Storebox Admin Guide. Swisscom (Suisse) SA

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1 Storebox Admin Guide Swisscom (Suisse) SA

2 Sommaire 2. Bases 3 2. Créer un utilisateur 6 3. Créer un plan Modifier un utilisateur Particularités 33

3 3 Bases

4 Qu est-ce que Storebox? 4 Qu est-ce que Storebox? Storebox est un espace de mémoire business dans le cloud, particulièrement adapté pour l échange de données commerciales. Le service est exploité dans les centres de calcul de Swisscom en Suisse. Les trois principales caractéristiques de Storebox sont: mémoire, synchronisation, sécurité Mémoire Toutes les données se trouvent dans le cloud de Swisscom. Ceci garantit une disponibilité élevée. L'accès aux données est toujours clairement réglementé. Il peut être défini jusqu'au niveau des utilisateurs individuels et est géré par l'administrateur de votre entreprise. Des dossiers spécifiques permettent la collaboration en équipes au sein de l'entreprise. Les collaborateurs externes peuvent être facilement invités à lire ou à modifier un document. Synchronisation Les données dans le cloud de Swisscom sont disponibles à tout moment et partout, quel que soit le terminal et son système d'exploitation. Il est même possible d'accéder à des données stockées dans Storebox à l'aide d'applications de tiers grâce à une interface adaptée. Sécurité Swisscom est synonyme de grande sécurité et de stockage de données en Suisse. Vos données commerciales sont stockées et cryptées dans des centres de calcul de Swisscom en Suisse et sont réparties de manière géoredondante sur plusieurs sites. Les données dans Storebox sont automatiquement et régulièrement sauvegardées et vous avez la possibilité, en tant que client/cliente de les restaurer vous-même.

5 Structure des dossiers 5 \myfiles \projects \public > Dossier personnel pour l'utilisateur > Invisible pour le groupe > Il est possible de créer un nombre illimité de sousdossiers > Dossier général pour les utilisateurs dédiés de la même archive > Il est possible de créer un nombre illimité de sous-dossiers > Les droits de lecture/d'écriture peuvent être limités au groupe/à l'utilisateur > Dossier général pour tous les utilisateurs d'une même archive > Il est possible de créer un nombre illimité de sous-dossiers Invitations \PreviousVersions \backups > Dossier système > Pour des captures d écran automatiques, par dossier > Visible uniquement via WebDAV > N'est pas décompté sur le quota de stockage > Dossier système > Lecture seule > Pour la restauration de données de sauvegarde (Client Software, Devices )

6 6 Créer un utilisateur

7 Connexion au portail (/2) 7 Dès que votre compte Storebox a été enregistré, vous recevez un généré automatiquement. Dans cet , vous trouverez un hyperlien vers le portail Storebox() ainsi que les données d'accès (2) dont vous avez besoin pour vous connecter. 2

8 Connexion au portail (2/2) 8 Saisissez dans les champs correspondants le nom d'utilisateur () et le mot de passe(2), indiqués dans l' que vous avez reçu. Cliquez ensuite sur le bouton «Log In»(3) pour utiliser Storebox la première fois. 2 3

9 Dashboard (/4) 9 Le dashboard vous fournit un aperçu de votre portail. Vous y trouverez entre autres une liste du nombre d'utilisateurs actifs dans votre Storebox, l'espace mémoire dont vous disposez, etc.

10 Dashboard (2/4) 0 Dans le diagramme «Stockage sur le cloud» vous pouvez voir la limite de votre espace de mémoire, la quantité d'espace réservée et l'espace () utilisé. Dans le diagramme «Utilisateurs» vous pouvez voir combien d'utilisateurs ont été créés au cours des 30 derniers jours et combien d'utilisateurs le portail compte au total (2). 2

11 Dashboard (3/4) Le diagramme «Licences de l agent de serveur» vous montre combien de «Server Backups» sont utilisés ou réservés (). Dans «Licences de sauvegarde du poste de travail» vous voyez combien de clients (également nommés «Agents») sont en cours d'utilisation et combien de clients sont réservés (2). 2

12 Dashboard (4/4) 2 Dans «Licences de Cloud Drive» vous voyez combien d'accès d'utilisateurs sont sollicités et combien ont été réservés (). Le diagramme «Licences de l équipement» affiche combien de licences de passerelle NAS ont été réservées (2). 2

13 Aperçu utilisateur 3 Afin d'obtenir une vue d'ensemble des utilisateurs, allez dans la rubrique «Administration» () après vous être connecté avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe puis cliquez sur «Utilisateurs» (2). 2

14 Aperçu général des utilisateurs 4 A cet écran, vous voyez les principales informations importantes concernant tous les utilisateurs qui disposent d'un compte sur votre portail d'équipe Storebox. Cette liste vous indique par exemple combien d'espace de mémoire vos utilisateurs utilisent, s'ils ont configuré un client, etc.

15 Créer un utilisateur (/2) 5 Pour créer un nouvel utilisateur, dans «Utilisateurs» () cliquez sur «Nouveau» (2) afin de démarrer la procédure. 2

16 Créer un utilisateur (2/2) 6 Saisissez les données de l'utilisateur dans l'écran de saisie qui s'affiche (). Dans «Provisioning» (2), vous pouvez attribuer l'espace de mémoire correspondant au «plan». 2

17 Attribuer un plan (/2) 7 Cliquez sur le champ de sélection à côté de «Plan de souscription» (). Vousaccédez ainsi à la sélection de différents plans qui permettent, entre autres, de déterminer la capacité de mémoire pour chaque utilisateur. En cliquant sur le champ de sélection à côté de «Expiration de la souscription» (2), vous pouvez déterminer la durée de validité d'un plan. 2

18 Attribuer un plan (2/2) 8 A l'étape suivante, cliquez sur le menu déroulant () pour afficher les plans disponibles. En cliquant sur l un des plans (2), vous l'attribuez à l'utilisateur correspondant. A la fin, cliquez sur «OK» (3) pour terminer la procédure. 2 3

19 Provisioning 9 A présent, si vous passez à la vue «Utilisateurs», vous voyez le nouvel utilisateur (ainsi que le plan) dans la vue d'ensemble de tous les utilisateurs sur le portail (voir «Aperçu général des utilisateurs»).

20 20 Créer un plan

21 Aperçu des plans 2 Pour obtenir un aperçu général de tous les plans, cliquez, après vous être connecté sur le portail de l'équipe, sur «Provisioning» () puis sur «Plans».

22 Créer un plan (/5) 22 Pour lancer la procédure de création d'un nouveau «Plan», cliquez sur «Nouveau plan» ().

23 Créer un plan (2/5) Plan Services 23 Vous pouvez à présent déterminer les différents «Services» (). > Cloud Backup Service: l'utilisateur est-il autorisé à configurer une sauvegarde sur le portail? > Prise en charge du seeding: l'utilisateur a-t-il le droit de connecter des supports de stockage externes à Storebox par l'intermédiaire d'une passerelle NAS? (actuellement indisponible) > Accès à distance: l'utilisateur a-t-il également le droit d'accéder à son compte Storebox à partir d'autres appareils? > Cloud Drive: l'utilisateur est-il autorisé à utiliser le Cloud Drive (téléchargements)? > Allow Invitations: l'utilisateur est-il autorisé à envoyer des fichiers et dossiers à l'aide d'un lien «Invitation»? En cliquant sur «Suivant» (2), vous poursuivez la procédure. 2

24 Créer un plan (3/5) Paramètres Snapshot 24 Dans «Informations de plan», vous pouvez définir la durée () pendant laquelle le logiciel client doit conserver les instantanés (ou «snapshots») des données dans votre Cloud Drive. Vous pouvez définir les durées de conservation des instantanés journaliers, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels. Cliquez sur «Suivant» (2) afin de poursuivre la procédure. 2

25 Créer un plan (4/5) Nom et description 25 Vous pouvez à présent donner un nom () au plan que vous avez créé. Le plan apparaît ensuite toujours avec ce nom dans la liste de sélection lors de l'attribution aux différents utilisateurs. En cliquant sur «Suivant» (2), vous passez à l'étape suivante. 2

26 Créer un plan (5/5) Restrictions 26 A la dernière étape, vous pouvez définir les différentes restrictions de votre plan. > Storage: capacité de stockage en Go > Server Client Licenses: nombre de clients serveurs (permet la sauvegarde d'un serveur) > Workstation Backup Licenses: nombre de clients Storebox (permet la sauvegarde d'une Workstation) > Appliances Licenses: nombre de licences pour passerelles NAS (permet la connexion d'une passerelle NAS à un portail) 2 En cliquant sur «Suivant» (2), vous pouvez terminer la procédure.

27 27 Modifier un utilisateur

28 User Administration (/2) 28 Pour modifier un utilisateur, cliquez sur «Modifier» (2) dans «Utilisateurs» () afin de commencer la procédure. 2

29 User Administration (2/2) 29 Vous pouvez ici modifier les différents utilisateurs, leur mot de passe, adresse , nom d'utilisateur, etc. () puis avec «Enregistrer» (2) sauvegarder. 2

30 Modifier le mot de passe: définir la date d'expiration 30 Sur l'écran de modification, vous avez en outre la possibilité de modifier le mot de passe (), en remplaçant simplement le mot de passe actuel. Vous pouvez également définir une date d'expiration pour le mot de passe (2), pour contraindre l'utilisateur à modifier son mot de passe après cette date. En cliquant sur «Enregistrer» (3), vous enregistrez les modifications. 2 3

31 Supprimer un utilisateur 3 Pour supprimer des utilisateurs après votre connexion, cliquez sur «Utilisateurs» (). Sélectionnez ensuite les utilisateurs (2) que vous désirez supprimer. Cliquez à présent sur «Supprimer» (3) puis confirmez la suppression en cliquant sur «Supprimer l utilisateur ainsi que ses dossiers associés» (4)

32 Déconnexion 32 Pour vous déconnecter du portail, cliquez en bas à droite sur «Déconnexion» ().

33 33 Particularités

34 Versions (/3) 34 Dans «Journaux» (), vous avez la possibilité d'observer quelles actions ont été effectuées sur le portail.

35 Versions (2/3) 35 En cliquant sur «Système» (), vous avez la possibilité de contrôler différentes options: >System: indique si une mise à jour du système est à l'ordre du jour ou la présence d'erreurs système >Local Backup: sauvegarde de l'appareil sur la passerelle NAS >Cloud Backup: NAS sur le portail ou client sur le portail >Cloud Sync: indique les activités de synchronisation >Access: indique qui s'est connecté dernièrement et quand >Audit: indique ce qui a été créé (utilisateur, projet, etc.) >Agents: indique toutes les activités du client (sauvegarde, connexions, etc.)

36 Versions (3/3) 36 Dans cet exemple, l'option «Auditer» a été sélectionnée (). Elle indique toutes les activités relatives à la création d'utilisateurs, de plans, de projets, etc. Cet affichage montre quel utilisateur a effectué quelle action. Il est possible de suivre la trace des enregistrements.

37 Notifications par 37 Dans «Paramètres» «Notifications » (), vous pouvez voir les paramètres prédéfinis qui déterminent quand certaines notifications sont envoyées par aux utilisateurs concernés. Avec la case «La quota est de» (2) vous pouvez p. ex. définir à quel niveau d'utilisation de la mémoire l'utilisateur doit être informé que son espace de mémoire est bientôt plein (ici: 90%). 2

38 Virtual Portal Settings 38 Dans «Paramètres du porail viruel» (), vous voyez les différents paramètres généraux du portail. Le Service Desk de Swisscom Storebox peut modifier les paramètres suivants sur demande: longueur minimale des mots de passe, adresse de l'assistance, URL de l'assistance, Enable Home Folders, Enable Projects (2). 2

39 Gestion des invitations 39 Afin d'obtenir un aperçu des différentes invitations, cliquez sur «Paramètres» puis sur «Invitations» (). Vous pouvez ici valider ou supprimer les invitations.

40 Alerts (/3) 40 Vous pouvez recevoir des notifications par des activités des différents utilisateurs en cliquant dans «Journaux & Alertes» sur «Alertes par » (). En cliquant sur «Nouveau» (2), vous créez une nouvelle «Alerte par ». 2 completed

41 Alerts (2/3) 4 Vous pouvez à présent choisir pour quelle rubrique vous désirez recevoir des notifications. Cliquez sur le menu déroulant () pour sélectionner les différents domaines.

42 Alerts (3/3) 42 Sélectionnez enfin dans le menu déroulant l'événement pour lequel vous désirez être notifié ().