SERVICE D ÉCHANGES SÉCURISÉS D INFORMATION

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1 AIDE-MÉMOIRE SERVICE D ÉCHANGES SÉCURISÉS D INFORMATION Desjardins Assurances

2 Table des matières Généralités... 2 Accéder au service d échanges sécurisés d information... 3 Présentation de la vue Courrier... 4 Acheminer un message à Desjardins Assurances... 6 Consulter un message reçu... 9 Répondre à un message Transférer un message Créer un dossier Ajouter un contact au carnet d adresses Modifier ou supprimer un contact dans le carnet d adresses Créer une liste de diffusion Modifier ou supprimer une liste de diffusion Modifier son mot de passe Gérer ses signatures Créer une règle de messagerie DESJARDINS ASSURANCES

3 POUR TOUTE QUESTION CONCERNANT Le soutien technique, par exemple des problèmes de navigation des messages d erreurs techniques l oubli de votre mot de passe ou de votre nom d utilisateur COMMUNIQUEZ AVEC Le Centre de soutien technique de Desjardins Assurances soutien.informatique@desjardins.com Il se peut que vous deviez ajuster le niveau de sécurité de votre navigateur Internet pour accéder au service d échanges sécurisés de Desjardins Assurances. Seul le personnel du Centre d assistance technique de Desjardins Assurances a accès à votre compte. Les employés des autres équipes ne peuvent donc pas vous prêter assistance si vous avez oublié votre mot de passe ou votre nom d utilisateur. Le service d échanges sécurisés d informations supporte la version la plus récente du navigateur Google Chrome et les versions 9.0 ou ultérieures d Internet Explorer. Pour vivre une meilleure expérience utilisateur, Desjardins Assurances vous recommande d utiliser Google Chrome. Les versions 8.0 ou antérieures d Internet Explorer ne sont pas compatibles avec le service d échanges sécurisés. DESJARDINS ASSURANCES Page 1

4 Généralités GÉNÉRALITÉS Objectif Utilisation Le service d échanges sécurisés d information de Desjardins Assurances permet la transmission et la réception des renseignements personnels et confidentiels (tels qu une liste d adhérents actuels et leur salaire) dans un environnement sécuritaire. Échanges de courriels et de documents contenant des données confidentielles entre Desjardins Assurances et ses clients ou partenaires d affaires. Tous les autres documents doivent être acheminés par les voies habituelles. Conservation des documents Boîte de réception, Boîtes «Brouillons» et «Envoyés : Les documents acheminés par l entremise du service d échanges sécurisés et les documents enregistrés dans vos boîtes «Brouillons» et «Envoyés» sont automatiquement supprimés de votre boîte de réception après 5, 20, 31 ou 90 jours conformément aux informations qui vous ont été communiquées. Nous vous recommandons fortement de supprimer régulièrement les messages dont vous n avez plus besoin afin d éviter de surcharger l espace dont vous disposez. Si vos boîtes «Brouillons» et «Envoyés» sont trop volumineuses, vous ne serez plus en mesure de recevoir de nouveaux documents dans votre «Boîte de réception». Si on vous a attribué un accès temporaire au service d échanges sécurisés d information plutôt qu un accès permanent, tous les documents seront automatiquement supprimés après cinq jours conformément aux informations qui vous ont été communiquées. Il est impossible : d acheminer des courriels vers la zone d échanges sécurisés à partir d une adresse autre que celle de Desjardins Assurances; d acheminer des courriels à partir de la zone d échanges sécurisés vers une adresse internet autre que celle de Desjardins Assurances; de rediriger des courriels provenant de la zone d échanges sécurisés d information. DESJARDINS ASSURANCES Page 2

5 Accéder au service d échanges sécurisés d information Nous vous recommandons d utiliser la dernière version du navigateur Google Chrome ou les versions 9.0 ou ultérieures d Internet Explorer pour vivre une meilleure expérience utilisateur. Les versions 8.0 et antérieures d Internet Explorer ne sont pas compatibles avec le service d échanges sécurisés. 1 Inscrivez l adresse dans le champ d adresse de votre navigateur. Si vous êtes de Sigma Assistel, utilisez 2 Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été attribués. Il est important de respecter l usage des minuscules et des majuscules lors de la saisie du mot de passe. 3 Cliquez sur Connexion. 4. L application ouvre la «Boite de réception». Il est possible que votre navigateur vous offre la possibilité de sauvegarder votre mot de passe. Nous vous déconseillons fortement d utiliser cette fonction pour des raisons de sécurité. DESJARDINS ASSURANCES Page 3

6 Présentation de la vue Courrier Le mode prévisualisation est activé. d a b c e f g h RÉF. ÉLÉMENT DESCRIPTION a Rafraîchir la «Boîte de réception». b Permet la création d un nouveau message. c d e Options de réponse rapide Affiche les options de création d un nouveau message, d un nouveau contact, d un nouveau modèle de message et d une nouvelle liste de diffusion. Lorsqu un élément de courrier est sélectionné, les options disponibles sont les suivantes: Répondre : pour répondre à l expéditeur. Répondre à tous : pour répondre à l expéditeur principal et aux destinataires en CC et en CCi. Transférer : pour rediriger le courriel vers un autre destinataire. Permet la suppression d un élément (courrier, contact, etc.) lorsqu il est sélectionné. f Permet d imprimer - Des configurations peuvent être requises. g h Menu de configuration Permet la recherche dans la vue où l on se trouve, par exemple la vue «Courrier». Affiche les informations du compte de l utilisateur et offre des options de configurations telles que : Règles de messagerie; Modification du mot de passe; Gestion des signatures. DESJARDINS ASSURANCES Page 4

7 Le mode prévisualisation est activé. i j k l m RÉF. ÉLÉMENT DESCRIPTION i j k Vue des «Messages» Prévisualisation Indicateur d espace d utilisation Affiche l expéditeur, l objet et la date de réception des messages. Les données de chaque colonne de l entête peuvent être triées ou. Affiche une vue partielle des messages activez le mode de prévisualisation dans la barre de commandes supérieures. Affiche, en pourcentage, la capacité utilisée de la «Boite de réception». La capacité totale de la boite d échanges sécurisés est de 90 méga-octets. l m Tout afficher Permet l affichage de tous les dossiers, toutes vues confondues («Courrier», «Contacts», etc.). Permet la création rapide d un dossier dans la vue où l on se trouve. DESJARDINS ASSURANCES Page 5

8 Acheminer un message à Desjardins Assurances 1 Cliquez sur Créer, puis sur Nouvel . 2 Sélectionnez le nom du ou des destinataires dans le carnet d adresses en cliquant sur À : ou sur le +, à droite. Vous pouvez également saisir le nom du destinataire directement dans le champ de l adresse. Si un destinataire doit être en copie conforme (Cc.) ou en copie conforme invisible (Cci.). cliquez sur pour permettre l affichage des champs de saisie supplémentaires. Référez-vous à la section «Ajouter un contact au carnet d adresses» pour savoir comment ajouter des destinataires. Seuls des destinataires de Desjardins Assurances peuvent recevoir des courriels acheminés à partir de la zone d échanges sécurisés d information. Cliquez sur pour permettre l ajout d une signature (voir la section «Gérer ses signatures»). Pour revenir en arrière, cliquez sur X dans le coin supérieur droit de la page. DESJARDINS ASSURANCES Page 6

9 3 Complétez votre message. a b b Inscrivez l objet du courriel dans le champ approprié, puis rédigez votre message dans la boîte de texte prévue à cet égard. Pour permettre l utilisation de la barre de mise en forme, le format du texte doit être HTML. Cliquez sur Fichier pour sélectionner le ou les fichiers que vous désirez joindre à votre message. a b Lorsque le fichier a été ajouté, une boîte s affiche au bas de l écran (Google Chrome), cliquez sur X pour le retirer de l envoi. DESJARDINS ASSURANCES Page 7

10 4 Pour obtenir une confirmation de lecture ou conserver le message après son envoi, cliquez Options, puis utilisez l une des fonctions suivantes : Demander une confirmation de lecture; Enregistrer les messages envoyés = Envoyés. 5 Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre message. Il est possible de sauvegarder un message non complété sous forme de brouillon en cliquant sur Enregistrer. Vous pourrez ensuite le récupérer dans la boîte «Brouillons» de la vue Courrier. DESJARDINS ASSURANCES Page 8

11 Consulter un message reçu 1 Cliquez sur pour rafraîchir la boîte de réception. L indicateur vous informe de la réception d un nouveau message. 2 Cliquez sur le nouveau message. Si vous cliquez sur, vous pouvez voir un aperçu du courriel. - Cliquez sur puis sur la pièce jointe au bas de l écran pour l ouvrir rapidement. - A l aide du bouton droit de votre souris, vous pouvez marquer le document comme lu ou non lu, le supprimer, le copier ou le déplacer vers un dossier personnalisé. DESJARDINS ASSURANCES Page 9

12 Répondre à un message 1 Cliquez sur Répondre ou Répondre à tous, selon que vous désirez répondre uniquement à l expéditeur ou encore à ce dernier et à tous les destinataires initiaux (en autant qu ils soient de Desjardins Assurances). 2 Rédigez le contenu de votre réponse. Pour permettre l utilisation de la barre de mise en forme, le format du texte doit être HTML. Pour joindre une nouvelle pièce jointe, cliquez sur Fichier > sélectionner l élément à joindre, puis sur Ouvrir. 3 Pour obtenir une confirmation de lecture ou conserver le message après son envoi, cliquez sur Options, puis utilisez l une des fonctions suivantes : Demander une confirmation de lecture; Enregistrer les messages envoyés = Envoyés. 4 Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre message. Il est possible de sauvegarder un message non complété sous forme de brouillon en cliquant sur Enregistrer. Vous pourrez ensuite le récupérer dans la boîte «Brouillons» de la vue. DESJARDINS ASSURANCES Page 10

13 Transférer un message 1 Sélectionnez l élément à redirigez, puis cliquez sur Transférer. 2 Sélectionnez le ou les destinataires. Seuls des destinataires de Desjardins Assurances peuvent recevoir vos messages. Si un destinataire doit être en copie conforme (Cc.) ou en copie conforme invisible (Cci.), cliquez sur pour permettre l affichage des autres champs de saisie. Les pièces jointes ne sont pas transférées avec les messages. Pour joindre une nouvelle pièce, cliquez sur Fichier > sélectionner l élément à joindre, puis Ouvrir. Référez-vous à la section «Ajouter un contact au carnet d adresses». DESJARDINS ASSURANCES Page 11

14 3 Rédigez le contenu du message à transférer. Pour permettre l utilisation de la barre de mise en forme, le format du texte doit être HTML. 4 Pour obtenir une confirmation de lecture ou conserver le message après son envoi, cliquez sur Options, puis utilisez l une des fonctions suivantes : Demander une confirmation de lecture; Enregistrer les messages envoyés = Envoyés. 5 Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre message. Il est possible de sauvegarder un message non complété sous forme de brouillon en cliquant sur Enregistrer. Vous pouvez ensuite le récupérer dans la boîte «Brouillons» de la vue «Courrier». DESJARDINS ASSURANCES Page 12

15 Créer un dossier 1 Dans la vue «Courrier», cliquez sur «Boite de réception» et le bouton droit de la souris pour faire apparaître la liste déroulante. Cliquez ensuite sur Nouveau dossier. - Vous pouvez également le faire rapidement avec l option figurant en bas de la page. - La procédure de création de dossier d archivage s applique aussi aux dossiers figurant dans les boîtes «Contacts», «Envoyés» et «Corbeille». 2 Sélectionnez un nom d archivage pour le dossier puis cliquez sur Valider. Exemple : DSF. Les autres paramètres doivent demeurer inchangés. DESJARDINS ASSURANCES Page 13

16 Ajouter un contact au carnet d adresses 1 Dans la vue «Contacts», cliquez sur Créer, puis cliquer sur Nouveau contact. 2 Remplissez les champs de l onglet «Général». a Saisissez le prénom puis le nom. S il s agit d une boite de courriel commune, saisissez le nom tel quel. Seuls les destinataires de Desjardins Assurances peuvent recevoir des courriels acheminés à partir de la zone d échanges sécurisés d'information. Communiquez avec la personne concernée pour obtenir son adresse de courriel qui doit comprendre l extension «xxx@dsf.ca». b Saisissez, les informations appropriées dans les champs suivants (facultatifs). Si un destinataire doit être en copie conforme (Cc.) ou copie conforme invisible (Cci.), cliquez sur pour permettre l affichage des autres champs de saisie. a Une fois que le Nom complet a été saisi, l application vous offre automatiquement deux choix de présentation lorsqu un courriel vous est envoyé par cette personne. b DESJARDINS ASSURANCES Page 14

17 c d Saisissez l adresse de courriel. Cliquez sur Valider pour enregistrer votre nouveau contact. Vous pouvez maintenant ajouter cette personne à une liste de diffusion. Voir la section «Créer une liste de diffusion». c Le client a une boîte Mérak avec l extension <secure.dsf-dfs.ca>. d Le client communique avec Desjardins Assurances en adressant son courriel à l adresse xxx@dsf.ca DESJARDINS ASSURANCES Page 15

18 Modifier ou supprimer un contact dans le carnet d adresses La suppression d un contact est définitive. 1 Dans la vue «Contacts», sélectionnez le contact à modifier ou à supprimer. Les options s affichent au bas de l écran. 2 Choisissez une des options suivantes : Modifier : la fiche du contact s affiche. Apportez les modifications requises, puis cliquez sur Valider pour les sauvegarder. Supprimer : cette fonction supprime définitivement le contact. Une fenêtre de confirmation s affiche : o cliquez sur Valider pour le supprimer définitivement; o cliquez sur Annuler pour revenir à la liste des contacts. Si vous supprimez un contact qui figure dans une liste de diffusion, vous devez également le supprimer dans celle-ci. DESJARDINS ASSURANCES Page 16

19 Créer une liste de diffusion 1 Dans la vue «Contacts», cliquez sur Créer puis cliquer sur Nouvelle liste de diffusion. 2 Dans l onglet «Général», saisissez un nom pour votre liste puis cliquez sur Ajouter pour y inscrire un premier contact. DESJARDINS ASSURANCES Page 17

20 3 a b c Sélectionnez un premier contact. Deux options s offrent à vous : Utiliser le champ de recherche de contacts si la liste est longue. Utiliser la liste figurant sous le champ de recherche. Lorsque vous avez repéré le contact, cliquez sur Sélection pour l ajouter à la liste. Répétez ces étapes pour chaque contact, puis cliquez sur Valider pour enregistrer les ajouts à la liste. a b c 4 De retour à la liste, cliquez sur Valider pour la sauvegarder. DESJARDINS ASSURANCES Page 18

21 Modifier ou supprimer une liste de diffusion 1 Dans la vue «Contacts», sélectionnez la liste de diffusion à modifier ou à supprimer. Les options s affichent au bas de l écran. 2 Choisissez une des options suivantes. Modifier : la liste de diffusion (adresses sécurisées uniquement) s affiche. Les modifications permises sont les suivantes : o Ajout d un contact; o Modification d un contact; o Suppression d un contact; Cliquez sur Valider à la suite de vos modifications. De retour à la liste de diffusion, cliquez de nouveau sur Valider. Supprimer : cette fonction supprime définitivement le contact. Une fenêtre de confirmation s affiche : o Cliquez sur Valider pour le supprimer définitivement; o Cliquez sur Annuler pour revenir à la liste de diffusion. Si vous supprimez un contact qui figure dans une liste de diffusion, vous devez également le supprimer dans celle-ci. DESJARDINS ASSURANCES Page 19

22 Modifier son mot de passe 1 Dans le menu des paramètres de votre compte, cliquez sur Options. 2 Dans l onglet «Comptes», cliquez sur Modifier mot de passe. 3 Changer de mot de passe. a Saisissez votre mot de passe actuel. b Saisissez votre nouveau mot de passe. c Au moins cinq caractères sont requis. Saisissez une seconde fois votre nouveau mot de passe. La commande Valider s affiche si la double saisie du mot de passe est cohérente. d a b c d Cliquez sur Valider. 4 De retour à la page «Options», cliquez sur Valider pour activer votre nouveau mot de passe. DESJARDINS ASSURANCES Page 20

23 Gérer ses signatures 1 Dans le menu des paramètres de votre compte, cliquez sur Options. 2 Dans l onglet «Courrier», cliquez sur Signature puis sur Ajouter. 3 Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur Ajouter. DESJARDINS ASSURANCES Page 21

24 4 Saisissez le libellé de la signature à afficher dans vos envois. Utilisez la barre de mise en forme pour rehausser l édition. 5. Activer la signature. a Cliquez sur Valider. a Les options Renommer et Supprimer sont disponibles pour gérer vos signatures. DESJARDINS ASSURANCES Page 22

25 Créer une règle de messagerie 1 Dans le menu des paramètres de votre compte, cliquez sur Options. 2 Sélectionnez l onglet «Courrier», puis dans la section «Règles» cliquez sur Ajouter. DESJARDINS ASSURANCES Page 23

26 3 Saisissez un titre pour votre nouvelle règle, puis cliquez sur «Ajouter». Une première ligne de condition s affiche. 4 Dans l onglet «Conditions», décrivez votre ou vos conditions de messagerie à l aide des menus déroulants. Exemple: Je désire qu une action soit utilisée lorsque l expéditeur d un nouveau message est «Mblanchette». La case «Respecter la casse» doit être cochée si vous voulez tenir compte des minuscules et des majuscules. Il est possible d indiquer plus d une condition dans une règle. DESJARDINS ASSURANCES Page 24

27 5 Dans l onglet «Actions», décrivez l action ou les actions que le service doit utiliser lorsque votre ou vos conditions sont remplies, puis cliquez sur Valider. Exemple : Déplacer le message de la boîte de réception vers le dossier DSF. Pour qu un message électronique puisse être déplacé vers un autre répertoire ou copié dans celuici, vous devez avoir déjà créé ce répertoire. Il est possible d indiquer plus d une action dans une règle. Voir la procédure «Créer un dossier». Dans la fenêtre «Options», la règle de messagerie doit être cochée pour qu elle soit applicable. Cliquez sur Valider pour sauvegarder votre nouvelle règle. Les options Ajouter, Modifier et Supprimer sont disponibles pour gérer les règles existantes. DESJARDINS ASSURANCES Page 25