projet (contrat de travail/ fiche de poste, relevé de temps passé etc.). De même, en cas de proratisation de dépenses de fonctionnement, le porteur de projet doit fournir non seulement les factures correspondantes (facture d électricité ), mais aussi la justification de la clé de répartition utilisée). Voir aussi la fiche 4-8. Que faut-il justifier en ce qui concerne les ressources? Le montant total de FEDER versé au porteur de projet au final correspond à la différence entre le coût total des dépenses éligibles retenues au moment des contrôles d une part, et le montant total des ressources perçues, éligibles d autre part dans la limite du montant et du taux de participation inscrits dans la convention (cf. détail dans la fiche 4-10). Pour pouvoir calculer le FEDER à rembourser, le service instructeur doit donc aussi être en possession des documents justifiant les cofinancements nationaux perçus par le porteur de projet, à deux niveaux : Nature et montant des ressources perçues pour le projet Il convient de remplir un tableau récapitulatif des ressources perçues pour le projet avec leurs montants, et d y joindre les pièces justificatives de la nature et du montant de ces ressources (certificats de cofinancement, conventions d attribution, etc.). La mention du projet FEDER concerné doit apparaître clairement sur ces pièces afin de prouver qu il s agit bien d une ressource pour le projet FEDER, ainsi que, le cas échéant, la mention de la proratisation du cofinancement éventuellement appliquée. Preuve du versement effectif des cofinancements Comme pour les dépenses, il ne suffit pas de justifier la nature et le montant des cofinancements perçus, il faut aussi apporter la preuve que ces cofinancements ont réellement été encaissés par le bénéficiaire, à travers la fourniture d un état récapitulatif des ressources visé par l autorité compétente (comptable public, expert comptable ou commissaire aux comptes pour les opérateurs privés) ou de toute autre pièce probante (relevés de compte faisant apparaître le crédit, mandats certifiés etc.). Pour aller plus loin : pour des précisions concernant la justification des dépenses de salaire et de fonctionnement, se référer au «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», outil réalisé par le Réseau In Europe et accessible sur le site du réseau via le tableau récapitulatif des cofinancements perçus et les pièces justificatives doivent être transmis au plus tard au moment de la demande de solde FEDER. Dès la phase de réalisation du projet, il convient toutefois de prévenir le service instructeur en cas de modification dans les ressources prévues, pour que soit étudiée la nécessité de passer un avenant à la convention. Tout ceci doit permettre de prévenir le risque de surfinancement du projet, qui survient lorsque le montant des cofinancements perçus au final est supérieur au montant initialement prévu, entraînant un déséquilibre du plan de financement de l opération : dans ce cas, l ajustement du plan de financement final se fait automatiquement sur la participation du FEDER, qui est réduite du montant nécessaire pour redescendre à l équilibre. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-4 3/5

22 FICHE N 4-4 FICHE 4-4 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT FINANCIER DE MON PROJET ET COMMENT LE METTRE EN PLACE? 3. Comment mettre en place un suivi efficace de l avancement financier du projet? Pour être en capacité de suivre précisément la réalisation financière du projet et de réunir efficacement l ensemble des informations nécessaires au déclenchement des demandes de remboursement, le porteur doit mettre en place un système lui permettant d isoler le projet au sein de sa structure d un point de vue comptable et financier, en respectant les obligations mentionnées à l articule 8 de la convention type : «[Le porteur de projet] s engage à tenir une comptabilité séparée de l opération ou à utiliser une codification comptable adéquate [pour les transactions relatives au projet]. Un système extracomptable par enliassement des pièces justificatives peut être retenu.» Comment remplir l obligation de comptabilité séparée? L obligation de comptabilité séparée telle qu elle est mentionnée couvre deux possibilités pour le porteur de projet In Europe : - soit il met en place une véritable comptabilité spécifique pour le suivi financier du projet FEDER («comptabilité séparée»), - soit il s appuie sur son système comptable existant mais en prévoyant une méthode/ des outils lui permettant d isoler les dépenses et ressources du projet FEDER au sein de ce système («codification comptable adéquate»). L idée générale est de mettre en place un système comptable fiable, fondé sur des pièces justificatives susceptibles d être vérifiées, et permettant de garantir la traçabilité des fonds FEDER au sein de la structure. Qu est-ce qu une codification comptable adéquate? Plusieurs méthodes sont possibles pour remplir l obligation de comptabilité séparée à travers l utilisation d une codification comptable adéquate : - utilisation d un système de comptabilité analytique, d affectations comptables ou de dédoublement de la comptabilité de la structure permettant d isoler les charges et produits du projet FEDER, avec un système adéquat de classement des pièces justificatives, en ce qui concerne la mise en place d une comptabilité séparée, aucune des solutions mentionnées cicontre n est imposée par la réglementation. Par exemple, le porteur de projet FEDER n est pas obligé de disposer d une comptabilité analytique. L essentiel est que le système retenu permette d atteindre l objectif recherché, à savoir la traçabilité des dépenses et ressources du projet FEDER (et des pièces correspondantes) au sein de la comptabilité générale et du suivi budgétaire général de la structure : il n y a donc pas d obligation de moyen à ce niveau-là, mais bien une obligation de résultat. quelle que soit la solution retenue pour isoler le suivi comptable et financier du projet FEDER, il est primordial de préparer cette solution le plus en amont possible et de ne pas attendre le moment où il faut transmettre les demandes de remboursement et bilans financiers. Il est fortement conseillé de mettre en place la solution retenue dès le démarrage du projet, ou dès la phase d élaboration du dossier de demande de FEDER en amont. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-4 4/5

23 FICHE N 4-4 FICHE 4-4 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT FINANCIER DE MON PROJET ET COMMENT LE METTRE EN PLACE? - utilisation d un système extracomptable s appuyant sur des tableaux de suivi budgétaire permettant d isoler les dépenses et ressources du projet (avec mention des montants, intitulés et numéros de factures ou pièces probantes, dates de paiement etc.), complétés par un système d enliassement des pièces justificatives. Le système retenu doit permettre d additionner au fur et à mesure les dépenses réalisées dans le cadre du projet, pour savoir à tout moment où en est la mise en œuvre financière de l opération et à quel moment il convient de déclencher les demandes de remboursement. Qu est-ce que l enliassement des pièces justificatives? Cette technique consiste à isoler les pièces justificatives du projet FEDER dans l archivage général de la structure. Concrètement, cela revient : - soit à réunir et classer ces pièces dans un ou plusieurs dossiers spécifiques au projet FEDER, en créant des liasses numérotées en fonction, par exemple, des postes de dépenses du budget prévisionnel ou des lignes du tableau récapitulatif des dépenses ; - soit à mentionner sur les pièces concernées et classées dans le système général d archivage de la structure leur rattachement au projet FEDER, à travers à un système à définir (mention sur les pièces, tampon, pastilles de couleur etc.). Ce système s accompagne d une liste récapitulative des pièces avec leurs références et leur rattachement aux postes comptables de la structure d une part et aux postes de dépenses et ressources du projet FEDER d autre part. en cas de valorisation de dépenses de salaire ou de fonctionnement dans le cadre du projet FEDER, il faudra penser aussi, outre la mise en place d un système comptable ou extracomptable de suivi des dépenses et ressources, à mettre en place dès l amont un tableau ou tout autre outil de suivi du temps passé par les personnes dont le salaire est valorisé, et à récupérer l ensemble des pièces et informations qui permettront de justifier les éventuelles clés de répartition utilisées ainsi que le rattachement de ces dépenses au projet FEDER. Pour aller plus loin : Voir aussi la fiche 4-8 sur les pièces à conserver et les techniques d archivage. - Comment associer les partenaires au suivi du projet? Au-delà des outils et méthodes de suivi financier mis en place par le porteur au sein de sa structure, il est important de mobiliser et d impliquer aussi l ensemble des partenaires du projet dans le suivi de sa réalisation, et de travailler en articulation étroite avec le chef de file du PUI. Celui-ci doit en effet assurer le suivi global de l avancement du PUI et être informé régulièrement de l état d avancement de chacun des projets individuels. L organisation de ce suivi partenarial de l avancement du projet peut se faire de diverses manières (outils de type «documents» ou «réunions» - comité de pilotage pour le suivi des projets par exemple), en s appuyant sur les outils partenariaux mis en place pour la phase d élaboration et d ingénierie des projets (cf. détail dans la fiche 4-3). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-4 5/5

24 FICHE N 4-5 FICHE 4-5 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT TECHNIQUE DE MON PROJET? POURQUOI ET COMMENT RENSEIGNER LES INDICATEURS DE SUIVI? Pour obtenir le remboursement du FEDER, il ne suffit pas d apporter la justification de la réalisation des dépenses du projet, il faut également justifier la réalisation des actions prévues et l atteinte des objectifs. Il ne faut donc pas se limiter à mettre en place un suivi de l avancement financier du projet (cf. fiche 4-4) : il faut aussi suivre son avancement technique. 1. Le suivi de la réalisation matérielle du projet Les éléments matériels du projet qui doivent être justifiés au moment des demandes de remboursement sont ceux qui sont prévus dans l annexe technique de la convention : actions du projet, objectifs à atteindre, calendrier de réalisation, indicateurs chiffrés Aucune dépense relative à une action non prévue dans la convention ou intervenue en-dehors du calendrier de réalisation du projet tel qu indiqué dans la convention ne pourra être prise en compte dans le calcul du FEDER à rembourser. Le système de suivi de la réalisation matérielle du projet doit donc être mis en place à partir de ce qui était prévu dans la convention (ou son dernier avenant). Ce suivi est très important, il est complémentaire au suivi de l avancement financier du projet et ne doit en aucun cas être négligé. Pourquoi un suivi de la réalisation matérielle du projet? Le système de suivi mis en place doit permettre au porteur de projet de : - s assurer de l avancement physique de son projet et du respect du calendrier de réalisation initialement prévu ; - connaître «au jour le jour» l état de la réalisation matérielle de son projet, pour pouvoir répondre aux demandes d information à ce sujet (émanant des services instructeurs, mais aussi des partenaires etc., et pour contribuer aux évaluations du FEDER menées à l échelle de l axe 1 ou du programme) et intervenir en cas de difficultés ou d écart par rapport au prévisionnel (avancée trop lente des travaux, déviation par rapport aux objectifs initiaux, etc.) ; - renseigner les valeurs réalisées pour les indicateurs de suivi du projet qui ont été annexés à la convention et qui lui sont demandés au plus tard lors de la transmission de la demande de solde ; la Commission européenne accorde une importance particulière à l évaluation des résultats matériels des projets. Pour le porteur de projet In Europe, cela signifie qu il faut être en mesure de rendre des comptes sur les actions réalisées et les résultats obtenus et d apporter la preuve de la qualité du projet et de la valeur ajoutée du FEDER, à travers notamment le renseignement d indicateurs de suivi. Au-delà des contraintes réglementaires, ce travail de justification de l apport concret du FEDER pour les zones urbaines en difficulté est essentiel également pour donner des arguments en faveur du maintien, à l avenir, de l intervention des fonds européens dans ces zones. les données de l annexe technique de la convention sont prévisionnelles et susceptibles d évoluer au cours de la réalisation du projet. Le porteur de projet doit bien suivre l avancement matériel de son projet pour être en mesure de repérer à temps ces évolutions et pour en informer le SUR, afin que les éventuelles mesures correctives puissent être prises (avenant à la convention etc. cf. détail dans la fiche 4-7). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-5 1/5

25 FICHE N 4-5 FICHE 4-5 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT TECHNIQUE DE MON PROJET? POURQUOI ET COMMENT RENSEIGNER LES INDICATEURS DE SUIVI? - préparer les comptes-rendus d exécution quantitatif et qualitatif de son projet qu il doit joindre à chaque demande de remboursement du FEDER, en anticipant les informations attendues : description du projet réalisé (actions, résultats, moyens, modalités ), des difficultés rencontrées et solutions apportées, justification des évolutions du projet et des écarts entre prévisionnel et réalisé, description chiffrée et littéraire de l impact du projet sur les priorités de l UE (priorités transversales, valeur ajoutée du FEDER, impact sur les zones urbaines en difficulté, impact économique ), mention des mesures prises pour respecter l obligation de publicité etc. Pour aller plus loin : Voir la fiche 4-9 et le modèle type de bilan d exécution (annexe 12 du DOMO) pour plus d informations sur le contenu attendu des bilans matériels d exécution, qui doit guider le suivi de l avancement technique du projet. Comment mettre en place le suivi technique du projet? Pour être en mesure de livrer le moment venu des informations matérielles quantitatives et qualitatives relatives à son projet, le porteur doit anticiper en mettant en place dès le démarrage du projet des méthodes et outils lui permettant de réunir progressivement les informations et pièces requises. A titre d exemple, les outils suivants peuvent être mis en place : - rédaction régulière de petits rapports d étape sur le projet, - conservation des pièces ou documents attestant de la réalisation du projet dans des dossiers spécialement prévus à cet effet, la nature de ces documents étant bien sûr variables en fonction de la nature des projets (études, produits réalisés dans le cadre du projet, photos avant et après le projet, comptes-rendus d exécution des prestataires, comptes-rendus de réunions, articles de presse ), - mise en place d une grille récapitulative des indicateurs de suivi du projet, à mettre à jour régulièrement avec les valeurs réalisées, - organisation d enquêtes de satisfaction auprès des bénéficiaires ou utilisateurs du projet (entretiens, questionnaires, livres d or ), - réalisation d une évaluation du projet etc. Au-delà de ces outils et méthodes à mettre en place par le porteur au sein de sa structure, il est important de mobiliser et d impliquer aussi l ensemble des partenaires du projet dans le suivi de sa réalisation, et de travailler en articulation étroite avec le chef de file du PUI. Celui-ci doit en effet assurer le suivi global de l avancement du PUI et être informé régulièrement de l état d avancement de chacun des projets individuels. L organisation de ce suivi partenarial de l avancement du projet peut se faire de diverses manières (outils de type «documents» ou «réunions»), en s appuyant sur les outils partenariaux mis en place pour la phase d élaboration et d ingénierie des projets (cf. détail dans la fiche 4-3). le fait de ne pas atteindre tout ou partie des objectifs du projet initialement prévus dans la convention (objectifs qualitatifs et objectifs chiffrés indicateurs de réalisation, résultat et impact) n entraîne pas nécessairement une diminution de la subvention FEDER, tout dépend du cas d espèce (importance de l écart entre le prévu et le réalisé, changement de nature du projet le rendant potentiellement inéligible au FEDER) et des justifications apportées par le porteur de projet pour expliquer le décalage (le porteur de projet a dans tous les cas une obligation de moyen et doit être en mesure de montrer qu il a fait ce qu il fallait pour tenter d atteindre ses objectifs). Il n en reste pas moins que la non-atteinte des objectifs initiaux, si elle tend à montrer que le projet n a pas été efficace ou pertinent, est un motif que le service instructeur peut retenir lors du contrôle de service fait pour ne pas verser l intégralité de la subvention FEDER initialement prévue. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-5 2/5

26 FICHE N 4-5 FICHE 4-5 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT TECHNIQUE DE MON PROJET? POURQUOI ET COMMENT RENSEIGNER LES INDICATEURS DE SUIVI? 2. Pourquoi et comment renseigner les indicateurs de suivi du projet? Les indicateurs de suivi font partie des principaux éléments de justification de la réalisation matérielle du projet attendus par les services instructeurs pour évaluer l atteinte des objectifs initiaux des projets et du programme. Qu est qu un indicateur? Un indicateur est un mode de mesure objectivement vérifiable, quantitatif ou qualitatif, d un objectif à atteindre, d une ressource mobilisée, d un effet obtenu, d un critère de qualité ou d une variable contextuelle. Au niveau du PO FEDER, pour permettre l évaluation de ses effets, les indicateurs doivent refléter de manière complète tous les objectifs de sa stratégie. Pour ce faire, les indicateurs d un PO sont définis à trois niveaux : - indicateurs de réalisation : ils concernent les actions/ réalisations matérielles directement induites par le projet (objectifs opérationnels), - indicateurs de résultat : ils mesurent l'effet produit par l'intervention du projet sur son territoire ou ses bénéficiaires (objectifs spécifiques), - indicateurs d impact : ils mesurent les effets du projet au-delà de ceux immédiatement constatés, sur le contexte socio-économique par exemple (objectifs stratégiques ou globaux). Pour aller plus loin : deux niveaux d indicateurs ont été définis par l AG pour le PO FEDER Ile-de-France : 55 indicateurs de contexte définis à l échelle du PO pour suivre l évolution du contexte socioéconomique régional (et qui ne concernent pas les porteurs) ; 78 indicateurs de programme définis à l échelle des axes /mesures (réalisation, résultat, impact) qui mesurent l atteinte des objectifs et doivent être renseignés au niveau des projets avant d être agrégés au niveau du programme. Ces indicateurs ont été quantifiés (objectifs chiffrés) et validés par la Commission européenne, ils font donc partie du contrat qui lie l AG à la Commission. L AG doit régulièrement les renseigner dans PRESAGE et les transmettre à la Commission. Voir aussi le PO et le DOMO A quoi servent les indicateurs de suivi à renseigner? le renseignement des indicateurs Les indicateurs sont des outils indispensables pour remplir les obligations du projet est très important pour fournir les données nécessaires de suivi quantitatif et qualitatif, de pilotage et d évaluation, à deux échelles : à l évaluation et à la valorisation de l axe 1 et du PO et pour répondre aux exigences de la A l échelle du programme : l autorité de gestion doit renseigner des Commission européenne, qui indicateurs à l échelle du programme et en fournir tous les ans un peut suspendre ses paiements état actualisé à la Commission européenne. Ce suivi des indicateurs FEDER au programme si les est essentiel pour garantir la disponibilité des données nécessaires données relatives aux indicateurs au suivi et au processus d évaluation in itinere, sur lesquels l AG ne lui ont pas été transmises. Le s appuie pour piloter le PO en cours de réalisation, ainsi qu aux renseignement des indicateurs évaluations plus ponctuelles, générales ou thématiques, qu elle est est donc une obligation amenée à déclencher. Ces évaluations ont pour objectif de mesurer essentielle et stratégique des les effets et impact du programme mais aussi d améliorer et porteurs de projet et la d optimiser sa mise en œuvre en continu (proposition de mesures collaboration de chacun au correctives concernant la stratégie, la sélection des projets, la recueil et au traitement de gouvernance etc.). l information est essentielle. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-5 3/5

27 FICHE N 4-5 FICHE 4-5 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT TECHNIQUE DE MON PROJET? POURQUOI ET COMMENT RENSEIGNER LES INDICATEURS DE SUIVI? A l échelle des projets : les indicateurs assortis de valeurs réalisées doivent obligatoirement être transmis au moment des bilans pour rendre des comptes sur les réalisations et résultats matériels du projet et pour permettre les agrégations au niveau du programme. Mais plus qu une contrainte réglementaire, le renseignement d indicateurs de suivi peut aussi constituer, pour le porteur de projet, une opportunité en termes de prospective et de communication, pour évaluer son projet, l optimiser et valoriser les résultats obtenus. Quand et où faut-il renseigner les indicateurs? Les indicateurs ne doivent pas seulement être renseignés dans les bilans. Pour permettre la mesure de l efficacité du projet et du FEDER à travers la comparaison entre les objectifs prévus et les résultats atteints, ils doivent être renseignés à trois moments : - dès l amont, dans le dossier de candidature FEDER, où ils prendront la forme d objectifs prévisionnels quantifiés, - pendant le déroulement du projet dans les bilans intermédiaires, pour faire état de l avancement matériel du projet et apporter les éventuels correctifs nécessaires pour optimiser l atteinte de ces objectifs, - en aval, à la fin du projet dans le bilan final, où ils prendront la forme de valeurs effectivement réalisées permettant de faire le point sur les réalisations, les résultats et, plus tard, sur les impacts du projet. Le renseignement des indicateurs dans le dossier de candidature en amont et dans les bilans intermédiaires et finaux transmis en accompagnement des demandes de remboursement se fait via l application AGADIR. Quels indicateurs le porteur de projet doit-il renseigner? Les indicateurs que le porteur doit renseigner dans les bilans sont les mêmes que ceux qu il a renseignés dans le dossier de candidature (cf. fiche 3-6). Pour mémoire, pour chaque catégorie (réalisation, résultat et impact), il doit renseigner deux types d indicateurs : - Indicateurs obligatoires : ce sont les indicateurs du programme, définis dans les fiches actions du DOMO pour chaque axe et mesure du PO et pré-saisis dans AGADIR. Ces indicateurs étant communs à tous les projets, ils permettent de procéder aux agrégations nécessaires pour le suivi et les évaluations à l échelle du programme. Le porteur de projet doit choisir les plus pertinents pour son projet. Pour aller plus loin : en vertu de la réglementation, l AG a l obligation de mener des évaluations «visant à améliorer la qualité, l efficacité et la cohérence de l intervention des fonds ainsi que la stratégie et la mise en œuvre des PO» (article 47 du règlement général CE voir aussi la circulaire nationale sur l évaluation du 4 mai 2007 commune PO/CPER). L évaluation in itinere, qui s appuie sur le suivi des indicateurs du PO, doit permettre à l AG de suivre en continu la mise en œuvre du PO et de proposer le cas échéant des mesures correctives. Elle est complétée par des évaluations ponctuelles, générales ou thématiques, menées par des évaluateurs indépendants, que l AG peut déclencher à sa discrétion ou lorsque le suivi in itinere a montré que les résultats s écartent significativement des objectifs initiaux. Ces évaluations ont une double dimension stratégique (cohérence et pertinence du PO par rapport au contexte) et opérationnelle (efficacité et efficience du PO et de sa gouvernance au vu des réalisations et résultats). Pour remplir ses obligations, l AG s appuie sur un plan régional d évaluation et désigne en son sein un responsable de l évaluation chargé de la gestion administrative et opérationnelle des évaluations. Pour plus d information, voir les textes réglementations précités et la partie du PO FEDER consacrée à l évaluation. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-5 4/5

28 FICHE N 4-5 FICHE 4-5 : QUELLES SONT PLUS PRECISEMENT MES OBLIGATIONS CONCERNANT LE SUIVI DE L AVANCEMENT TECHNIQUE DE MON PROJET? POURQUOI ET COMMENT RENSEIGNER LES INDICATEURS DE SUIVI? - Indicateurs optionnels : ce sont les indicateurs dits «personnalisés», définis par les porteurs de projet eux-mêmes spécifiquement pour leur projet, afin de tenir compte du fait que les indicateurs du PO/DOMO ne sont pas forcément toujours appropriés pour certains projets. Pour chaque porteur de projet, le renseignement d au minimum un indicateur commun du programme par catégorie (réalisation, résultat, impact) est obligatoire. Concernant les indicateurs personnalisés, il s agit d une possibilité laissée aux porteurs de projet qu il convient toutefois de ne pas multiplier (1 ou 2 indicateurs personnalisés maximum par projet), ces indicateurs ne pouvant par définition que difficilement être agrégés et donc exploités dans le cadre du suivi et de l évaluation au niveau du programme. En parallèle, il est conseillé au porteur de projet de prévoir aussi la définition et le renseignement d indicateurs qui lui permettront de rendre compte, dans ses comptes-rendus d exécution, de la contribution de son projet aux priorités transversales de l UE (égalité femmes-hommes, emploi, environnement, etc. cf. fiches 3-6 et 4-9 du guide). Comment renseigner les indicateurs? Alors qu il a assorti dans le dossier FEDER chacun des indicateurs précités d un objectif quantifié prévisionnel, le porteur doit indiquer dans les bilans intermédiaires et finaux de son projet la valeur effectivement réalisée pour chaque indicateur. Pour ce faire, le porteur de projet doit mettre en place le plus en amont possible de la réalisation de son projet les outils qui lui permettront de recenser les valeurs exigées, variables en fonction de la nature du projet et des indicateurs concernés : utilisation d un tableau des indicateurs actualisé au fur et à mesure, sollicitation des partenaires et acteurs du projet pour obtenir les informations quantifiées requises, élaboration de fiches de suivi ou d outils de comptabilisation du public lorsque la nature du projet et des indicateurs retenus l exige etc. Le renseignement des indicateurs dans les bilans joints aux demandes de remboursement est impératif : les services instructeurs peuvent suspendre les paiements FEDER au porteur si les indicateurs n ont pas été renseignés. pour optimiser le renseignement des indicateurs, les porteurs de projet doivent le cas échéant mobiliser leurs services techniques ou les maîtres d œuvre qui suivent la réalisation des projets et qui seront mieux à même de fournir des informations techniques. Ils peuvent aussi solliciter le chef de file de leur PUI pour les aider à choisir et à renseigner les indicateurs de suivi, de même que les services instructeurs, le responsable évaluation ou encore le référent PRESAGE auprès de l autorité de gestion, qui ont comme mission, entre autres, de garantir la bonne saisie des indicateurs à l échelle des projets et du programme. La DATAR a élaboré un guide d aide à la compréhension et au renseignement des indicateurs nationaux communs (emploi, innovation, TIC, environnement ), que l on retrouve dans le PO FEDER Ilede-France. Ce guide est accessible sur le site Spécificité FSE/ FEADER : l obligation de renseigner des indicateurs s applique aussi au FSE et au FEADER. Un guide d aide au renseignement des indicateurs du FSE a été élaboré au niveau national, il est accessible dans la rubrique FSE du site Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-5 5/5

29 FICHE N 4-6 FICHE 4-6 : QUELLES SONT LES OBLIGATIONS EN MATIERE DE PUBLICITÉ ET DE COMMUNICATION ET COMMENT LES RESPECTER? Comme souligné dès le 2 ème considérant du règlement d application (CE) 1828/2006, l intervention des fonds européens en faveur de projets dans les régions de l UE souffre d un manque de visibilité auprès du grand public : «L expérience a montré que les citoyens de l Union européenne n étaient pas suffisamment conscients du rôle joué par la Communauté européenne dans le financement de programme visant à accroître la compétitivité économique, à créer des emplois et à renforcer la cohésion interne». L obligation de communication a dès lors été renforcée pour Pour aller plus loin : les textes principaux qui encadrent l obligation de publicité sont le règlement d application (CE) 1828/2006, la circulaire Premier Ministre du 23 février 2007 relative à la communication sur les projets financés par les fonds structurels, accessibles via le site 1. Quelles sont les obligations à respecter? L ensemble des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des programmes européens sont concernés par l obligation de communication/ publicité, au premier rang desquels les bénéficiaires, qui sont les meilleurs vecteurs de communication sur les résultats concrets de l intervention financière de l UE. Pourquoi l obligation de communication et de publicité? L obligation de communication et de publicité répond bien sûr à la volonté de l UE de faire en sorte que son investissement financier soit connu de tous et d améliorer ainsi sa notoriété dans la vie quotidienne des citoyens. Mais au-delà de la contrainte réglementaire, la publicité et la communication sont aussi des moyens, pour les porteurs, de faire connaître leurs projets et de les valoriser, et pour l autorité de gestion, de montrer la valeur ajoutée concrète de l intervention de l UE dans les zones urbaines en difficulté d Ile-de-France, un travail qui contribue à œuvrer en faveur du maintien de l intervention des fonds européens dans ces zones à l avenir. Quelles sont les obligations de l autorité de gestion? L AG pilote la communication sur l intervention des fonds européens et doit s assurer que les bénéficiaires remplissent leur obligation de publicité. Elle s appuie sur un plan de communication qu elle a dû élaborer en amont de la programmation et qui précise les objectifs, les actions prévues (dont certaines obligatoires) à destination des bénéficiaires potentiels et du grand public, les moyens affectés et leur calendrier de mise en œuvre. L AG pilote la mise en œuvre de ce plan et en rend compte tous les ans à la Commission européenne dans ses rapports annuels d exécution. le plan de communication régional interfonds adopté en 2008 est accessible au lien suivant : espace-communication/lesactions-de-com/index.htm. L AG pilote sa mise en œuvre, qui est financée en partie par 10% des crédits d assistance technique du PO réservés à cet effet. Les porteurs de projet et les chefs de file des PUI sont étroitement associés à la mise en œuvre de ce plan, à travers leurs actions de communication et publicité au quotidien et à travers leur participation active lors des manifestations organisées à l échelle francilienne au courant de la semaine du 9 mai. Dans tous les cas, les porteurs de projet In Europe et les chefs de file sont invités à aller au-delà de leurs strictes obligations réglementaires en matière de communication et à participer activement à l effort de communication à mener à l échelle du programme et de la région dans leur ensemble. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-6 1/4

30 FICHE N 4-6 FICHE 4-6 : QUELLES SONT LES OBLIGATIONS EN MATIERE DE PUBLICITÉ ET DE COMMUNICATION ET COMMENT LES RESPECTER? Exemples d actions : site Internet dédié organisation de journées d information, publication de brochures, communiqués de presse, publication de la liste des bénéficiaires, organisation d événements dans la semaine du 9 mai etc. Quelles sont les obligations des organismes intermédiaires? Les organismes intermédiaires gestionnaires de subvention globale ont également l obligation d établir un plan de communication, à mettre en œuvre en articulation avec le plan de communication élaboré au niveau de l autorité de gestion. Ils doivent par ailleurs rendre des comptes sur les actions de communication réalisées dans les rapports annuels d exécution. Quelles sont les obligations du porteur de projet In Europe? Tout bénéficiaire de fonds européens s engage à mettre en œuvre des mesures de publicité (cf. article 9 de la convention type FEDER) : il doit informer le grand public (si le projet concerne une infrastructure ou un investissement matériel par exemple) et/ou les partenaires et le public concernés par le projet (si le projet concerne une action de formation ou de création d emploi par exemple) et devient un «ambassadeur de l Europe». La mise en œuvre de l obligation de publicité est encadrée précisément par les textes réglementaires et décrite de manière opérationnelle dans le kit de publicité remis au porteur de projet, auquel il convient de se référer (cf. cicontre). Les principales obligations concrètes sont résumées ici : Pour tous les projets : obligation de faire apparaître les éléments graphiques et textuels obligatoires (drapeau UE, charte graphique nationale et mention écrite explicite «[dénomination de l action] est cofinancé par l Union européenne. L Europe s engage en Ile-de- France avec le FEDER») dans tous les documents ou supports relatifs au projet et de mentionner la participation de l UE dans toutes les actions menées dans le cadre du projet. Pour les projets portant sur l achat d un objet physique ou sur le financement d infrastructures et de construction et dont le coût total public est supérieur à : obligation d installer pendant toute la durée de réalisation du projet un panneau d affichage respectant les prescriptions précisées dans le kit de publicité (dimension, structure, mentions obligatoires) et de le remplacer par une plaque extérieure permanente, visible et de taille significative, dans un délai de 6 mois après la fin des travaux. l obligation de publicité, qui peut sembler anodine, est en fait une obligation clé : en vertu de la réglementation, le service instructeur a l obligation de suspendre le paiement du solde de la subvention FEDER tant que la preuve n a pas été apportée par le porteur du respect de l obligation de publicité, sous peine de subir lui-même une correction financière. Ainsi par exemple, lorsque la case concernant le respect de l obligation de publicité n est pas cochée dans le certificat de service fait rempli par le service instructeur suite au contrôle de service fait, la DRFIP, chargée de certifier ces contrôles avant versement du FEDER, refuse de valider le contrôle, ce qui bloque le paiement des crédits FEDER. De manière générale, et quel que soit le niveau de contrôle (contrôle de service fait, contrôle des opérations, autres contrôles), le constat du non respect de l obligation de publicité peut entraîner le non paiement du solde de la subvention FEDER, un rejet des dépenses déclarées voire un remboursement de la subvention (cf. développements complémentaires dans les fiches 4-10 et 4-12 portant sur la réalisation des contrôles). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-6 2/4

31 FICHE N 4-6 FICHE 4-6 : QUELLES SONT LES OBLIGATIONS EN MATIERE DE PUBLICITÉ ET DE COMMUNICATION ET COMMENT LES RESPECTER? En plus du respect de ces obligations réglementaires, les porteurs de projet et chefs de file des PUI sont invités à mettre en œuvre toute action complémentaire participant à l effort régional en faveur de l information et de la sensibilisation du grand public à l intervention des fonds européens, notamment si la subvention européenne au projet est conséquente. A ce titre, ils doivent notamment : - alimenter la photothèque d AGADIR (avec 2 photos prises avant la mise en œuvre du projet, 2 photos prises pendant la mise en œuvre et 3 photos prises après la réalisation du projet), - élaborer des fiches de présentation des projets mis en œuvre (1 fiche par projet programmé) pour alimenter la base de données des projets cofinancés figurant sur le site Internet du Réseau In Europe, - participer au plan de communication de l autorité de gestion, en s associant notamment à des actions comme celles mises en œuvre durant la semaine de l Europe autour du 9 mai, en participant aux séminaires organisés par l autorité de gestion etc. Pour aller plus loin : les brochures qui détaillent les obligations concrètes du porteur de projet et le kit de publicité avec les éléments graphiques obligatoires (logo, drapeau, charte graphique commune élaborée au niveau national ) sont transmis au porteur avec la convention, ils sont accessibles au lien : /votre-projet/outils/index.html. 2. Comment remplir l obligation de publicité? Il y a trois temps dans le respect de l obligation de publicité : - En amont du projet : le porteur de projet doit indiquer dans son dossier de demande de FEDER les mesures qu il compte prendre pour assurer la publicité du FEDER. - Pendant la réalisation du projet : le porteur de projet doit prendre les mesures qui lui sont imposées par la réglementation en fonction de la taille de son projet (cf. ci-dessus) et conserver touts les éléments qui lui permettront de justifier le respect de l obligation de publicité. - En aval du projet : le porteur de projet doit prouver dans ses bilans d exécution qu il a respecté l obligation de publicité par tout moyen adéquat (photos ou tout autre support) - le respect de l obligation de publicité est contrôlé dès la première demande de remboursement. lorsque le projet cofinancé par le FEDER s appuie sur une procédure de marché public, il est essentiel de veiller à bien respecter toutes les obligations de publicité, sous peine de corrections financières. Pour plus d information, voir la fiche 2-4 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», outil du Réseau In Europe accessible via L obligation de publicité est avant tout une obligation de moyen, il s agit aussi d un appel à la bonne volonté des bénéficiaires afin que les projets et le financement de l UE puisse être connus et reconnus. Le porteur doit montrer qu il a mis en œuvre les moyens adaptés à son projet pour en faire la publicité tout en respectant les normes obligatoires, par exemple : Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-6 3/4

32 FICHE N 4-6 FICHE 4-6 : QUELLES SONT LES OBLIGATIONS EN MATIERE DE PUBLICITÉ ET DE COMMUNICATION ET COMMENT LES RESPECTER? - prendre des photos avant, pendant et après le projet lorsqu il s agit de travaux par exemple, et les intégrer dans la photothèque d AGADIR, - mentionner le soutien de l UE dans les supports de communication traditionnels de la structure (journal interne, bulletin d information externe, site Internet, courriers aux partenaires, etc.) ou au sein des locaux de la structure (affichage du logo dans les endroits consacrés au projet surtout en cas d accueil de public, etc.), - créer des supports de communication spécifiques pour le projet mentionnant la participation de l UE (brochures, plaquettes, site Internet dédié, panneaux d information, documents distribués aux éventuels participants au projet ou bénéficiaires ), - utiliser la presse lorsque c est approprié (communiques de presse, émissions télévisées ou radio ), - favoriser l intervention de personnalités représentatives de l UE lors de manifestations dans le cadre du projet. Les frais de publicité du porteur de projet peuvent être valorisés dans le budget du projet et cofinancés par le FEDER, sous réserve toutefois d un avis favorable du service instructeur et du comité de programmation. le porteur de projet a la possibilité de faire appel au correspondant communication de l autorité de gestion (SGAR) pour l aider dans ses démarches de communication et il est invité à l informer de toute démarche spécifique engagée dans le cadre de son projet, afin d alimenter les actions menées à l échelle régionale. Le responsable communication peut mettre à disposition du porteur/ des chefs de file des éléments graphiques, des éléments de contenu, des supports des idées, des conseils Les coordonnées du responsable communication de l AG figurent sur le site Internet du Réseau In Europe Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-6 4/4

33 FICHE N 4-7 FICHE 4-7 : QUE FAIRE EN CAS DE MODIFICATION DE MON PROJET EN COURS DE RÉALISATION? En signant la convention FEDER, le porteur s engage à mettre en œuvre son projet tel qu il est décrit dans les annexes techniques et financières de la convention. C est en effet sur cette base qu a été évaluée l éligibilité du projet et qu a été prise la décision d attribution du FEDER. En conséquence, toute dépense déclarée par le porteur de projet dans ses demandes de remboursement ne respectant pas les conditions de la convention ne pourra faire l objet d un remboursement. Toutefois, les données de la convention étant par définition prévisionnelles, il est possible que des évolutions apparaissent au cours de la réalisation du projet. Ces écarts doivent alors être signalés au Service unique responsable et faire l objet, le cas échéant, d un avenant à la convention, sous peine de correction financière au moment des contrôles de service fait. Quelles sont les modifications susceptibles d intervenir et auxquelles il faut être vigilant? - un décalage dans le calendrier prévisionnel de réalisation (retard dans les travaux, prolongation des délais de réalisation, etc.), - l abandon ou la modification d une action prévue, entraînant potentiellement une sous-réalisation des dépenses prévues, un changement dans l équilibre des postes de dépenses, dans les clés de répartition utilisées ou l abandon de certaines dépenses prévues, - un changement dans la nature des moyens utilisés pour réaliser le projet, entraînant potentiellement une modification significative d un poste de dépense ou de l équilibre des postes de dépenses du budget prévisionnel, - l apparition de dépenses nouvelles non prévues au départ (ajout de frais généraux non chiffrés au départ, travaux imprévus entraînant des frais supplémentaires ), faisant potentiellement augmenter le coût total de l opération, - le constat que les objectifs prévus ne seront certainement pas atteints ou, au contraire, qu ils seront largement dépassés, entraînant des besoins de financement complémentaires, - une modification dans les cofinancements du projet (apparition d un cofinancement supplémentaire ou suppression d un cofinancement prévu, ou octroi d une publique supérieure à celle qui était prévue). le porteur de projet n a pas besoin de signaler les modifications mineures de son projet, une marge «pour imprévu» est acceptée, à l appréciation du SUR (notamment pour les postes de dépenses difficilement quantifiables au départ). Il reste toutefois difficile de définir dans l absolu le caractère substantiel qui détermine le seuil à partir duquel le signalement de la modification et la prise d un avenant sont impératifs : cela dépend de la nature de la modification et du projet. Peut être considéré comme une modification «substantielle» : un dépassement du coût total éligible prévisionnel, une variation significative d un poste de dépense (appréciée en fonction du montant du poste par rapport aux autres et de son importance pour justifier l éligibilité du projet en règle générale une variation inférieure à 10% n est pas considérée comme substantielle), un glissement de calendrier, l ajout d un cofinancement modifiant le taux du FEDER, ainsi que toute évolution du contenu de l action qui modifie sa nature et donc potentiellement son éligibilité au FEDER (suppression d une action qui légitimait l intervention du FEDER, baisse importante dans les objectifs que le projet était censé atteindre, etc.). Inversement, des petites variations entre postes de dépenses par exemple, à coût total constant, peuvent être considérées comme «mineures». En cas d hésitation, il vaut mieux, par précaution, signaler ces modifications au service instructeur qui pourra indiquer au porteur si la modification nécessite une intervention correctrice ou pas. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-7 1/3

34 FICHE N 4-7 FICHE 4-7 : QUE FAIRE EN CAS DE MODIFICATION DE MON PROJET EN COURS DE RÉALISATION? Que faut-il faire lorsqu une telle modification est constatée? Dès qu une évolution de ce type est constatée, susceptible de modifier substantiellement la réalisation du projet par rapport à ce qui était prévu, et ce quelle qu en soit la nature (contenu des actions, moyens matériels, dépenses, ressources, calendrier etc.), le porteur de projet : - doit en informer le plus rapidement possible son service unique responsable pour que soit étudiée la possibilité de prendre des mesures correctrices ajustement du plan de financement, du calendrier, des actions/objectifs etc. - doit apporter au service instructeur tous les éléments permettant d expliquer et de justifier la modification, dès qu elle apparaît et au plus tard dans le bilan d exécution du projet (cf. fiche 4-9). C est donc bien au bénéficiaire que revient la tâche de déclencher une éventuelle procédure d avenant, et non au service instructeur. Dans quels cas et à quelles conditions un avenant à la convention est-il possible? La principale mesure correctrice prise pour tenir compte d une évolution imprévue du projet FEDER est l adoption d un avenant à la convention, qui constitue une modification du contrat de départ. Il convient de préciser toutefois que l avenant n est pas systématique, plusieurs cas de figure sont possibles suite au signalement d une modification par le porteur : - La modification est jugée mineure par le service instructeur : dans ce cas, l avenant n est pas nécessaire, la modification entrant dans le champ des marges pour imprévu qui sont acceptées sans avenant au moment du contrôle. - La modification est jugée substantielle par le service instructeur : dans ce cas, la prise d un avenant est nécessaire mais ne pourra être effective qu à condition que la modification soit suffisamment justifiée et qu elle n altère pas l éligibilité même du projet. Selon le cas, l avenant de modification devra faire l objet d une validation par le comité de programmation - la nécessité d une telle validation est décidée par l autorité de gestion, elle est systématique lorsque la modification touche le taux d intervention du FEDER, le coût total du projet ou le montant de la subvention FEDER. même s il n y a pas de limite réglementaire au nombre d avenants pour un même projet, un nombre trop important de modifications du projet en cours de route peut être un signe de non efficacité ou de non pertinence d un projet, pouvant potentiellement remettre en cause son éligibilité au FEDER. Par ailleurs, le SUR est en droit d ajouter dans la convention type FEDER une mention limitant le nombre d avenants pour un même projet. Dans tous les cas, une limite réglementaire existe : il n est pas possible de passer un avenant modificatif à la convention après la date d échéance de la convention. Il est donc très important que le porteur de projet signale les modifications substantielles de son projet avant cette date et le plus en amont possible, sans attendre le moment de la demande de solde et du bilan final. C est le système de suivi de l avancement technique et financier du projet mis en place par le porteur de projet qui doit lui permettre de repérer rapidement toute évolution non prévue de son projet et d en informer à temps le service instructeur. Pour plus d information concernant le suivi, voir les fiches 4-3, 4-4 et 4-5. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-7 2/3

35 FICHE N 4-7 FICHE 4-7 : QUE FAIRE EN CAS DE MODIFICATION DE MON PROJET EN COURS DE RÉALISATION? Même en cas de modification substantielle du projet signalée au service instructeur, la prise d un avenant n est donc pas systématique, elle dépend de la nature de la modification et de sa justification et de l avis du comité de programmation quant au maintien de l éligibilité du projet modifié : si la modification altère substantiellement l éligibilité du projet, l avenant ne pourra être acceptée et le porteur s exposer à des corrections financières. Que se passe-t-il si la modification n est pas signalée ou si elle n est pas acceptée par le service instructeur? Le contrôle de service fait a pour objectif de calculer le montant FEDER à rembourser au bénéficiaire à partir d une estimation du montant total des dépenses éligibles parmi toutes les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans ses demandes de remboursement. Pour évaluer l éligibilité des dépenses déclarées, le contrôle se réfère entre autres au contenu de la convention et de ses annexes pour évaluer le degré de réalisation effective du projet par rapport à ce qui était prévu et conventionné (cf. fiche 4-10 sur le contrôle de service fait). Si des modifications substantielles sont intervenues au cours de la réalisation du projet qui n ont pas fait l objet d un avenant à la convention soit parce qu elles n ont pas été signalées à temps, soit parce que l avenant a été refusé, cela aura donc pour conséquence une réduction du montant FEDER finalement versé au bénéficiaire. Ainsi par exemple : - en cas de non atteinte ou de réalisation très partielle des objectifs du projet, la subvention FEDER ne pourra être versée en intégralité même si toutes les dépenses prévues ont été réalisées, - en cas de dépassement de la date de fin du projet inscrite dans la convention, aucune dépense réalisée après cette date ne pourra être prise en compte dans le calcul du FEDER à rembourser, - en cas de dépassement du budget prévisionnel ou de retrait d un cofinanceur national, le montant FEDER versé ne pourra dans tous les cas pas dépasser le montant inscrit dans la convention, - en cas de variation très importante et non signalée d un poste de dépense, le contrôle de service fait pourra exclure le poste concerné du calcul du montant FEDER à rembourser. Dans des cas extrêmes de modifications majeures du projet remettant fondamentalement en cause son éligibilité au FEDER, le bénéficiaire pourra être contraint de reverser l intégralité de la subvention FEDER. le fait de ne pas atteindre tout ou partie des objectifs du projet initialement prévus dans la convention (objectifs qualitatifs et objectifs chiffrés indicateurs de réalisation, résultat et impact) ou de modifier la nature de certaines actions mises en œuvre n entraîne pas nécessairement une diminution de la subvention FEDER, tout dépend du cas d espèce (importance de l écart entre le prévu et le réalisé, est-ce que les modifications changent la nature même du projet, le rendant potentiellement inéligible au FEDER) et des justifications apportées par le porteur de projet pour expliquer le décalage (le porteur de projet a dans tous les cas une obligation de moyen et doit être en mesure de montrer qu il a fait ce qu il fallait pour tenter d atteindre ses objectifs). Il n en reste pas moins que la non-atteinte des objectifs initiaux, si elle tend à montrer que le projet n a pas été efficace ou pertinent, est un motif que le service instructeur peut retenir lors du contrôle de service fait pour ne pas verser l intégralité de la subvention FEDER initialement prévue. Spécificité FSE/ FEADER : les explications de cette fiche s appliquent de la même manière aux projets FSE et FEADER. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-7 3/3

36 FICHE N 4-8 FICHE 4-8 : QUELLES SONT, EN RESUMÉ, LES PIÈCES RELATIVES A MON PROJET QUE JE DOIS CONSERVER ET COMMENT LES CONSERVER EFFICACEMENT? En vertu du principe de remboursement, le porteur de ne perçoit les crédits FEDER qu après avoir transmis des demandes de remboursement au service instructeur, pour contrôle. Celles-ci font état de l avancement du projet et doivent être accompagnées de toutes les pièces requises pour justifier les dépenses déclarées et le montant des crédits FEDER sollicités. Le suivi de la réalisation du projet mis en place par le porteur doit lui permettre de réunir toutes les pièces requises en vue de déclencher rapidement les demandes de remboursement. 1. Quels types de pièces faut-il réunir et conserver? Le porteur de projet doit justifier la réalité et l éligibilité des dépenses qu il déclare et pour lesquelles il demande le remboursement du FEDER. Il doit donc fournir les preuves que ces dépenses respectent les critères sur lesquels le contrôle de service fait s appuie pour déterminer le caractère éligible de la dépense, à savoir que ces dépenses doivent être : - éligibles par nature, c est-à-dire conformes aux règles d éligibilité européennes et nationales et aux critères de sélection régionaux, - liées et nécessaires à la réalisation de l opération, - supportées comptablement par le bénéficiaire, - engagées, réalisées et acquittées selon les conditions prévues dans la convention et la réglementation. La nature exacte des pièces à joindre pour prouver ces caractéristiques d une dépense éligible varie en fonction de la nature de chaque projet. Quelles sont les grandes catégories de pièces justificatives des dépenses à conserver? La charge de la preuve à fournir pour obtenir le remboursement des crédits européens est forte : il ne suffit pas de transmettre les pièces justificatives de la nature et du montant des dépenses, il faut aussi fournir celles justifiant le versement effectif de l argent correspondant et celles prouvant que les actions pour lesquelles un remboursement de dépenses est demandé ont bien été réalisées conformément à la convention. Pour chaque dépense déclarée, trois types de preuves doivent donc être fournis : Pour aller plus loin : le contenu des demandes de remboursement et bilans et les modalités de leur transmission au service instructeur sont présentés dans la fiche 4-9 du présent guide. Les enjeux et aspects opérationnels de la mise en œuvre d un système de suivi de l avancement financier et matériel du projet sont présentés dans les fiches 4-4 et 4-5 du présent guide. Spécificité FSE et FEADER : globalement, les règles en ce qui concerne les pièces justificatives à conserver s appliquent de manière identique au FEDER, au FSE et au FEADER (grandes catégories de pièces à conserver, objectifs, méthodes de conservation ). La nature des pièces individuelles à conserver étant toutefois variable en fonction de la nature de l opération, elle variera aussi en fonction de la nature du fonds. Pour des informations spécifiques aux pièces à conserver pour les projets FSE, il est possible de se référer au «Guide du bénéficiaire», élaboré par l autorité de gestion nationale du FSE et accessible dans la rubrique FSE du site Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-8 1/5

37 FICHE N 4-8 FICHE 4-8 : QUELLES SONT, EN RESUMÉ, LES PIÈCES RELATIVES A MON PROJET QUE JE DOIS CONSERVER ET COMMENT LES CONSERVER EFFICACEMENT? Les pièces justificatives des dépenses : ces pièces justifient l engagement, la nature et le montant des dépenses déclarées. Il s agit des pièces comptables «classiques», en règle générale de factures ou pièces comptables de valeur probante équivalente. Elles vont permettre de vérifier l éligibilité «par nature» des dépenses, les montants déclarés et la correspondance avec les montants et natures de dépenses prévus dans la convention. Les pièces justificatives de l acquittement des dépenses : ce sont les pièces qui justifient que les dépenses déclarées sont encourues et acquittées, c est-à-dire qu elles correspondent à des paiements effectivement réalisés par le porteur et encaissés par le fournisseur. Elles vont permettre de vérifier que la dépense est encourue/ a été effective, qu il y a bien eu «débit» pour le porteur de projet et qu il s agit donc bien d une «charge» pour lui (cf. ci-contre). Les pièces justificatives de la réalisation du projet et du lien des dépenses avec le projet : ce sont les pièces qui justifient l affectation des dépenses déclarées au projet et qui permettent de prouver que les dépenses déclarées ont bien permis de réaliser les actions du projet conformément à ce qui était prévu dans la convention. Elles vont permettre de vérifier que les dépenses déclarées sont liées et ont été nécessaires à la réalisation du projet. Deux autres types de pièces doivent être conservés par le porteur : Les pièces justificatives des ressources pour justifier la nature et la réalité du versement des ressources du projet. Le calcul du montant FEDER à rembourser tient compte des dépenses réalisées, mais aussi du montant des contreparties nationales versées au projet. Les pièces administratives relatives à la gestion du dossier FEDER (dossier de demande, convention, accusés de réception, courriers et échanges avec le SUR, demandes de remboursement et bilans etc.) susceptibles d être réclamées au moment des contrôles. Exemples de pièces justificatives à conserver Quelques exemples de pièces à conserver pour justifier la nature et le montant des dépenses et ressources déclarées ainsi que leur rattachement au projet sont listés dans le tableau ci-dessous : la justification de l acquittement des dépenses s effectue soit par la production de factures acquittées (mention portée par le fournisseur avec son cachet, la date et le mode de règlement), soit par la production de pièces de valeur probante équivalente : pour les opérateurs publics, copie des factures accompagnées d un tableau récapitulatif des dépenses visé par le comptable public ; pour les opérateurs privés, copie des factures certifiées payées ou accompagnées d un tableau récapitulatif des dépenses visé par un commissaire aux comptes ou un expert comptable, ou de relevés de compte bancaire de l opérateur faisant apparaître les débits (en les soulignant ou les surlignant si seul un montant global apparaît sur le relevé, l assortir d une déclaration sur l honneur de la part payée dans le cadre du projet FEDER). Attention, des photocopies des ordres de paiement (chèque, mandat ) ou des tableaux récapitulatifs visés par le comptable, le directeur financier ou toute autre personne interne à la structure, ne sont pas des pièces probantes acceptées. En revanche, une fiche de paie visée par le salarié bénéficiaire vaut acquittement. Dans tous les cas, c est au service instructeur qu il revient de valider les pièces transmises. Des tableaux types récapitulant les dépenses et ressources à viser par les autorités habilitées sont accessibles sur AGADIR ou en annexe du DOMO (cf. Voir aussi la fiche 2-5 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», outil du Réseau In Europe. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-8 2/5

38 FICHE N 4-8 FICHE 4-8 : QUELLES SONT, EN RESUMÉ, LES PIÈCES RELATIVES A MON PROJET QUE JE DOIS CONSERVER ET COMMENT LES CONSERVER EFFICACEMENT? Dépenses/ ressources à justifier Achat de matériels ou de prestation (travaux, fournitures, services), Cas particulier des marchés publics Frais de personnel Frais généraux Exemples de pièces à conserver Justification de la nature et du montant de la dépense : factures, devis, contrats de sous-traitance etc. Justification du rattachement au projet : productions des prestataires, comptes-rendus de réunions avec les prestataires, photos des réalisations etc. Les porteurs de projet publics qui font appel à une prestation extérieure sont tenus de respecter le code des marchés publics, sous peine de correction financière. Des pièces prouvant le respect de cette réglementation sont à fournir lors de l instruction ou au plus tard lors de la première demande de remboursement (documents justifiant de la publicité, de la transmission au contrôle de légalité, rapport d analyse des offres, actes d engagement ) Cf. Détail dans la fiche 2-4 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses» Justification de la nature et du montant : bulletins de salaire ou extrait du journal de paye ou DADS et document attestant du mode de calcul du taux horaire (en cas de travail partiel sur le projet/ proratisation) Justification de l affectation au projet : contrat de travail/ fiche de poste + pièces justifiant le temps passé sur le projet (liste signée par l employeur des personnels affectés à l action précisant le temps passé sur l action, fiche de comptabilisation du temps de travail sur le projet visées par le responsable/ DRH, copie des productions réalisées dans le cadre du projet, convocations et attestations de présence à des réunions, copie des agendas etc.) Cf. Détail dans la fiche 3-4 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses» Justification de la nature de la dépense et du montant : factures et/ou copies des comptes certifiés du bénéficiaire faisant apparaître les montants totaux auxquels les clés de répartition sont appliquées Justification des clés de répartition et de l affectation au projet : pièces justificatives du temps de travail en cas d utilisation d une clé au prorata temporis, pièces justificative des surfaces en cas d utilisation d une clé au prorata de l espace utilisé etc. Cf. Détail dans la fiche 3-2 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses" Pour aller plus loin : le tableau ci-contre n est pas exhaustif, il n est fourni qu à titre d information. Pour toute demande concernant les pièces justificatives à joindre aux demandes de remboursement, ne pas hésiter à contacter le chef de file du PUI et/ou le service instructeur/sur compétent. Pour certaines catégories de dépenses (cf. références dans le tableau cicontre), des informations pratiques complémentaires concernant la manière des les justifier sont disponibles dans les fiches du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses au FEDER», outil élaboré par le Réseau In Europe et accessible sur le site du réseau : Dans tous les cas, c est au service instructeur qu il revient de valider les pièces justificatives transmises par le porteur. les factures transmises à l appui des demandes de remboursement doivent respecter les normes comptables et fiscales applicables aux factures en droit français, sous peine d être rejetées au moment du contrôle de service fait (date, libellé, dénomination, quantité, montant HT et TTC etc.) Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-8 3/5

39 FICHE N 4-8 FICHE 4-8 : QUELLES SONT, EN RESUMÉ, LES PIÈCES RELATIVES A MON PROJET QUE JE DOIS CONSERVER ET COMMENT LES CONSERVER EFFICACEMENT? Locations de biens, crédit bail Frais de déplacement et de restauration/ hébergement Contributions en nature Ressources Contrat de bail, quittances de loyers, factures, et la preuve du rattachement au projet Ordres de mission nominatifs datés et signés par l employeur (spécifiant le lien avec l action, le lieu du déplacement ) avec les pièces probantes (titres de transport, référence au barème de remboursement des frais kilométriques, factures d hôtel etc.) Cf. Détail dans la fiche 3-7 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses» En cas d apport de biens mobiliers ou immobiliers : contrat de mise à disposition ou tout autre document permettant d estimer et justifier le montant des biens (certifié par un expert ou organisme indépendant) En cas de mise à disposition de personnes ou services ou de bénévolat : convention de mise à disposition et tout autre document évaluant et justifiant le montant et la nature de la contribution (attestation certifiant le coût horaire chargé du personnel mis à disposition, fiches de temps, etc.). Cf. Détail dans la fiche 3-5 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses" Justificatif de la nature et du montant de la ressource : convention ou arrêté d attribution de la subvention ou tout autre certificat visé par le cofinanceur (extrait de délibération ou de décision etc.) et mentionnant au minimum le nom du projet et du porteur, le montant versé, le caractère non gagé de la subvention et la part de subvention affectée à l action FEDER en cas de proratisation Justificatif de l encaissement effectif de la ressource : certificats de versement fournis par les cofinanceurs ou tableau récapitulatif des ressources visé par le comptable public (opérateurs publics) ou l expert comptable ou le commissaire aux comptes (opérateurs privés), ou copie des relevés bancaires faisant apparaître les crédits correspondants par pièce de valeur probante équivalente, on entend, dans le cas où l émission d une facture ne serait pas pertinente ou possible, toute pièce éditée par le porteur de projet lui-même permettant de justifier la nature et le montant d une dépense/ d une écriture comptable et respectant les normes du droit comptable français. Il s agit, typiquement, des fiches de salaire, états des cotisations sociales, fiches de remboursement de frais etc contrairement aux ressources publiques, les cofinancements privés à un projet n ont pas besoin d être certifiés. En revanche, ils doivent pouvoir être justifiés à tout moment. Par ailleurs, les pièces justificatives des ressources doivent être jointes aux bilans au plus tard au moment de la demande de solde, dont le versement est suspendu à l obtention de la preuve du versement des autres cofinancements, pour éviter tout surfinancement du projet (cf. fiches 3-11 et 4-4). En ce qui concerne les pièces à joindre pour prouver la réalisation des actions, celles-ci varient en fonction de la nature des projets. Il peut s agir, par exemple, de photos (avant et après le projet), articles de presse, comptes-rendus et notes diverses, rapports, études, courriers, dossiers etc. Les modalités de transmission des pièces justificatives en appui des demandes de remboursement et bilans sont précisées dans la fiche 4-9 du présent guide. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-8 4/5

40 FICHE N 4-8 FICHE 4-8 : QUELLES SONT, EN RESUMÉ, LES PIÈCES RELATIVES A MON PROJET QUE JE DOIS CONSERVER ET COMMENT LES CONSERVER EFFICACEMENT? 2. Comment réunir et conserver efficacement ces pièces justificatives? Pour pouvoir préparer rapidement les demandes de remboursement avec l ensemble des pièces à joindre, le porteur de projet doit mettre en place un système de recueil et de conservation des pièces qui permette d isoler la gestion et le suivi du projet FEDER au sein de sa structure : - d un point de vue comptable, cela se traduit par l obligation de comptabilité séparée du porteur, inscrite dans la convention, qui doit lui permettre d identifier clairement parmi toutes ses dépenses celles qui sont liées au projet FEDER (cf. fiche 4-4 du présent guide) ; - d un point de vue de gestion, il s agit de mettre en place un système de gestion individualisée du projet FEDER par rapport aux autres activités de la structure, en complétant le renseignement régulier des tableaux de suivi des dépenses et ressources par des méthodes adaptées de classement des pièces justificatives correspondantes. Plusieurs méthodes sont possibles pour isoler ces pièces au sein de l archivage général de la structure : - soit réunir et classer les pièces dans des dossiers spécifiques au projet FEDER, avec un dossier par type de pièces (justification des dépenses, des ressources, des actions, pièces administratives avec par exemple, pour le dossier relatif aux dépenses, autant de sous-dossiers qu il y a de postes de dépenses et, dans chaque sous-dossier, un classement par liasses des pièces comptables et des pièces attestant du lien avec le projet, en respectant l ordre du tableau récapitulatif et en affectant à chaque liasse un numéro qui pourra être repris dans le tableau récapitulatif des dépenses) ; - soit à mentionner sur les pièces concernées et classées dans le système général d archivage de la structure leur rattachement au projet FEDER, à travers à un système à définir (mention sur les pièces, tampon, pastilles de couleur etc.). En vertu de la réglementation et en prévision des contrôles ultérieurs, le porteur de projet a une obligation d archivage qui le contraint à conserver l ensemble des pièces du projet FEDER jusqu au 31 décembre hormis l obligation contractuelle de «comptabilité séparée», il n y a aucune obligation réglementaire en ce qui concerne la méthode d archivage des pièces du projet, qui dépend de la nature de la structure et de son mode habituel de gestion de projets. Dans tous les cas, il est vivement conseillé de mettre en place un système qui permette de retrouver rapidement la trace des pièces nécessaires et donc d éviter de les éparpiller, pour pouvoir déclencher rapidement les demandes de remboursement mais aussi pour pouvoir réagir rapidement en cas de demande de pièces complémentaires ou de contrôle sur place. Si le système de gestion et d archivage de la structure le permet, il est conseillé les réunir matériellement en un seul endroit, quitte à faire systématiquement des copies des pièces relatives au projet FEDER pour les conserver dans un dossier/ lieu séparé, l original étant classé dans le système d archivage général de la structure. Si la solution d un classement spécifique au projet FEDER n est pas retenue, il faut dans tous les cas flécher très précisément les différents endroits où retrouver les pièces requises, par tout moyen adéquat. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-8 5/5

41 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? Les fonds européens ne sont pas versés au bénéficiaire immédiatement après la décision du comité de programmation et la signature de la convention d attribution. Sauf dans le cas exceptionnel des avances, leur versement est conditionné à la transmission, par le bénéficiaire, de demandes de remboursement des dépenses qu il a auparavant réalisées dans le cadre du projet, accompagnées de bilans et pièces justificatives. Ces demandes sont transmises au Service unique responsable compétent de manière régulière, au fur et à mesure de l avancement du projet, pour contrôle, certification et détermination du montant FEDER à rembourser. Le processus de versement/remboursement des crédits FEDER est donc déclenché par le porteur de projet lui-même au moment où il transmet ses demandes de remboursement. Spécificité FSE/ FEADER : dans les grandes lignes, cette fiche s applique aussi aux projets FSE et FEADER. Les modèles type de bilans et pièces à utiliser pour ces deux fonds sont disponibles auprès des services instructeurs compétents. Pour le FSE, un modèle de bilan est accessible dans la rubrique FSE du site ainsi qu un «Guide du bénéficiaire du FSE» élaboré par l AG nationale du FSE. 1. Modalités et calendrier de versement du FEDER Comment se déroule le processus de remboursement? Pour rappel, à l échelle du porteur de projet, l application du principe de remboursement se traduit de la manière suivante (cf. fiche 4-3 du guide) : Le porteur de projet réalise d abord son projet et paie les factures et dépenses liées au projet il avance les crédits nécessaires ce faire. Au fur et à mesure que le projet se réalise, le porteur de projet transmet des demandes de remboursement au service instructeur, selon un rythme variable défini dans la convention, accompagnées des bilans d exécution, des factures payées et de toutes les pièces justifiant la réalisation du projet et son état d avancement (au niveau technique et financier). Sur cette base, le service instructeur procède au contrôle de service fait, qui consiste à analyser la réalité et l éligibilité des bilans et à comparer le réalisé (bilan) au prévisionnel (convention ou son dernier avenant) pour déterminer le coût réel éligible du projet et, à partir de là, le montant FEDER à rembourser. Les crédits FEDER sont remboursés au porteur de projet conformément aux conclusions du contrôle de service fait et après certification par l autorité compétente, en fonction de la disponibilité des crédits. la transmission régulière des demandes de remboursement et factures par les porteurs de projet est très importante pour le porteur de projet, pour toucher le FEDER, mais aussi pour le programme, pour que l AG ait en sa possession les éléments nécessaires pour justifier à la Commission européenne la consommation effective du FEDER dans ses déclarations de dépenses et ainsi limiter le risque de dégagement d office (cf. fiches 3-1). Le non respect des délais de transmission des demandes de paiement et des factures indiqués dans la convention peut être un motif de suspension des paiements ou de non versement de l intégralité du FEDER dû. C est pourquoi pour la période , la Préfecture de région Ile-de-France/ Préfecture de Paris a mis en place un système d alertes, via AGADIR, permettant de prévenir chaque bénéficiaire de la nécessité d envoyer son bilan accompagné des pièces/ factures, en fonction de la date prévisionnelle de fin d opération. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 1/6

42 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? Quel est le rythme de remboursement du FEDER? Le calendrier des paiements FEDER au porteur de projet est prévu dans la convention d attribution. Trois modalités de paiement sont envisagées : - L avance : non systématique, elle est accordée sur décision du service instructeur, en fonction notamment des besoins de trésorerie du porteur ; si elle est accordée, l avance est mentionnée dans la convention ; en règle générale, elle ne dépasse pas 15% de la subvention FEDER prévue et n est versée qu après transmission de l attestation de commencement du projet, datée et signée. - Les acomptes (ou paiements intermédiaires) : il s agit des paiements versés après le contrôle par le SUR des demandes de remboursement intermédiaires transmises par le porteur au fur et à mesure de la réalisation de son projet. Il n y a pas de rythme obligatoire pour la transmission des demandes d acomptes ou de nombre minimum ou maximum d acomptes à verser : le service instructeur définit le rythme souhaité en fonction du projet et l inscrit dans la convention (tous les mois, tous les trois mois, etc.). La seule limite est que la somme de l avance éventuelle et des acomptes ne peut dépasser 80% de la subvention FEDER prévisionnelle. - Le solde : égal à 20% minimum de la subvention FEDER prévue, il est versé suite au contrôle de la demande de solde accompagnée des pièces requises (dont la déclaration de fin d opération et les justificatifs des dépenses et des ressources). Ce bilan doit être transmis avant la date limite indiquée dans la convention, généralement 2 à 3 mois après la fin matérielle de l opération. 2. Contenu et modalités de transmission des demandes de remboursement du FEDER Pour obtenir le FEDER, le porteur de projet doit préparer et adresser à son service instructeur des demandes de remboursement visant à déclarer l état d avancement du projet et à justifier, par tout moyen adéquat, le montant de FEDER sollicité. Ces demandes doivent comprendre toutes les données «réalisées» nécessaires pour bien comprendre et analyser le projet tel qu il a été mis en œuvre, dans toutes ses dimensions (financières, matérielles), afin qu il puisse procéder à la comparaison avec ce qui était prévu dans la convention et en déduire le montant FEDER à rembourser au porteur. même si le porteur a bénéficié du versement d une avance après signature de la convention, il doit fournir au final les justificatifs pour la totalité des dépenses réalisées dans le cadre du projet, sous peine de ne pas percevoir la totalité du FEDER prévu : en effet, le montant FEDER à verser est calculé à partir du total des dépenses éligibles justifiées. à chaque demande de paiement, intermédiaire ou pour solde, doit être rattaché un bilan d étape de l opération, non seulement financier mais aussi matériel, visant à justifier la somme demandée en remboursement. la pratique des demandes de remboursement intermédiaires comporte des avantages : elle permet de déclencher des versements FEDER et donc d alléger la trésorerie du porteur, elle oblige à faire des points d étape régulier sur l avancement des projets ce qui permet d identifier les évolutions imprévues et d intervenir à temps en cas de nécessité d un avenant (cf. fiche 4-7), et elle permet à l AG d augmenter les montants de dépenses certifiées à déclarer à la Commission européenne. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 2/6

43 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? De quoi se compose une demande de remboursement? Chaque demande de remboursement comprend les documents suivants : - un bilan ou compte-rendu littéraire et chiffré d exécution, quantitatif et qualitatif (complet au moment de la demande de solde) - un état récapitulatif détaillé des dépenses réalisées, avec la preuve de leur acquittement (auquel s ajoutent la liste et la preuve des ressources perçues au moment de la demande de solde), - la copie des pièces justificatives des dépenses, des ressources (au plus tard à la demande de solde) et de la réalisation de l action. Les demandes de remboursement comprennent donc obligatoirement à la fois un volet financier et un volet plus quantitatif et qualitatif. - Comment doivent être préparés et transmis ces éléments? La préparation des documents à transmettre se fait dans le cadre du suivi de la réalisation du projet (cf. fiches 4-3). Le porteur de projet doit utiliser les modèles mis à disposition par l AG dans AGADIR et en annexe du DOMO (bilan d exécution avec les tableaux récapitulatifs en annexes, états récapitulatifs des dépenses et ressources à certifier). Les rappels du prévisionnel sont pré-saisis dans les bilans de l opération dans AGADIR. A chaque demande de paiement, le porteur saisit dans AGADIR le bilan de son action et l état récapitulatif des dépenses (et ressources au moment du solde) et y joint, en version numérisée, les pièces justificatives ainsi que les états récapitulatifs certifiés. Il transmet en parallèle une version papier de des états récapitulatifs certifiés et des pièces probantes au SUR compétent. - Comment se présente le bilan financier du projet? Quel est l objectif du bilan financier? L objectif du bilan financier est de déclarer et de justifier au service chargé du contrôle les montants, la nature et le caractère effectif et éligible des dépenses réalisées et des ressources perçues dans le cadre du projet. le contenu des demandes de remboursement intermédiaires est un peu moins conséquent que celui de la demande de solde. Alors qu au moment des paiements intermédiaires, il est attendu un état récapitulatif des dépenses accompagné des pièces justificatives et un bref bilan d étape littéraire de l avancement du projet (dont preuve du respect de l obligation de publicité), il faut ajouter à ces pièces, au moment de la demande de solde : un compterendu d exécution complet et détaillé (cf. modèle de bilan), la justification des cofinancements perçus (avec certification de leur encaissement effectif), les indicateurs de suivi du projet renseignés en valeur réalisée et les preuves du respect de l obligation de publicité. Le versement du solde FEDER de l opération est conditionné à la transmission d un rapport final d exécution complet. A noter toutefois qu en ce qui concerne les certificats des cofinancements nationaux, le service instructeur peut faire preuve d une certaine souplesse, l encaissement des cofinancements nationaux posant parfois des difficultés (notamment en termes de délais de versement effectif). Au cas par cas, le service instructeur peut donc accepter de verser le solde du FEDER sans attendre d avoir la preuve du versement effectif d une ou plusieurs contreparties. Toutefois, le dossier en question ne pourra être soldé et archivé par le service instructeur avant d y avoir ajouté les certificats de versement des cofinancements. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 3/6

44 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? Quel est le contenu attendu du bilan financier? Les dépenses jugées éligibles au moment du contrôle sont celles qui sont : - éligibles par nature, c est-à-dire conformes aux règles d éligibilité européennes et nationales et aux critères de sélection régionaux, - liées et nécessaires à la réalisation de l opération (la dépense doit avoir été effectivement réalisée dans le cadre du projet FEDER), - supportées comptablement par le bénéficiaire, - justifiées par des pièces probantes, - engagées, réalisées et acquittées selon les termes de la convention. Le bénéficiaire doit fournir au service instructeur les éléments pour évaluer l éligibilité des dépenses qu il déclare au vu de ces différents critères. Pour ce faire, le bilan financier se compose obligatoirement : - d un tableau récapitulatif des dépenses réalisées (modèle type) précisant notamment, par poste de dépense, le montant des dépenses, la référence aux pièces justificatives probantes jointes et le mode de calcul des montants - en cas d écart important entre des dépenses déclarées et des dépenses prévues (dans leur nature ou leur montant), il convient d apporter ici les explications nécessaires ; - d un état récapitulatif des dépenses réalisées certifié par l autorité habilitée pour justifier l acquittement (modèle type) précisant la date de l acquittement, la référence de la facture ou de la pièce probante correspondante, l objet de la dépense, le poste de dépense auquel elle est rattachée et son montant HT et TTC ; - de l ensemble des pièces justificatives des dépenses, avec une liste récapitulative des pièces et de leur rattachement au tableau des dépenses cf. détail concernant les pièces dans la fiche 4-8 ; - d un tableau récapitulatif des ressources (modèle type) précisant notamment, pour chaque financeur du projet, le montant perçu par le porteur, le taux d intervention que cela représente et le mode de calcul en cas de proratisation ; - au moment du solde au plus tard, d un état récapitulatif des ressources perçues certifié par l autorité habilitée (modèle type) indiquant le financeur, le montant programmé, le montant versé, la référence du versement et la date, accompagné des pièces justificatives des ressources et certifiant leur encaissement effectif. En cas de recettes générées par l opération, il convient de les calculer et de les déduire du coût total des dépenses déclarées (cf. détail dans la fiche 2-6 du «Guide pratique sur l éligibilité des dépenses», outil du réseau In Europe accessible via en ce qui concerne les dépenses déclarées, il faut se limiter strictement aux dépenses réelles et justifiées qui ont été nécessaires pour réaliser l action éligible au FEDER (ne faire donc remonter que les dépenses relevant de l assiette éligible du FEDER en cas de projet plus global). Pour faciliter le travail du contrôleur, il est fortement conseillé de numéroter les pièces justificatives des dépenses et ressources et de les regrouper et les joindre dans l ordre du tableau récapitulatif, en respectant si possible les postes de dépenses prévisionnels afin de faciliter le travail de comparaison. En cas de proratisation des dépenses (ou ressources), les modalités de calcul utilisées doivent être expliquées et doivent correspondra impérativement à ce qui était prévu dans la convention ou son dernier avenant. Il faut notamment être très vigilant à la justification des postes de dépenses immatérielles et de fonctionnement, qui sont particulièrement contrôlés. A partir de tous ces éléments, le contrôleur de service fait pourra vérifier l éligibilité et la réalité des dépenses du projet et en déduire le coût total éligible retenu au final, auquel il appliquera le taux d intervention du FEDER prévu dans la convention pour déterminer le montant FEDER à verser au bénéficiaire, en l ajustant le cas échéant en fonction des cofinancements nationaux effectivement perçus par le porteur (cf. fiche 4-10). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 4/6

45 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? Afin de faciliter le travail au moment de la préparation des demandes de remboursement et des bilans, les tableaux récapitulatifs des dépenses réalisées et des ressources perçues sont renseignées progressivement, au fur et à mesure de la réalisation du projet. Ils permettent ainsi de connaître à tout moment l état d avancement financier du projet. Comment se présente le bilan matériel du projet? Quel est l objectif du bilan quantitatif et qualitatif? Une dépense n est éligible que si elle a été nécessaire à la réalisation du projet : il faut prouver, pour chaque dépense déclarée, qu elle a bien contribué à la réalisation du projet conformément à ce qui était prévu. Le bilan matériel doit donc permettre au service contrôleur, sur la base d une comparaison entre prévu et réalisé, d estimer le degré de réalisation du projet et d atteinte de ses objectifs et le montant des dépenses déclarées qui a effectivement été nécessaires pour en arriver là. Ce bilan est aussi l occasion, pour le bénéficiaire, de valoriser son projet et ses résultats. Quel est le contenu attendu du bilan quantitatif et qualitatif? Il s agit d expliquer le projet réalisé dans toutes ses dimensions et de décrire ses résultats, en s appuyant sur des éléments chiffrés (indicateurs) et des comptes-rendus littéraires. Deux grands types d informations sont attendus : - La description des réalisations effectuées à la date du rapport : il s agit de rédiger un rapport littéraire d exécution du projet décrivant le projet tel qu il a été mis en œuvre (actions réalisées, moyens et partenaires mobilisés, objectifs atteints etc.). Il est important de préciser dans ce rapport les éventuelles difficultés rencontrées et les solutions apportées, ainsi que les éléments permettant de justifier les éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé à tous les niveaux (contenu, objectifs, calendrier ). - Les résultats chiffrés et qualitatifs du suivi et de l évaluation du projet : il s agit d apporter tous les éléments permettant de mesurer l atteinte des objectifs du projet et la prise en compte des priorités du FEDER/ de l UE. Le porteur doit, pour ce faire, détailler la nature et l ampleur des résultats de son projet, son impact sur les priorités transversales de l UE, sur les zones urbaines en difficulté et la valeur ajoutée de l intervention du FEDER. Il doit renseigner en valeur réalisée les indicateurs de suivi de son projet prévus dans la convention, dans le tableau prévu en annexe du modèle de bilan (cf. fiche 4-5). Enfin, il doit préciser les mesures qu il a prises pour respecter l obligation de communication et de publicité (cf. fiche 4-6). au moment du bilan et comme il a déjà dû le faire dans le dossier de demande, le porteur doit procéder à la répartition des dépenses réalisées par catégories de dépense de l Earmarking (cf. annexe 3 du modèle de bilan). Voir aussi la fiche 3-10 du guide. il est très important de soigner le bilan littéraire quantitatif et qualitatif du projet, en évitant toutefois les termes trop techniques afin que le bilan reste accessible à un contrôleur qui n est pas forcément spécialiste du domaine d intervention du projet. Par ailleurs, comme c est le cas aussi dans le dossier de candidature, il est très important de veiller à la cohérence entre le bilan financier et le bilan quantitatif et qualitatif de l opération. En effet, ne sont éligibles au FEDER que les dépenses dont il est prouvé qu elles ont effectivement été nécessaires à la réalisation du projet. Pour chaque dépense déclarée dont le remboursement est demandé, il faut donc pouvoir retrouver, dans le compterendu d exécution littéraire de l opération, la trace de son lien avec l opération. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 5/6

46 FICHE N 4-9 FICHE 4-9 : COMMENT DÉCLENCHER LE VERSEMENT DES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET? COMMENT BIEN REMPLIR LES BILANS? De manière transversale, le porteur de projet doit rendre des comptes sur l action qu il a réalisée en la mettant en perspective par rapport à ce qui était prévu dans la convention et en montrant l impact effectif de son projet sur les priorités d intervention du FEDER dans le cadre d In Europe. Les éléments chiffrés et littéraires du bilan sont complétés par toutes les pièces pertinentes attestant des actions réalisées et des résultats obtenus. 3. Comment bien préparer les contrôles? Les bilans transmis par les porteurs de projet déclenchent la phase de contrôle de service fait : plus les bilans seront complets et précis, plus le contrôle sera aisé et plus les versements du FEDER pourront être rapides. Pour bien préparer les contrôles, il faut soigner le renseignement des bilans et pour ce faire, il est essentiel d anticiper en mettant en place le plus en amont possible un système de suivi performant de la réalisation du projet (cf. fiches 4-3, 4-4 à 4-5). Pour anticiper les contrôles, il peut être intéressant aussi de connaître : Les points qui attirent particulièrement l attention des contrôleurs, par exemple : des postes de dépenses très différents entre prévu et réalisé ou parfaitement identiques ; un manque de précision dans le calcul des montants déclarés ; les postes de dépense de frais généraux et de salaires ; les projets complexes avec sources de financement multiple ; des incohérences entre le prévu et le réalisé, entre le déclaratif et les pièces ou entre le bilan financier et le bilan quantitatif et qualitatif ; des projets générant beaucoup de recettes ou avec un poste de dépense «frais généraux» important ; etc. Les défauts fréquemment relevés lors des contrôles : défauts de pièces justificatives (manquantes, incomplètes ) ; problème de régularité des pièces relatives aux marchés publics ; erreurs dans les calculs des tableaux récapitulatifs ; frais généraux non ou mal justifiés ; proratisations non expliquées ou non justifiées (absence des fiches temps etc.) ; non renseignement des indicateurs de suivi ; changements significatifs de l opération par rapport au prévisionnel sans information du SUR ; dépassement des délais de réalisation sans information du SUR ; etc. L objectif du porteur de projet In Europe doit être d anticiper ces défauts pour les éviter et d être particulièrement vigilant, dans la préparation de ses bilans, aux points qui attirent particulièrement l attention des contrôleurs. le porteur de projet doit impérativement renseigner les indicateurs de suivi de son projet (réalisation, résultat, impact) en valeur réalisée dans le bilan, sans quoi le solde FEDER ne pourra pas lui être versé, la Commission européenne elle-même procédant à une suspension des versements au programme si elle n est pas en possession, chaque année, d un état actualisé des indicateurs de suivi du programme. Il convient de préciser que le fait de ne pas atteindre tout ou partie des objectifs du projet initialement prévus dans la convention (objectifs qualitatifs et objectifs chiffrés indicateurs) ou de modifier la nature de certaines actions mises en œuvre n entraîne pas nécessairement une diminution de la subvention FEDER, tout dépend du cas d espèce (importance de l écart entre le prévu et le réalisé, est-ce que les modifications changent la nature même du projet, le rendant potentiellement inéligible au FEDER) et des justifications apportées par le porteur dans son bilan pour expliquer le décalage. Le porteur de projet a dans tous les cas une obligation de moyen et doit être en mesure de montrer qu il a fait ce qu il fallait pour tenter d atteindre ses objectifs. Il n en reste pas moins que la non-atteinte des objectifs initiaux, si elle tend à montrer que le projet n a pas été efficace ou pertinent, est un motif que le service instructeur peut retenir lors du contrôle de service fait pour ne pas verser l intégralité de la subvention FEDER initialement prévue. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n 4-9 6/6

47 FICHE N 4-10 FICHE 4-10 : A QUELLES CONDITIONS LES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET ME SONT-ILS VERSÉS? QU EST-CE QUE LE CONTRÔLE DE SERVICE FAIT? En vertu du principe de remboursement, la subvention FEDER n est versée au bénéficiaire qu à hauteur de ce qui a effectivement été nécessaire à la réalisation de son projet. Pour obtenir le FEDER, le bénéficiaire doit donc avoir transmis des demandes de remboursement accompagnées de l ensemble des pièces requises (cf. fiche 4-9) et ces demandes doivent avoir fait l objet d un contrôle de service fait. La bonne réalisation du projet est systématiquement vérifiée avant le versement du FEDER, il s agit de s assurer que les dépenses sont conformes et que les engagements pris par le bénéficiaire au moment de la convention ont été respectés. Spécificité FSE/ FEADER : les modalités de calcul du remboursement des fonds européens et de réalisation du contrôle de service fait s appliquent de la même manière au porteur de projet FSE et FEADER. Ce n est donc qu une fois que le contrôle de service fait a été réalisé par le SUR et que ses conclusions ont été certifiées par l autorité de certification (DRFIP) que les crédits FEDER pourront être versés au porteur de projet, sous réserve de leur disponibilité dans la trésorerie de l autorité de gestion. 1. Qu est-ce que le contrôle de service fait (CSF)? Quels sont les objectifs du contrôle de service fait? Le contrôle de service fait (CSF), encore appelé contrôle de premier niveau, poursuit deux objectifs : - un objectif général : vérifier que l utilisation des fonds publics a été régulière et conforme à ce qui avait été prévu dans la convention ; - un objectif opérationnel : déterminer le montant FEDER à verser en fonction de la conformité et du degré de réalisation du projet. Pour ce faire, le CSF consiste en un examen approfondi de l éligibilité et de l effectivité du projet réalisé et des dépenses/ressources, de leur régularité par rapport aux règles du FEDER et de leur conformité au prévisionnel. Quand est réalisé le contrôle de service fait? Le CSF est le préalable obligatoire à tout versement de crédits FEDER. Il intervient sur 100% des demandes de remboursement envoyée par les bénéficiaires, intermédiaires ou pour solde. Ses conclusions permettent de déclencher le versement des crédits (paiements intermédiaires ou solde). par définition, la principale conséquence négative du contrôle de service fait pour le porteur de projet peut être le non versement de tout ou partie de la subvention FEDER initialement prévue, voire le reversement d une partie indue de cette subvention. La convention type d attribution du FEDER évoque, dans son article 11, les irrégularités les plus fréquemment rencontrées qui peuvent aboutir à un reversement partiel ou total de la subvention à l issue du contrôle de service fait : non exécution totale ou partielle de l opération ; réalisation du projet ou utilisation des fonds non conformes au prévisionnel ; modification du plan de financement ou du contenu du projet sans autorisation ; non respect des délais de réalisation ; non respect des obligations européennes (publicité, comptabilité séparée, respect des politiques communautaires marchés publics, aides d Etat ). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /5

48 FICHE N 4-10 FICHE 4-10 : A QUELLES CONDITIONS LES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET ME SONT-ILS VERSÉS? QU EST-CE QUE LE CONTRÔLE DE SERVICE FAIT? Par qui est réalisé le contrôle de service fait? le CSF vérifie que le projet a Le CSF fait partie des missions les plus importantes à mettre en œuvre été réalisé en conformité avec par l autorité de gestion du programme. Il est réalisé par le SUR ou le la réglementation du FEDER. service instructeur de l organisme intermédiaire en charge du dossier. Par définition, il comporte Les conclusions de chaque CSF individuel sont transmises pour vérification donc une marge d interprétation de cette à l AG (SGAR) et, pour certification, aux services de la DRFIP, autorité de réglementation. Des certification du PO FEDER Ile-de-France. Ce n est qu après la certification ajustements peuvent donc par la DRFIP que le montant retenu pourra être versé au bénéficiaire. être accordés au porteur en cas d imprévu ou de petit écart avec la règle, il est donc surtout important de bien Sur quoi porte le contrôle de service fait? expliquer et de bien justifier tous les éléments du bilan du projet, afin de fournir au Le CSF porte sur l intégralité des dépenses déclarées par le porteur et service contrôleur les s appuie d une part sur la convention et ses annexes, d autre part sur les arguments nécessaires pour bilans et pièces justificatives transmises par le porteur. Il vise concrètement appliquer la règle dans une à vérifier les points suivants (cf. aussi fiche 4-12) : optique la plus favorable possible au porteur. - la complétude du bilan (présence de tous les documents requis : bilans, pièces probantes... cf. fiche 4-9) ; - la réalité et la conformité physique de l opération par rapport au prévisionnel et au vu des pièces probantes : actions réalisées, respect du calendrier, indicateurs de suivi, atteinte des objectifs, impact du projet sur les priorités de l UE, etc. - la réalité, l éligibilité et la régularité des dépenses encourues par rapport au prévisionnel et au vu des pièces probantes : éligibilité des dépenses, conformité avec ce qui était prévu, régularité des modes de calcul des montants déclarés et cohérence avec les pièces probantes, lien avec les actions réalisées, etc. - le respect du plan de financement prévisionnel en ressource : validité et versement effectif des contreparties nationales, absence de surfinancement, respect de la réglementation aides d Etat etc. - le respect de l obligation de publicité. L objectif opérationnel de ces vérifications est de déterminer le coût total des dépenses éligibles du projet réalisé qui servira de base au calcul de la participation du FEDER, en écartant toutes les dépenses inéligibles (dépenses inéligibles par nature, non justifiées, non réalisées/ acquittées dans les délais, non prévues dans la convention, non liées à l action etc.), ainsi que le montant des contreparties nationales versées et éligibles (prise en compte des seules ressources prévues dans la convention et à hauteur des montants effectivement versés, justifiés et certifiés). les dépenses retenues au moment des contrôles sont celles qui sont : éligibles par nature, c est-à-dire conformes aux règles d éligibilité européennes, nationales et régionales ; liées et nécessaires à la réalisation du projet ; supportées comptablement par le bénéficiaire ; justifiées par des pièces probantes ; engagées, réalisées et acquittées selon les conditions prévues dans la convention et la réglementation. Ce sont donc ces différents éléments qui sont contrôlés au moment du CSF pour déterminer l éligibilité des dépenses déclarées par le porteur. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /5

49 FICHE N 4-10 FICHE 4-10 : A QUELLES CONDITIONS LES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET ME SONT-ILS VERSÉS? QU EST-CE QUE LE CONTRÔLE DE SERVICE FAIT? Comment est réalisé le contrôle de service fait? Le CSF est réalisé via PRESAGE à l aide d une grille de contrôle reprenant les points à contrôler. Le CSF se fait en deux temps : - d abord un contrôle de cohérence entre les différentes dimensions du projet réalisé et ce qui était prévu dans la convention, entre le bilan financier et le bilan quantitatif et qualitatif et entre le bilan rédactionnel déclaratif et les pièces probantes transmises ; - ensuite un contrôle approfondi qui porte sur le détail des données financières et matérielles transmises et qui inclut un travail de rapprochement entre les aspects déclaratifs du bilan et les pièces probantes transmises en appui. Le contrôle de cohérence s effectue sur la base des pièces transmises par le porteur. Le contrôle approfondi s effectue sur pièces, mais aussi sur place pour un nombre significatif d opérations : - pour les projets dont la subvention FEDER est supérieure ou égale à , le contrôle sur place est systématique, - pour les projets dont la subvention FEDER est inférieure à , le contrôle sur place se fait par sondage, sur la base d un échantillonnage aléatoire, mais reste systématique pour les projets où des difficultés sont apparues lors du contrôle de cohérence. Le porteur de projet est averti du contrôle sur place. Celui-ci permet de vérifier la réalité et la conformité physique de l opération, la concordance entre les données transmises et celles archivées chez le porteur ainsi que le respect de l obligation de publicité. Comment se termine le contrôle de service fait? Le CSF donne lieu à l établissement d un rapport conclusif qui doit se prononcer sur le montant FEDER à verser et motiver la décision du contrôleur. Ce rapport doit notamment préciser les dépenses déclarées par le porteur mais écartées du calcul du montant FEDER à rembourser ainsi que les motifs de ces rejets. Les conclusions du CSF sont ensuite synthétisées dans un document officiel appelé attestation ou certificat de service fait, intermédiaire ou pour solde, signé par l autorité de contrôle (cf. annexe 15 du DOMO). C est ce document qui est transmis à la DRFIP pour certification avant le déclenchement effectif du versement du FEDER. le contrôle de service fait n est pas juste un contrôle de pièces administratives et financières : il comporte un contrôle du taux de réalisation matérielle du projet et de l atteinte de ses objectifs, qui influence le calcul du montant FEDER à rembourser. Ainsi, en cas de non atteinte ou d atteinte partielle des objectifs matériels initialement prévues, le CSF doit évaluer l ampleur des écarts et le volume de dépenses déclarées qui a été effectivement nécessaire pour les actions réalisées, et le cas échéant déduire certaines dépenses pour cause de sous-réalisation du projet. Autrement dit, un projet qui n a été réalisé qu à 80% ne pourra pas, en règle générale et sauf justification acceptée par le contrôle, obtenir 100% de la subvention FEDER initialement prévue. Point de vigilance: le CSF porte toujours sur le cumul des dépenses et ressources de la période considérée. Ainsi, si des contrôles intermédiaires ont déjà été faits, le contrôle final se fait quand même sur la totalité des dépenses (pas de limitation aux dépenses additionnelles déclarées depuis le dernier contrôle). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /5

50 FICHE N 4-10 FICHE 4-10 : A QUELLES CONDITIONS LES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET ME SONT-ILS VERSÉS? QU EST-CE QUE LE CONTRÔLE DE SERVICE FAIT? Quel est le rôle du porteur de projet dans ce contrôle? Avant le contrôle, le porteur de projet doit soumettre au service instructeur l ensemble des documents requis pour la réalisation du contrôle de service fait (cf. fiche 4-9 sur la préparation des bilans). Pendant le contrôle, il doit se tenir à disposition du service instructeur pour lui transmettre tout document ou toute explication complémentaire nécessaire. Globalement, la réactivité et la collaboration du porteur à ce stade de la vie de son projet sont très importantes pour limiter le risque de correction financière (cf. ci-contre). 2. Quand et comment sont versés les crédits FEDER? L objectif opérationnel du CSF est de déterminer le montant des crédits FEDER à verser à titre intermédiaire ou pour solde. Une fois ce montant déterminé et validé par la DRFIP, les crédits sont versés au bénéficiaire. Comment est calculé le FEDER à verser au bénéficiaire? Le CSF doit aboutir à une double conclusion : - il doit déterminer le montant total des dépenses éligibles du projet, réalisées et justifiées (au CSF intermédiaires et pour solde) ; - il doit déterminer le montant total des contreparties nationales perçues, éligibles et certifiées (au plus tard au CSF pour solde). A partir de là, le service en charge du contrôle va pouvoir calculer le montant de FEDER dû au bénéficiaire : - au moment des CSF intermédiaire : le montant FEDER dû est calculé en appliquant le taux d intervention prévisionnel du FEDER au montant total des dépenses déclarées éligibles suite au CSF intermédiaire, dans la limite de 80% de la subvention FEDER totale. - au moment du CSF pour solde : le montant FEDER dû correspond à la différence entre le montant total des dépenses déclarées éligibles suite au CSF et le montant total des contreparties nationales éligibles perçues par le bénéficiaire, autofinancement compris. Le montant final du FEDER à verser au bénéficiaire est, dans tous les cas, plafonné par le montant maximum et le taux d intervention maximum du FEDER indiqués dans la convention. S il dépasse ces limites, il sera écrêté de ce qui est nécessaire pour les respecter. le contrôle de service fait n est pas en soi un contrôle sanction, il s agit d une vérification du degré de réalisation du projet et de sa conformité aux règles du FEDER, avec pour but de déterminer le montant FEDER à rembourser. La relation entre le porteur de projet et le contrôleur de service fait doit donc être vue avant tout comme une relation partenariale, dans l intérêt du programme : au vu de la règle du dégagement d office (cf. fiche 3-1), l intérêt commun du bénéficiaire et du service instructeur est de faire en sorte qu un maximum des dépenses réalisées et déclarées par le porteur soient correctement justifiées et puissent être considérées comme conformes et éligibles au moment du contrôle de service fait, afin qu elles puissent être intégrées dans les dépenses déclarées par l AG à la Commission européenne et pour éviter tout risque de correction financière lors des contrôles ultérieurs (fiche 4-11). En effet, une erreur repérée au moment du contrôle de service fait peut encore être rattrapée, notamment au stade des contrôles sur bilan intermédiaire suite auxquels le service instructeur peut être amené à formuler des recommandations au porteur pour réajuster son projet; en revanche, si l erreur repérée lors des contrôles ultérieurs, elle donnera automatiquement lieu à une correction financière, qui nuit non seulement au porteur de projet, mais aussi au programme (réduction du solde FEDER du programme). Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /5

51 FICHE N 4-10 FICHE 4-10 : A QUELLES CONDITIONS LES FONDS EUROPÉENS ENGAGÉS SUR MON PROJET ME SONT-ILS VERSÉS? QU EST-CE QUE LE CONTRÔLE DE SERVICE FAIT? Plusieurs cas de figure sont possibles lors du calcul du solde FEDER : - Cas d équilibre : le calcul du montant FEDER dû aboutit à un résultat qui respecte le montant et le taux de la convention : dans ce cas, c est ce montant qui pourra être versé au bénéficiaire. - Cas de surfinancement : l addition entre le montant FEDER dû et les contreparties nationales dépasse le coût total éligible retenu (par exemple parce que le projet a été sous-réalisé mais que les cofinanceurs nationaux ont versé tout de même l intégralité de leur subvention, ou parce que les cofinanceurs ont versé davantage que prévu suite à une augmentation du coût du projet, qui n a toutefois pas été signalé au SUR et donc pas fait l objet d un avenant) : dans ce cas, l ajustement se fait sur la participation du FEDER, qui est diminuée jusqu à retrouver l équilibre. - Cas de sous-financement : l addition entre le montant FEDER dû et les contreparties nationales n atteint pas le coût total éligible retenu (par exemple parce qu une contrepartie nationale n a pas été versée) : dans ce cas, le montant FEDER ne peut être augmenté que jusqu à hauteur du montant et du taux prévus dans la convention, le reste éventuel devant alors est pris en charge par le bénéficiaire (ou un cofinanceur supplémentaire s il est encore possible de passer un avenant de régularisation à la convention). si le coût total éligible retenu après contrôle dépasse le coût total prévisionnel (du fait par exemple de nouvelles actions ou dépenses apparues en cours de route mais non signalées), le CSF retient le coût total prévisionnel comme base pour le calcul du FEDER dû sauf à ce qu un avenant de régularisation à la convention puisse encore être passé, la date butoir pour les avenants étant la date d échéance de la convention (cf. fiche 4-7). Le montant final du FEDER à verser est inscrit dans le certificat de service fait par le SUR, qui le transmet avec le mandat correspondant à la DRFIP pour contrôle certification et pour mise en paiement. Comment se déroule le versement des crédits? Suite à la certification et si celle-ci valide les conclusions du SUR, la DRFIP procède au versement du montant FEDER dû sur le compte du bénéficiaire, dans un délai de 15 jours environ, sous réserve de la disponibilité des crédits sur le compte du programme (pour les projets gérés par un organisme intermédiaire PUI de Seine Aval et PUI des Lacs de l Essonne, les crédits sont versés au porteur de projet directement par l organisme intermédiaire). Au total, il faut compter en moyenne 2 mois de délai entre l envoi d une demande de remboursement et la réception du FEDER sur le compte, à condition toutefois que les pièces transmises soient complètes et permettent un contrôle efficace et rapide. au moment du calcul du solde FEDER, le service instructeur vérifie également le respect de la réglementation communautaire encadrant les aides d Etat, qui déterminent pour certains types de projets des taux maximum d aide publique autorisée. Si le totalité des financements publics versés à l opération, FEDER compris, ferait dépasser le seuil autorisé, le montant FEDER effectivement versé au bénéficiaire sera réduit de ce qui est nécessaire pour respecter la réglementation (cf. fiche 3-11). Pour accélérer le remboursement du FEDER, le porteur de projet a intérêt à transmettre au SUR des demandes de remboursement les plus complètes et détaillées possibles. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /5

52 FICHE N 4-11 FICHE 4-11 : POURQUOI ET COMMENT EVALUER MON PROJET? Avant d aborder la question proprement dite de l évaluation, il convient de replacer cet exercice dans le contexte général de la vie d un projet et de la définir a contrario. En effet, l évaluation se distingue tout d abord du contrôle. Si le contrôle a pour fonction de s'assurer que les actions mises en œuvre sont bien conformes aux dispositions réglementaires et administratives en vigueur, il se différencie de l évaluation dans la mesure où il n a pas vocation à mesurer la performance d un projet ou d un programme. L évaluation se distingue également du suivi. Le suivi consiste à collecter et analyser des informations au fur et à mesure de la progression d'un projet ou plus généralement d un programme, par le biais notamment de tableaux de bords. Il est basé sur des objectifs et des activités planifiés au préalable et vise à mesurer l avancement d un projet, en particulier au niveau financier (engagement, dépenses) et au niveau temporel. L'évaluation se base quant à elle sur des indicateurs propres, quantitatifs mais également qualitatifs, et sert à mesurer les effets à plus long terme d un programme, en particulier à l'aide d'indicateurs d'impact. Ainsi, seule l évaluation permet d établir une vision globale d un programme donné, et de replacer celui-ci dans un contexte plus large. 1. Pourquoi évaluer mon projet? De l intérêt de l évaluation L évaluation permet de mesurer quel a été l impact d un dispositif dans un contexte donné, cet impact devant être mis en corrélation avec les moyens financiers engagés. Son intérêt, dans un contexte de contraintes budgétaires de plus en plus tendues au niveau communautaire mais aussi national, est de mesurer la bonne allocation des ressources engagées et de vérifier leur adéquation par rapport aux besoins d un territoire donné. L évaluation permet en outre, par une meilleure compréhension des réalisations et résultats obtenus, d analyser et d améliorer les impacts à long terme des interventions, en procédant si nécessaire à des mesures correctrices. Le processus d évaluation, une contrainte règlementaire Pour aller plus loin : depuis plusieurs années, la Commission européenne a beaucoup travaillé sur le sujet de l évaluation, en lien avec les politiques menées dans le cadre du budget communautaire. Dans la foulée du projet «MEANS», développé au niveau communautaire durant la seconde partie des années 1990, la Commission a entrepris depuis 2004 la mise en œuvre du projet «EVALSED», qui consiste en un outil en ligne et interactif pour l évaluation du développement socioéconomique. Cet outil, qui va au-delà de l évaluation des fonds structurels proprement dite, fournit une méthodologie complète ainsi que des conseils additionnels et des exemples de bonne pratiques en matière d évaluation (site : cy/sources/docgener/evaluation/ evalsed/index_en.htm). Parallèlement, la Commission européenne a proposé une série de documents de travail fournissant aux autorités gestionnaires nationales des orientations indicatives sur les méthodes d évaluation des programmes opérationnels entre août 2006 et juillet 2009 (site : cy/sources/docoffic/working/sf2 000_fr.htm). Dans le cadre des fonds structurels européens, l évaluation est également une obligation règlementaire. Dans ce cadre, le règlement général (CE) 1083/2006, dans son article 47, distingue trois types d évaluation. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /4

53 FICHE N 4-11 FICHE 4-11 : POURQUOI ET COMMENT EVALUER MON PROJET? L évaluation ex ante tout d abord, qui est intervenue avant la période de programmation 2007/2013 et qui a été annexée au Programme opérationnel. Celle-ci a pour fonction de faire un état des lieux avant la mise en œuvre du programme. L évaluation ex post ensuite, qui sera réalisée à l issue de la programmation 2007/2013 par la Commission européenne. Celle-ci devra identifier l impact général des programmes une fois leur exécution passée. Entre les deux, les textes communautaires prévoient un processus d évaluation in itinere, qui se compose d une série d évaluations qui peuvent revêtir un caractère à la fois stratégique et opérationnel. Contrairement à la période de programmation précédente 2000/2006, la Commission européenne a laissé, s agissant des évaluations in itinere, une importante marge de manœuvre aux Etats membres qui ont chacun défini la périodicité ainsi que les modalités de ces évaluations. En France, un plan d évaluation a ainsi été élaboré (puis a été décliné au niveau régional) et le choix a été fait d une évaluation conjointe des PO FEDER et des dispositifs du Contrat de projet Etat-Région (CPER). Comment l évaluation au niveau d un projet concourt-elle à l évaluation au niveau d un programme L évaluation d un programme dans son ensemble, en plus d une analyse qualitative pouvant être menée selon différentes méthodes (entretiens ciblés, enquête, benchmark, etc.), nécessite des données quantitatives et qualitatives récoltées auprès de chaque porteur de projet, tant concernant la mesure de la réalisation d un projet que des impacts induits par celui-ci. Ainsi, la mobilisation de chaque porteur de projet est indispensable en vue de collecter et d agréger des données permettant de rendre compte de la performance du programme dans son ensemble. 2. Comment évaluer mon projet? La mesure de la réalisation et de l impact d un projet se fait à partir d indicateurs. Ceux-ci font partie des principaux éléments de justification de la réalisation matérielle du projet attendus par les services instructeurs pour évaluer l atteinte des objectifs initiaux des projets et du programme. Qu est qu un indicateur? Un indicateur est un mode de mesure objectivement vérifiable, quantitatif ou qualitatif, d un objectif à atteindre, d une ressource mobilisée, d un effet obtenu, d un critère de qualité ou d une variable contextuelle. Pour aller plus loin : en vertu de la réglementation, l AG a l obligation de mener des évaluations «visant à améliorer la qualité, l efficacité et la cohérence de l intervention des fonds ainsi que la stratégie et la mise en œuvre des PO» (article 47 du règlement général CE voir aussi la circulaire nationale sur l évaluation du 4 mai 2007 commune PO/CPER). L évaluation in itinere, qui s appuie sur le suivi des indicateurs du PO, doit permettre à l AG de suivre en continu la mise en œuvre du PO et de proposer le cas échéant des mesures correctives. Elle est complétée par des évaluations ponctuelles, générales ou thématiques, menées par des évaluateurs indépendants, que l AG peut déclencher à sa discrétion ou lorsque le suivi in itinere a montré que les résultats s écartent significativement des objectifs initiaux. Ces évaluations ont une double dimension stratégique (cohérence et pertinence du PO par rapport au contexte) et opérationnelle (efficacité et efficience du PO et de sa gouvernance au vu des réalisations et résultats). Pour remplir ses obligations, l AG s appuie sur un plan régional d évaluation et désigne en son sein un responsable de l évaluation chargé de la gestion administrative et opérationnelle des évaluations. Pour plus d information, voir les textes réglementations précités et la partie du PO FEDER consacrée à l évaluation. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /4

54 FICHE N 4-11 FICHE 4-11 : POURQUOI ET COMMENT EVALUER MON PROJET? Au niveau du PO FEDER, pour permettre l évaluation de ses effets, les indicateurs doivent refléter de manière complète tous les objectifs de sa stratégie. Pour ce faire, les indicateurs d un PO sont définis à trois niveaux : - indicateurs de réalisation : ils concernent les actions/ réalisations matérielles directement induites par le projet (objectifs opérationnels), - indicateurs de résultat : ils mesurent l'effet produit par l'intervention du projet sur son territoire ou ses bénéficiaires (objectifs spécifiques), - indicateurs d impact : ils mesurent les effets du projet au-delà de ceux immédiatement constatés, sur le contexte socio-économique par exemple (objectifs stratégiques ou globaux). Ces différents niveaux d indicateur renvoient au «cadre logique du programme» qui peut être schématisé ainsi : Impacts (effets à + long terme) Objectifs généraux Résultats (effets directs & immédiats) Objectifs spécifiques Objectifs du programme Réalisations (biens/services produits) Objectifs opérationnels Ressources Déroulement du programme Source : Commission européenne, Orientations indicatives sur les méthodes d évaluation (doc de travail n 2, août 2006). Il convient de noter que les missions d évaluation doivent être réalisées par une structure indépendante du service gestionnaire d un dispositif. En pratique, celle-ci est assurée par un bureau d étude spécialisé sélectionné à l issue d A quoi servent les indicateurs de suivi à renseigner? Les indicateurs sont des outils indispensables pour remplir les obligations de suivi quantitatif et qualitatif, de pilotage et d évaluation, à deux échelles. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /4

55 FICHE N 4-11 FICHE 4-11 : POURQUOI ET COMMENT EVALUER MON PROJET? A l échelle du programme : l autorité de gestion doit renseigner des indicateurs à l échelle du programme et en fournir tous les ans un état actualisé à la Commission européenne. Ce suivi des indicateurs est essentiel pour garantir la disponibilité des données nécessaires au suivi et au processus d évaluation in itinere, sur lesquels l AG s appuie pour piloter le PO en cours de réalisation, ainsi qu aux évaluations plus ponctuelles, générales ou thématiques, qu elle est amenée à déclencher. Ces évaluations ont pour objectif de mesurer les effets et impact du programme mais aussi d améliorer et d optimiser sa mise en œuvre en continu (proposition de mesures correctives concernant la stratégie, la sélection des projets, la gouvernance etc.). A l échelle des projets : les indicateurs assortis de valeurs réalisées doivent obligatoirement être transmis au moment des bilans pour rendre des comptes sur les réalisations et résultats matériels du projet et pour permettre les agrégations au niveau du programme. Mais plus qu une contrainte réglementaire, le renseignement d indicateurs de suivi peut aussi constituer, pour le porteur de projet, une opportunité en termes de prospective et de communication, pour évaluer son projet, l optimiser et valoriser les résultats obtenus. Quand et où faut-il renseigner les indicateurs? le renseignement des indicateurs du projet est très important pour fournir les données nécessaires à l évaluation et à la valorisation de l axe 1 et du PO et pour répondre aux exigences de la Commission européenne, qui peut suspendre ses paiements FEDER au programme si les données relatives aux indicateurs ne lui ont pas été transmises. Le renseignement des indicateurs est donc une obligation essentielle et stratégique des porteurs de projet et la collaboration de chacun au recueil et au traitement de l information est essentielle. Les indicateurs ne doivent pas seulement être renseignés dans les bilans. Pour permettre la mesure de l efficacité du projet et du FEDER à travers la comparaison entre les objectifs prévus et les résultats atteints, ils doivent être renseignés à trois moments : - dès l amont, dans le dossier de candidature FEDER, où ils prendront la forme d objectifs prévisionnels quantifiés, - pendant le déroulement du projet dans les bilans intermédiaires, pour faire état de l avancement matériel du projet et apporter les éventuels correctifs nécessaires pour optimiser l atteinte de ces objectifs, - en aval, à la fin du projet dans le bilan final, où ils prendront la forme de valeurs effectivement réalisées permettant de faire le point sur les réalisations, les résultats et, plus tard, sur les impacts du projet. Le renseignement des indicateurs dans le dossier de candidature en amont et dans les bilans intermédiaires et finaux transmis en accompagnement des demandes de remboursement se fait via l application AGADIR. Se référer à la fiche n 4-5 pour davantage de détai ls sur ce point. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /4

56 FICHE N 4-12 FICHE 4-12 : QUELS SONT LES CONTRÔLES AUXQUELS JE SUIS SUSCEPTIBLE D ETRE SOUMIS EN TANT QUE PORTEUR D UN PROJET QUELLES INCIDENCES? Les crédits FEDER sont issus du budget de l Union Européenne, dont la mise en œuvre relève de la responsabilité de la Commission (cf. tome 1 du guide). L UE a souhaité, à travers les règles de mise en œuvre qu elle a définies, pouvoir vérifier que ces fonds sont utilisés de manière régulière et à bon escient. L une des conséquences en est l existence de contrôles fréquents et approfondis, auxquels les bénéficiaires ont l obligation de se soumettre. Même s ils visent tous à garantir la régularité de la mise en œuvre et de l utilisation de l argent public européen, ces contrôles présentent des différences et sont mis en œuvre par des acteurs variés. 1. Quels sont les contrôles susceptibles d intervenir? Le schéma ci-dessous donne un aperçu général des contrôles qui peuvent intervenir dans le cadre de la mise en œuvre du PO FEDER Ile-de-France, qui se répartissent globalement en trois niveaux : Pour aller plus loin : pour plus d information sur les différents contrôles, se référer aux réglements communautaires (règlement général CE notamment) ainsi qu au PO et au DOMO FEDER Ile-de- France, accessibles sur le site En a été instaurée une nouvelle autorité, l autorité d audit, incarnée en France par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC). La CICC est le garant de la bonne mise en œuvre des fonds structurels en France et dispose pour ce faire de pouvoirs élargis en matière de contrôle et d audit des programmes (voir aussi fiche 2-4).. Source : VIAREGIO Qu est-ce que le contrôle de 1 er niveau? Le contrôle de premier niveau est le contrôle de service fait, qui est réalisé, sous le pilotage de l autorité de gestion, par le SUR ou le service instructeur compétent. Il a pour objectif opérationnel de déterminer le montant FEDER à rembourser au bénéficiaire, il est donc réalisé avant la fin de l opération et précède obligatoirement tout versement du FEDER. Pour plus d information concernant le contrôle de service fait, se référer à la fiche 4-10 du présent guide. les porteurs de projet In Europe doivent bien avoir à l esprit que quel que soit le niveau de contrôle, le constat du non respect d'une clause communautaire, notamment en matière de publicité, peut entraîner le non paiement du solde de la subvention et un rejet des dépenses. Guide pratique pour les porteurs de projet de l axe 1 In Europe Fiche n /3