Règlement intérieur 1

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1 Règlement intérieur 1 Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser le fonctionnement ordinaire de l Association des Professionnels de Proximité Autour du Pont «APPRAUPO» dont l objet est de protéger, défendre, promouvoir, dynamiser et représenter ses adhérents sur le territoire de la Communauté des Communes du Pont du Gard (CCPG) et des communes limitrophes de ce bassin. Les précisions de fonctionnement ici exposées existent pour compléter dans le détail les statuts de l association. Ce règlement intérieur est modifiable, sur proposition d un membre actif ou du bureau, par le Conseil d Administration (CA) de l association. Chaque modification n est définitivement applicable qu après sa validation en AG. Il sera remis, en double exemplaire, à l ensemble des membres ainsi qu à chaque nouvel adhérent. Chacun devra le lire, puis l accepter en le signant. Un exemplaire signé est à remettre au Secrétaire de l association au moment de l adhésion. Titre I : Membres Article 1er Composition L association APPRAUPO est composée des diverses catégories de membres suivantes (art 5 des statuts) : Membres fondateurs, Membres actifs, adhérents, Membres bienfaiteurs, Membres d honneur, Associations de professionnels du territoire, en tant que personne morale et représentée par son (sa) Président(e). Article 2 Cotisation et participation Les membres d honneur ne paient pas de cotisation sauf s ils en décident autrement, de leur propre volonté. Les membres, fondateurs ou membres actifs, adhérents, doivent s acquitter d une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d Administration. Pour l année 2015, le montant de la cotisation est fixé à 90 euros, payables à l adhésion pour l année civile. La cotisation est réduite à 45 euros pour les entreprises déjà adhérentes d une association de professionnels communale et avec une cotisation à jour, ainsi que pour les entreprises qui adhéreront au cours du second semestre d une année civile. Les entreprises nouvellement créées (moins d un an) peuvent bénéficier également du tarif réduit de 45, à condition d en faire la demande. 1

2 Le paiement de cotisation d adhésion ou de renouvellement peut éventuellement être fractionné. Le maximum du fractionnement est en 3 chèques, encaissables consécutivement le 10 de chaque mois. Certaines actions ponctuelles peuvent nécessiter une contribution complémentaire pour les entreprises qui souhaitent y participer. L adhésion est effective à compter du 1er du mois suivant le dépôt de la cotisation à laquelle doivent être obligatoirement joints les textes statutaires paraphés ainsi que tous les documents réclamés dans le dossier d adhésion. L ensemble doit être transmis au Secrétaire de l association. Quel que soit le mois du dépôt, l adhésion n est valable que jusqu au 31 décembre de la même année. Chaque année, le renouvellement est effectif à compter de la réception de la cotisation annuelle par le Trésorier et sous réserve de réception des attestations d assurances obligatoires valides. Le renouvellement est appelé par le Trésorier en fin d année civile pour l année suivante. En cas de non-paiement, une relance est adressée à l adhérent par le Trésorier. Si, à la date limite du 31 janvier suivant, elle est demeurée infructueuse, l adhérent est considéré comme pouvant être radié par le prochain CA. Un adhérent radié peut à nouveau adhérer dans les mêmes conditions établies pour tout nouvel adhérent. Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l ordre de l association APPRAUPO. Toute cotisation versée à l association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d exclusion ou de décès d un membre en cours d année. Article 3 Admission de membres nouveaux L association APPRAUPO peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci, hormis les membres d honneur, devront compléter leur dossier d adhésion, verser la cotisation, lire et signer, pour preuve d acceptation, les statuts et le règlement intérieur de l association (l ensemble constitue le dossier d admission). Le versement simple de la cotisation non accompagné du dossier complet, au moment de l adhésion, n est pas accepté. Il est possible d adhérer à tout moment en cours d année civile. Article 4 Démission, exclusion, radiation, décès Démission : conformément à l article 6 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec accusé de réception sa décision au Président. Le membre démissionnaire, quel que soit le moment où il fait cette démarche, ne peut prétendre à une restitution de cotisation. C est au CA à entériner la démission. 2

3 Exclusion : un membre ne peut être exclu qu en cas de faute grave. Notamment pour non-respect des textes statutaires de l association qu il s est engagé à respecter à son adhésion. Est aussi considérée comme faute grave, le non-paiement d une assurance professionnelle obligatoire. Le fauteur, quand son défaut de comportement est avéré, et une fois averti de sa possible exclusion, peut se défendre en argumentant devant le Bureau de l association. L argumentation par écrit est recevable. Si l exclusion est tout de même prononcée par le CA, le membre peut faire appel de cette décision devant l AG. Si l AG confirme la position du CA, l exclusion est effective et définitive. Un membre qui a été exclu ne peut être à nouveau adhérent. Le membre exclu ne peut prétendre à un remboursement de cotisation. Radiation : la radiation est étudiée et confirmée par le CA. Elle est la conséquence du non-paiement avéré de la cotisation annuelle, signalé par le Trésorier. Le membre radié ne peut prétendre à une restitution de cotisation précédente. Il sera averti de la décision du CA par lettre simple et aura un mois de délai pour faire appel. L appel sera défendu devant le CA. La suspension de la radiation est possible ; il suffit au membre concerné de payer sa cotisation due. Décès : en cas de décès, la qualité de membre s efface avec la personne. L adhésion ou le renouvellement ne sont pas transmissibles. Aucun ayant droit, proche du membre disparu, ne peut donc prétendre à un transfert d adhésion à l association ni demander une restitution de cotisation. Pour l exclusion ou la radiation, l appel du membre concerné est suspensif jusqu à la décision du CA (radiation) ou de l AG (exclusion). Titre II : Fonctionnement de l association Article 5 Conseil d Administration Conformément à l article 8 des statuts de l association APPRAUPO, le Conseil d Administration (CA) a pour objet d agir au nom de l association et réaliser tout acte ou opération qui n est pas réservé à l AG. C est l organe décisionnel de l association pour le fonctionnement courant. Le CA travaille sur les propositions du Bureau et prend les décisions qui s imposent. Le Bureau est soumis aux décisions du CA pour gérer l association. Admissibilité : Les membres d honneur ne sont pas éligibles au CA (art.5 des statuts). Tous les membres actifs sont éligibles, mais dans la limite d un seul représentant par communes du territoire défini de l association. Les sortants sont toujours éligibles. Composition : Le CA est composé de membres élus par l Assemblée Générale et pour un mandat de 3 années consécutives. Le CA doit lui-même élire le bureau en respectant les modalités prévues par les statuts de l association (art.8 des statuts). Le CA doit obligatoirement être constitué des membres du 3

4 Bureau auxquels viennent s ajouter des membres actifs représentants leur commune. Démission du CA : N importe quel membre du CA peut décider à tout moment d abandonner son rôle d administrateur. Cette démission doit être adressée par simple lettre, ou courriel, au Président ou au Secrétaire de l association. Il appartient alors au CA de rechercher un membre actif pouvant remplacer le démissionnaire. Ce remplacement nécessite toujours un vote au sein du CA. Le remplaçant sera ainsi élu à titre provisoire jusqu à l AG suivante. Le vote de l AG, s il confirme cette candidature de remplacement, rend définitif le rôle d administrateur au remplaçant pour la période restante du mandat du membre démissionnaire qu il remplace. Le membre démissionnaire peut justifier de sa décision, mais il n est pas obligé de le faire. En cas d exclusion de radiation ou de décès, les modalités de remplacement sont identiques à celles de la démission. Pour chaque remplacement, l ensemble des adhérents sera averti et l appel à candidatures sera prononcé. Cas d un CA complet : Si un administrateur décide de démissionner en cours de mandat alors que l ensemble des communes du territoire est représenté, le CA cherchera obligatoirement un nouveau représentant de la même commune que le démissionnaire pour le remplacer. En cas d absence de candidat issu de la commune concernée, le démissionnaire ne pourra pas être remplacé avant la prochaine élection de l ensemble du CA. Réunions : Les dates, heure, durée et les lieux des réunions à venir sont fixés par les administrateurs présents lors de la réunion précédente. Le Bureau précise l ordre du jour, en y intégrant, à leur demande, les idées ou propositions des administrateurs. Le compte-rendu de chaque réunion de CA est rédigé par le Secrétaire, ou son remplaçant, puis soumis à l approbation des administrateurs présents avant d être diffusé dans le réseau pour information. Pour des raisons pratiques, cette diffusion sera faite par courriel. Tous les comptes-rendus, passés et à venir, sont toujours disponibles. Ils sont conservés par le Secrétaire. Les membres ont ainsi la possibilité de les consulter à tout moment sur simple demande. Élection du Bureau : le jour même de sa propre élection, le CA est chargé d élire ensuite le Bureau de l association. Ce vote est à la majorité relative (art.8 des statuts). Le nouveau Bureau doit comporter au minimum 4 responsables ayant chacun un rôle bien défini (art. 9 des statuts). Chacun des postes nécessite un scrutin particulier. Un vote pour le Président, un pour le Viceprésident, un pour le Secrétaire et un pour le Trésorier. Concernant l éventualité d un Bureau plus élargi, les modalités de vote sont identiques ; un scrutin par poste supplémentaire. Article 6 Bureau Conformément à l article 9 des statuts de l association, le bureau a pour objet d agir au nom de l association et réaliser tout acte ou opération qui n est 4

5 pas réservé au CA ou à l AG. Il est sous dépendance des décisions prises par le CA. Il doit proposer au CA les actions à mener. Il est composé au minimum d un Président et d un vice-président associés à un Secrétaire et à un Trésorier. Plusieurs vice-présidents peuvent être élus, en fonction des besoins de représentation de l association. Plusieurs secrétaires adjoints peuvent être élus, en fonction des besoins de gestion de l association. Idem pour le Trésorier. Réunions : le président convoque le Bureau en fonction des besoins de l actualité de l association. La majeure partie du travail étant faite à travers l échange de courriels, ou par contacts téléphoniques, les réunions du Bureau sont surtout consacrées à la préparation d un futur CA. Démission : n importe quel membre du Bureau peut quitter ses fonctions à tout moment. Cette démission doit être adressée par simple lettre, ou courriel, au Président ou au Secrétaire de l association. Il appartient alors au CA de rechercher un administrateur déjà élu pouvant remplacer le démissionnaire. Ce remplacement nécessite toujours un vote au scrutin secret au sein du CA. Le remplaçant finira le mandat de celui qu il remplace. Article 7 Gestion financière Indemnités : l ensemble des administrateurs étant composé de bénévoles, aucune indemnité n est prévue pour compenser leur activité dans l association. Frais : les frais engagés par les administrateurs, ou éventuellement un membre actif désigné, pour représenter le CA lors de manifestations ou d actions, sont remboursables par l association et sur présentation de justificatifs. Ces remboursements doivent être dans la limite du raisonnable. Cette limite est déterminée par le CA et en fonction de la trésorerie de l association. Les éventuels frais de location de salles de réunions sont pris en charge intégralement par l association. Le CA et les organisateurs des réunions doivent être attentifs à en réduire les coûts. Compte bancaire : l ouverture du compte bancaire de l association est à la responsabilité du Président. Ils sont trois, lui, le Trésorier et la vice-trésorière à pouvoir signer les chèques. Toute délégation de signature, par exemple pour un autre membre du bureau, passera obligatoirement par l accord préalable du CA. Délégations des dépenses : Chaque dépense doit être justifiée. Les dépenses inférieures à 500 sont réglées directement par le Trésorier. Les dépenses comprises entre 501 et doivent auparavant être ordonnancées par le Président ou le Secrétaire. Les dépenses supérieures à doivent être soumises à l approbation du bureau. Accident ou longue maladie : en cas d accident grave ou de longue maladie, l adhérent concerné peut être exonéré de cotisation. Il suffit d en faire la demande auprès du Trésorier qui signalera le cas au CA. 5

6 Article 8 Assemblée Générale Ordinaire Conformément à l article 12 des statuts de l association, l Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Président, transmise par le Secrétaire. La transmission peut être effectuée par courriel ou envoi postal. Seuls les membres actifs sont autorisés à voter en cours d AG. Par contre, peuvent participer à l AG des personnes non membres de l association, invitées par le CA en tant qu intervenants ou simples invités, et qui, pour les années électives, ne pourront assister aux élections. Procédure de convocation : Par lettre électronique ou courrier postal traditionnel. La convocation est envoyée dans tous les cas, 15 jours au moins avant la date de l AG. Cette convocation précisera la date, l heure, le lieu de l AG et l ordre du jour préparé par le CA. Une réponse à la convocation sera systématiquement réclamée afin d estimer les besoins en logistique d organisation et aussi de connaitre le nombre de participants ou représentés pouvant voter afin de calculer si le quorum est atteint. Joint à la convocation, un pouvoir est toujours proposé. Il appartient à chaque membre ne pouvant être présent à l AG d envoyer ce pouvoir parfaitement renseigné au secrétaire de l association au plus tard 48 heures avant la date de l AG. Dans le cas où, sur le pouvoir reçu par le secrétaire, le nom du mandataire n est pas inscrit (pouvoir vierge), le pouvoir sera confié le jour de l AG à un membre actif présent qui n aurait pas le plein des pouvoirs possibles. Rappel = chaque membre présent à une AG ordinaire peut détenir deux pouvoirs au maximum (art.12 des statuts). Vote des résolutions : pour des raisons évidentes (gain de temps), le vote des résolutions s effectue à main levée, puis comptabilisé par le Secrétaire de l association, sauf si un membre actif présent demande le vote à bulletin secret pour une résolution donnée. Élections : chaque année élective, les mandats étant de 3 ans, le renouvellement complet du CA est organisé. Le CA nouvellement élu doit être composé d au moins 5 membres actifs et d au maximum du nombre total des communes du territoire de l association. Il ne peut y avoir qu un seul représentant par commune élu dans un même CA (art.12 des statuts). Pour respecter cette limite, il est conseillé à chaque commune de déterminer avant l AG élective son adhérent candidat si elle veut être représentée. Cependant, les candidatures multiples pour une même commune sont admises (voir plus loin). Le vote concernant la composition du nouveau CA est statutairement prévu (art.8 des statuts). Pour cela, comme pour chaque résolution pour laquelle le secret peut être demandé, une urne et des bulletins vierges seront prévus. Une fois tous les bulletins de vote déposés dans l urne, le dépouillement nécessaire sera sous la responsabilité du secrétaire de l association. 6

7 Un candidat est élu s il comptabilise au moins la moitié plus une des voix des présents et représentés. Dépôt des candidatures : Les candidats sont éligibles s ils sont à jour de leur cotisation. Un membre sortant est toujours éligible, pour le CA comme pour le bureau. La candidature, accompagnée d une profession de foi, de chaque candidat doit être adressée au secrétariat au plus tôt. L idéal serait d un mois avant la date de l AG afin d inscrire cette candidature sur la convocation. Cependant, toute candidature sera acceptée jusqu au dernier moment, à savoir le jour même de l AG. Nouveau CA élu : Le jour même de sa propre élection, la première action de chaque nouveau CA est d élire un nouveau bureau. Le principe est que chaque membre du CA = une voix. Les candidats qui désirent postuler pour une responsabilité particulière doivent se faire connaitre avant ce vote. Le résultat du vote du bureau sera annoncé en clôture de l AG. Candidatures multiples : dans le cas particulier où, pour une même commune, plusieurs candidats se présentent pour devenir administrateurs et si aucun des postulants n obtient la majorité absolue, un second tour de scrutin est organisé. Pour ce second tour, la majorité relative déterminera l élu. Article 9 Assemblée Générale Extraordinaire Conformément à l article 13 des statuts de l association, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée en cas de modification essentielle des statuts, situation financière difficile, ou autre raison jugée importante. L ensemble des membres de l association sera convoqué selon la même procédure qu une AG Ordinaire (art 8 du présent règlement). Les votes se déroulent selon les mêmes modalités que pour l AG Ordinaire. Les votes par correspondance ne seront pas recevables. Titre III : Dispositions diverses Article 10 Modification du règlement intérieur Le règlement intérieur de l association est établi par le CA de l association, puis validé en AG, conformément à l article 10 des statuts. Ce RÈGLEMENT INTÉRIEUR 1 peut évoluer en fonction des demandes des adhérents et après validation du CA. C est l AG suivante qui donne la validité définitive aux modifications. Compte tenu de ces évolutions prévisibles, la date inscrite au bas de ce texte engage, pour l année en cours, le signataire sur la version qu il a signée. 7

8 Après chaque modification importante, le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l association par courriel, ou par défaut par lettre simple. Article 11 Référence à l association, utilisation du logo Le logo appartient à la seule association et ne peut être utilisé par principe que par cette dernière pour toute communication. Cependant, les adhérents recevront gratuitement un adhésif représentant le logo de l association où est mentionné le titre de membre, qu ils pourront apposer sur leur vitrine ou leur véhicule. L achat d adhésifs avec logo supplémentaires est possible à tout moment. Pour toute autre utilisation du logo de l association par les adhérents, une demande d autorisation devra être préalablement soumise par écrit et adressée au bureau de l association qui a la possibilité de refuser. En conséquence, une utilisation non autorisée de ce logo, par exemple dans une communication qui pourrait faire polémique, sera considérée comme une violation volontaire du règlement intérieur. L adhérent : NOM Prénom,. Enseigne A. Le Signature : 8