Pegase3 Provisions de congés payés. Dernière révision le

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1 Pegase3 Provisions de congés payés Dernière révision le

2 Les entreprises doivent constater les charges afférentes aux droits acquis de l exercice, ainsi que les droits afférents aux exercices antérieurs. Les montants estimés des charges sociales, fiscales et des indemnités sont enregistrés dans un compte de provisions. Le logiciel Pégase 3 permet à partir de la v.1.30 et selon les options dont vous disposez dans le logiciel de calculer les provisions de congés payés. Vous avez la possibilité d obtenir après le calcul un état des provisions de congés payés, d avoir un suivi analytique, de centraliser et d injecter les provisions en comptabilité, avec la gestion automatique de l extourne. Vous trouverez toutes ces notions dans le menu Etats Congés Payés. Paramétrage des provisions de congés payés. Pour accéder à cet écran allez dans le menu Etats Congés Payés Paramétrage des provisions de congés payés. Le paramétrage est initialisé par défaut en Société de référence, il est impossible à ce niveau de créer un nouveau paramétrage ou de le supprimer. Vous avez cependant la possibilité de modifier ce paramétrage. Les options de création et de suppression sont par contre actives en Société Particulière. Gestion de l analytique : Si votre société gère l analytique, vous avez la possibilité de prendre en compte l analytique du bulletin ou de la fiche salarié. Pour la centralisation comptable, les axes analytiques à gérer pour les provisions de congés payés doivent être paramétrés (Centralisation Comptable Paramétrage de l analytique Page Analyse) : cochez les cases correspondantes dans la colonne Pégase 3 - Provisions des congés payés 2

3 «Provisions CP» pour spécifier les analyses à prendre en compte. Par défaut, les analyses actives en centralisation des OD de paie le seront pour les provisions de congés payés. Calcul des provisions de congés payés. Mode de calcul : Cette zone vous permet de spécifier le mode qui sera utilisé pour le calcul des provisions de CP : règle du dixième, maintien de salaire, règle la plus favorable, ou celui de la société (c-à-d le mode de calcul paramétré en 'Gestion Sociétés'). Taux de charges patronales : Dans ces zones vous avez la possibilité de forcer les taux de charges sociales et fiscales. Si ces zones ne sont pas renseignées, le calcul automatique sera effectué par le logiciel : autrement dit, pour les charges sociales, le logiciel fera la somme de tous les montants patronaux (excepté les rubriques de formules PROVI) / Brut abattu. Pour les charges fiscales ce sera la somme des montants patronaux de toutes les rubriques de formule PROVI présentes sur les bulletins / Brut abattu NB : Les taux de charges patronales peuvent être forcés par salarié. Pour ce faire, aller en Gestion Salariés page Congés payés, et forcer les taux dans les zones prévues à cet effet. Jours acquis années précédentes : Pour le calcul du taux journalier des années précédentes (N-1 et N-2), le nombre de jours acquis par le salarié sur ces périodes est normalement pris en compte. Vous trouverez une explication en cliquant sur le point d interrogation rouge sur fond jaune. Vous pouvez saisir dans ces zones une valeur plancher et/ou une valeur plafond pour limiter le calcul à un certain nombre de jours. Par exemple, vous pouvez utiliser la zone «valeur plafond» si certains de vos salariés ont acquis des jours complémentaires dus au fractionnement ou à l ancienneté, et que vous souhaitez limiter ce nombre de jours à 25 (jours ouvrés) ou 30 (jours ouvrables) lors du calcul de la provision. Concernant le taux journalier, son diviseur est par défaut 10 puisqu il correspond au dixième de la base congés payés de l année écoulée. Toutefois, selon les entreprises, ce diviseur peut varier. Vous pouvez le modifier en vous rendant dans le menu Gestion Sociétés Page Congés Payés, dans la zone «pourcentage pour le calcul du 10 ème». Si cette zone est non renseignée, le logiciel prendra par défaut 10%. Pégase 3 - Provisions des congés payés 3

4 Centralisation comptable : Si vous désirez centraliser les provisions de congés payés, renseignez, dans les différentes zones, les codes ventilations correspondants. Ces codes ventilations devront être au préalable créés et imputés (dans le menu Centralisation Comptable Imputations et Ventilations Comptables.) Gestion de l extourne : Si cette zone est cochée, lors de l injection d écritures de provisions en comptabilité, leur valeur extournée (montant en négatif, pour annulation des écritures) est mémorisée. Lors de l édition du journal de centralisation des provisions suivantes, il vous est proposé d y adjoindre les écritures d extourne (par choix dans une liste des extournes mémorisées et non encore injectées) Lorsque l injection de ces écritures est effectuée, les écritures d extourne correspondantes sont supprimées de la liste d extourne mémorisées. Calcul des provisions de congés payés. Lancement du calcul : Pour accéder à cet écran, veuillez vous rendre dans le menu : Etats Congés Payés Calcul des provisions de congés payés. Pégase 3 - Provisions des congés payés 4

5 Lors du premier calcul, vous obtiendrez l écran suivant : Par défaut, la date de calcul est initialisée avec la date de traitement. Saisissez la date réelle de calcul des provisions de congés payés si elle ne vous convient pas. Les provisions de congés payés sont alors calculées pour chaque salarié, sur la base du dernier bulletin à la date de calcul (la date de fin de paie du bulletin est prise en compte). Les calculs sont expliqués plus loin dans cette présente notice. Lors du prochain accès à cet écran, les provisions ainsi calculées sont affichées directement en entrant. Pour recalculer vos provisions de congés payés, cliquer sur le bouton Calculer provision. Les provisions peuvent alors être recalculées en cliquant sur le bouton de calcul ou par la touche de calcul (paramétrée dans le menu Fichier Préférence Clavier), soit pour réactualiser le calcul après modification des bulletins ou du paramétrage (vous gardez alors la même date de calcul), soit pour calculer les provisions de congés payés pour une nouvelle période (vous modifiez alors la date de calcul) Attention : Si vous demandez un nouveau calcul, les provisions de congés payés existantes sont effacées et toutes les modifications éventuellement faites au préalable seront perdues. Pégase 3 - Provisions des congés payés 5

6 Astuces : La colonne C : si cette colonne est cochée cela signifie que les provisions CP pour ce ou ces salariés ont déjà été centralisées (autrement dit prises en compte sur un journal pour liaison.) La colonne I : si cette colonne est cochée cela signifie que les provisions CP pour ce ou ces salariés ont déjà été injectées en comptabilité. Si vous relancez le calcul - pour une même date - après la centralisation et / ou après l injection, les provisions déjà injectées seront toujours considérées comme injectées (colonne I cochée), par contre les provisions centralisées ne le seront plus. Le journal de centralisation devra être réimprimé si vous souhaitez les injecter. Vous pouvez modifier toutes les zones qui ne sont pas grisées (zones de provisions). Si une valeur est forcée elle apparaîtra en rouge au moment de la saisie, et en mauve ultérieurement. Pour obtenir le détail du calcul, vous pouvez soit double-cliquer sur la ligne correspondante soit utiliser les touches CTRL + D. La grille des provisions de congés payés peut apparaître soit par ordre alphabétique, en cliquant sur l entête Salariés, soit par matricule en cliquant sur l entête Matricule. Vous pouvez dès lors faire une recherche de salariés par nom ou par matricule en tapant sur le ou les premiers caractères de ceux-ci dans la liste. Vous pouvez également appeler la liste des salariés en tapant la touche de liste des valeurs (paramétrée dans le menu Fichier Préférence Clavier) Vous pouvez maximiser l affichage de la grille de provisions de CP. Pour ce faire, faites un clic droit dans la grille, et sélectionnez les fonctions de maximisation de la hauteur et / ou de la largeur de la fenêtre. Vous pouvez également fixer les colonnes d identification des salariés (autrement dit : établissement, matricule, nom et prénom), toujours par clic droit dans la grille de provisions de congés payés. Vous pouvez redimensionner les colonnes de la grille à votre convenance. Les nouvelles dimensions, ainsi que la maximisation horizontale et / ou verticale de la fenêtre sont mémorisées à la sortie de l écran, et donc rétablies lors de l accès suivant à celui-ci. Pégase 3 - Provisions des congés payés 6

7 Explication des calculs L état des provisions de CP comporte différentes colonnes. Pour effectuer ces calculs le logiciel récupère les compteurs des CP du dernier bulletin des salariés à la date de calcul des provisions (on prendra en compte la date de fin paie du bulletin). Récupération des jours de CP : 1) Acquis N-2 : Nombre de jours acquis sur l année N-2. L information est recherchée dans les compteurs. 2) Acquis N-1 : Nombre de jours acquis sur l année N-1. L information est recherchée dans les compteurs. 3) Pris N : Nombre de jours pris sur l année en cours. Correspond à la valeur minimale entre les jours (acquis n-2 + acquis n-1) et le nombre de jours pris qui se trouve dans les compteurs. 4) Pris N+1 : Nombre de jours pris par anticipation. Correspond à la différence entre le nombre jours acquis (autrement dit acquis N-2 + acquis N-1) et le nombre de jours pris (récupéré dans les compteurs) cette valeur est spécifiée en positif lorsque le nombre de jours pris par anticipation est négatif, sinon on récupère 0. 5) Restant dû : No mbre de jours restants dus. Correspond à la différence entre les jours acquis (autrement dit acquis N-2 + acquis N- 1), les jours pris sur l année en cours et les jours pris par anticipation. 6) Acquis N : Nombre de jours acquis sur l année en cours. On cumule les compteurs de jours acquis, d ancienneté et autre (Gestion Salariés page Congés Payés) Nota : le nombre de jours acquis N, pris en compte pour le calcul du dixième (voir plus loin), correspond au seul compteur de jours acquis, hors jours d'ancienneté et autres, et ceci dans la limite du nombre maximal de jours pouvant être acquis dans une année (normalement, 30 jours). Un salarié est pris en compte dans le calcul des provisions de CP lorsque le nombre de jours acquis sur (N-2) + (N-1) + l année en cours est différent du nombre de jours pris sur l année en cours. Attention : si vous modifiez les compteurs de congés payés en Gestion Salariés Congés payés, ces modifications ne seront prises en compte qu après le calcul d un bulletin. Calcul des taux journaliers : Le calcul des taux journaliers est fait en fonction du mode de calcul paramétré pour la société (voir plus haut) : soit la règle du dixième, soit la règle du maintien de salaire, soit la règle la plus favorable au salarié. Pégase 3 - Provisions des congés payés 7

8 Règle du dixième : les taux journaliers sont calculés, pour chaque exercice le cas échéant (N-2, N-1, N), en divisant la base CP pour l'exercice correspondant (récupérée dans le compteur salarié à la date du bulletin concerné), par 10 (ou la valeur forcée en Gestion Société page Congés Payés, zone «Pourcentage utilisé pour calcul du 10 ème ), et par le nombre de jours acquis sur l exercice correspondant (pour l'acquis Année N, voir plus haut la remarque concernant le nombre de jours pris en compte pour le calcul du dixième). N-2 -> si Acquis N-2 <> 0, = Base CP N-2 / 10 / Acquis N-2. N-1 -> si Acquis N-1 <> 0, = Base CP N-1 / 10 / Acquis N-1. N = Base CP N / 10 / Acquis N. Chacun de ces taux est ensuite utilisé pour le calcul des provisions pour les exercices correspondants. Attention : - pour le nombre de jours acquis N-2 ou N-1, si une valeur est renseignée dans le paramétrage des provisions CP (Etats Congés Payés Paramétrage des provisions Congés Payés) dans la zone valeur plancher, on prendra la valeur maximale entre le nombre de jour acquis N-2 ou N-1 du salarié et cette valeur paramétrée. De même, on prendra la valeur minimale entre le nombre de jours acquis sur l année N-2 ou N-1 et la valeur plafond saisie dans le paramétrage des provisions CP). - pour le nombre de jours acquis N-1 seul, ce nombre est limité au nombre maximal de jours pouvant être acquis dans une année (normalement, 30 jours). Maintien de salaire : un seul taux journalier est calculé et utilisé pour chaque exercice le cas échéant (N-2, N-1, N), en divisant la base CP du bulletin concerné par le nombre de jours par mois (valeur paramétrée en Gestion Société page Congés Payés, zone «Nombre de jours pour le calcul de l absence», si cette zone est vide la valeur par défaut sera 25). Règle la plus favorable : l'indemnité de CP à provisionner pour le salarié est calculée et cumulée (N-2 + N-1 + N) suivant les 2 méthodes ci-dessus, et la méthode la plus favorable au salarié est alors utilisée pour le calcul des provisions. Calcul des provisions : Les taux journaliers mentionnés ci-dessous sont ceux obtenus suivant le calcul décrit dans le paragraphe précédent. Année N-2 : - Provisions sur indemnités de CP : Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-2 (1) - Provisions sur charges sociales : Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-2 multiplié par le taux de charges sociales (2). - Provisions sur charges fiscales : Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-2 (1) multiplié par le taux de charges fiscales (3). Pégase 3 - Provisions des congés payés 8

9 Année N-1 : - Provisions sur indemnité de CP : Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-1 (4) - Provisions sur charges sociales : Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-1 (4) multiplié par le taux de charges sociales (2). - Provisions sur charges fiscales Correspond au taux journalier multiplié par le restant dû de l année N-1 (4) multiplié par le taux de charges fiscales (3). Année N : - Provisions sur indemnité de CP : Correspond au taux journalier multiplié par le nombre de jours acquis (5) - Provisions sur charges sociales : Correspond au taux journalier multiplié par le nombre de jours acquis (5) multiplié par le taux de charges sociales (2). - Provisions sur charges fiscales : Correspond au taux journalier multiplié par le nombre de jours acquis (5) multiplié par le taux de charges fiscales (3). Notes de renvoi : (1) Restant dû de l année N-2 : correspond à la différence entre le nombre de jours acquis sur l année N-2 et la valeur minimale entre le nombre de jours acquis N-2 et les jours pris sur l année en cours (2) Taux de charges sociales : le taux de charges sociales patronales forcé est recherché d abord pour le salarié (Gestion Salariés Page CP), puis pour la société (dans le menu Etats Congés Payés paramétrage des provisions). Si aucun taux n est forcé, il sera calculé automatiquement par le logicie l de cette manière : cumul des montants patronaux des rubriques de formule différente de PROVI BRUT ABATTU du bulletin (3) Taux de charges fiscales : : le taux de charges patronales fiscales forcé est recherché d abord pour le salarié (Gestion Salariés Page CP), puis pour la société (dans le menu Etats Congés Payés paramétrage des provisions). Si aucun taux n est forcé, il sera calculé automatiquement par le logiciel de cette manière : cumul des montants patronaux des rubriques de formule PROVI BRUT ABATTU du bulletin (4) Restant dû de l année N-1 : correspond à la différence entre nombre de jours acquis sur l année N-1 et le nombre de jours pris sur l année N moins la différence entre le nombre de jours acquis N-2 et le restant dû de l année N-2 (1) (5) Nombre de jours acquis : Correspond au nombre de jours acquis sur l année en cours moins le nombre de jours pris par anticipation. Si ce nombre est négatif on prendra la valeur 0. Pégase 3 - Provisions des congés payés 9

10 Exemple chiffré : Nous allons reprendre l état des provisions de congés payés de la page 18 de cette présente notice. Nous allons prendre l exemple du salarié Thierry DELAPLANCHE. Les compteurs de ce salarié sont les suivants au 30/09/2002 (date à laquelle le calcul des provisions de congés payés a été effectué) : Récupération des jours CP : Jours acquis N-2 Nb de jours acquis année N-2 12 Jours acquis N-1 Nb de jours acquis année N-1 30 Pris N Nb de jours pris année N Valeur minimale entre (acquis N-2 + acquis N-1) et le nombre de jours pris soit la valeur minimale entre ( ) et 10 (valeur récupérée dans les compteurs du salarié) soit 10. Pris N+1 Nb de jours pris par anticipation (acquis N-2 + acquis N-1) jours pris soit (12+30) 10 = 32. Mais on prend 0 car 32 > 0. Si le salarié avait pris 45 jours ( )-45 = -3 on aurait récupéré 3 jours Pégase 3 - Provisions des congés payés 10

11 Restant dû Acquis N pour calcul du dixième Acquis N Nb de jours restants dus Compteur des jours acquis, dans la limite du nombre de jours acquis par an Cumul des compteurs des jours acquis, d ancienneté et autres. (acquis N-2 + acquis N-1) jours pris sur année en cours jours pris par anticipation soit : ( ) 10 0 = = Calcul des taux journaliers : La règle utilisée sera la règle la plus favorable. -> Calcul selon la règle du dixième : Montant de la base CP année N Montant de la base CP année N Montant de la base CP année N car rien n est renseigné en Gestion Dixième Société page Congés Payés dans la zone «Pourcentage utilisé pour le calcul du 10 ème» Taux journalier N-2 = 5500 / 10 / 12 = Taux journalier N-1 = / 10/ 30 = Taux journalier N = / 10/ 7.5 = Les nombres 12 et 30 correspondent respectivement au nombre de jours acquis en N-1 et N-2. Si des valeurs avaient été forcées en paramétrage des provisions de congés payés, on aurait comparé toutes ces valeurs, et selon les cas on aurait choisi la valeur maximale ou minimale (cf page 7 de la présente notice pour l explication du calcul des taux journaliers) L'indemnité de CP sera alors de : (45.83 * (12 10)) + (48.99 * 30) + (48.99 * 7.5) = > Calcul selon la règle du maintien de salaire : Montant de la base CP du bulletin (renseigné en Gestion Société Nombre de jours par mois page Congés Payés zone «nombre de jours pour calcul de l absence») Taux journalier = / 26 = L'indemnité de CP sera alors de : (47.88 * (12 10)) + (47.88 * 30) + (47.88 * 7.5) = Pégase 3 - Provisions des congés payés 11

12 -> Règle la plus favorable : La règle la plus favorable au salarié est ici celle du dixième. Ce sont les taux journaliers calculés suivant cette règle qui seront utilisés pour calculer les provisions. Calcul des provisions : Provisions sur indemnités CP : Provi N-2 Provi N-1 Provi N Tx journ * [(jours acquis N- 2) (valeur minimale entre les jours acquis N-2 et les jours pris de l année en cours)] Tx journ * (jours acquis N- 1 (valeur minimale entre jours acquis années précédentes et jours pris) - (jours acquis N-2 Restants dûs année N-2 (1) )) Tx journ * (jours acquis année en cours les jours pris pris par anticipation) * (12-10) = * (30 (10 (12 2)) = * (7.50 0) = (1) : Restant dû de l année N-2 : correspond à la différence entre le nombre de jours acquis sur l année N-2 et la valeur minimale entre le nombre de jours acquis N-2 et les jours pris sur l année en cours Provisions sur charges sociales Le taux de charges sociales est calculé par le logiciel de façon automatique car rien n a été forcé en gestion des salariés ou dans le paramétrage de la provision des congés payés. Le calcul est le suivant : Charges patronales : Brut abattu du bulletin : / = Provisions sur charges sociales N 2 = taux de charges sociales * provisions sur indemnités de CP année N-2, soit 0.213* = Provisions sur charges sociales N 1 = taux de charges sociales * provisions sur indemnités de CP année N-1 soit 0.213* = Provisions sur charges sociales N = taux de charges sociales * provisions sur indemnités de CP année N soit 0.213* = Dans notre exemple il n y a pas de provisions sur charges fiscales car aucune rubrique de formule PROVI n est présente sur les bulletins. Pégase 3 - Provisions des congés payés 12

13 Etat des provisions de congés payés. Pour accéder à cet écran veuillez vous rendre dans le menu Etats Congés Payés Etats des provisions de congés payés. Explications des différentes zones : Sélectionnez les bornes désirées. Vous pouvez obtenir un état des provisions congés payés pour un salarié uniquement, ou pour une sélection de salarié particulière grâce à la zone matricule. Pégase 3 - Provisions des congés payés 13

14 Salariés sans gestion CP : salarié qui aurait eu la gestion des CP activée à un moment donné et pour qui on l aurait désactivée. Salariés en sommeil : salariés pour qui la zone «Salarié en sommeil» dans le menu Gestion Salariés Page Identité est cochée. Salariés inactifs : salariés pour qui la désactivation (en cliquant sur effacer en gestion des salariés) a été utilisée. Attention ne pas confondre la notion de désactivation avec suppression physique du salarié. Lorsque la case est cochée pour chacun de ces trois cas, c est la date de la version du salarié active à la date de calcul des provisions qui est prise en compte. Pour l édition analytique, selon l ordre de totalisation que vous demandez, les totaux analytiques seront ou non disponibles. Le type d édition diffère selon les options sélectionnées. Le récapitulatif des provisions s obtient par établissement et / ou par salarié. Ce module s active selon l ordre de totalisation demandé. Si vous triez comme suit : 1. Etablissement 2. Salarié 3. Analytique Vous n aurez pas la possibilité d obtenir un récapitulatif des provisions que se soit par salarié ou par établissement. Si vous triez comme suit : 1. Etablissement 2. Analytique 3. Salarié Vous aurez la possibilité d obtenir un récapitulatif par salarié. Pégase 3 - Provisions des congés payés 14

15 Si vous triez comme suit : 1. Analytique 2. Etablissement 3. Salarié Vous aurez la possibilité d obtenir un récapitulatif par salarié et / ou par établissement. Exemples d éditions : Avec analytique : Si vous sélectionnez les zones comme ci dessous, vous pouvez obtenir des totaux analytiques par établissement et / ou par société et / ou général. Vous obtiendrez l édition suivante : Pégase 3 - Provisions des congés payés 15

16 Pégase 3 - Provisions des congés payés 16

17 Sans analytique : Si votre société ne gère pas l analytique, et si vous souhaitez exclure les salariés : - sans gestion des CP - en sommeil - inactifs Si vous désirez obtenir le détail des jours de congés et le tri par nom, sélectionnez les options comme suit : Vous obtiendrez ce type d édition : Pégase 3 - Provisions des congés payés 17

18 Pégase 3 - Provisions des congés payés 18

19 Journal de centralisation des provisions de congés payés. Ce module est disponible en vous rendant dans le menu Etats Congés payés Journal de centralisation des provisions de congés payés. Vous pouvez à partir de cet écran sélectionner les options désirées. Le principe est quasiment le même que celui du journal des OD de paie (que vous trouvez dans le menu Centralisation Comptable Journal des OD de paie) avec le suivi analytique, le détail des écritures, les écritures générales, la liaison vers votre comptabilité Rappel sur la gestion de l extourne : Si cette zone est cochée dans le menu Etats Congés Payés Paramétrage des provisions de congés payés: lors de l injection d écritures de provisions en comptabilité, leur valeur extournée (montant en négatif, pour annulation des écritures) est mémorisée. Lors de l édition du journal de centralisation des provisions suivantes, il vous est proposé d y adjoindre les écritures d extourne (par choix dans une liste des extournes mémorisées et non encore injectées) Lorsque l injection de ces écritures est effectuée, les écritures d extourne correspondantes sont supprimées de la liste d extourne mémorisées. Concernant la sélection de ces extournes, elle peut être automatique ou manuelle. Si vous prenez la sélection automatique, seule la dernière extourne mémorisée sera, s il y en a une, automatiquement sélectionnée pour chacune des sociétés traitées sur le journal. Si vous optez pour la sélection manuelle, alors un nouvel écran vous sera proposé en cliquant sur l icône à l écran (ou en tapant ALT + X). Pégase 3 - Provisions des congés payés 19

20 Vous avez dans cet écran la possibilité de sélectionner les écritures d extourne des provisions de C.P. à inclure sur le journal, pour les sociétés pour lesquelles la gestion de l extourne est active. (Etats Congés payés Paramétrage des Provisions de Congés Payés) Une fois votre liaison à extourner sélectionnée, cliquez sur «quitter», une nouvelle fenêtre s ouvre pour vous demander confirmation. Confirmez ou annulez. Et selon le cas lancez votre journal de centralisation des provisions de congés payés en sélectionnant les options d impression. Vous avez la possibilité d obtenir un historique des opérations effectuées. Pour l obtenir, veuillez vous rendre dans le menu Etats Congés payés Historique Centralisation : Cette note d'information n'a aucune valeur contractuelle. Elle est prise en compte sous l entière responsabilité du destinataire. Pégase 3 - Provisions des congés payés 20

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