Guide d utilisation des services en ligne

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1 Guide d utilisation des services en ligne Le portail des dirigeants non-salariés des secteurs du Commerce, de l'industrie et des Services 5 «Mallette du Dirigeant» 2014

2 DEPOSER UNE DEMANDE DE FINANCEMENT «MALLETTE DU DIRIGEANT» PRESENTATION GENERALE Pour répondre aux besoins de ses ressortissants, l AGEFICE a réalisé, fin de l année 2013, un important sondage, dont le but était de pouvoir recueillir des informations détaillées quant à leurs projets et besoins en formation. A l issue de ce sondage, le Conseil d Administration de l AGEFICE a souhaité proposer aux Dirigeants et Chefs d entreprise qui relèvent de ses domaines de compétences, une action ciblée, qui réponde aux besoins exprimés au cours de cette enquête. Cette action a été baptisée : Mallette du Dirigeant. Cette opération exceptionnelle : à destination des Dirigeants ressortissants ainsi que de leurs Conjoints-collaborateurs, limitée à l année 2014, dont le financement sera imputé sur une enveloppe dédiée et indépendante de l enveloppe budgétaire allouée aux Chefs d entreprise, permet aux stagiaires d accéder à une série de modules de formation conçus sur mesure, spécialement pour eux, autour de quelques thèmes identifiés lors du sondage réalisé en 2013 comme prioritaires et retenus par le Conseil d Administration de l AGEFICE. Le public auquel la «Mallette du Dirigeant» s adresse : Cette action s adresse à tous les Dirigeants ressortissants de l AGEFICE et en particulier aux Dirigeants de jeunes entreprises ou confrontés à la mutation économique actuelle. Dans le cadre spécifique de cette opération, elle s adresse donc aussi aux entreprises nouvellement créées dans l année. version

3 Les modalités de mise en œuvre de l opération «Mallette du Dirigeant» : Un certain nombre d Organismes de formation ont été retenus dans le cadre d un appel à propositions spécifiquement mis en place pour cette opération, cette liste est accessible en partie «publique» du site de l AGEFICE ( Pour cette action, les Dirigeants seront conseillés par les Points d Accueil AGEFICE, qui les accompagneront dans leurs démarches d inscription et déposeront avec eux, les dossiers de demande de financement «Mallette du Dirigeant». Il est rappelé que les Points d Accueil AGEFICE sont les seuls habilités à la constitution d une demande de financement d action de formation dans le cadre de cette opération. A titre exceptionnel, et dans le cadre de cette action uniquement, les Chefs d Entreprise qui participeront aux actions proposées au travers de cette «Mallette du Dirigeant» n auront pas à faire l avance de fonds, puisqu il est proposé un mode de financement dérogatoire à celui habituellement mis en œuvre par l AGEFICE. Pour cette Opération, l AGEFICE appliquera les critères de financement suivants : Pour ce qui concerne les actions de formation réalisées en présentiel (cours collectif et/ou accompagnement individuel), les prises en charge financées par l AGEFICE seront plafonnées à HT pour les formations comptabilisant un minimum de 21 heures de stage et pour un maximum de 50 HT par heure de formation et par stagiaire ; Pour ce qui concerne les modules E-learning, un budget supplémentaire de 100 HT a été alloué pour chaque jour de formation (7 heures) en présentiel assuré et ce, dans la limite de 300 HT par stagiaire : ainsi, un budget E-learning de 300 HT pourra être financé en sus d une action en présentiel comptabilisant au moins 21 heures de formation ; 100 HT uniquement si l action ou le module de formation ne comptabilisent que 7 heures ou une journée de formation ; Enfin, il est à noter qu un même ressortissant (une même personne) ne pourra obtenir le financement d une ou plusieurs actions de formation «Mallette du Dirigeant», que pour un budget maximum de HT (éventuellement bonifié d un maximum de 300 HT en cas d E-learning) pour l année Dans tous les cas, il est entendu : Que l'agefice intervient dans cette Opération au bénéfice de ses seuls ressortissants (tels que définis sur le site internet de l'agefice) et se réserve le droit, au vu des documents justificatifs produits, de financer ou non les formations. version

4 Ainsi cette action : S adresse aux dirigeants d entreprise qui relèvent de l AGEFICE ainsi qu à leurs Conjoints-collaborateurs ; Peut concerner des entreprises créées dans l année ; N est pas imputée sur l enveloppe annuelle du Chef d entreprise ; Est financée selon les critères financiers propres à cette opération ; Peut donner lieu à une délégation de paiement dispensant le Chef d Entreprise de faire l avance de fonds. FONCTIONNEMENT DU DISPOSITIF : Les Chefs d entreprise susceptibles d être intéressés par une action de formation relevant du dispositif «Mallette du Dirigeant» doivent s adresser à un Point d Accueil, et à lui seul, pour la constitution de leur demande. Au formulaire de prise en charge habituel doit être joint le formulaire complémentaire de «délégation de paiement» mis en place dans le cadre de l opération «Mallette du Dirigeant». Les demandes liées à cette opération seront traitées en priorité par l AGEFICE et doivent être systématiquement pré-saisies par le Point d Accueil sur l intranet du site (afin que ces formations soient clairement identifiées). L'adresse courriel de contact des Chefs d'entreprise devra également être renseignée en vue de nos enquêtes à venir sur cette opération. Seuls les Organismes de formation retenus pour cette opération pourront être sélectionnés lors de la saisie. version

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6 CONNEXION A LA ZONE PRIVATIVE DU SITE AGEFICE Sur la page d accueil du site ( cliquez sur «zone privative» Saisissez le code d accès et le mot de passe fournis par l AGEFICE Vous êtes maintenant sur la page d accueil de l interface privative 1 1 Il est à noter que toutes les captures d écrans sont réalisées sur une base de test. Elles ne sont donc pas représentatives des données réelles de l AGEFICE. version

7 SAISIE DES DEMANDES DE PRISE EN CHARGE «MALLETTE DU DIRIGEANT» En dehors de quelques ajustements liés aux spécificités de l Opération «Mallette», la saisie des demandes de prises en charge est identique à celle connue et pratiquée. Elle se déroule en 3 étapes : 1. Recherche de l entreprise concernée : (Qui peut être effectuée par numéro SIREN ou nom d entreprise) 2. Sélection du type de demande saisie : Cette sélection est, par défaut, sur «Plan de formation non-salariés» et concerne la saisie des demandes d actions de formation habituelles. Dans le cadre de l opération «Mallette du Dirigeant» et, uniquement dans ce cadre, il faut sélectionner «Action spécifique» avant de poursuivre la saisie. Il est à noter que ce choix n est pas réversible. En cas d erreur, la demande est à supprimer et à recréer avec le bon type. 3. Saisie des informations relatives à l action de formation : Compte tenu des spécificités de cette opération, seuls les Organismes de formation retenus dans le cadre de la «Mallette du Dirigeant» sont sélectionnables. Il n y a pas de possibilité de créer de nouveaux Organismes ou de rattacher d autres Organismes. La recherche peut se faire par nom, numéro de déclaration d activité ou code postal. version

8 La liste exhaustive de ces Organismes peut être affichée en cliquant sur le bouton «rechercher» sans rien indiquer dans les champs correspondants. Par défaut, les champs «domaine» et «formation obligatoire» ont été masqués, puisqu ils ne sont pas sujets à choix dans le cadre de cette opération. Ils sont automatiquement positionnés sur «GFG - gestion et formation générale» pour le domaine et sur «Non» pour formation obligatoire. Afin de faciliter le traitement des demandes, nous vous demandons d indiquer systématiquement «MDD» (acronyme : Mallette du Dirigeant) en préfixe du titre de l action. version

9 4. Validation de la demande de prise en charge : Le récapitulatif de la demande de prise en charge (DPC) est affiché. Dans le cadre de l opération «Mallette du Dirigeant», il fait apparaître la mention «action spécifique». Si l entreprise n est pas nouvellement créée, et afin de pouvoir procéder aux contrôles nécessaires, nous vous demandons de veiller à indiquer l adresse mail de contact du Chef d entreprise à l origine de la demane. version

10 AGEFICE Association de Gestion du Financement de la Formation des Chefs d'entreprise 16, avenue de Friedland Paris wbm.agefice@agefice.fr version