AMFB - Présentation de BIBLIO et mode d emploi

Transcription

1 AMFB - Présentatin de BIBLIO et mde d empli Daniel Ghyselinck & Marcel Lecmte Daniel Ghyselinck, ntre infrmaticien de génie, a cnçu un lgiciel simple et sbre d apparence, mais qui cnstitue à ns yeux un util exceptinnel de gestin de biblithèque et de référencement de dnnées bibligraphiques. Il est en effet basé sur une quadruple pssibilité :! Encdage d une biblithèque persnnelle! Utilisatin d encdages déjà existants! Pssibilité d encder des mts «clés»! Recherche de références au départ d une liste de mts «clés» évlutive La suite ci-dessus cnstitue un essai de synthèse d'utilisatin de ce lgiciel. Ce texte n a pas la prétentin d être cmplet, mais il cnstitue à ns yeux une bnne base de travail. Cnventins de symbles : DC = duble clic CD = clic drit CG = clic gauche Un mt indiqué en lettres grasses, cmme «Nuveau livre» par exemple, signifie qu'il faut faire CG sur l icône prpsée. Une référence de menu présentée cmme suit «(Sauver la liste)» signifie que cette ptin n est pas accessible à ce mment précis. Il faut cpier le cntenu du CD u du DVD dans un répertire sur le disque dur. Il cntient un fichier.exe (util de gestin) et un fichier.mdb, qui est la base de dnnées prprement dite : il est impératif de sauvegarder ce dernier très régulièrement, sur un supprt externe, car c est là dedans que se truvent tus les renseignements encdés. OUVRIR LE PROGRAMME : " DC sur le raccurci de Bibli (bureau) " Ouverture d une fenêtre présentant 3 znes précises : A. Une zne en haut, à gauche, reprenant l arbrescence de la biblithèque (livres et revues) B. Une zne en bas, à gauche, reprenant la liste alphabétique des mts clés C. Une grande zne, à drite, de cnsultatin des dcuments encdés (auteur, titre, année)

2 D. Le menu et la barre d utils A. L ARBORESCENCE DE LA BIBLIOTHEQUE C est simplement le dévelppement de l arbrescence de la base de dnnées, tel que cela se présente lrsqu n liste le cntenu d un disque dur u d un périphérique avec l Explrateur Windws. On se déplace tut au lng de l arbrescence à l aide de la barre verticale de défilement. En cliquant sur l encadré +, n visualise le cntenu du dssier. En cliquant sur l encadré -, n cculte le cntenu du dssier. " CG sur AMFB /01 par exemple, fait apparaître le cntenu de la revue dans la zne de drite (à cnditin bien évidemment que cela ait été encdé) vir l exemple ci-dessus. A1. Encder un nuveau livre u article de revue C est à partir de cette fenêtre qu il faut encder les nuveaux livres et articles. Un CD sur un élément de l arbrescence fait apparaître ce menu :

3 - 16 -! Créer un nuveau sus-dssier ( dans la barre d utils) : crée un nuveau sus-dssier sus la rubrique sélectinnée dans l arbrescence. Vus devez intrduire un nm pur ce nuveau sus dssier :! Créer une nuvelle revue dans ce dssier ( dans la barre d utils) : (l icône est active seulement si n se truve sur une branche de l arbrescence). Permet d ajuter un nuveau titre de revue dans le dssier chisi. Par exemple, nuvelle revue dans le dssier AMFB :! Ajuter un livre dans ce dssier ( dans la barre d utils) : (l icône est active seulement si n se truve sur une branche de l arbrescence). Un CG fait apparaître la fenêtre d encdage d un nuveau livre. Vir le paragraphe «Fenêtre d encdage» ci-dessus.! Ajuter un article dans cette revue ( dans la barre d utils) : " CG " apparitin de la fenêtre d encdage (même prcédure que pur «nuveau livre» ci dessus).! Renmmer : permet de changer le nm du dssier sélectinné.! Supprimer : pur supprimer le dssier sélectinné. Par sécurité, le prgramme refusera de le supprimer si le dssier n est pas cmplètement vide. A2. Fenêtre d encdage / Prpriétés d un livre u d un article Cette fenêtre permet d encder les caractéristiques du livre. C est la même fenêtre qui est utilisée pur encder un article de revue. L nglet «Général», vus permet d encder le(s) auteur(s) " ne pas ublier qu il y a un menu dérulant à dispsitin Intrduire les 2 u 3 premières lettres du nm d auteur vnt vus amener

4 dans la zne adéquate du menu dérulant " clic gauche sur le nm chisi et il s affiche dans la case. Encder : titre, année, paginatin, biblithèques et dcument. Penser à ccher la u les cases crrespndant aux biblithèques dnt ce livre fait partie. TRES IMPORTANT : La zne «dcument» permet d ajuter des dcuments externes aux articles. Vus puvez jindre des PDF, des images, des dcuments WORD, Excel, etc. et le prgramme purra les uvrir d un simple clic! Le butn permet d accéder à l arbrescence du disque dur et de sélectinner le fichier incriminé. MAIS il n est pas pssible d accéder à n imprte quel répertire du disque dur. Le fichier dit être situé dans un répertire en dessus du répertire d installatin de Bibli. Ceci peut paraître un peut cntraignant, mais de cette façn tus les dcuments snt rassemblés sus un même répertire et il est dnc très aisé de faire une sauvegarde de tus les fichiers en une seule pératin (pur effectuer le déplacement du fichier cncerné dans le répertire de Bibli, utilisez l Explrateur Windws par exemple et un «cpier cller»). Lrsque c est fait, le nm du dcument sélectinné se marque dans la fenêtre «Dcument» cmme ci-dessus : L existence de pareil dcument sera mentinnée dans la fenêtre principale par le mt «OUI» dans la clnne «DOC» " DC sur le «Oui» prvque l uverture du dcument pur cnsultatin!

5 L nglet «Mts clés» permet d ajuter tus les taxns dnt traite ce livre. Il nus paraît très imprtant de bien vérifier l rthgraphe du mt clé encdé (très suvent un nm de genre et d espèce). B. LA LISTE ALPHABETIQUE DES MOTS CLES Elle est cnstituée de 2 parties : une zne d éditin et en dessus de celle-ci, la liste avec tus les mts clés. Pur chercher les uvrages qui traitent d une espèce, par exemple Rhizpgn villsulus, le plus rapide est de taper les premières lettres de l espèce dans la zne d éditin, cmme ceci : La liste se déplace autmatiquement lrs de la saisie, et lrsque vus apercevez dans la liste le taxn recherché, il vus suffit de cliquer dessus. Le mt clé est alrs surligné en bleu et tus les livres et articles traitant de cette espèce snt affichés dans la liste des dcuments encdés :

6 Si vus cliquez sur un des uvrages de la liste, la référence du livre u de la revue apparaît en surligné dans la fenêtre de l arbrescence. ATTENTION! Il ne faut jamais encder 2 fis le même uvrage qui serait dans deux biblithèques! Il suffit de ccher les cases adéquates (par exemple CMB + AMFB) et ensuite chisir dans la barre d utils la biblithèque qu n veut cnsulter. Pur attribuer au nm de l AMFB les revues déjà encdées par d autres, il faut uvrir chaque revue encdée (" CG) pur uvrir l article (" DC) et ccher AMFB en plus de CMB (u autre) : tus les articles sernt ainsi en bibli cmmune. C. LA LISTE DES DOCUMENTS ENCODES Cette liste affiche les livres et les articles. La liste crrespnd sit au dssier sélectinné dans l arbrescence de gauche, sit au mt clé sélectinné dans la zne alphabétique.

7 Pur cnsulter u cmpléter les prpriétés du livre # DC sur la ligne. La fenêtre de prpriétés du livre apparaît (vir descriptin détaillée ci-dessus). Pur cnsulter le dcument lié # DC sur le «Oui» dans la clnne «Dc». Le dcument s uvre pur cnsultatin. Pur plus de détails, vir les paragraphes A et B ci-dessus. D. LE MENU ET LA BARRE D OUTILS D1. Le menu D11. Le menu «Fichier» Sauver la liste : Lrsque la zne de drite cntient des livres u des articles, cette fnctin permet de sauver la liste de ces livres et articles dans un fichier texte. Le prgramme vus demande d intrduire un nm de fichier et de chisir l endrit ù le sauver. Le fichier est autmatiquement uvert, vus puvez dnc immédiatement visualiser sn cntenu. Optins : Cmme Bibli permet de gérer jusque 4 biblithèques différentes, ce menu permet de leurs dnner un nm. La fenêtre suivante s affiche : Le nm cmplet apparaît dans la barre d utils qui permet de passer d une biblithèque à une autre tandis que les initiales snt utilisées lrsqu n encde un nuveau livre. Quitter : Pur quitter l applicatin. Les dnnées snt autmatiquement sauvées. D12. Le menu «Affichage» Barre d utils : permet de masquer u d afficher la barre d utils (la zne avec les icônes juste en dessus du menu). Barre d état : permet de masquer u d afficher la barre d état (la petite zne dans le bas de la fenêtre qui dnne quelques infrmatins). D13. Le menu «?» (A prps de Bibli) : permet de vérifier la versin du prgramme.

8 D2. La barre d utils ! : raccurci pur créer un nuveau sus-dssier (vir A1).! : raccurci pur ajuter un livre dans le dssier sélectinné (vir A1).! : raccurci pur créer une nuvelle revue dans le dssier sélectinné (vir A1).! : raccurci pur ajuter un article dans la revue sélectinnée (vir A1).! Menu dérulant reprenant les biblithèques encdées (vir D11 Optins). Quand n change de biblithèque, la liste des mts «clés» et la liste des livres changent autmatiquement.! (A prps de Bibli) : ce n est pas un menu d aide, mais cela dnne simplement les caractéristiques du prgramme. Vir D13. C. LES SAUVEGARDES : La perte des dnnées cnstituerait un dmmage irréparable. Il est dnc essentiel de réaliser une sauvegarde très régulière de la base de dnnées. Persnnellement, nus réalisns une sauvegarde après chaque nuvel encdage imprtant de dnnées, sur un disque dur externe u une clé USB. Un répertire «Bibli» aura été créé et il faudra y sauvegarder tut le répertire «Bibli» avec ses sus-répertires (ainsi, tus les dcuments annexes sernt sauvés en même temps). Le fichier le plus imprtant est : «bibli.mdb» : c'est celui-là qui cntient tutes vs dnnées persnnelles, et qu'il faut sauver après chaque mdificatin! DU NOUVEAU de dernière minute! La versin 2.1 du lgiciel Bibli affiche deux nuvelles fnctins, une pur exprter une revue, et l'autre pur imprter une revue. - Pur exprter, il faut sélectinner la revue dans l'arbrescence de gauche. Par exemple AMFB " 2008/01. Clic drit et dans le menu cntextuel, chisir «exprter cette revue». Chisir dans quel dssier le fichier avec tutes les infrmatins de cette revue sernt sauvées (dnc tus les articles avec les mts-clés). - Pur imprter, même prcédure mais il faut sélectinner le «dssier» dans lequel n veut imprter la revue. Par exemple AMFB. Ensuite, clic drit et chisir «Imprter une revue»... Rien n est prévu actuellement pur exprter/imprter les livres. Le fichier exprté (fichier avec extensin.bib) peut très facilement être envyé par mail pur être ensuite imprté dans un autre Bibli. Cela permet d échanger des encdages de revues, et de se partager le travail. Ne pas ublier de transmettre également les pièces qui seraient attachées à la revue.