EndNote X6: logiciel de gestion de références bibliographiques

Transcription

1

2 EndNote X6: logiciel de gestion de références bibliographiques Sciences infirmières MARIE-CLAUDE LAFERRIÈRE CONSEILLÈRE À LA DOCUMENTATION FÉVRIER 2013

3 Objectifs de la présentation Objectif général : vous initiez à la création d une base de données personnelle (bibliothèque) pour gérer vos références bibliographiques. Au terme de cette formation, vous serez en mesure de : Connaître les principales caractéristiques du logiciel EndNote X6. Bâtir une base de données personnelle (bibliothèque) dans EndNote X6. Importer des références de plusieurs bases de données vers EndNote X6. Insérer des citations dans un texte et générer une bibliographie. Créer un style de référence qui transforme les noms de journaux abrégés provenant de PubMed. 3

4 Plan de la formation 1. Présentation d EndNote 2. Création d une base de données personnelles Créer une base de données personnelle avec EndNote Exercice # 1 3. Importation de références dans EndNote Importation de références d Ariane 2.0 Importation directe (CINAHL et PubMed) Importation indirecte (Cochrane) Importation à partir d un PDF Importation manuelle Exercices # 2 à 6 4. Gestion des références Création de groupes Création d un style Exercices # 7 à 8 5. Utilisation des références Insérer des références dans un document Word Générer une bibliographie Exercices # 9 et # Modification d un style de citation Style de citation avec les noms de journaux non abrégés (PudMed) Exercices # 11 4

5 C est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de créer des bases de données personnelles de références. Le Comité des normes informatiques de l'université Laval a choisi de recommander et de supporter EndNote. Documents Citation Bases de données EndNote X6 Bibliographie Catalogue de Bibliothèque EndNote Web 5

6 6

7 Création d une bibliothèque personnelle avec EndNote X6

8 Création d une bibliothèque Quand on ouvre EndNote pour la première fois Il faut donner un nom à notre bibliothèque. EndNote créera deux fichiers indissociables :.data et.enl. Attention! Quand on souhaite déplacer la bibliothèque, il faut déplacer ces 2 fichiers en même temps! 8

9 À vous! EXERCICE 1 9

10 L interface Listes des styles bibliographiques PDF de la référence Groupes Modes de visualisation et de recherche Lu & Non lu Classement personnel Prévisualisation de la référence selon le style bibliographique choisi PDF Liste de références 10

11 Modes de recherche et d importation Mode Icône Description Integrated Library + Online Search Mode Local Library Recherche en ligne et dans la bibliothèque; Intègre automatiquement TOUTES les références trouvées dans un moteur de recherche dans votre bibliothèque personnelle; Mode par défaut La recherche s effectue uniquement dans votre bibliothèque personnelle; La recherche en ligne n est pas disponible. Online Search Mode Permet de sélectionner vous-même certaines références à intégrer dans votre bibliothèque personnelle; Les références sont téléchargées temporairement. 11

12 Importation de références dans EndNote

13 L ajout de références dans EndNote Recherche et importation à partir d EndNote Mode de recherche pour importer à partir du catalogue Ariane 2.0 Fonctions de recherche plus limitées que la recherche dans une base de données Importation directe Recherche à partir de bases de données (EBSCO, Web of Science, PubMed (X6) etc.) Importation très rapide Résultats de recherche fiables Importation indirecte Importation à partir d un PDF Recherche à partir de bases de données (Cochrane et PubMed (X5)) Importation plus complexe mais aussi efficace Cette méthode demande l utilisation d un filtre d importation (filtre qui établit une correspondance entre l'information contenue dans la référence et les champs d'endnote.) Possible seulement si le PDF possède un DOI (Digital Object Identifier) ou des métadonnées Utilisation du filtre PDF Importation manuelle Manière + longue Doit respecter certaines règles d écriture en fonction des champs 13

14 Recherche dans Ariane via l interface de recherche EndNote Il est préférable d utiliser Online Search Mode. Vous pouvez alors sélectionner les références qui vous voulez conserver dans votre bibliothèque. IMPORTANT : Il faut importer le fichier de connexion ULaval 14

15 Importation directe Importation rapide qui permet d envoyer les références désirées lorsque vous faites vos recherches à partir d une base de données, dont CINAHL et Pubmed. 15

16 Importation indirecte (ex. : Cochrane) Dans la base de données : sauvegarder les références désirées en format.txt Dans EndNote : menu File > Import > File Choisir le bon filtre sous Import Option. Pour avoir accès aux autres filtres, sélectionnez Other Filters 16

17 Importation à partir d un PDF Si vous avez des documents PDF (références avec un DOI ou des métadonnées) que vous voulez intégrer à votre bibliothèque EndNote, vous pouvez : 1. Rechercher votre article dans une base de données et l exporter vers EndNote. 2. Si le document PDF n est pas indexé dans une base de données (ex. publications de professeurs, littérature grise, etc.) À partir d EndNote, menu File > Import > File (ou Folder) Sélectionner votre fichier PDF (préalablement sauvegardé) Choisir le filtre PDF. Attention! le document PDF doit avoir des métadonnées (titre, auteur(s), sujets, etc.) pour remplir les champs dans EndNote. Une vérification des informations bibliographiques doit être faite dans EndNote suite à l importation. 17

18 Saisie manuelle Nécessite la connaissance des règles d écriture Il faut cliquer sur ce bouton référence. pour ajouter une Les champs disponibles s affichent en fonction du type de document choisi. Règles d écriture sont disponibles : Site Web de la bibliothèque > Aide à la recherche > Logiciel de gestion des références bibliographiques (EndNote) > Guides détaillés 18

19 À vous! EXERCICES

20 Gestion des références

21 Gérer ses références Éliminer les doublons : Menu Edit > Select All puis References > Find Duplicates Insérer à la pièce un PDF dans une référence : Sélectionner la référence où vous voulez inclure le PDF Menu References > File Attachments > Attach File. Ou glissez le document PDF sur la référence bibliographique sélectionnée. Ou en cliquant sur le! Insérer automatiquement le plein texte d un document : (Option Find Full Text): Attacher automatiquement le plein texte d un article à sa référence bibliographique dans EndNote n est pas une opération assurée : le taux de réussite oscille entre 30% et 70%; certains éditeurs refusent de faire un lien vers les logiciels de gestion de références bibliographiques. (Option qui fonctionne généralement bien avec Wiley et Elsevier.) 21

22 Gérer ses références Insérer automatiquement le plein texte dans une bibliothèque : Avant de commencer l opération, il faut paramétrer les préférences : Edit > Preferences > Find Full Text Sélectionnez tous les choix. Inscrire l adresse Web suivante dans OpenURL Path : Attention! Autoriser les «cookies» de votre navigateur. Sélectionnez les références (maximum de 250) où vous voulez rechercher les PDF ou adresses URL. Cliquez sur 22

23 Gérer ses références Créer des groupes et des sous-groupes : Il est préférable de créer des groupes dès le début de votre utilisation d EndNote, car chaque fois que vous importerez de nouvelles références, elles s accumuleront dans le groupe Unfiled. Vous pouvez créer des groupes pour vos : sujets de recherche, cours, etc. Pour créer un groupe : Groups > Create Group Set Pour créer un sous-groupe : Groups > Create Group Pour créer un «Smart Group» : Groups > Create Smart Group et inscrire le terme (auteur, sujet, date, etc.) qui doit être dans la référence pour qu elle soit incluse automatiquement dans votre groupe «intelligent». 23

24 À vous! EXERCICES

25 Utilisation des références

26 Utiliser vos références Insertion des références dans un texte (citation) Utilisation de MS Word Option «Cite While You Write» Références liées à la bibliothèque EndNote Création d une bibliographie indépendante À partir d EndNote 26

27 Citer ses sources Il est possible d insérer la citation d une référence provenant de EndNote directement dans un texte MS Word. Deux manières possibles: À partir de EndNote: sélectionnez la citation désirée et cliquez sur. La citation apparaîtra où vous avez laissé votre curseur dans MS Word. À partir de MS Word: le bouton permet d insérer des citations. 27

28 Citer ses sources Gérer ses citations : Les citations insérées dans un document MS Word sont dynamiques. Il est toujours possible de changer la forme et le contenu des citations déjà insérées par un simple clic. Cliquez sur Edit & Manage Citation (s) pour modifier vos citations. Cliquez sur Style pour changer le style bibliographique des citations. Si vous modifiez vos citations dans EndNote et que vous voulez mettre à jour votre document MS Word, cliquez sur Update Citations and Bibliography. 28

29 Citer ses sources Générer une bibliographie : À partir du logiciel EndNote, il est possible de générer rapidement une bibliographie dans un document MS Word ou un courriel. Sélectionner les notices bibliographiques désirées dans EndNote. Puis, Edit > Copy Formatted. Il ne reste plus qu à copier vos références à l endroit désiré dans MS Word ou dans un courriel. Attention! Les changements devront se faire manuellement. 29

30 À vous! EXERCICES

31 Modifier un style de citation

32 Modifier un style de citation Créer un style de citation pour transformer les abréviations de nom des journaux provenant de PubMed: Lorsque vous importez des références de PubMed vers EndNote, les noms de journaux sont en format abrégés. Pour contourner cette problématique, vous devez créer un nouveau style de citation contenant les noms complets des journaux et leurs abréviations correspondantes. La liste Medical.txt contient plus de titres de journaux et leurs abréviations. Par contre, certains titres de journaux en santé et des autres disciplines ne sont pas inclus. Pour les autres, vous devez les modifier manuellement. La procédure pour créer un nouveau style APA 6th-full journal name est disponible dans l exercice #11. 32

33 Nous sommes là pour vous aider! Conseillère à la documentation Marie-Claude Laferrière Bibliothèque scientifique, pavillon Alexandre-Vachon, bureau 1018-C Tél. : #7948 Courriel : marie-claude.laferriere@bibl.ulaval.ca International Orthodontics Lundi au vendredi : 8 h 30 à 16 h 30 (Il est préférable de prendre un rendez-vous pour vérifier ma disponibilité.) Soutien EndNote Adresse courriel sur la page d aide d EndNote Un employé de la Bibliothèque vous répondra dans les plus brefs délais. 33

34

35 Merci!