Notions de Gestion de Projet (Partie 1)

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1 Notions de Gestion de Projet (Partie 1) QCM Sommaire 1ère 1 Partie Sommaire 2ème 2 Partie - Problématique de départ Structure et Pilotage d un projet - Qu est ce qu un projet? - Vocabulaire spécifique à la gestion de projet - Concernant la Qualité - Concept de Management de Projet - Différents acteurs du projet - Démarche générale d un projet - Estimation des différentes tâches - Outils de pilotage : * Indicateurs * Tableaux de Bord - Structure du dossier de pilotage * La phase d initialisation * La phase de préparation * La phase de planification * La phase de pilotage * La phase de bilan 1

2 Problématique de départ d : Pourquoi travailler en projet? Répondre à une situation exceptionnelle Travailler vite et transversalement Mobilisation des compétences Travail en dehors de l organisation classique Faciliter l apprentissage Pour pouvoir respecter les objectifs fixés Par les entreprises et organismes 2

3 Les obstacles majeurs que nous rencontrons : Flou sur l'objectif = Que devons faire nous réellement? Définition imprécise des tâches Ne pas savoir qui décide = Qui sont les acteurs du projet? Ne pas savoir qui valide Pas de ressources au bon moment = Matières, Main d œuvre Faible disponibilité des personnels Luttes d'influence Manque de motivation de l'équipe Trop de décideurs sans décision 3

4 Les obstacles majeurs que nous rencontrons : Pas d'esprit d'équipe / de confiance Pas de planification / suivi / validation Manque de compétence Pas de formulation des risques Pas d'expérimentation Incohérence dans la stratégie générale Manque de ressources Mauvaises estimations Pas de plan de formation 4

5 Objectifs de réussite de toute entreprise : Pour réussir une entreprise doit proposer des produits ou des services qui : Répondent à un besoin, un usage ou un objectif bien défini ; Satisfont aux attentes des consommateurs ; Soient conformes aux normes et spécifications applicables ; Soient conformes aux exigences de Société ; Soient disponibles à un prix compétitif ; Soient fournis à un coût qui génère un profit. Pour cela, il est nécessaire de bien s organiser afin de maîtriser les flux De manière à atteindre les objectifs 5

6 QU EST CE QU UN PROJET? Un projet c est : - Un ou des objectifs ; - Des actions avec des ressources données - Un ensemble de documents élaborés pour la réalisation du système - Une équipe chargée du pilotage de ce système 6

7 Vocabulaire spécifique au Management de Projet : Avant d aborder les méthodes et concepts du management de projet, il est Nécessaire de définir les différents termes employés au cours de ce séminaire. CONCEPT DE PROJET : AFNOR Norme X * Une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement Et progressivement une réalité à venir. * Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse au Besoin d un utilisateur, d un client ou d une clientèle et il implique un objectif Et des actions à entreprendre avec des ressources données. 7

8 Vocabulaire spécifique au Management de Projet : CONCEPT DE PROJET : * Action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et Progressivement une réalité à venir pour laquelle on n a pas encore d équivalent exact. (AFITEP) * Ensemble coordonnée de tâches techniques,administratives et Financières, destiné à concevoir, développer et réaliser un produit ainsi qu à préparer son utilisation et à en assurer le soutien (RG AERO 40) Le projet est caractérisé par son : -La satisfaction d un besoin spécifique et particulier (par opposition à un acte De production) -un objectif autonome en ce sens qu il a un début et une fin; - généralement, un caractère novateur, au moins partiel. 8

9 Vocabulaire spécifique au Management de Projet : PROCESSUS : Ensemble des moyens et des activités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. (ISO 8402) SERVICE : Résultats générés par des activités à l interface entre le fournisseur et le client et par des activités internes au fournisseur pour répondre aux besoins du client. (ISO 8402) PRESTATION DE SERVICE : Activités du fournisseur qui sont nécessaires à la fourniture du service (ISO 8402) 9

10 Vocabulaire spécifique au Management de Projet : CONCEPT DE GESTION DE PROJET : Apporte à la Direction de projet, les éléments qui vont permettre de prendre en temps voulu toutes les décisions. SYSTEME : Ensemble structuré de produits ou service (pouvant contenir du matériel et du logiciel) constitué en vue d accomplir d une manière indépendante une ou plusieurs fonctions déterminées dans un environnement défini. SYSTEME : Ensemble structuré de produits ou services constitutifs et faisant l objet d un cycle de vie 10

11 Un projet peut être schématisé ainsi : Besoin Projet Produit Service ENTRANTS SORTANTS Valeur Ajoutée 11

12 Le «Projet» peut se définir suivant 2 dimensions : Un projet est un dispositif de prise en charge d une action temporaire, complexe ou innovante, pouvant être transversale, avec des objectifs clairs et quantifiés, fixés a priori, un calendrier jalonné, un résultat final tangible, sous contrainte de délais et de ressources Besoin Résoudre le problème Produit Service Organiser 12

13 Le terme «calendrier jalonné» signifie qu il faut prendre en compte la dimension temporelle : Nous introduisons donc une articulation dans le TEMPS Qui est donc une des données les plus importantes Résoudre Besoin Organiser le le projet Produit Service le le problème 13

14 En découpant plus précisément cette schématique, nous pouvons analyser un projet de la manière suivante : PROJET Résolution Besoin Communication Accompagnement de du projet la mission Communication de la problématique Produit Service 14

15 Ce découpage, nous permet d identifier les 5 phases nécessaires au bon déroulement du projet : Initialisation Préparation Résolution Bilan Besoin Communication Pilotage Communication de la Produit Service Planification problématique 15

16 Concept de Management de Projet : Nous retrouvons le modèle processus défini en Qualité Humains MOYENS Techniques Organisationnels Démarche de la Gestion de Projet Qualité CONTRAINTES Financières EXPRESSION BESOINS Temps SATISFACTION BESOINS 16

17 Concept de Management de Projet : LES RESPONSABILITES DU MANAGEMENT DE PROJET : Le Management de projet recouvre 2 niveaux de responsabilités : - Direction ou conduite de projet : * Niveau de la décision, assumé par le CHEF DE PROJET - Gestion de Projet : * Niveau d aide à la décision, la gestion de projet apporte Les informations analysées nécessaires à la prise de décision. 17

18 Concept de Management de Projet : LES CARACTERISTIQUES DU MANAGEMENT DE PROJET : Nécessite la mise en place d une organisation spécifique au projet, temporaire Et évolutive au cours du déroulement du projet. Le compte de résultat d un projet s établit sur tout le cycle de vie, il est décalé Par rapport à la comptabilité analytique de l entreprise bien qu il faille concilier Les deux. 18

19 ORGANISATION DE PROJET : Les 2 Niveaux de Management de Projet : Direction de Projet Synthèse et Décisions Analyse & Reporting Gestion des Hommes Gestion Technique Gestion des Moyens Organisation Communication Animation Objectifs Méthodes Qualité Planification Contrôle Coûts / Délais 19

20 Différentes organisations possibles CP Direction Eqpe Task Force CP Direction Atelier Atelier Atelier Atelier Atelier Atelier Salariés Hiérarchique - 1 chef de projet - doit passer par les responsables Des ateliers avant les salariés -relation directe avec la Direction - 1 seul acteur = 1 seul décideur - 1 seule ressource monopolisée Salariés - 1 Équipe constituée d une Personne par atelier (par forcément Des gens de l encadrement ou maîtrise) - Équipe autonome au niveau du projet - relation directe avec la Direction - Monopolise plus de ressources internes - Plus d impacts vis à vis des salariés 20 - véritable équipe de projet

21 Différentes organisations possibles Direction CP Matricielle Atelier Atelier Atelier An Salariés An - 1 Équipe 5S constituée d une Personne par niveau hiérarchique et par équipe de production - Pas d équipe réellement définie - 1 An (Animateur 5S) par niveau - relation directe avec la Direction - Monopolise plus de ressources internes 21

22 DIRECTION DE PROJET : La mission de la direction de projet est essentiellement de : -Fixer les objectifs, la stratégie, les moyens, l organisation et le programme D action - Coordonner les actions successives ; - Maîtriser, c est à dire être à tout instant capable dans tous les domaines de Modifier la stratégie, les moyens et la structure si un objectif évolue ou si le Programme ne peut être respecté. -Optimiser la répartition des ressources (Humains, Matérielles) en vue D arriver à une solution optimale, ou de moindre coût, dans une vision globale Du projet 22

23 GESTION DE PROJET : Elle a pour objectif essentiel d apporter à la Direction de Projet, les éléments Pour prendre en temps voulu toutes les décisions lui permettant de respecter Les termes du contrat passé avec le client, en contenu, en Qualité, en Coûts et en Délais. La gestion de projet comprend : - La maîtrise des délais et la planification opérationnelle ; - L estimation de la charge et des coûts ; - La maîtrise des coûts ; - La gestion des moyens par les procédures de projet ; - La préparation des tableaux de bord ; - La logistique de projet 23

24 DIFFERENTS ACTEURS DU PROJET : Suivant la taille du projet, vous pouvez trouver les acteurs suivants : - Chef de Projet ; - Maître d ouvrage & Exploitants ; - Utilisateurs ; - Maître d œuvre, ensemblier, ingénierie d ensemble ; - Fournisseurs d équipements, de matières premières, de prestation ; - Sous-traitant, sous-contractant ; - Mainteneurs et Distributeurs ; - Transporteurs ; - Bailleurs de procédés, de licence, de fonds ; - Assureurs, Administrateurs ; - Experts, Conseils, Bureaux d Études ; - Organismes de contrôles 24

25 ROLE & PROFIL DU CHEF DE PROJET : Il a pour rôle de diriger le projet, c est à dire : TECHNIQUE - Management des Hommes ; - Management des Techniques ; - Management des Moyens ; - Management des Risques. COUTS DELAIS Son profil doit lui permettre de trouver l équilibre entre les 3 Composantes : - Communication : Capacités relationnelles, caractère accrocheur, gestion conflits - Organisation / Finance : faculté d analyse et de synthèse des situations ; - Technique : capable de discuter avec les différents experts techniques 25

26 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : CLIENTS : Destinataires d un produit fourni par le fournisseur (ISO 8402) ACQUEREUR : Organisme qui fait faire ou se procure un système, un logiciel ou une prestation logicielle auprès d un fournisseur (ISO 12207) FOURNISSEURS : Organisme qui fournit le produit (ISO 8402) FOURNISSEURS : Organisme qui s engage sous contrat avec l acquéreur à Fournir un système, un logiciel ou une prestation logicielle selon les modalités du contrat (ISO ) 26

27 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : UTILISATEURS : Individu ou organisme utilisant le système opérationnel pour exécuter une fonction spécifique (ISO ) Les utilisateurs sont les acteurs les plus importants dans le projet car : - sans utilisateurs, le projet n a pas de raison d être ; - ils définissent leurs besoins en termes de fonctions de service et de condition d utilisation ; - ils utilisent le système sans en connaître la technique. 27

28 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : MAITRE OUVRAGE / ACQUEREUR : -Responsable de la vie du système dans l ensemble de ses aspects financiers et techniques. - Responsable de la spécification technique de besoin du système, il commande le développement du système et en assure le suivi, il est le représentant de l utilisateur. - Il définit le Cahier des Charges - Il commande le système, en tant que client, à un maître d œuvre ; - Il qualifie le système après son installation - Il assure la Maintenance et la diffusion du système - Il décide du retrait de service du système 28

29 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : MAITRE OUVRAGE / ACQUEREUR : Personne morale ou physique qui forme le dessein du Projet, en définit le périmètre, le lance et assume les risques. Elle fixe les orientations, procède aux arbitrages et aux réorientations si nécessaire. MAITRE OUVRAGE = QUOI FAIRE? 29

30 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : MAITRE OEUVRE : Il est le fournisseur du système au maître d ouvrage qui lui en passé la commande. Il est responsable du développement du système dans les activités de spécifications, de réalisation et de validation. Le Maître d Œuvre / Fournisseur et le Maître d ouvrage / Client sont liés par un CONTRAT qui stipule que : - Le Maître oeuvre s engage sur les coûts, des délais et des clauses techniques ; - Il est responsable de la réalisation du système dans sa totalité ; - Il est responsable de la validation du système 30

31 DEFINITIONS des ACTEURS du PROJET : MAITRE OEUVRE : La maîtrise d œuvre ou chef de projet ou responsable du projet Personne physique nommément désignée qui reçoit mission du maître d ouvrage pour assurer la réalisation du projet conformément aux objectifs de la maîtrise d ouvrage MAITRE OEUVRE = COMMENT FAIRE? 31

32 RELATION entre les ACTEURS du PROJET : Cahier des Charges Proposition MAITRE OUVRAGE CLIENT Commande Réunion de Projet MAITRE ŒUVRE FOURNISSEUR Qualification Expression du Besoin UTILISATEURS Satisfaction Du Besoin = Service + Soutien 32

33 Les 3 Facteurs de Réussite d un Projet : Un maître d ouvrage fort: - fixe des objectifs clairs - Réoriente si nécessaire Un maître d œuvre responsable et désigné - mobilise et coordonne l ensemble des compétences Une phase d exploration en amont du projet pour: - évaluer l opportunité du projet - préciser les objectifs de coût, délai, performance 33

34 Quelques exemples : Réalisation d un film: Producteur = maître d ouvrage Réalisateur = maître d œuvre Acteurs, techniciens = contributeurs Un pavillon Propriétaire = maître d ouvrage Architecte, entrepreneur = maître d œuvre Artisans = contributeurs 34

35 DEMARCHE GENERALE D UN PROJET : DECOUPAGE DU PROJET EN THEMES ou en PHASES LES OBJECTIFS LA COMPLEXITE LE PILOTAGE LE SCENARIO 35

36 DEMARCHE GENERALE D UN PROJET : DEFINITION DES OBJECTIFS : CONFORMITE Spécification du Service Niveau de qualité CONTRAINTES Règles à respecter Normes DELAI Durée totale Échéancier Cadre du Projet ECONOMIE Coût de réalisation Exploitation ACCOMPAGNEMENTS Comportement Prestige 36

37 DEMARCHE GENERALE D UN PROJET : IDENTIFICATION DE LA COMPLEXITE : MOTIFS DE COMPLEXITE PART D'INCONNU MULTIPLICITE DES INTERVENANTS DIFFICULTE D'ACCES AUX RESSOURCES 37

38 DEMARCHE GENERALE D UN PROJET : DEFINITION DU SCENARIO : ETAPE DE REFLEXION ETAPE OPERATIONNELLE GESTATION DU PROJET en 2 étapes 38

39 DEMARCHE GENERALE D UN PROJET : PILOTAGE DU PROJET : POUR PILOTER LE PROJET Prendre en compte les points de repère Observer les évènements Corriger l'exécution Repérer le terrain Entre le réel et les repères Internes et externes 39

40 Approche H.T.O : Composantes des moyens d actionsd Quels Matériels? Quels Outillages? Outils Spécifiques? Quels ateliers? T (Technique) H (Humains) Qui intervient? Quelle équipe? Sous traitants? Intérimaires? O (Organisationnelle) Quand, Comment, Sécurité, Planification? 40

41 Pourquoi décomposer un projet en plusieurs phases? Le découpage d un projet en phases et en tâches par activités (processus) permet : - de tenir compte des différents acteurs ; - de fixer des objectifs simples et contrôlables ; - de définir les bases contractuelles au déroulement du projet ; - de planifier et évaluer le projet ; - d avoir une meilleure visibilité sur l avancement du projet Il faut garder à l esprit que nous voulons satisfaire Le client, donc respecter les objectifs que nous nous sommes fixés! 41

42 Comment réaliser le suivi du projet? Le suivi peut se faire en terme de : - COUTS - EFFORTS (Charges) - TACHES Mesures réalisées Par Indicateurs Utilisation de Tableau De Bord Le but étant de définir la charge de travail de chacun avec l affectation Des différentes ressources relatives au projet. Il est donc nécessaire De bien définir les objectifs à atteindre dans chaque phase ou étape De manière à cibler les bons indicateurs. 42

43 Estimation des Tâches : Vocabulaire spécifique INDICATEURS : Information choisie associée à un phénomène, destinée à en observer périodiquement Les évolutions au regard d objectifs de Qualité. TABLEAU DE BORD : Visualisation synthétique qui caractérise la situation et l évolution d indicateurs qualité Le tableau de bord d une activité donne une vision claire et objective de la situation Actuelle et de l évolution passée, des écarts entre le «prévu» et le «réalisé». C est un outil de management et de communication interne à l entreprise. 43

44 Estimation des Tâches : Vocabulaire spécifique PHASES : Processus identifié d un projet, correspondant à une séquence d activités et en général À une période déterminée du cycle de vie du produit. ETAPES : Processus identifié, le plus élémentaire d un projet, associé à la production d un résultat Défini. Elle est confié à un responsable unique. JALONS : Repère prédéterminé autorisant le début d une tâche. 44

45 Estimation des Tâches : Vocabulaire spécifique JALONNEMENT AU PLUS TARD D Mise en Date du Jour Route de la phase ou étape F Délai Calendrier Durée Théorique de la phase JALONNEMENT AU PLUS TOT D Date du Jour F Délai Dépassement de délai Calendrier Durée Théorique de phase Mise en Route de la phase ou étape 45

46 UNITES D OEUVRED Il s agit des QUANTITES de travail fournies par les phases Ou les différentes étapes du projet Pour les OPERATEURS : Pour les MACHINES : Pour les LIGNES DE PRODUCTION : Unité d œuvre = HEURE Heure opérateur, heure conducteur de ligne, Unité d Œuvre = HEURE Heure fraiseuse, heure presse à injection, Unité d Œuvre = UNITES DE L ACTIVITE Mètres cubes béton, bouteilles lavées, kilos traité L UNITE D ŒUVRE EST LA GRANDEUR DE REFERENCE CHOISIE POUR PERMETTRE UNE COMMUNE MESURE DANS UNE ACTIVITE COMPLEXE Pour un projet, l Unité d Œuvre peut être : - Le Temps (Jalon), le nombre d étapes, le nombre de phases, le volume d heures 46

47 CAPACITE C est le nombre d unités d œuvre que peut fournir une UNITE De Production pendant une période déterminée Elle indique les possibilités des moyens. Elle exprime ce que l on peut Faire et dans quel délai on peut le faire. Exemple : L exécutant a une capacité de 7 heures par jour ou 35 heures par semaine La machine a une capacité de 8 heures par jour ( 1 poste ) ou 16 heures ( 2 postes ) LA CAPACITE EXPRIME DONC CE QUE L ON EST CAPABLE DE PRODUIRE AVEC UN MOYEN DONNE EN UN TEMPS DONNE 47

48 ESTIMATIONS DES TACHES : Outils à utiliser pour l estimation et le suivi des tâches? DEFINITION D UNE TACHE : Pour bien planifier son projet, il est nécessaire de définir les tâches à travers les Points suivants : - description de la tâche ; - responsable de la tâche ; - produits en entrée (provenant de la tâche précédente) - produits en sortie ; - ressources nécessaires (personnel,matériel, ) ; - efforts en charge J*H pour le personnel, taux d occupation (charge) Pour le matériel ; - dates de début ou de fin éventuellement imposées (JALONS) ; - événements déclenchants. 48

49 PLANIFICATION DU PROJET : Comment constituer le planning du projet? Pour constituer le planning du projet, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes : - Définition des tâches et des jalons ; - Définition des liens de dépendance entre tâches : * un produit d entrée d une tâche correspond au produit de sortie de la tâche qui précède ; * 2 tâches qui utilisent une même ressources - A partie des estimation des tâches et de leur lien, on calcule : * les délais de réalisation ; * le plan de charge des ressources ; - Utilisation d outils de planification et de suivi : * GANTT : Outil de planification le plus répandu (MS Project) * PERT : Outil permettant de déterminer le chemin critique 49

50 PLANIFICATION DU PROJET : Qu est ce que le Diagramme de GANTT? C est une méthode ancienne de planning (1918).Elle consiste à déterminer la meilleure manière de positionner les tâches d un projet à exécuter sur une période donnée compte tenu : - des durées de chaque tâche ; - des contraintes d antériorité entre tâches ; - des délais à respecter ; - des ressources disponibles ; La représentation du diagramme se fait sous forme d un tableau quadrillé ou : - chaque colonne représente une unité de temps ; - chaque ligne correspond à une tâche à réaliser 50

51 PLANIFICATION DU PROJET : Qu est ce que le Graphe de PERT? PERT = Project and Evaluation Review Technique Le graphe de PERT est une représentation graphique des Tâches et de leurs liens. Chaque tâche est représentée par un nœud du graphe, les liens entre les tâches Étant représentés par des ARCS. Cet outil permet de définir le Chemin Critique de réalisation des tâches en fonction De la planification : - AU PLUS TOT : date de début de la tâche au plus tôt calculée par addition des Durées des tâches à la date de début du projet ; -AU PLUS TARD : date de début de la tâche au plus tard calculée par soustraction des durées des tâches de la date de fin du projet. - Chemin critique : chemin du réseau dont la marge des tâches est nulle - Marge : différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard pour une tâche. 51